Manual de-procesos-y-procedimientos-final

PROPUESTA FINAL COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y ORGANIZACIONAL
PLAN DE TRABAJO
2015
[MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS]

Región Administrativa y de Planeación Especial
RAPE – Región Central
Código: MP – SIG- 01
Manual de procesos y procedimientos Versión:
Proceso: Administración del Sistema Integrado
de Gestión
Fecha de aprobación:
Manual de procesos y procedimientos Responsable:
1
TABLA DE CONTENIDO
1 PRESENTACIÓN............................................................................................................................ 2
2 OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.......................................................................... 3
2.1 Objetivo General ................................................................................................................. 3
2.2 Objetivos Específicos........................................................................................................... 3
2.3 Alcance y campo de aplicación ........................................................................................... 3
3 GENERALIDADES.......................................................................................................................... 4
3.1 Estructura General .............................................................................................................. 4
3.2 Estructura Funcional RAPE-Región Central ........................................................................ 5
3.3 Misión.................................................................................................................................. 6
3.4 Visión................................................................................................................................... 6
3.5 Líneas estratégicas .............................................................................................................. 6
4 MARCO LEGAL Y NORMATIVO .................................................................................................... 7
5 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................... 8
5.1.1 Procesos Estratégicos.................................................................................................. 8
5.1.2 Procesos Misionales.................................................................................................... 8
5.1.3 Procesos de Apoyo...................................................................................................... 9
5.1.4 Procesos de Evaluación / Control................................................................................ 9
6 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ........................................................... 10
6.1.1 Índice de procesos y procedimientos........................................................................ 10
6.2 Caracterización de procesos ............................................................................................. 13
6.3 Caracterización de procedimientos................................................................................... 14
6.4 Identificación y codificación.............................................................................................. 15
6.5 Simbología utilizada en la diagramación de procesos ...................................................... 16
7 SOCIALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN............................................................................................... 17

de Gestión
2
1 PRESENTACIÓN
El presente manual de procesos y procedimientos de la RAPE – Región Central muestra de manera
general el sistema de operación de la entidad mediante el enfoque sistémico fomentando el
desarrollo organización y el mejoramiento continuo para el cumplimiento de la misión
institucional.
El manual de procesos y procedimientos es una herramienta gerencial que permite que la RAPE-
Región Central integre una serie de acciones que permiten desarrollar las actividades y tareas
propuestas de una manera organizada con el fin de agilizar su desarrollo y lograr incrementar la
calidad de la prestación del servicio.

de Gestión
3
2 OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
2.1 Objetivo General
El presente manual de procesos y procedimientos tiene como objetivo principal dar a conocer los
procesos de la RAPE-Región Central, su conformación e integración, los cuales cuentan con la
estructura e interacción entre las mismas con el fin de generar un fortalecimiento del Sistema de
gestión de Calidad.
2.2 Objetivos Específicos
- Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema de Gestión de Calidad
- Establecer el mapa de procesos y su organización, clasificación e interacción de los
procesos que la conforman.
- Establecer los procedimientos que conforman cada uno de los procesos
2.3 Alcance y campo de aplicación
El manual de procesos y procedimientos esta dirigido a todos los colaboradores de la RAPE-Región
Central, con el fin de entregar a la entidad una herramienta de trabajo que permita el desarrollo y
cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y visión institucional, por medio de la descripción del
modelo de operación por procesos.

de Gestión
4
3 GENERALIDADES
3.1 Estructura General

de Gestión
5
3.2 Estructura Funcional RAPE-Región Central
- Control Interno de
Gestión
- Asesoría Jurídica
- Comunicación y
Participación
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Dirección Corporativa Dirección de Planificación, Gestión y
Ejecución de Proyectos
- Planeación
(presupuesto;
Proyectos de
Inversión; Planes
Institucionales;
Seguimiento a la
gestión)
- SGC
- Área de Control Interno Disciplinario
- Área Financiera (presupuesto, contabilidad y
tesorería)
- Área Administrativa (Almacén, Adquisición de
bienes y servicios, Mantenimiento y Servicios
Generales, Contratación, Archivo y Gestión
documental, Atención al ciudadano PQRS y
correspondencia)
- Área de Talento Humano (Adm. de personal, hojas
de vida, nomina, salud ocupacional, bienestar y
capacitación.
- Soporte Tecnológico
- Sustentabilidad Ecosistémica y
Manejo de Riesgos
- Soberanía, Seguridad Alimentaria y
Economía Rural
- Infraestructura, Logística y Servicios
Públicos
- Competitividad y Proyección
Internacional
- Gobernanza y Buen Gobierno
Oficina Asesora de
Planeación Institucional

