Manual drive

1 Unidad de Innovación Docente
Centro de Recursos Digitales
Unidad de Innovación Docente
Curso de Google Drive
1. Cuenta de usuario en Google
2. Google Drive
• Introducción
• Acciones principales
• Vistas de los elementos
• Aplicación de Google Drive para PC
• Gestión de contenidos en Google Drive
• Colaboraciones
• Revisiones
• Comentarios
3. Formularios de Google Drive
• Edición de formularios
• Gestionar formularios

1. Cuenta de usuario en Google
Para poder comenzar a utilizar las herramientas de Google Drive es necesario tener una
cuenta de Google creada.
Para crear una cuenta pulsaremos el botón Iniciar sesión en la pantalla inicial de Google
en: http://www.google.com
Ahora pulsaremos el botón Crear cuenta
Y ahora rellenaremos los datos que nos piden. Nos va a hacer falta introducir el teléfono
móvil para confirmar nuestra cuenta, y además podremos usarlo más tarde con una doble
política de seguridad.
No tenemos que preocuparnos por aportar nuestro número de móvil porque Google no
nos va a enviar ningún tipo de información al teléfono.
Una vez pulsemos el botón Paso siguiente.
La cuenta estará definitivamente creada.
Una vez tenemos la cuenta creada podemos hacer uso de todas las aplicaciones de Google
que requieren de autenticación.

2. Google Drive
Es un servicio de Google que sustituye a Google Docs, incluyendo varias de sus
funcionalidades.
Para hacer uso del servicio es necesario disponer de una cuenta de Google.
Google drive nos permite almacenar ficheros para que estén disponibles desde cualquier
PC o dispositivo móvil en cualquier parte. De esta manera si actualizamos un archivo desde
cualquier lugar esta actualización será visible en todos los demás dispositivos desde donde
accedamos a nuestra cuenta de Google, y esto se realiza de manera transparente para el
usuario.
Actualmente Google Drive nos permite almacenar gratuitamente hasta 15 GB de datos,
con opción a ampliar espacio previo pago.
También nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y
formularios, es decir los contenidos que antes se generaban con Google Docs, que serán
almacenados directamente en Google Drive por lo que podremos acceder a ellos desde
cualquier sitio con cualquier dispositivo móvil o PC.
Esta funcionalidad es muy útil y nos permite disponer de nuestros archivos desde cualquier
PC o dispositivo móvil, de esta manera no vamos a depender de tener un PC in situ con
dichos archivos, y además con programas adecuados para la gestión de documentos, hojas
de cálculo, de presentaciones. De esta manera para trabajar con nuestros archivos tan solo
necesitaremos un navegador y una conexión a internet.
Podemos compartir carpetas y archivos, y demás contenidos que antes se generaban por
Google Docs con otros usuarios de Google, evitando de esta manera tener que usar el
correo electrónico, u otros métodos más rudimentarios, para estar enviando y recibiendo
ficheros entre diferentes personas.
La funcionalidad más interesante que permite la compartición de archivos es que todos los
usuarios que tengan un mismo archivo podrán editarlo a la vez, y todos verán los cambios
que están realizando los demás en su propia pantalla mientras se tiene el documento
abierto. Como los archivos que se están editando en Google Drive no necesitan ser
almacenados cada vez que hay un cambio, sino que se almacenan automáticamente cada
vez que se detecta un cambio, el más mínimo cambio en el archivo es almacenado y se
refleja en todas las pantallas de los usuarios que tengan abierto el mismo documento.
Google Drive guardará un historial perpetuo de revisiones de los documentos, hojas de
cálculo y presentaciones que generemos con él, esto quiere decir que cada.
En el caso que generemos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de manera
colaborativa con otras personas Google Drive permite trabajar en dichos archivos de forma
única, si tener que estar manejando varias copias del archivo.
Para acceder a Google Drive iremos a la dirección:

