Las ofimaticas

INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
EXTENSIÓN MEDIDA
MENCION:CIENCIAS COMERCIALES
CATEDRA:INFORMATICA ESCUELA: 71
Las ofimáticas
Aula virtual
IUTS
Informática I
Alumna:DanielaUzcategu
i

Se llama ofimática el conjunto de técnicas, aplicaciones y
herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina
para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas
relacionadas.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular,
transmitir y almacenar o parar la información necesaria en una
oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a
una red local y/o a Internet.
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina
puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas:
dictado, mecanografía, arc
CONCEPTO DE OFIMÁTICA

La ofimática comienza a
desarrollarse en la década del 70,
con la masificación de los equipos
de oficina que comienzan a incluir
microprocesadores, dejándose de
usar métodos y herramientas por
otras más modernas. Por ejemplo,
se deja la máquina de escribir y se
reemplaza por computadoras y sus
procesadores de texto e incluso el
dictado por voz automatizado.

• Procesamiento de textos.
• Hojas de cálculo
• Herramientas de presentación multimedia.
• Base de datos.
• Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
• Programas de mensajería, correo de voz.
• Herramientas de reconocimiento de voz.
• Paquetes de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft
Office, OpenOffice, Corel WordPerfect, entre otros.
HERRAMIENTAS Y
PROCEDIMIENTOS OFIMÁTICOS

Qué es Word:
Word es un término inglés que
tiene varios significados. Como
nombre, su traducción más
habitual en español sería 'palabra'.
También significa 'orden' o señal'.
En determinados contextos 'word'
se puede traducir como 'promesa'
o 'compromiso'. Especialmente en
plural, puede hacer referencia al
texto de una obra de teatro. En
Informática, unidad básica de
datos de un ordenador.
Para qué sirve Microsoft Word
Se utiliza principalmente como procesador de textos
para elaborar documentos como artículos, informes o
cartas, aunque también permite el trabajo con
imágenes, tablas y gráficos, entre otros.
Algunas de las opciones que permite es cambiar los
márgenes de una página, el formato de la fuente (el
tamaño, el tipo y el color, por ejemplo), corregir
errores ortográficos, sugerir sinónimos e insertar
encabezados y pies de página.
APLICACIONES OFIMÁTICAS MAS
USADAS EN LA ACTUALIDAD

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar
datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de
cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática
los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas
con diseños cuidados, y crear gráficos simples.
PARA QUE SIRVE EXCEL?
Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática,
computación, economía, etc. La función es realizar cálculos
complejos de maneras mas allá de las matemáticas ordinarias y
expresar el resultado en forma simple y analítica.
Qué es Excel

El Microsoft Power Point es un programa que permite hacer
presentaciones, y es usado ampliamente los ámbitos de negocios y
educacionales. El uso de data show o proyectores en conjunto con
este software, hace de este sistema la manera óptima para
comunicar ideas y proyectos a un directorio, a una clase de colegio o
universitaria, o a una potencial audiencia compradora de productos
y/o servicios.
QUE ES POWER POING

Según lo define Microsoft es un software que permite enviar, recibir y administrar el
correo electrónico, y administra también el calendario y los contactos como amigos y
socios empresariales. También se puede compartir el calendario con familiares y
profesionales a través de Internet.
Este correo forma parte del “Office”, que es un conjunto de productos que reúne
distintos tipos de software con los que se puede crear documentos, hojas de cálculo
y presentaciones, y también para administrar el correo.
Correo Outlook
Es un servicio de correos en la web perteneciente a Microsoft, del tipo gratuito tal
como el Gmail y Yahoo. En realidad este correo nació en el año 2012 como el
sucesor del famoso Hotmail.com
Aun con el avance de las redes sociales, la mensajería e incluso los celulares los
correos electrónicos constituyen una herramienta básica para la comunicación.
QUÉ ES OUTLOOK:

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información
y hacer
que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema,
es decir,
una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El
manejo de
datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información
como los
mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos
son:
• Evitan la redundancia.
• Evitan la inconsistencia.
• Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la
base
de datos.
• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
• Se mantiene la integridad entre los datos
QUÉ ES ACCESS

Entre las mas usadas de diario en el trabajo de oficina se
encuentran :
 Word
 Excel
 Outlook
A continuación daré un breve resumen de una de ellas mas
utilizadas
APLICACIONES MAS USADAS EN
LA OFICINA

Microsoft Excel. Programa del tipo hoja de cálculo u hoja electrónica. Una hoja
de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y
precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de
efectuar análisis sobre las mismas. Esta sustituye con grandes ventajas a las
calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un
interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la
simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las
calculadoras.Las hojas de cálculo están dispuestas en filas y columnas. La
intersección de una fila/columna se denomina celda. Cada celda puede
contener un dato o una fórmula que puede hacer referencia a los contenidos de
otras celdas. Esta contiene 256 columnas, que se rotulan con letras (desde la A
a la IV), y las filas con números (del 1 al 65.536), lo que da un total de
16.777.216 celdas por hoja de cálculo.
Para ejecutar fórmulas las hojas de cálculo obtienen la información desde varias
celdas especificadas por el usuario, que representan información en diferentes
formatos. Las hojas de cálculo no son simples celdas para introducir números
con los que realizan diferentes operaciones: son herramientas que permiten
tratar esos números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
MICROSOFT EXCEL

