manual de uso

Documentaciónde Profit Plus
La documentación del sistema Profit Plus contempla el presente
manual de usuario, así como la ayuda electrónica Profit y la ayuda
electrónica de Windows. Este manual contiene la información
necesaria para poder instalar y configurar Pro fit Plus de acuerdo
a las características de su empresa. Además, por medio de este
manual, puede hacer un recorrido por las principales opciones del
sistema. Para poder configurarlo adecuadamente, es importante
que lea los tópicos:actividades involucradas , orden a seguir en la
implantación, decisiones iniciales, parámetros de la empresa,
seguridad de los datos, configurar procesos, entre otros.
Una vez instalado el sistema, podrá consultar la ayuda electrónica
presionando la tecla F1, la cual activará la información
correspondiente a la opción que esté usando en ese momento.
Para activar la ayuda de Windows, use el menú Ayuda.
Requisitos de hardware y software
Para instalar y ejecutar ProfitPlus Contabilidad en su equipo
como una estación cliente, debe tener mínimo las siguientes
características:
· Computador Pentium IV 2.8 GHz.
· 512 MB de memoria RAM.
· Monitor SVGA color, resolución 800x600
· Unidad de lectora de DVD.

· Espacio libre en el disco duro: 1 GB · Microsoft® Windows 2000
Professional(Service Pack 3), Windows XP Professional (Service
Pack 2), Windows 2003 o Windows Vista Business instalado.
Para instalar y ejecutar Profit Plus como estación de cliente,
recomendamos que su equipo tenga las siguientes
características:
· Computador Pentium IV 2.8 GHz o superior.
· 1 GB de memoria RAM o superior1 .
· Monitor SVGA color, resolución 1024x768 ó superior.
· Tarjeta de video 128 MB o superior.
· Espacio libre en el disco duro: 1 GB.
· Microsoft® Windows XP Professional (Service Pack 2) o
Windows Vista Business instalado.
Las estaciones de cliente se conectan al servidor sobre el
cual corre parte de la aplicación, este servidor debe tener
como mínimo las siguientes características:
· Computador Pentium IV 2.8 GHz.
· 1 GB de memoria RAM. · Monitor SVGA color.

· Microsoft® Windows XP Professional (Service Pack 2),
Microsoft® Windows 2000 Server (Service Pack 3), Windows
2003 o Windows Vista Business instalado.
Para instalar y ejecutar Profit Plus como servidor,
recomendamos que su equipo tenga las siguientes
características:
· Computador Intel Pentium doble núcleo 1.8 GHz o superior.
· 4 GB de memoria RAM.
· Monitor SVGA color.
· Microsoft® Windows XP Professional (Service Pack 2),
Microsoft® Windows Server 2003 R2 o una versión WinServer
superior.
Consideraciones:
· Debe tener instalado Microsoft SQL Server 2005 (Service Pack
1 o superior), como manejador de base de datos, en el servidor.
Recuerde que la versión Express de SQL Server tiene un límite
preestablecido de capacidad.

· En caso de adquirir la Edición Corporativa la base de datos
deberá ser estándar o superior. No se admite base de datos
Express.
· Para proceder a la integración con Profit Plus Administrativo
debe tener instalada la versión 7.0.2.
· Para proceder a la integración con Profit Plus Producción debe
tener instalada la versión 1.0.10.
· Para proceder a la integración con Profit Plus Nómina debe
tener instalada la versión 1.8.10.
· Si adquirió la EdiciónDesktop de Profit Plus, recuerde que ésta
limita el número de usuarios concurrentes que pueden utilizar el
sistema a uno (1).
· Es imprescindible tener instalado en el servidor Internet
Information Server (IIS) versión 6.0. En caso de que el sistema
operativo no soporte la versión 6.0 se puede emplear la versión
5.0, no obstante, debe asegurarse no instalar otra aplicación.
· Si adquirió la ediciónDesktop o Profesional recuerde que están
limitada al número de asientos contables.
· El Internet Information Server debe tener correctamente
configurado ASP.NET 2.0. · Tanto los clientes como el servidor
deben tener instalado .NET Framework 2.0.