http://drive.google.com
Y nos autenticaremos con nuestra cuenta de Google.
Al entrar veremos una pantalla de este tipo:
Desde aquí tenemos acceso a la estructura de ficheros que tenemos en nuestra cuenta de
Google Drive, que estará formada por una serie de archivos de varios tipos así como de
carpetas, así como a la gestión de dichos elementos.
Acciones principales
Las acciones principales que se pueden realizar en Google Drive son:
• Acceder a los ficheros: Para acceder a los ficheros pulsaremos directamente sobre
ellos.
Una vez que estemos trabajando sobre un elemento, es decir, editándolo, sea un
documento, hoja de cálculo demás, Google Drive no hace necesario almacenar el
elemento cada cierto tiempo, Google Drive se encarga de hacerlo cada vez que se le
hace una modificación al elemento. Esta manera de trabajar da la posibilidad de
trabajar de manera colaborativa en el mismo archivo a varios usuarios, eso lo
veremos más adelante.
• Utilizar el buscador: Existe un buscador de elementos que podemos usar de
manera análoga a como usamos el buscador principal de Google, la única diferencia
es que los resultados solamente serán elementos que estén en nuestro Google
Drive.
• Crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios: Para crear
cualquiera de los tipo de fichero que se pueden crear usaremos el botón Crear.

Y pulsaremos sobre el tipo de elemento que queremos crear. Más adelante veremos
la creación de formularios.
Una vez que creamos un elemento desde aquí, se nos abrirá una ventana de edición
desde donde podremos trabajar con el elemento creado.
Una vez terminada la edición, o en cualquier momento podemos volver a la
pantalla principal de Google Drive pulsando el icono que describe el tipo de
elemento que estamos editando, y que aparece en la esquina superior izquierda de la
ventana de edición de elementos.
En cada cambio que realizamos efectivamente vemos que el guardado es
automático porque vemos un texto que nos lo indica:
Si pulsamos Conectar más aplicaciones tendremos acceso a una infinidad de
aplicaciones con la que crear tipo de documentos de variado tipo.
• Subir ficheros o carpetas: Para subir un elemento desde nuestro equipo a Google
Drive pulsaremos sobre el botón:
Y pulsaremos de nuevo sobre Archivos o Carpeta según sea lo que queramos subir,
se nos abrirá una ventana de exploración y seleccionaremos el elemento que
queramos subir.

• Crear nueva carpeta: Para ello pulsaremos el botón:
Evidentemente una vez que creemos cualquier elemento o subamos cualquier carpeta o
archivo estos estarán disponibles inmediatamente en cualquier dispositivo o PC desde el
que accedamos a nuestra cuenta de Google Drive.
Vistas de los elementos
Podemos ver el conjunto de los elementos de nuestro espacio de Google Drive de varias
maneras:
• Compartido conmigo: Listado de los elementos que otros usuarios tienen
compartido conmigo.
• Destacados: Listado de los elementos que han sido marcados como destacados a
través de la opción Marcar como destacado dentro de Más, o a través del botón:
• Reciente: Listado de los elementos accedidos más recientemente. Esta vista no
está organizada por carpetas, sino exclusivamente por la fecha de últimos accesos
recientes sobre el conjunto de todos los elementos.
• Actividad: Lista las actualizaciones que se van realizando en tiempo real de todo lo
que modifiquemos nosotros, de otras personas que tengan acceso a nuestros
elementos, o de las modificaciones que hagamos nosotros sobre elementos
compartidos de otras personas.
• Sin conexión: Esta opción no la vamos a ver.
• Papelera: Lista los elementos que han sido eliminados.
• Propietario, tipo, más: Esta opción nos permite filtrar todos los elementos a
través de diferentes criterios:
o Soy propietario.
o No soy propietario.

