Manejo de datos
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Este documento presenta una introducción a las funciones básicas de Microsoft Excel para el análisis y administración de datos, incluyendo ordenar listas, crear subtotales, aplicar filtros y validaciones. Explica conceptos como la estructura de tablas de datos, y proporciona ejemplos prácticos de cómo utilizar estas herramientas con una lista de pedidos de ejemplo.
Manejo de datos
- 1. Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo Ing. Jessica Navarro Vásquez Instituto de Idiomas y Cursos Complementarios
- 2. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Contenido 2 Filtros de datos Subtotales Validación de datos Ordenación de listas
- 3. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez INTRODUCCIÓN • Las tablas o listas de datos son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma rápida y muy cómoda. • Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: – Ordenar la los registros. – Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. – Crear un resumen de los datos. – Aplicar validaciones a los datos, entre otros
- 4. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez ESTRUCTURA DE LAS TABLAS O LISTAS DE DATOS Filas o registros Columnas o campos 1rª Fila: Encabezados o rótulos de columna Observaciones: No puede haber filas o columnas totalmente vacías
- 5. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Ordenar una lista de datos • Ordena los datos de una lista en base a una o mas columnas (no necesariamente consecutivas) en base a un criterio: Ascendente o Descendente • Se encuentra en la pestaña “Inicio” La ordenación puede ser Ascendente “A a Z”. La Ordenación puede ser Descendente “Z a A” 5
- 6. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Ordenar una lista de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar las siguientes ordenaciones 1. Ordenar la Lista de pedidos por Cliente de manera ascendente 2. Ordenar la Lista de pedidos por fecha de entrega. Queremos observar la última fecha de entrega Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 6
- 7. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Ordenar una lista de datos Ordenación Personalizada. • Cuando queremos ordenar por mas de una columna no consecutivas y además por diferente criterio de ordenación 7
- 8. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Ordenar una lista de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar las siguientes ordenaciones 1. Ordenar País y Nombre de Cliente. País ascendente y cliente descendente. 2. Ordenar por idPedido, Vendedor, País y establecer el orden de los criterios. Puede colocar todos en un solo criterio Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 8
- 9. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez VALIDACIÓN DE DATOS • La validación de datos tiene una función muy concreta y es verificar el ingreso de un dato a una celda y comparar en base a un criterio si es válido o no; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso en caso de no serlo. 9
- 10. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Mensaje de Error: Mensaje que aparece cuando se ingresa un dato que no cumple el criterio de validación. Configuración: Seleccione el tipo de dato a validar. Mensaje de entrada: Mensaje que aparece al seleccionar la celda. VALIDACIÓN DE DATOS
- 11. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Estilos de Mensaje de Error ICONO TIPO SE USA PARA Detener Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. Advertencia Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar. Información Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.
- 12. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Validación de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar las siguientes validaciones 1. El cargo de los productos pedidos debe ser un número entero superior a cero. 2. IdPedido debe tener una longitud máxima de 5 caracteres. 3. El descuento de los productos debe ser hasta 25%. 4. La fecha de envío puede ser cualquier día entre los años 1994 a 1996. 5. Fecha de pedido no debe ser menor a la fecha actual. 6. Realizar una lista de los vendedores para que solo puedan ser ingresados dichos vendedores. Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 12
- 13. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Subtotales • Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de subtotales y totales en una lista. Los subtotales se calculan por columna. • Se puede calcular los siguientes subtotales: Suma. Cuenta Promedio. Max Min Producto Contar números, etc. 13
- 14. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Subtotales Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total Ejercicios • Mostrar el promedio de los cargos que ha pagado cada cliente por todos sus pedidos realizados. • Mostrar la máxima venta realizada por cada vendedor • Por país, cuantos pedidos se han atendido. • Mostrar por forma de envío, cual es el total de cargo que han obtenido dichas empresas. • En cada País cuanto vendió cada uno de los vendedores. 15
- 15. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Que es un filtro de datos • Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. • El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Datos Filtrados Filtro LISTA DE DATOS 16
- 16. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Filtrar una lista de datos AUTOFILTROS Se puede aplicar autofiltros desde la pestaña INICIO o desde DATOS. 17
- 17. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Filtrar una lista de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los siguientes filtros 1. Mostrar a todos los clientes de Suiza. 2. Mostrar a todos los clientes atendidos por Nancy Davolio. 3. Mostrar al cliente France restauration cuyos pedidos hallan sido transportados a través de la compañía Speedy Express. 4. Mostrar los clientes que son de Portugal o de Brasil. Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 18
- 18. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Filtrar una lista de datos Cuando se requiera aplicar filtros, en donde los datos ya no se puedan seleccionar directamente, utilizaremos la personalización de los filtros. FILTROS PERSONALIZADOS 19
- 19. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Filtrar una lista de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los siguientes filtros 1. Mostrar todos los pedidos de atendidos por Nancy Davolio cuyos totales sobrepasen los 2000. 2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido realizados después de agosto del 95 en España o México. 3. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos sean los 5 más altos. 4. Mostrar todos los pedidos cuyos descuentos estén entre el 20% al 40%. Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 20
- 20. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Filtrar una lista de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los siguientes filtros 5. Mostrar a todos los clientes cuyo nombre comienza con la letra “A”. 6. Mostrar a todos los clientes cuya segunda letra sea “E” 7. Mostrar a todos los clientes cuyo nombre la penúltima letra sea “I”. 8. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos noestén entre 500 a 1000. Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 21
- 21. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez FILTRAR UNA LISTA DE DATOS FILTROS AVANZADOS Los filtros avanzados, permiten resolver los mismos casos que un autofiltro, con la diferencia, que nos ofrece la oportunidad de filtrar a un lugar diferente de la tabla. Pasos: 1. Establecer el criterio del filtro. 2. Seleccionar una celda (cualquiera) dentro de la lista. 3. Hacer clic en filtros avanzados. 4. Configurar los parámetros establecidos de la ventana de diálogo
- 22. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES. • Condiciones Y 23 Campo 01 Campo 02 Valor 01 Valor 02 Campo 01 Campo 01 Valor 01 Valor 02 Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en Excel y sean del grupo III Curso Grupo Excel III Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que en el curso de Excel tengan notas entre 16 y 20 Nota Nota >=16 <=20
- 23. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES. • Condiciones O 24 Campo 01 Campo 02 Valor 01 Valor 02 Campo 01 Valor 01 Valor 02 Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en administración o sean de la XIII promoción Especialidad Promoción Administración XIII Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que de Administración o de Contabilidad Especialidad Administración Contabilidad
- 24. Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez Filtrar una lista de datos • Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los siguientes filtros avanzados 1. Mostrar todos los pedidos de atendidos por Nancy Davolio cuyos totales sobrepasen los 2000. 2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido realizados después de agosto del 95 en España o México. 3. Mostrar todos los pedidos cuyos descuentos estén entre el 20% al 40%. 4. Mostrar a todos los clientes cuya segunda letra sea “E” Pedido Idpedido Cliente Vendedor Fecha de pedido Fecha de entrega Fecha de envío Forma de envío Dirección Ciudad Región Código postal País Descuento Cargo Total 25
- 25. Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo