Manual abarrotespdv
- 1. Abarrotes Punto de Venta Página 1 www.abarrotespuntodeventa.com Bienvenido Como dueño de un pequeño negocio no solo compites con los grandes súper mercados o cadenas nacionales sino que también compites con aquellos negocios que ya se benefician de la automatización. Al mismo tiempo implementar una solución de punto de venta (PDV o POS por sus siglas en ingles) puede ser un gran reto para cualquiera. Abarrotes Punto de Venta te ofrece lo mejor de ambos mundos, un sistema que te pone al par de la competencia, diseñado para reemplazar tu caja registradora y procesos manuales fácil y económicamente. Aunque el sistema está desarrollado para ser altamente intuitivo, de fácil uso y no necesitar capacitación, este manual de usuario te ayudara a aprovechar al máximo Abarrotes Punto de Venta. ¿Qué requisitos tiene Abarrotes Punto de Venta? • Computadora con las siguientes características: o Sistema Operativo Windows 98, XP, 2000 o Vista1 o Procesador Celeron o superior. o 64 Mb de memoria RAM. o 8 Mb de espacio libre en el disco duro más espacio adicional según los productos e información que almacene. • Dispositivos opcionales: o Lector de código de barras. o Impresora de Tickets. o Cajón de Dinero. ¿Cómo lo compro? Para adquirir Abarrotes Punto de Venta, puedes realizar tu pago de dos formas: por depósito bancario o tarjeta de crédito/debito, para más información visita nuestro sitio web: http://www.abarrotespuntodeventa.com 1 Por favor revise las notas especiales en el apartado de Instalación para configurar el sistema en Windows Vista.
- 2. Abarrotes Punto de Venta Página 2 www.abarrotespuntodeventa.com Instalando Abarrotes Punto de Venta Una vez que hayas descargado el programa de instalación de nuestro sitio web, puedes copiarlo y en un CD o en una memoria USB para instalarlo en cualquier PC, no necesitas acceso a Internet para poder usar el sistema. El primer paso para instalar el sistema es hacer doble clic en el icono llamado “InstalarAbarrotes.exe”, como se muestra en la siguiente figura: Ahora se mostrara el asistente de Instalación de Abarrotes Punto de Venta, para instalarlo sigue los siguientes pasos: 1. La primera pantalla es la de bienvenida al asistente, haz clic en Siguiente. 2. Ahora se te pide elegir la ruta donde se instalara el sistema en tu computadora, puedes cambiarla o si tienes dudas déjala como esta, haz clic en Siguiente. 3. En este paso elige el nombre que tendrá el acceso directo en el menú de Programas de Windows, haz clic en Siguiente. 4. Elige si deseas instalar un acceso directo en el Escritorio (Recomendado), haz clic en Siguiente. 5. Revisa las opciones elegidas y haz clic en “Instalar”. 6. ¡Felicidades! Ya instalaste el sistema, haz clic en Finalizar para comenzar a usarlo.
- 3. Abarrotes Punto de Venta Página 3 www.abarrotespuntodeventa.com ¿Utilizas Windows Vista? Sigue las siguientes instrucciones… Si utilizas Windows Vista, es necesario realizar algunos pasos adicionales: 1. Una vez que hayas instalado el sistema, haz clic derecho en el icono de "Abarrotes Punto de Venta" ubicado en el escritorio, después elige la opción de "Propiedades". 2. Dentro de la ventana, haz clic en la pestaña de "Compatibilidad" y activa la casilla "Ejecutar aplicación como Administrador". Haz clic en Aceptar. Como se muestra en la siguiente figura:
- 4. Abarrotes Punto de Venta Página 4 www.abarrotespuntodeventa.com El Asistente de Bienvenida La primera vez que inicies Abarrotes Punto de Venta, serás recibido por el Asistente de Bienvenida el cual te ayudara a configurar el sistema a tus necesidades y en menos de 5 minutos comiences a vender. Para comenzar con el asistente haz clic en “Siguiente” o si deseas hacerlo posteriormente haz clic en “Configurar después…”. Configuración General de tu Negocio En la primera pantalla ingresa los siguientes datos: • ¿Cómo se llama tu negocio? Ingresa el nombre de tu negocio que se usara en el sistema. • Configura las siguientes opciones: o Deseo usar sistema de inventarios – Si deseas mantener un registro de las cantidades que tienes de cada producto así como ser notificado cuando llegues a un nivel mínimo de los productos. o Deseo usar claves de seguridad – Si tienes empleados activa esta opción para tener claves para acceder a las diferentes opciones del sistema o bien desactívala si eres el único dueño y solo tu atiendes tu negocio.
- 5. Abarrotes Punto de Venta Página 5 www.abarrotespuntodeventa.com o Deseo ofrecer crédito a mis clientes – Si deseas otorgar crédito a tus clientes activa esta opción para vender productos a plazos y recibir abonos de tus clientes. o Habilitar venta de producto común – En muchos negocios existen productos pequeños que no tienen código de barras y no son necesario imprimir o crear un código para ellos, si activas esta opción puedes vender productos no dados de alta en el sistema. Configuración del Ticket En este paso, como se muestra en la figura, configura la vista de cómo se verá tu ticket de venta: Una vez que hayas configurado la impresión de tu ticket, haz clic en Siguiente. Configurando la base de datos pre cargada En la siguiente pantalla tienes la opción de activar la base de datos pre cargada, pero: ¿Qué es? Pensando en el ahorro que te puede proporcionar y con el objetivo de que comiences al instante, el sistema incluye una base de datos con más de 7500 productos de un Abarrotes Mexicano la cual incluye códigos de barras y descripciones, para ahorrarte el trabajo de captura de esta información (horas de trabajo!). Si deseas usar esta base de datos deja activada la opción, como se muestra en la figura:
- 6. Abarrotes Punto de Venta Página 6 www.abarrotespuntodeventa.com ¡Listo! Haz clic en siguiente y posteriormente en Finalizar, con lo cual habrás terminado de configurar el sistema para tu negocio.
- 7. Abarrotes Punto de Venta Página 7 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla Principal El sistema cuenta con una interface orientada a ser fácil de usar, no cuenta con los típicos menús de Windows, sino que está orientado a ser visual para que no requiera amplios conocimientos en computación. A continuación se muestran los botones de la barra principal, la cual siempre se encuentra en la parte superior de la pantalla: Puedes tener acceso a cada una de estos botones o pantallas utilizando las siguientes teclas de tu computadora: Utilizando el teclado… Accede a la pantalla de ventas para comenzar a vender los productos Accede a la pantalla de Clientes para ver estados de cuenta, crear, modificar o eliminar clientes de crédito. Pantalla de Productos, donde puedes crear, modificar o eliminar productos así como ver los productos vendidos por periodo. Acceso a Inventarios, donde puedes dar de alta ingreso de mercancía, reporte de productos bajos en inventario, así como el reporte de que productos tienes.
- 8. Abarrotes Punto de Venta Página 8 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Ventas La pantalla de ventas, usada más del 90% del tiempo te muestra los elementos más usados y esconde los elementos que no requieres para que no sea complicada y te permita hacer TU trabajo mejor: Vender. Acceso por teclado a la pantalla de ventas: Algunas ventajas de Abarrotes Punto de Venta: • Te permite manejar varias cuentas (tickets) a la vez, para que atiendas a varios clientes al mismo tiempo. • Todo el sistema está diseñado para ser manejado 100% con el teclado y aumentar la rapidez con la que lo usas. • El sistema es compatible con lectores de código de barras, básculas electrónicas para obtener el peso de los productos automáticamente, así como impresoras de tickets y cajones de dinero (puedes ver como configurar estos dispositivos en el apartado de Configuración de este manual)
- 9. Abarrotes Punto de Venta Página 9 www.abarrotespuntodeventa.com Vendiendo En cuanto ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Código de Producto, en el cual puedes teclear el código de algún producto o leer el código de barras usando tu lector óptico. Presiona la tecla ENTER para registrar el producto en la venta actual. Una vez que ingreses el producto este aparece en el listado de artículos. En dicho listado, puedes aumentar o disminuir la cantidad de los artículos presionando las teclas: Para aumentar la cantidad y Para disminuir la cantidad.
- 10. Abarrotes Punto de Venta Página 10 www.abarrotespuntodeventa.com Si deseas eliminar un artículo presiona el botón “Borrar producto” o presiona la tecla: Vendiendo múltiples unidades Si deseas vender un producto con múltiples unidades, por decir 55 unidades, puedes hacerlo utilizando la ventana de Producto/Cantidad, haciendo clic en el botón con dicho texto o bien presionando la tecla: Con lo cual aparecerá la siguiente ventana: Buscando Productos Muchas veces no cuentas con el código de barras del producto a la mano o simplemente te es mas fácil ubicar un producto buscándolo por la descripción. Para hacerlo presiona la tecla: Con lo cual aparecerá la siguiente ventana:
- 11. Abarrotes Punto de Venta Página 11 www.abarrotespuntodeventa.com Comienza tecleando las letras con las que comienza el producto que buscas, y en segundos aparecerán los artículos que contengan dichas letras ordenados alfabéticamente en la ventana de búsqueda. Para ingresarlo a la venta actual solo presiona la tecla o haz clic en el botón Aceptar. Opcionalmente, con el producto seleccionado puedes elegir Modificarlo o Eliminarlo desde dicha ventana, así como ponerlo como “Favorito” con lo cual aparecerá al principio del listado siempre, por ejemplo si buscas la palabra “Carne” y tiene tres productos: • Carne Chica • Carne Mediana • Carne Grande Y eliges como favorito el producto “Carne Mediana”, esta aparecerá primero que las anteriores al buscarlo. Registrando entradas de efectivo Durante la operación de tu negocio, habrá ocasiones en las que tengas que ingresar efectivo o “cambio”, para que este ingreso de efectivo no altere el resultado del corte, registra este ingreso haciendo clic en el botón Entradas o presionando la tecla: Registrando salidas de efectivo Así como el ingreso de efectivo, hay ocasiones en las que necesitas sacar dinero de la caja, como puede ser:
- 12. Abarrotes Punto de Venta Página 12 www.abarrotespuntodeventa.com • No contar con tanto dinero en la caja y almacenarlo en otra parte. • Sacar dinero para pago a proveedores. Para hacerlo, haz clic en el botón Salidas o presiona la tecla: Con lo cual aparece la ventana de salida de efectivo: Donde ingresas el monto y el motivo que será mostrado en la pantalla de corte. Manejo de tickets En un Abarrotes es ocasional tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar todos los artículos, es por eso que el punto de venta cuenta con sistema de tickets el cual te permite manejar varios tickets o cuentas a la vez. Al iniciar las ventas se comienza con el Ticket 1 al cual se ingresan todos los artículos que vendas. Si deseas dejar dicha cuenta en espera, para poder atender a otro cliente, presiona la tecla: Para dejar el ticket pendiente, el cual aparecerá una ventana que te permitirá ingresar el nombre del ticket, donde puedes ingresar el nombre del cliente para poder identificar la cuenta de dicho cliente y terminar la venta. Una vez que dejes el ticket pendiente, sea crea un nuevo ticket donde puedes ingresar los artículos del nuevo cliente. Para regresar a otro ticket, puedes hacer clic en el botón “Cambiar” ubicado en la parte inferior o presionar la tecla:
- 13. Abarrotes Punto de Venta Página 13 www.abarrotespuntodeventa.com Con lo cual aparecerá la ventana con todos los tickets pendientes: Y podrás cambiar de ticket presionado las teclas: Y para elegirlo haz clic en Cambiar Ticket o presiona la tecla ENTER. Cobrando Para cobrar cualquier venta haz clic en el botón que dice “F12 – Cobrar” o bien presionan do la tecla: Con lo que aparece la ventana de cobro, en esta pantalla se muestra el total de la cuenta a cobrar así como las diferentes formas de pago:
- 14. Abarrotes Punto de Venta Página 14 www.abarrotespuntodeventa.com Formas de Pago a elegir: • Contado – Ingresa con que monto el cliente te pago para que puedas conocer el cambio a regresarle. • Crédito – Si el cliente cuenta con crédito y tienes habilitada dicha opción puedes vender el ticket a crédito. Para elegir al cliente solo ingresa el número de cliente asignado a él o alguna parte del nombre o apellidos del cliente. • Dólares – Si tienes activada la opción, podrás realizar el cobro de la mercancía en dólares según el tipo de cambio que especificaste al iniciar el programa. Una vez elegida la forma de pago, puedes “Cobrar e Imprimir el Ticket” u opcionalmente solo puedes registrar la venta presionado o eligiendo el botón de “Cobrar solo registrando la venta”.