de Gestión
6
3.3 Misión
Garantizar la ejecución de planes y programas de desarrollo integral y la prestación
oportuna y eficiente de los servicios a su cargo, así como el desarrollo económico y social,
la inversión, la competitividad del territorio objeto de su competencia y el bienestar de
sus habitantes.
(Artículo 5° del Acuerdo 001 de 2014)
3.4 Visión
En el año 2030 la RAPE - Región Central será reconocida a nivel nacional e
internacional como la Región Administrativa y de Planeación Especial líder
en la planeación y ejecución de planes, programas y proyectos de desarrollo
económico, social y ambiental, permitiendo incrementar la inversión y
competitividad de la región y caracterizándose por prestar un servicio con
calidad, oportunidad y eficiencia.
3.5 Líneas estratégicas
De acuerdo con lo establecido por la RAPE –Región Central, los siguientes cinco numerales se
conforman como las líneas estratégicas:
1. Gobernanza y Buen Gobierno
2. Sustentabilidad ecosistémica y manejo de
riesgos
3. Infraestructuras de transporte, logistica y
servicios pùblicos
4. Competitividad y proyeccion internacional
5. Soberania-seguridad alimentaria y economía
rural

de Gestión
7
4 MARCO LEGAL Y NORMATIVO
 Constitución Política de Colombia de 1991
 Ley 87 de 1993 “por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”
 Ley 872 de 2003 “por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadores de servicios”
 Ley 962 de 2005” por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativo de los organismos y las entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestación servicios públicos”
 Decreto 2145 de 1999 “por el cual se dictan normas sobre Sistema Nacional de Control
Interno de las Entidades u organismos de la administración publica del orden nacional y
territorial y se dictan otras disposiciones”
 Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control
Internos de las entidades y organismos del Estado”
 Decreto 4110 de 2004” por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública”
 Acuerdo 01 de 2014 “Por el cual se adoptan los Estatutos Internos de la región
Administrativa y de Planeación Especial denominada RAPE-región Central.

de Gestión
8
5 MAPA DE PROCESOS
El modelo de operación por procesos de la RAPE-región Central integra cuatro tipos de macro
procesos que conforman el enfoque sistémico como se muestra a continuación
5.1.1 Procesos Estratégicos
Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos,
provisión de comunicación y revisiones por la dirección. Entre ellos están:
 Direccionamiento Estratégico: Direccionar la gestión de la entidad mediante la
elaboración, aprobación, coordinación y seguimiento de planes, programas y proyectos
para guiar el destino estratégico de RAPE – Región Central que contribuya al desarrollo
social, económico, físico y sostenible del región en forma efectiva y eficaz de acuerdo con
las estrategias de desarrollo socioeconómico y en armonía con el medio ambiente.
 Administración del Sistema Integrado de Gestión. Mantener el funcionamiento y
operatividad del sistema integrado de gestión para mejorar continuamente los procesos y
contribuir al cumplimiento de competencias, políticas y objetivos institucionales.
 Comunicación Estratégica. Divulgar en forma clara, oportuna y veraz a través de las
herramientas de comunicación internas y externas la información generada por las
políticas, planes, programas y proyectos que desarrollo o gestione la RAPE – Región
Central.
5.1.2 Procesos Misionales
Incluyen los procesos generadores de los productos y servicios que desarrollan la misión
institucional. Ellos son:
 Planificación del Territorio. Determinar los instrumentos de planificación con los cuales
la RAPE - Región Central orientara sus acciones encaminadas a lograr el desarrollo
económico y social, la inversión y la competitividad del territorio.
 Gestión de Proyectos Estratégicos. Gestionar la implementación de los proyectos
viabilizados y priorizados en el proceso de planificación en el territorio que satisfagan el
logro del objetivo misional de la entidad.