o Cada uno de los posibles tipos de elementos.
o Visibilidad.
o Abierto por mí.
Esta opción a medida que se van escogiendo filtros, va añadiendo dichos filtros al
buscador, podemos añadir más de un filtro o eliminar los que ya están
seleccionados. El listado se irá actualizando a medida que se vayan añadiendo
dichos filtros:
Aplicación de Google Drive para PC
Para conectar una carpeta de nuestro PC directamente a Google Drive podremos
descargarnos una aplicación pulsando en:
Esto es útil en el caso que tengamos mucho trasiego de ficheros del PC a nuestro espacio
en Google Drive.
En caso que hagamos poco uso de los elementos almacenador en Google Drive no se hace
necesario el uso de esta aplicación. Pero si hacemos un uso importante de dichos recursos
seguramente nos resultará mucho más cómodo tener un acceso a todos los elementos de
nuestra cuenta de Google Drive directamente en una carpeta de nuestro sistema, y así nos
evitamos tener que estar accediendo al navegador cada vez que queramos utilizar alguno de
estos recursos.
Es evidente que cuando modifiquemos un elemento en nuestra carpeta asociada a Google
Drive, esta modificación se verá de manera inmediata a través de cualquier sitio desde
donde entremos a nuestra cuenta.
Es posible tener instalada esta aplicación en varios PCs y no solo en uno. De esta manera
cada vez que se realice un cambio dicho cambio provocará una actualización de los
elementos modificados en todos los PCs donde esté instalado este software.
La aplicación se puede descargar desde:
https://tools.google.com/dlpage/drive

Una vez instalada la abrimos y tendremos que insertar los datos de nuestra cuenta de
Google.
Insertamos nuestro usuario y contraseña:
Y nos informa que será creada una carpeta en nuestro equipo.
Cuando aparezca la siguiente pantalla, no pulsar Iniciar sincronización hasta seleccionar
la carpeta adecuada en Configuración avanzada.

Nos informa que nuestros archivos se van a sincronizar con nuestra unidad en Google
Drive, pero… ¿Qué archivos?. Por defecto y si no decimos lo contrario nos va a
sincronizar la carpeta Mis documentos. Si por cualquier motivo no deseamos que sea esa
carpeta la que este sincronizada con nuestro Google Drive pulsaremos en Configuración
avanzada:
En Ubicación de carpeta seleccionamos que carpeta queremos sincronizar con Google
Drive.
En Opciones de sincronización seleccionamos para el equipo donde estemos instalando
la aplicación qué carpetas de las que están en nuestro Google Drive queremos sincronizar
con nuestro PC. Es decir, si en la opción anterior Ubicación de carpeta vamos a
seleccionar qué carpeta de nuestro PC va a ser sincronizada con nuestro espacio Google
Drive, ahora en esta opción vamos a elegir que carpetas de las que ya existen en nuestro
espacio de Google Drive, en la nube, van a ser sincronizadas, para aparecer así en nuestra
carpeta de nuestro PC.
Esto es útil porque igual en un PC nos interesa que no se descarguen ciertas carpetas de
Google Drive, e igual en otro sí. Por ejemplo, en el PC del trabajo queremos tener sólo
cosas del trabajo, y en casa sólo cosas de andar de casa.

Una vez configurado todo adecuadamente pulsaremos en Iniciar sincronización y lo que
haya en nuestra carpeta subirá a nuestra unidad Google Drive, y lo que hubiera en la unidad
bajará a nuestra carpeta, e igual con las carpetas que hubiéramos seleccionado de Google
Drive.
A partir de ahora cualquier cambio que hagamos en un archivo en un sitio se reflejará en el
otro. Aquí se incluyen las eliminaciones de archivo. ¡Cuidado con esto!. Si eliminamos un
archivo en un sitio será eliminado de todos los demás.
Si en algún momento deseamos que nuestra carpeta del PC no continúe sincronizándose
podemos desactivar la sincronización desde su icono de programa pulsando con el botón
derecho del ratón:
Y ahora pulsamos No sincronizar, en cualquier momento podemos deshacer esta opción
y continuar sincronizando con Continuar sincronización.
Gestión de contenidos en Google Drive
Los elementos disponibles en Google Drive se muestran en un listado donde vemos un
icono representativo de su tipo, su nombre, y dos columnas con datos: Su propietario
(Recordemos que podemos estar viendo elementos compartidos por otros usuarios) y en
una última columna la fecha de su última modificación.
Con todos estos elementos podremos realizar varias acciones en general:
• Ordenación y selección de criterio en las dos últimas columnas: Pulsando en
el botón PROPIETARIO o en el botón ÚLTIMA MODIFICACIÓN, se
ordenará por ese criterio, pero si pulsamos en la lista desplegable asociada a las dos
últimas columnas se puede cambiar el criterio de ordenación, esto también se puede