- 15. Abarrotes Punto de Venta Página 15 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Clientes Si tienes activada la opción de ofrecer crédito a los clientes, puedes acceder a esta pantalla de Crédito a Clientes presionando la tecla: A continuación se muestran las opciones de esta pantalla: Estado de Cuenta La primera pantalla que se muestra tan pronto accedes a la sección de clientes te permite elegir el cliente al cual deseas obtener el estado de cuenta, una vez elegido haz clic en Aceptar. Al haber seleccionado un cliente, se muestra el estado de cuenta donde puedes observar el Saldo Actual y tienes las opciones de: • Imprimir Estado de Cuenta • Abonar • Liquidar Adeudo • Ver los abonos pasados.
- 16. Abarrotes Punto de Venta Página 16 www.abarrotespuntodeventa.com • Imprimir Tickets a crédito. • Eliminar tickets a crédito. En el estado de cuenta, en la parte izquierda se muestra una barra que divide todos los tickets a crédito del cliente separados por mes, después se muestran los tickets asignados según el día en que se realizo la venta. Al hacer clic en la fecha ves el ticket a crédito del cliente donde puedes imprimirlo o eliminarlo en caso de corrección (al hacerlo se descuenta el monto del saldo pendiente del cliente). ¿Cómo abonar? Para realizar un abono a un cliente haz clic en el botón Abonar e ingresa el monto que abono. Reporte de Saldos En esta opción, se listan todos los clientes así como el saldo actual con el que cuentan y una sumatoria de todo lo que te deben todos tus clientes.
- 17. Abarrotes Punto de Venta Página 17 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Productos La pantalla de productos, caracterizada por la barra de color amarillo, te permite crear, modificar y eliminar productos, así como conocer el reporte de ventas por periodo que te da a conocer cuales productos fueron vendidos por semana o por un rango de fechas. Para ingresar a la pantalla de productos presiona la tecla: La pantalla de productos comienza con la creación de un nuevo producto, como se muestra en la figura: Creando un Nuevo Producto Para crear un nuevo producto necesitas ingresar los siguientes campos: 1. Código: Ingresa el código de barras del producto utilizando tu lector de código de barras o si el producto no tiene código de barras puedes ingresar uno inventado, por ejemplo: TORTILLAS o TOMATE.
- 18. Abarrotes Punto de Venta Página 18 www.abarrotespuntodeventa.com 2. Descripción: Introduce la descripción del producto. 3. Se vende: Puedes elegir si el producto se vende por unidad o por cantidad (a granel). 4. Precio de Costo: Ingresa el costo del producto para ser usado en los reportes y conocer tu ganancia neta al hacer el corte. 5. Precio de Venta: Ingresa el precio de venta al público. 6. Precio de Mayoreo: Precio opcional que puedes otorgar a los clientes que desees desde la pantalla de ventas, puedes dejarlo en cero para no usarlo. 7. ¿Usa Inventario? Si deseas registrar y rastrear la cantidad del producto activa esta casilla. 8. Cantidad – Si elegiste utilizar inventario ingresa la existencia actual. 9. Mínimo – Ingresa la cantidad, mínima, que debe contar tu negocio antes de ser notificado de que debes de reordenar el articulo. Utilizando la base de datos pre cargada Si activaste la opción de usar la base de datos pre cargada (al tenerla activa aparece una imagen que dice “Base de datos pre cargada ACTIVA”), te puede facilitar enormemente la tarea de ingresar los productos de tu negocio, sobre todo si estas comenzando a utilizar un sistema de punto de venta. ¿Cómo la uso? Al crear un nuevo producto, el sistema te pide que ingreses el código de barras del nuevo producto, aquí, simplemente escanea con tu lector el código de barras del producto, por ejemplo un Pan Bimbo, si el punto de venta encuentra dicho producto de entre los 7500 productos de la base de datos pre cargada, llenará la descripción automáticamente y pasará a pedirte el precio de venta al que lo tienes.
- 19. Abarrotes Punto de Venta Página 19 www.abarrotespuntodeventa.com Una vez que ingreses el precio de venta, ingresa el nivel de inventario y el mínimo que deseas para el producto y presiona ENTER o haz clic en Guardar Nuevo Producto. Continúa así con todos los productos de tu abarrotes o mini super y te darás cuenta del ENORME ahorro en tiempo que tendrás! Reporte de Ventas por Periodo En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los productos vendidos por semana, simplemente elige en el calendario la semana de la cual deseas obtener el reporte o bien elige un periodo inicial y final para conocer los productos y que cantidades fueron vendidas para facilitarte reordenar la cantidad y siempre cuentes con el mismo inventario. Opcionalmente puedes exportar el listado a Excel para dárselo a tu proveedor o hacer manipulaciones adicionales de la información.