de Gestión
9
5.1.3 Procesos de Apoyo
Incluyen los orientados a brindar los recursos requeridos por los demás procesos, dependencias y
funcionarios para el desarrollo de la gestión y la obtención de los servicios, productos o resultados.
Están conformados por:
 Gestión Jurídica. Asesorar jurídicamente con unidad de criterio a la Dirección Ejecutiva y a
las demás dependencias de la RAPE – Región Central, en forma eficaz, oportuna y definida,
a través de la debida intervención en las acciones judiciales y administrativas para
asegurar la defensa de los intereses de la entidad buscando decisiones en derecho.
 Gestión Administrativa. Administrar los recursos de la entidad de manera eficiente, eficaz,
efectiva y transparente, de modo que apoyen el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
 Gestión Financiera. Administrar los recursos financieros de la RAPE – Región Central con
criterios de oportunidad y transparencia.
 Gestión del Talento Humano. Administrar el Talento Humano mediante la definición e
implementación de políticas, planes y programas que aseguren el desarrollo integral de los
servidores durante su ingreso, permanencia y retiro, para garantizar a la entidad el logro
de las metas propuestas.
 Gestión Contractual. Proveer bienes y servicios con transparencia, eficacia, eficiencia y
sostenibilidad, mediante la gestión efectiva de la contratación para cumplir con el plan de
compras.
 Soporte Tecnológico. Gestionar los servicios de tecnologías de la información y
comunicaciones que contribuyan al logro del objetivo y funciones de la RAPE – Región
Central.
5.1.4 Procesos de Evaluación / Control
Están conformados por los procedimientos aplicables para ejercer el control interno y el
mejoramiento continuo.
 Evaluación independiente. Determinar el cumplimiento de los procesos, actividades
operaciones y resultados de la Entidad mediante la verificación y evaluación de forma
independiente, sistemática y permanente del sistema de control interno, generando

de Gestión
10
oportunidades de mejoramiento que apoyen al logro de los objetivos y metas de la RAPE –
Región Central.
6 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Con los procesos definidos, se realizó la identificación de las actividades que se desarrollan de
manera que se pueda estructurar los respectivos procedimientos que permitan la estandarización
del actuar de la entidad para el cumplimiento de la misión institucional.
6.1.1 Índice de procesos y procedimientos
El manual de procesos y procedimientos se encuentra conformado por 62 procedimientos,
distribuidos de la siguiente manera

de Gestión
11
MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIGO
Procesos
estratégicos
Direccionamiento
Estratégico
Formulación y seguimiento plan
estratégico
PRC-DE-01
Elaboración del Plan Operativo
Anual de Inversiones
PRC-DE-02
Formulación, actualización y
seguimiento de proyectos de
inversión
PRC-DE-03
Anteproyecto de presupuesto PRC-DE-04
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Elaboración y control de
documentos
PRC-SIG-01
Control de Registros PRC-SIG-02
Acciones preventivas,
correctivas y de mejora
PRC-SIG-03
Productor y/o servicio no
conforme
PRC-SIG-04
Comunicación
estratégica
Comunicación organización PRC-CE-01
Conformación del plan de
comunicaciones
PRC-CE-02
Manejo de la información
publica
PRC-CE-03
Procesos
Misionales
Planificación del
territorio
Caracterización del sector y
líneas temáticas
PRC-PT-01
Elaboración y actualización del
Plan Estratégico Regional
PRC-PT-02
Identificación de actores
estratégicos
PRC-PT-03
Seguimiento Plan Estratégico
Regional
PRC-PT-04
Gestión de
proyectos
estratégicos
Formulación de proyectos
estratégicos
PRC-GPE-01
Ejecución y seguimiento de
proyectos estratégicos
PRC-GPE-02
Procesos de
Apoyo
Gestión jurídica
Atención a requerimientos
jurídicos
PRC-GJ-01
Gestión de actos
administrativos
PRC-GJ-02
Prevención del daño antijurídico PRC-GJ-03
Representación judicial,
extrajudicial y administrativa
PRC-GJ-04
Gestión
Administrativa
Gestión de atención al
ciudadano
PRC-GA-01

de Gestión
12
Recepción, tramite y respuesta
de PQRSD
PRC-GA-02
Actualización de la tabla de
retención documental
PRC-GA-03
Gestión de consulta y préstamo
de documentos
PRC-GA-04
Organización de los
documentos en el archivo de
gestión
PRC-GA-05
Tramite de comunicaciones
oficiales
PRC-GA-06
Transferencias documentales PRC-GA-07
Administración de activos fijos PRC-GA-08
Gestión de servicios públicos,
privados y arriendos
PRC-GA-09
Mantenimiento de bienes
muebles e inmuebles
PRC-GA-10
Gestión de inventarios PRC-GA-11
Gestión
Financiera
Administración de ingresos PRC-GF-01
Administración del programa
anual mensualizado de caja
PRC-GF-02
Administración y manejo de
caja menor
PRC-GF-03
Cumplimiento de obligaciones
tributarias
PRC-GF-04
Distribución, asignación y
ejecución presupuestal
PRC-GF-05
Generación, aprobación de los
estados contables y
presentación de informes
PRC-GF-06
Pago de cuentas por pagar y
obligaciones
PRC-GF-07
Registro contable cuenta de
almacén
PRC-GF-08
Generación, archivo y custodia
de libros oficiales contables
PRC-GF-09
Gestión de
Talento Humano
Actualización de manual de
funciones
PRC-GTH-01
Comisiones de servicios y/o
desplazamiento
PRC-GTH-02
Desvinculación de personal PRC-GTH-03