Surgimiento de las hojas de cálculo
En el mundo informático existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa
permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta forma
podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que quedaron
anticuadas. Por ejemplo, un programa de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir,
un programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos basados en fichas de
cartulina.
Varias informaciones acerca de los sistemas de información y algunas personas, confirman que la
primera hoja electrónica, llamada Visicalc fue creada en el año 1978 por Daniel Bricklin, quien fue
alumno de la facultad de negocios de Harvard, además cabe mencionar que fue él quien inventó
las Hojas Electrónicas. Bricklin supuestamente estaba preparando una Hoja Electrónica para un
HBS (caso de estudio) y para la creación de esta tenía dos alternativas 1.-Hacerlo a mano, o 2.-
Usar una terminal de tiempo compartido que usaba un Mainframe. Bricklin, quería hacer un
programa donde los usuarios obtuvieran la capacidad de visualizar una hoja cuadriculada tal y
como los Contadores hacían a mano. Su visión era “una pizarra electrónica y una tiza electrónica
en un aula”.

Después de Visicalc
El mercado de las Hojas de Cálculo o Electrónicas fue creciendo rápidamente, a principios de la década de los 80
Visicalc fue perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-PC que usaban Microprocesadores Intel. Mitch Kapor
inventó LOTUS, una Hoja Electrónica rápida, y pronto se convirtió en el estándar de las nuevas industrias. Lotus no
tan solo hacía el proceso más corto y fácil, sino que tenia un sistema de referencia A1 (lo opuesto al sistema R1C1
de Visicalc). Pero además añadió gráficos para así posicionar las Hojas Electrónicas en el camino de ser el mejor
paquete de presentación visual de los datos.
Lotus fue la primera Hoja Electrónica en introducir las celdas, rangos y los macros. Kapor ganó un millón de
dólares por la venta de varios de sus programas a la compañía Visicorp. Parte de ese dinero lo utilizó para
empezar con la empresa Lotus Development Corp. Después Kapor le ofreció a Visicorp venderle su programa de
Lotus 1-2-3, pero los ejecutivos de esta compañía pensaron que el programa era muy limitado en cuanto a
funcionamiento se refiere. Hoy en día Lotus 1-2-3 sigue siendo la aplicación que más se ha vendido en el mundo.
Libros de trabajo
Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro está
compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. En la parte
inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. A éstas
se accede con sólo hacer clic sobre cada etiqueta. También podemos movernos por las hojas mediante los
controles (barras de desplazamiento) de la parte inferior de la ventana. Para modificar el número de hojas cálculo
que veremos por libro seleccionaremos el Menú Herramientas/Opciones, clic en la ficha General, en el cuadro
Número de hojas en libro nuevo introducimos el número de éstas que deseamos por omisión.

Tipos de datos (constantes y fórmulas)
Se pueden introducir dos tipos de datos en las hojas de cálculo de
Excel:
Constantes: Son valores que se introducen directamente en la
celda. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25-12-98. Las constantes
pueden ser números, fechas y fragmentos de texto.
Fórmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras
celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las fórmulas
comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evalúa la fórmula y
visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona
una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se visualiza
en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se
visualiza en la propia celda.
Office
.

Hoy en dia las herramientas de ofimáticas. En las empresas y en la
vida cotidiana son de gran utilidad y nos facilitan el trabajo. por que
Hace años cuando se utilizaba la máquina de escribir y por alguna
razon alguien se equivocaba tenia que hacerlo todo de nuevo , pero
ahora que la tecnología ha avanz0ado solamente es oprimir la tecla
chif y listo. Las herramientas ofimaticas tanto como: wod, exel,power
point y access hacen que las empresas sean exelentes y más
rapidas, pues todos los archivos los guardan en un solo programa.
Ahora después de un gran avance las empresas estan contentas
porque ya no les toca cargar esa máquina de escribir tan pesada y
hacerlo todo de nuevo. Por eso es muy importante la ofimática hoy.
IMPORTANCIA DEL OFIMATICA

Una de las características mas importantes de la ofimática en la
administración es Cómo eliminar tanto papel y formas de la empresa,
cuantas veces se ha preguntado lo mismo?. Usted ha visto como en la
medida que crecen o se mejoran los Sistemas de Información; en la
misma medida crece tanto el volumen de papel como las tareas de
archivo. En la medida en que los usuarios no cuentan con respuestas
efectivas y de fácil consulta del sistema de información, en la misma
medida crece la generación de formatos
La gerencia de sistemas siempre ha visto como una solución, el
montaje rápido de una Intranet, llegado a suprimir los memorandos de
citación a reuniones internas
Debemos visualizar nuestro Sistema de Información, como una gran red
de decisiones y apoyo en formato digital. Tenemos que desarrollar
sistemas que nos permitan optimizar y en algunos casos suprimir las
operaciones manuales, incluso las que se generan por la burocracia de
oficina.
IMPORTANCIA DE ELLA EN LA
ADMINISTRACIÓN

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