realizar desde el botón Ordenar.
Podremos ordenarlo por propietario, ultima modificación mía, últimos abiertos por
mí, y por espacio utilizado.
• Cambiar a lista, cambiar a cuadricula: Pulsando en estos botones cambiaremos
la vista de los elementos a lista o cuadricula según nos convenga.
Y en particular podemos seleccionar uno, varios o todos los elementos marcando las
casillas que preceden a cada uno, y realizar sobre los elegidos varias acciones:
• Compartir: Pulsando en el botón:
Se pueden compartir todo tipo de elementos, y vemos la siguiente ventana:
Podemos seleccionar la dirección del documento a compartir y distribuirla vía
Gmail, Facebok, Twitter o Google+. Y seleccionaremos quién tiene acceso al

elemento pulsando en Cambiar:
Se puede compartir un elemento de manera pública, con lo que aparecerá en el
buscador de Google, a cualquier persona que reciba el enlace, de estas dos maneras
se puede acceder al documento sin iniciar sesión en Google.
Si lo compartimos de manera privada solo se podrá consultar el elemento
autenticándose en Google y solo podrán verlos aquellas personas que hayan sido
invitadas a través de su correo electrónico de Google. Estas invitaciones podemos
realizarlas desde el cuadro de texto de la ventana Configuración para compartir:
Una vez que hayamos añadido correos electrónicos de las personas que queramos
invitar a acceder al documento hay que seleccionar que tipo de acceso va a tener
dicha persona:
Los permisos serán de edición, de comentario y de acceso para simplemente ver el
elemento.
Antes de guardar la configuración de compartición debemos seleccionar si
queremos mandar una notificación vía email a las personar con las que hemos
compartido el documento. Si no lo hacemos estas personas no serán conscientes de
dicha compartición hasta que vean el elemento cuando entren en su Google Drive,

y esto puede no ser evidente si la estructura de carpetas del espacio Google Drive
es complejo, o si es que hay muchos archivos en dicho espacio. Así que es
conveniente realizar la notificación vía email.
Una vez realizada la compartición si volvemos a elegir la opción de compartir este
elemento veremos un listado como el siguiente:
Desde el que podemos cambiar el tipo de acceso general al documento, y en
particular a cada uno de los personas que hayamos invitado previamente. E incluso
eliminar dicha compartición pulsando el botón X:
• Eliminar: Haciendo uso de este botón eliminamos cualquier elemento
seleccionado.
• Mover a: Los elementos seleccionados se moverán a la carpeta especificada con
este botón:
• Vista previa: En elementos que no son carpetas muestra una ventana emergente
de previsualización de contenido. Desde esta ventana no se puede modificar el
contenido.
• Más: En esta botón se nos abren más opciones, de las que solo veremos algunas, y
otras ya las hemos visto:

• Abrir: Es lo mismo que pulsar encima de cada elemento, si es un
archivo o documento lo abre, si es una carpeta entra en ella.
• Añadir estrella: Es lo mismo que pulsar sobre el icono estrella:
Que aparece delante de cada elemento, si esta activado veremos ese
elemento en la sección Destacados.
• Detalles: Nos muestra una posible vista previa del documento y toda la
información asociada a él de una sola vez, así como acceso a la edición
de varias propiedades del elemento:

• No mostrar en la lista de actividad: Si lo activamos el elemento
seleccionado no aparecerá en la sección Actividad. Esto es útil si por
alguna causa no queremos que esa información se muestre en
Actividad.
• Cambiar nombre: Cambia el nombre del elemento.
• Marcar como no visualizado: Si lo activamos el nombre del elemento
aparece en negrita en la lista de elementos destacado sobre los demás.
• Crear una copia: Crea una copia idéntica al elemento pero con otro
nombre. Esto es muy útil a la hora de replicar formularios.
• Descargar: Permite descargarse el elemento.