· Es necesario tener instalado el MSI Engine 3.0 o superior. · El
rendimiento bajo estos requisitos puede variar de acuerdo a la
carga de trabajo del equipo y/o la cantidad de usuarios que
acceden al servidor.
· Debe asegurar la correcta configuración de su red, para permitir
la comunicación vía protocolo HTTP, entre el cliente y el servidor.
Términos de la licencia de uso
Lea los términos de la licencia de uso de Profit Plus.Dichos
términos aparecen descritos en el “Contrato de licencia de uso y
garantía” que usted conseguirá dentro de la caja de Profit Plus. Si
no está de acuerdo con dichos términos, comuníquese con
Softech a la mayor brevedad.
Ediciones de Profit Plus
El Sistema de Gestión Empresarial Profit Plus Contabilidad está
disponible en tres (3) ediciones:
Desktop: Ideal para aquellas empresas que necesiten todo el
podery funcionalidad de ProfitPlus Contabilidad, contando con un
máximo un (1) usuario o sesión ejecutando el sistema a la vez.
Tiene un límite de 75.000 registros contables por empresa. Esta
edición sólo permite contabilizaciones versus versiones del
sistema Profit Plus Administrativo y Nómina que manejen base de
datos en formato DBF.

Profesional: Ideal para aquellas empresas que necesiten todo el
poder y funcionalidad de Profit Plus Contabilidad. Tiene un límite
de 150.000 registros contables por empresa. Esta edición sólo
permite contabilizaciones versus versiones del sistema Profit Plus
Administrativo y Nómina que manejen base de datos en formato
DBF.
Corporativa: Ideal para aquellas empresas que efectúan un
número alto de transacciones y necesitan todo el poder y
funcionalidad del sistema, sin límites en el número de usuarios o
sesiones que van a ejecutar el sistema a la vez. Todas las
ediciones requieren la adquisición por parte del cliente del
manejador de base de datos SQL Server de Microsoft 2005 o
superior.
Dichas ediciones funcionan bajo el paradigma Cliente/Servidor, lo
que le permite manejar mayores volúmenes de datos con tiempos
de respuesta adecuados y una excelente confiabilidad. En
términos generales la funcionalidad de todas las ediciones es
similar.
Sin embargo debe tomar en cuenta las siguientes diferencias:
1. La edición Desktop de Profit Plus limita el número de usuarios
concurrentes que pueden utilizar el sistema a uno (1).
Adicionalmente se limita el número de registros contables
permitidos a 75.000.

2. La edición Profesional de Profit Plus limita el número de
registros contables permitidos a 150.000.
3. La edición Corporativa no limita el número de usuarios
concurrentes que pueden utilizar el sistema, sin embargo no
admite ediciones Express de base de datos.
Implantación de Profit Plus
La implantación o puesta en funcionamiento del sistema de
gestión empresarial Profit Plus en su empresa, más que un
proyecto de informática, debe ser vista como un proyecto de
negocios que involucra a los usuarios de cada uno de los
procesos que se ejecutan en la empresa como: comprobantes de
diario, valuaciones, ajuste por inflación, etc.
Para implantar el sistema es necesario ejecutar un conjunto de
actividades, algunas de las cuales son de tipo técnico, pero la
mayoría son de tipo funcional. Las actividades más importantes a
llevar a cabo son:
· Instalación del sistema.
· Análisis de los procesos actuales del negocio.
· Parametrización del sistema.
· Carga de datos.
· Diseño de los formatos de la empresa.