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- 21. Abarrotes Punto de Venta Página 21 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Inventario La sección de Inventario, caracterizada por la barra de color morado, te permite ingresar nueva cantidad de producto (cuando te surten) así como obtener los reportes de productos bajos en inventario o obtener un reporte de inventario valorizado. Para ingresar a la pantalla de inventario, presiona la tecla: Agregar inventario Al ingresar a la sección de Inventario, ingresas automáticamente a la pantalla de Agregar Inventario, donde registras el ingreso de mercancía. Solo es necesario que especifiques el código del producto y la cantidad que ingresaras a tu negocio. Como se muestra en la figura:
- 22. Abarrotes Punto de Venta Página 22 www.abarrotespuntodeventa.com Reporte de productos bajos en Inventario Como se muestra en la siguiente figura, en este reporte se listan todos los productos que están por debajo del mínimo que especificaste al darlos de alta, para que puedas ordenarlos de nuevo a tus proveedores: Reporte de Inventario En esta pantalla puedes obtener un reporte de inventario valorizado donde se listan todos los artículos, las cantidades y el total en dinero con el que tu negocio cuenta.
- 23. Abarrotes Punto de Venta Página 23 www.abarrotespuntodeventa.com
- 24. Abarrotes Punto de Venta Página 24 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Configuración Para ingresar a la configuración del Punto de Venta haz clic en el botón con dicho nombre en la barra superior del sistema. Una vez que ingreses se muestra la siguiente figura: La ventana de configuración se divide en las siguientes pestañas: • General – Aquí configuras las opciones generales como las mostradas en el asistente de bienvenida, si deseas usar inventarios, utilizar claves de acceso, ofrecer crédito, activar la opción de venta de producto común o especificar el logotipo de tu negocio en lugar de el del sistema. • Cajón y Báscula – Si tienes una báscula capaz de ser conectada a la PC para ofrecer el peso, actívala en esta pestaña para ser utilizada en los productos a granel. También si cuentas con un cajón o gaveta de dinero aquí puedes elegir el modelo de impresora a la que está conectado para enviarle una instrucción de apertura cuando recibas o ingreses dinero a la caja. • Impresora – En este apartado puedes elegir la impresora que utilizaras como Impresora de Tickets, las columnas que es capaz de imprimir así como la fuente de impresión que
- 25. Abarrotes Punto de Venta Página 25 www.abarrotespuntodeventa.com deseas utilizar. Además podrás cambiar o definir el encabezado y pie de página de tu ticket. • Artículos pre cargados – Si no activaste esta opción en el asistente de bienvenida en este apartado puedes activarla de nuevo para contar con los beneficios de los productos pre cargados. • Formas de Pago – Aquí puedes activar formas de pago adicionales a la de efectivo y crédito, como cobro en dólares o tarjeta de debito/crédito.
- 26. Abarrotes Punto de Venta Página 26 www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Corte Finalmente, todo negocio necesita realizar el reporte de “Corte de Caja” para conocer cuánto se vendió, cuánto debe haber en caja, a quien se le pago y que cliente realizo un abono. Para acceder a esta pantalla solo haz clic en el botón de corte ubicado en la barra superior del sistema. Para realizar el corte elige el día del cual deseas realizar el corte y haz clic en el botón “Hacer corte”. Una vez que lo hayas hecho el sistema te informara acerca de las entradas de efectivo, el dinero que debe haber en caja, los abonos de los clientes, pagos a proveedores, ventas totales y la ganancia o utilidad del día (la cual se obtiene restando el precio de costo del precio de venta por producto). Si lo deseas puedes Imprimir el corte utilizando la impresora de Tickets configurada en el sistema. Recuerda que puedes hacer múltiples cortes en el día y no tienes límite para hacerlo.
- 27. Abarrotes Punto de Venta Página 27 www.abarrotespuntodeventa.com Acerca de Abarrotes Punto de Venta, fue creado por el Ing. Luis Alberto Carrasco Gómez en Enero de 2001, puedes contactarme para ayuda y soporte a la dirección: soporte@abarrotespuntodeventa.com o bien en el sitio web: http://www.abarrotespuntodeventa.com Advertencia: El programa (software), el sitio web y el manual están protegidos por las leyes internacionales y nacionales de derechos de autor y otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de este programa o de cualquier parte de mismo está penada por la ley con severas sanciones civiles y penales y será objeto de todas las acciones judiciales que correspondan.