de Gestión
13
Liquidación de nomina PRC-GTH-04
Salud ocupacional y seguridad
en el trabajo
PRC-GTH-05
Situaciones administrativas del
talento humano
PRC-GTH-06
Vinculación de talento humano PRC-GTH-07
Bienestar social e incentivos PRC-GTH-08
Gestión
Contractual
Concurso de méritos PRC-GC-01
Contratación directa de
prestación de servicios
PRC-GC-02
Convenios interadministrativos PRC-GC-03
Elaboración, consolidación y
administración del plan anual
de compras
PRC-GC-04
Licitación publica PRC-GC-05
Mínima cuantía PRC-GC-06
Seguimiento a la ejecución del
contrato
PRC-GC-07
Selección abreviada de subasta
inversa
PRC-GC-08
Soporte
Tecnológico
Actualización del plan
estratégico de comunicaciones
TICS
PRC-ST-01
Seguridad de la información PRC-ST-02
Soporte de mantenimiento PRC-ST-03
Soporte técnico PRC-ST-04
Proceso de
evaluación y
control
Evaluación
Independiente
Auditoria interna PRC-EI-01
Control de indicadores PRC-EI-02
Seguimiento y control a la
gestión
PRC-EI-03
Anexos al presente documento se encuentran las caracterizaciones de cada uno de los procesos y
los procedimientos que corresponde a cada uno.
6.2 Caracterización de procesos
Se realizó la caracterización de cada uno de los procesos con una representación gráfica y
mediante un formato estandarizado que permite identificar de una manera dinámica y lógica la
secuencia de trabajo de la RAPE-región Central. La caracterización permite identificar los
proveedores, entradas, actividades, salidas, clientes, como se muestra a continuación.

de Gestión
14
6.3 Caracterización de procedimientos
La caracterización de procedimientos describe las fases o etapas para el desarrollo del proceso y
en el cual se describen el objetivo, el alcance y las actividades a desarrollar en el proceso para el
cumplimiento del objetivo.
Código:
Proceso: ------ Fecha de aprobación:
Manual de procesos y procedimientos
Procedimiento: --------
Responsable:
Control de Cambios
Actualización a la Actualización realizada Fecha de emisión

de Gestión
15
Versión No.
0 Procedimiento Inicial La fecha en la que se
elabora el procedimiento
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
4. NORMATIVIDAD RELACIONADA:
5. ASPECTOS RELEVANTES:
6. ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1
2
3
7 CONTROLES
8 ANEXOS:
9 DIAGRAMA DE FLUJO
6.4 Identificación y codificación
Los documentos se pueden identificar por el nombre y/o código.
Para aquellos documentos donde se determine que se requiere la asignación de un
código, serán las dependencias responsables las que soliciten a la Oficina Asesora de
Planeación la asignación del mismo. La codificación de los documentos es alfanumérica,
conformada por tres partes separadas por un guion (-).
a. Se identifica el tipo de documentos del Sistema de Gestión de Calidad
b. Se identifica el proceso
c. Se identifica el número consecutivo para cada tipo de documento en la
dependencia respectiva

de Gestión
16
Ejemplo (CAR-DE-01)
Código Descripción
MC Manual de calidad
MP Manual de procesos y procedimientos
CAR Caracterización de procesos
DE Proceso de Direccionamiento Estratégica
SIG Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión
CE Proceso de Comunicación Estratégica
PT Proceso de Planificación del Territorio
PGE Proceso de Gestión de Proyectos Estratégicos
GJ Proceso de Gestión Jurídica
GA Proceso de Gestión Administrativa
GF Proceso de Gestión Financiera
GTH Proceso de Gestión del Talento Humano
GC Proceso de Gestión Contractual
GST Proceso de Soporte Tecnológico
EI Proceso de Evaluación Independiente
FOR Formato
PRC Procedimiento
DOC Documento
POL Política
6.5 Simbología utilizada en la diagramación de procesos
Inicio y fin del procedimiento
Actividad
Actividad de control

de Gestión
17
Actividad de decisión
Une la actividad que se encuentra en otra
parte del diagrama
Documento
Indicador de continuidad
7 SOCIALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN
La RAPE-región Central debe garantizar la socialización y divulgación de los procesos y
procedimientos contenidos en el presente manual. Los responsables de proceso deben difundir,
divulgar y capacitar a su equipo de trabajo sobre la información relacionada con el Sistema
Integrado de Gestión.
Control de Cambios
Actualización a la
Versión No.
Actualización realizada Fecha de emisión

de Gestión
18
0 Procedimiento Inicial
La fecha en la que se
elabora el
procedimiento

Manual de-procesos-y-procedimientos-final

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