· Adiestramiento de los usuarios.
· Pruebas y validación del funcionamiento del sistema.
Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los
requerimientos de la empresa deben ser satisfechos mediante la
configuracióno parametrización del sistema. Sólo se debe recurrir
a la programación para satisfacer requerimientos funcionales muy
específicos o particulares. Suele ocurrir con frecuencia que al
implementarse el sistema, las empresas realicen evaluaciones y
cambios de sus procesos.
En muchas ocasiones el resultado final es la instalación del
sistema Profit y la aplicación de mejoras en la forma de operar su
negocio. Es vital para el éxito de la implantación; que la alta
gerencia de su empresa esté informada y comprometida con el
paradigma de implantación de Profit Plus, así como con el cambio
que la implantación producirá en la forma de ver y hacer el
negocio.
Características del sistema
Se explican los conceptos básicos para el manejo de Profit Plus
Contabilidad. Una vez familiarizado con dichos conceptos, puede
pasar al siguiente capítulo que explica todo lo necesario para
configurar y poner en funcionamiento el sistema en su empresa.

Características generales
Interfaz gráfica: Profit Plus Contabilidad 3.0 fue desarrollado
utilizando las herramientas de programación contenidas en Visual
Studio 2005 de Microsoft, respetando al máximo la filosofía de
diseño y las normas de operación de las aplicaciones Windows.
Su interfaz gráfica, cómoda e intuitiva siguen el paradigma de
cinta o Ribbon empleado por la nueva generación de aplicaciones
de escritorio de Microsoft. Dicho paradigma tiene como principal
característica la organización de las opciones bajo una óptica
funcional, a fin de permitir al usuario un rápido acceso a ellas.
Multi-empresa: ProfitPlus Contabilidad 3.0 permite la creación y
manejo de tantas empresas como desee. Cada empresa puede
ser configurada en función de sus características y su creación
puede ser efectuada partiendo desde cero o desde otra empresa
que ya exista.
· Para configurar la empresa actual use la opción Empresa del
módulo Mantenimiento.
· Para seleccionar una empresa, use la opción Seleccionar ->
Empresaque se despliega desde el botón ubicado en el extremo
superior izquierdo identificado con el icono del sistema. · Para
crear una nueva empresa ingrese en la Herramienta de
Administración a la base de datos maestra2 de Profit Plus. Luego
seleccione la opción empresa del menú Tablas. · Para importar
los datos de una empresa a la empresa actual, use la opción

Importar Empresas del menú Herramientas desde la Herramienta
de Administración.
Para borrar los datos de una empresa, use la opción Importar
Empresas del menú Herramientas desde la Herramienta de
Administración. Múltiples atributos por cuenta: Profit Plus
Contabilidad le permite asignar los siguientes atributos a cada
cuenta contable:
· Centro de Costo.
· Auxiliares.
· Tipo de Documento.
· Cuenta de Gasto.
· Moneda Adicional.
· Fecha de Documento.
· Tres (3) atributos adicionales totalmente configurables.
Estos atributos, una vez definidos, le permitirán clasificar y
efectuar diversos análisis sobre los asientos efectuados a
cada cuenta.
Cálculo del Ajuste por Inflación: Profit Plus le permite efectuar
el ajuste por inflación tanto fiscal como bajo la norma DPC-10.
Una vez efectuado el ajuste por inflación podrá consultar los
estados financieros normales y ajustados de su empresa.

Manejo de Activosy Pasivos Realizables: Profit Plus le permite
llevar el control de los activos fijos, activos intangibles y pasivos
realizables de su empresa, así como generar fácilmente la
valuación de los mismos.
Permite trabajar con varios meses abiertos: Profit Plus le
permite trabajar con varios meses simultáneamente e incluso con
meses pertenecientes a ejercicios fiscales diferentes.
Integrado: Si adquirió Profit Plus Administrativo y Profit Plus
Nómina puede generar rápido y fácilmente los comprobantes
contables asociados a todas las transacciones manejadas en
ambos sistemas. La integración entre contabilidad y dichos
sistemas, se define mediante el uso de cuentas de integración y
reglas de integración.
Flexible y altamente parametrizable: Gracias a su alta
flexibilidad Profit Plus Contabilidad se adapta perfectamente al
funcionamiento de empresas de diversos tamaños en sectores tan
diferentes com o comercio al mayor, detal, fábricas y empresas de
servicios. Su gran flexibilidad lo convierte en una poderosa
herramienta para la gestión de su empresa.
Escalable: Profit Plus Contabilidad está disponible en tres (3)
ediciones:
· Desktop y Profesional: Ideal para aquellas empresas que
efectúan un número de transacciones bajo o intermedio, pero que
necesitan todo el poder y funcionalidad de Profit Plus. ·