Colaboraciones
Cuando hablamos de colaboraciones nos referimos a que varias personas que disfrutan del
acceso un archivo compartido realizan ediciones del archivo, dicha edición puede ser en
diferentes momentos, o incluso en el mismo momento, esto ocurre en
Las colaboraciones en Google Drive son una herramienta utilísima para realizar trabajo en
grupo sobre el mismo material. Google Drive soluciona el clásico problema de acceso
simultáneo, es decir, de varios usuarios a la vez, a un mismo archivo para su edición.
Editar un archivo de manera simultánea por varios usuarios es una fuente clásica de
problemas de consistencia en los datos, que ocurre porque, por lo general, cuando se hace
esto el gestor de archivos crea una copia del archivo para cada usuario, para que este trabaje
de forma exclusiva con dicha copia, después cada usuario guarda la copia que ha editado, y
el editor se las tiene que ingeniar para mezclar los cambios que varios usuarios han hecho
en las copias del archivo original, a veces es posible mezclar bien los cambios, y a veces no
lo es. Google Drive resuelve esta problemática.
Por ejemplo, imaginemos, en un entorno clásico diferente a Google Drive, que dos
usuarios a la vez están sumando un párrafo cada uno al texto de un mismo archivo, cada
usuario estaría trabajando con una copia del archivo original, al almacenar los dos usuarios
los cambios, el editor ahora debe mezclar esos cambios realizados por los dos usuarios,
desde sus dos copias de ficheros hacía el documento original, y en este caso podría
simplemente añadir dichos dos párrafos al final del documento y no sería muy
problemático, y el contenido del archivo podría quedar consistente, pero, ¿qué ocurriría si
uno de los dos usuarios que esta accediendo al texto borra un párrafo y el otro usuario
borra el otro y los dos guardan el archivo?. En este caso el editor del archivo no debería
saber qué hacer, tras haber guardado los usuarios el archivo, porque a uno le falta un
párrafo, y al otro le falta otro diferente. ¿Qué decisión debe tomar aquí el editor?
Lo más razonable sería almacenar dos copias del archivo e informar que hay un problema
de consistencia, o de sincronización, esto ocurre a veces en Dropbox, cuando se edita un
mismo archivo por varias personas, bajo ciertas circunstancias.
La conclusión es que hay casos en que se puede resolver la consistencia de los datos
respecto a cambios generados por varios usuarios, y casos que no. Este es el problema
clásico de acceso concurrente a un mismo recurso para su edición.
Pero este problema en Google Drive no ocurre, debido a que, como hemos comentado
antes, Google Drive almacena cada cambio en el fichero de manera instantánea, de esta
manera podemos afirmar que no es que estemos modificando cada uno en su PC una copia
del fichero, y que al acabar cada uno la va a almacenar, y el editor las va a intentar
mezclar… Sino que virtualmente todas las personas que estén modificando un archivo
compartido están modificando directamente el archivo original, como si de una pizarra
compartida se tratara, de ese modo cualquier mínimo cambio en el contenido de un archivo

es visto automáticamente por todos los demás usuarios en su pantalla. De esta manera se
evitan los problemas de concurrencia en la edición de archivos.
Esta funcionalidad es muy útil a la hora de trabajar varias personas simultáneamente en un
mismo fichero, y cuando se dice simultáneamente es en el sentido más completo de la
palabra.
¿Y por qué es tan útil? Pues porque varias personas pueden editar un mismo archivo como
si estuvieran en una mesa, con un folio y varios lápices y gomas, y pudieran escribir todos a
la vez y a la vez borrar lo que quisieran.
Si a eso le sumamos que actualmente es muy sencillo establecer una comunicación oral y
visual, sea con Skype, con Google Hangouts, o herramientas similares, tenemos finalmente
la posibilidad de trabajar en archivos de documentos, hojas de cálculo, y presentaciones, de
manera absolutamente simultánea con otros usuarios.
Bien, para trabajar de manera colaborativa dentro de un archivo es tan simple como que
dos personas estén editando a la vez el mismo archivo, para ello es necesario que dichas
personas tengan acceso al mismo archivo, lo cual se habrá conseguido previamente
compartiendo dicho archivo. Y no hay que hacer nada más, para nosotros todo será igual a
la edición normal de un archivo, salvo que si la otra persona realiza cualquier modificación
la vamos a ver inmediatamente y además acompañada de un indicador que nos va a
informar del autor de los cambios que estamos viendo en pantalla.
Editamos cualquier archivo que tengamos compartido, como por ejemplo Listado
colaborativo pulsando sobre él, otro usuario ya esta editando en otro PC este documento
a la vez.
Se abre el documento:

Una vez abierto el documento el entorno de trabajo es el de siempre, pero se observan dos
detalles que delatan la presencia de otro usuario editando a la vez que nosotros el
documento:
El icono con la F indica que otro usuario cuyo nombre empieza por F está editando el
archivo simultáneamente, y el señalador nos va a marcar los cambios que va realizando en
el documento el otro usuario. Si tocamos cualquiera de los dos indicadores nos aparece el
nombre del usuario al que representan.
El otro usuario vera lo mismo en su pantalla, pero con otro color. Y en general veremos
tantos marcadores e indicadores de usuarios de diferente color como usuarios haya
editando el documento a la vez.
Cuando más de un usuario estén trabajando en el mismo archivo también aparece este
botón que si lo pulsamos comenzamos un chat con el resto de usuarios que están editando
el archivo.
A la hora de editar, si nosotros por ejemplo escribimos un párrafo no ocurrirá nada extraño
en nuestra pantalla, pero sí en las de los demás usuarios. Y si estos escriben o hacen alguna
modificación el que lo haga no advertirá nada inusual pero los demás si veremos esos

cambios inmediatamente y acompañados de indicador del color del autor que está
realizando dichos cambios. Incluso si se marca un elemento de la pantalla o del texto por
un usuario, los demás verán esa selección acompañado del indicador del autor.
El uso de la edición de archivos de manera colaborativa, sumado a la gestión de revisiones,
que veremos en el punto siguiente, hacen que trabajar con documentos de Google Drive
sea extremadamente productivo y ordenado en grupos de trabajo.
Revisiones
Tanto los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios permiten la revisión
de sus versiones. Esto quiere decir que en cualquier momento podemos ver cuál era el
estado de un elemento en una fecha anterior previa a una modificación, e incluso podemos
volver al estado en que se encontraba el archivo antes de una modificación.
Se establece un punto de revisión cada vez que se realiza algún cambio en el archivo que se
está editando, ya sea un cambio nuestro o un cambio generado por cualquiera de los
usuarios que tengan acceso al archivo.
Para gestionar las revisiones hay que abrir el elemento en cuestión que se desea revisionar y
en el menú Archivo, y luego Ver historial de revisiones:
Se mostrará esta pequeña ventana:

Se listan las modificaciones que se le han realizado al elemento, si pinchamos sobre
cualquier de ellas que no sea la última modificación, primeramente vemos en pantalla el
elemento tal como estaba en la fecha seleccionada, y además aparece una opción nueva de
Restaurar esta revisión:
Si pulsamos sobre dicha opción el elemento volverá a ese estado.
Esto no significa que las siguientes revisiones a partir de este estado se pierdan, sino que la
revisión seleccionada se añade como una nueva revisión y aparece como la revisión actual.ç
Por defecto vamos a ver las revisiones agrupadas entre aperturas y cierres del fichero, pero
si queremos ver un detalle de todas las modificaciones que se han realizado podemos pulsar
encima de Mostrar revisiones más detalladas:
Si mostrar cambios está activada vamos a ver en pantalla no solo el resultado del cambio
realizado en la revisión seleccionada, sino además, que cambio se ha realizado, y por el
color sabremos también quién es el autor del cambio.
Comentarios
Es posible realizar comentarios en cualquier de los documentos, hojas de cálculo o
presentaciones que tengamos en nuestra unidad de Google Drive.
Dichos comentarios puede realizarlos el dueño de un archivo y cualquiera con quien se
haya compartido dicho archivo, así sí un archivo se ha compartido con más usuarios, un
comentario puede transformarse en un debate en cualquier momento.
Estos comentarios son útiles a la hora de resaltar cualquier elemento de un archivo, para
nosotros mismos o para el resto de usuarios con el que esta compartido el archivo, bien sea
para solicitar una revisión, o para llamar la atención sobre cualquier cuestión asociada a
dicho elemento.
Antes que nada hay que abrir un archivo, ya que los comentarios se hacen dentro de los
archivos, y dado que cada comentario va asociado a un texto, o a una celda, o a un
elemento, primero hay que seleccionar el elemento que se quiere comentar.
Ahora hay dos maneras de crear un comentario.
La primera es abriendo el menú Insertar y pulsamos en Comentario.