Corporativa: Ideal para aquellas empresas que efectúan un
número alto de transacciones y necesitan todo el poder y
funcionalidad del sistema.
Seguro y auditable: ProfitPlus Contabilidad permite crear mapas
de usuarios en los que se define en forma rápida y sencilla las
tablas, procesos , y grupo de reportes que van a poder utilizar los
usuarios asociados a cada mapa.
Adicionalmente Profit Plus le permite seguir las “pistas” de las
operaciones efectuadas por los usuarios, para las tablas y
procesos del sistema; pues guarda en los principales registros la
siguiente información:
· Usuario que realizó la operación.
· Fecha y hora en la que se efectuó la operación.
· Operación:I=Ingresarregistro, M= Modificar registro, E=Eliminar
registro.
· Datos modificados: valor anterior y valor nuevo.
· Nombre del equipo donde se hizo la operación.
Despliegue de reportes: Usted podrá desplegar los resultados
de sus reportes de forma dinámica, mediante el uso de un
explorador en profundidad (dril down), que le permitirá aislar
partes de los resultados (por ejemplo una jerarquía de cuentas) en
un sub-reporte. Adicionalmente, cuenta con la opción de

búsquedade texto así como la exportaciónde los resultados a los
principales formatos electrónicos.
Generador de formatos y reportes: Profit Plus Contabilidad
tiene incorporados más de cien (100) formatos y reportes, los
cuales pueden ser modificados haciendo uso del generador de
informes Crystal Reports, ubicado en la Herramienta de
Administración. Además nuevos reportes y formatos pueden ser
agregados al sistema haciendo uso de dicha funcionalidad.
Adaptado a la normativa vigente: Profit Plus Contabilidad fue
desarrollado en Venezuela por un grupo de profesionales
altamente competentes, razón por la cual se adapta totalmente a
la normativa vigente en Venezuela en materia contable e
impuesto sobre la renta.
Diseño Multicapas: Profit Plus Contabilidad 3.0 tiene un
avanzado diseño multicapas que le permite manejar grandes
volúmenes de información en forma eficiente y confiable. Profit
Plus, en cualquiera de sus ediciones, es compatible con los
sistemas operativos de red más importantes de Microsoft.
Herramienta de Administración: Las opciones de
mantenimiento y administración del sistemason manejadas desde
un programa adicional, él cual centraliza las actividades del
administrador del sistema en un solo lugar e independientemente
de las actividades funcionales del día a día.

Acceso a las opciones
Al ingresar a Profit Plus Contabilidad, podrá visualizar la filosofía
implementadapara el acceso a las distintas opciones del sistema.
Ésta consiste en la sustitución del menú tradicional por el
paradigma de cinta (Ribbon), el cual está diseñado con la finalidad
de ayudar a encontrar rápidamente las opciones necesarias para
culminar una tarea.
Menú de inicio: Éste maneja las opciones: Seleccionar empresa,
seleccionar usuario, Acerca de y Cambiar contraseña. Para
activar este submenú desde el teclado presione la secuencia de
teclas Alt + A + P o presione clic sobre el botón ubicado en la
esquina superior izquierda del sistema.
General: Este módulo contiene todas las opciones que permiten
el manejo de la Contabilidad General de su empresa, tales como
los comprobantes de diario y modelo, los procesos de cierre y
archivo de ejercicios, el procesamiento de los comprobantes, las
tablas de cuenta contable, centro de costo, cuenta de gasto, etc.,
así como los reportes relacionados a cada una de las opciones .
Para activar este módulo desde el teclado presione la secuencia
de teclas Alt + G. Las opciones de este módulo están distribuidas
en los grupos Comprobante, Ejercicio Contable, Tablas , y
Reportes.
Financiera: Este módulo contiene todas las opciones que
permiten el manejo de la Contabilidad Financiera de su empresa,

tales como el ajuste por inflación bajo la norma DPC-10, los
comprobantes de ajuste generados por el mismo, tabla I.P.C.,
moneda, así como los reportes relacionados con cada una de las
opciones. Para activar este módulo desde el teclado presione la
secuencia de teclas Alt + FI. Las opciones de este módulo están
distribuidas en los grupos Procesos, Tablas, y Reportes.
Fiscal: Este módulo contiene todas las opciones que permiten el
manejo de la Contabilidad Fiscal de su empresa, tales como el
ajuste por inflación fiscal, los comprobantes de ajuste generados
por el mismo, opciones de generación de planillas fiscales (RAR-
23, DPJ-26 y EPJ-28), tablas que permiten el correcto cálculo del
ajuste y las planillas (Unidad tributaria, Tarifa de I.S.L.R e I.P.C).
Adicionalmente se pueden encontrar todos los reportes
relacionados a cada una de las opciones . Para activar este
módulo desde el teclado presione la secuencia de teclas Alt + FS.
Las opciones de este módulo están distribuidas en los grupos
Procesos, Planillas Fiscales, Tablas, y Reportes.
Activos Fijos: Este módulo contiene todas las opciones que
permiten el manejo de los activos fijos, cargos y créditos diferidos
de su empresa, tales como el proceso de valuación y los
comprobantes generados por el mismo. Tiene el acceso a las
tablas de Activo Fijo/ Pasivo Realizable, Grupo de Activos y
Ubicación de Activos. Para activar este submenú desde el
teclado, presione la secuencia de teclas Alt + AC. Las opciones

de este módulo están distribuidas en los grupos Procesos,Tablas,
y Reportes.
Presupuesto: Este módulo contiene todas las opciones que
permiten la creación y consulta del presupuesto de las cuentas
contables de su empresa. Para activar este submenú desde el
teclado presione la secuenciateclas Alt + P. Las opciones de este
módulo están distribuidas en los grupos Procesos y Reportes.
Integración: Este módulo contiene todas las opciones necesarias
para llevar a cabo la integración de los productos Administrativo
7.0.2 y Nómina 1.8.10. Para activar este submenú desde el
teclado presione la secuencia de teclas Alt + I. Las opciones de
este módulo están distribuidas en los grupos Procesos, Tablas, y
Reportes.
Mantenimiento: Este módulo permite el acceso a las opciones de
configuración de su empresa, usuarios , y reportes. Para activar
este submenú desde elteclado presione la secuencia de teclas Alt
+ M. Las opciones de este módulo están distribuidas en los
grupos General, Mapeo de Cuentas, Configuración, y Reportes.
Cabe destacar que el Ribbon tiene un comportamiento similar al
empleado en las aplicaciones de escritorio de Microsoft, así por
ejemplo la tecla Alt despliega información del acceso rápido al
menú, la combinación de teclas Ctrl + F1 o doble clic
oculta/muestra la cinta.

Barra de herramientas
Al seleccionar una tabla o proceso se desplegará en la parte
superior de cada pantalla, un grupo de iconos que componen la
barra de herramientas del sistema. Esta barra permite ejecutar
funciones de forma rápida. Las funciones que no apliquen para
una tabla o proceso, no serán visibles. Si desea cambiar la
posición de la barra de herramientas, haga clic sobre la misma –
sin precisar en ningún icono – mantenga oprimido y arrástrela
hasta la posición deseada. Cabe destacar que la barra de
herramientas es independiente en cada pantalla del sistema.
Primero: Esta función muestra el primer registro de la ventana
activa según como estén ordenados los datos, sea por código o
descripción.Para ejecutar esta función desde el teclado, presione
las teclas Ctrl + Inicio.
Anterior: Esta función muestra el registro anterior de la ventana
las teclas Ctrl + RePág.
Siguiente: Esta función muestra el siguiente registro de la
ventana activa según como estén ordenados los datos, sea por
código o descripción.Para ejecutar esta función desde el teclado,
presione las teclas Ctrl + AvPág.
Último: Esta función muestra el último registro de la ventana