De esta manera nos aparece un cuadro donde escribiremos el comentario:
Una vez realizado el comentario y pulsado el botón Comenzar, el elemento que
hubiéramos seleccionado para realizar el comentario aparecerá destacado en amarillo claro,
y el propio comentario aparecerá flotando al lado del archivo.
La otra manera es a través del botón Comentarios:
De esta manera nos aparecen otros dos botones, así como un listado de todos los
comentarios que se han realizado en este archivo:
Desde aquí podemos crear un comentario nuevo asociado al elemento que tenemos
seleccionado pulsando en el botón Comentar:
Y también podemos establecer que notificaciones queremos recibir respecto de los
comentarios pulsando en Notificaciones:

Seleccionaremos Todo, Respuestas para ti, o Nada según queramos. No hay que olvidar
que si hemos compartido un archivo, los usuarios con quien se ha compartido dicho
archivo pueden comentarlo y construir un debate sobre cualquier cuestión sobre un
elemento del archivo, de ahí que existan estas notificaciones.
Una vez que hemos creado algún comentario y siempre que no tengamos seleccionado
ningún elemento con comentarios en el archivo, veremos los comentarios existentes
flotando al lado del archivo, en este caso un documento:
Hay dos comentarios y se corresponden con los textos resaltados en amarillo, Juan García,
y Juan Lozano.
Si pulsamos encima de cualquiera de los dos elementos resaltados también se resaltará su
comentario asociado, facilitándonos la lectura y localización de dicho comentario asociado:
De igual forma al revés seleccionando cada comentario directamente se resaltará el
elemento al que está asociado.
Una vez tengamos seleccionado un comentario podremos:
• Responder: Escribimos algo en la caja de texto que aparece debajo del comentario
y pulsamos el botón Responder:

• Editar: Pulsamos el enlace Editar y rescribimos de nuevo el comentario.
• Eliminar: Pulsando en el enlace Eliminar.
• Resolverlo: Con esta acción, a través del botón Resolver:
Cerramos el debate, o el comentario y desparece de al lado del documento, y el
elemento al que estaba asociado deja de estar marcado como comentado.
Pero el comentario o debate no desaparece, y sigue estando disponible si pulsamos
en el botón Comentarios, donde además vemos un histórico de todos los
comentarios/debates cerrados y abiertos:
Ahora desde este listado de comentarios podemos:
• Reabrir el debate/comentario: Pulsando el enlace reabrir, con lo que el
comentario volverá a flotar al lado del documento, y el elemento asociado
volverá a marcarse como comentado.

• Añadir un comentario nuevo: Al añadir un comentario nuevo, además el
comentario/debate automáticamente se reabrirá.
• Enlace a este comentario: Se genera una cadena URL que podemos
distribuir y que da acceso a este comentario.
Las operaciones de reabrir y resolver también aparecen en el histórico del comentario.