las teclas Ctrl + Fin.
Buscar: Esta función despliega la pantalla de búsqueda sencilla
de registros en la ventana activa. Si la ventana activa es un
proceso, debe indicar el número del registro y hacer clic en el
botón “Aceptar”. Si desconoce el número del registro, presione la
tecla F2 para activar la búsqueda asistida. Si la ventana activa es
una tabla, debe indicar el código del registro y hacer clic en el
botón “Aceptar”. Si desconoce el código del registro, presione la
tecla F2 para activar la búsqueda asistida. Para ejecutar esta
función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + B.
Nuevo: Esta función prepara la ventana activa sea una tabla o
proceso, para agregar un registro. Así por ejemplo, si la ventana
activa es el proceso Comprobante de Diario, debe ejecutar esta
función cada vez que desee incluir un nuevo comprobante. Para
ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl +
N.
Eliminar: Esta función elimina el registro que está en pantalla. Así
por ejemplo si la ventana activa es la tabla Centro de Costo, al
ejecutar esta función eliminará el centro de costo que esté en
pantalla. Para ejecutar esta función des de el teclado, presione las
teclas Ctrl + E.
Guardar: Esta función graba los cambios que se han efectuado
sobre el registro que está en pantalla. Se debe utilizar al modificar

un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden
registrados.Si se está incluyendo un nuevo registro y se presiona
la tecla Enter, en el último campo se dispara automáticamente
esta función. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione
las teclas Ctrl + G.
Restaurar: Esta función descarta los cambios que se han
efectuado sobre el registro que está en pantalla, si todavía no se
han grabado los mismos. Es decir, restaura el registro al mismo
estado en que se encontraba antes de comenzar a modificarlo.
Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas
Ctrl + R.
Imprimir: Esta función permite imprimir los reportes asociados a
la ventana activa. Si por ejemplo la ventana activa es la tabla
Centro de Costo, esta función permite imprimir rápidamente
cualquiera de los reportes de de la tabla activa. Para ejecutar esta
función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + I
Próximo código: Esta función genera automáticamente el
próximo código en la tabla activa, siempre y cuando se esté
incluyendo un registro (para lo cual debe haber hecho clic
previamente en el icono “Nuevo” de la barra de herramientas).
Esta función sólo aplica sobre algunas tablas del sistema. Para
ejecutar esta función desde elteclado presione las teclas Ctrl + M.
Exportarregistros:Esta función permite exportar a otra empresa
ubicada en la misma base de datos un grupo o rango de registros

desde la tabla activa. Aplica sólo sobre algunas tablas del
sistema. Una vez activada esta función, debe indicar el nombre de
la base de datos dónde se encuentra la empresa destino y el
rango de registros a exportar. Para ejecutar esta función desde el
teclado, presione las teclas Ctrl + T.
Agregar renglón(antes/después): Esta función permite agregar
un nuevo renglón antes o después (dependiendo de la elección
del usuario) del renglón actualmente seleccionado.Esta opciónes
desplegada en las pantallas que manejen renglones (Ej.:
comprobantes, tarifa de I.S.L.R.). Para ejecutar esta función
desde el teclado, presione la combinación de teclas Ctrl+Ins.
Eliminar renglón: Esta función prepara la ventana activa para
eliminar un renglón siempre y cuando dicha ventana sea un
proceso que maneja renglones (Ej.: comprobantes, tarifa de
I.S.L.R). Antes de activar esta función debe hacer clic en el
renglón a eliminar. Para ejecutar esta función desde el teclado,
presione las teclas Ctrl + Del.

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