02. Formularios de Google Drive
Los formularios de Google Drive nos permiten crear encuestas online, de manera muy
rápida y sencilla, que luego se distribuyen a un público general, y una vez son realizadas nos
ofrecen sus resultados a través de una hoja de cálculo.
Una vez creado un formulario definiremos a qué hora de cálculo queremos que nos
vuelque los resultados.
Los formularios permiten un trabajo colaborativo, pero no soportan ni comentarios ni
revisión de versiones.
Los formularios permiten un flujo inteligente, es decir, estos formularios pueden diseñarse
para empezar en un punto y acabar en otro, pero también pueden diseñarse para seguir un
flujo que dependa de las respuestas dadas, así según las respuestas podremos hacer que el
formulario continúe por una página o por otra.
Para crear un formulario pulsaremos el botón Crear, y dentro pulsaremos Formulario:
Definiremos el nombre del formulario y el aspecto visual que va a tener de entre la lista que
se nos ofrece:
Una vez creado el formulario veremos lo siguiente:

Edición de formularios
Por defecto vemos que al crear un formulario se añaden algunos elementos por defecto que
nos podrán servir o no para el propósito de nuestro formulario.
Hay que recordar que al igual que ocurre con los documentos, hojas de cálculo y
presentaciones, no es necesario pulsar ningún botón guardar cada cierto tiempo para
almacenar los cambios. Google Drive almacena cualquier cambio que se realice dentro de
un formulario de manera automática.
Mientras editamos el formulario los elementos suelen aparecer colapsados, para expandirlos
sólo tenemos que pulsar sobre ellos, y para colapsarlos de nuevo pulsar en el botón Ok una
vez realizados los cambios.
Con todos los elementos que existan en el formulario podremos realizar las siguientes
acciones, previa selección del elemento:
• Eliminar: Una vez eliminado el elemento no se podrá recuperar. Para eliminar el
elemento seleccionado pulsar el botón:

• Editar: Para editar el elemento seleccionado o editar directamente sin haberlo
seleccionado. En la edición podemos cambiar cualquier parámetro del elemento, o
incluso su tipo. Es una edición total del elemento. Lo haremos pulsando el botón:
• Duplicar: Utilizando esta acción duplicamos un elemento. Al duplicarlo el
elemento se colapsa, se crear uno igual, y se queda el nuevo seleccionado listo para
la edición. Podemos duplicar cualquier elemento las veces que queramos pulsando
el botón:
En cualquier momento podemos crear un elemento cualesquiera dentro del formulario,
podemos hacerlo con el botón duplicar como hemos visto o a través del menú Insertar:
Los tipos de elemento que podemos crear, ya sean elementos de pregunta, o simplemente
de organización del formulario, son los siguientes:
• Texto: Es una pregunta de la que se espera una respuesta corta en formato texto.

• Texto de párrafo: Es una pregunta de la que se espera una respuesta larga en
formato texto.
• Tipo test: Pregunta con formato de tipo test clásico donde podremos añadir tantas
respuestas como queramos. También podemos definir si queremos que el
formulario nos guíe a otra página del mismo formulario según la respuesta dada, o
incluso terminar la encuesta según la respuesta dada.
Este guiado a otras páginas del formulario según la respuesta es muy útil en caso
que queramos realizar formularios de encuesta inteligentes y complejos.
• Casillas de verificación: Es análogo a los tipo test, pero en este caso se pueden
seleccionar múltiples respuestas. En este caso no podemos hacer que según la
respuesta el formulario avance a otra página.
• Elegir de una lista: Análogo a los tipo test pero las posibles respuestas se escogen
de una lista desplegable. En este tipo de pregunta tampoco podemos desviar el
formulario a otras páginas según las respuestas.
• Escala: Seleccionamos una escala de entre 1 a 10 pudiendo ser el inicio de la escala
1 o mayor que 1, y el final de la escala 10 o menos que 10. Cada valor inferior y
superior de la escala llevará asociado una etiqueta.
• Cuadrícula: Este tipo de pregunta genera una cuadrícula de tantas filas y columnas
como queramos. Al realizar la encuesta se podrá seleccionar una columna por fila.
• Fecha: Esta pregunta muestra para seleccionar día y mes, aunque podemos mostrar
si lo deseamos también el año y la hora.
• Hora: Permite seleccionar la hora, expresada en horas y minutos. Si queremos que
se pueda seleccionar segundos debemos activar la opción Duración.
• Encabezado de sesión: Permite mostrar un texto y una descripción que podemos
usar para separar secciones, y de esta manera organizar mejor el formulario, lo cual
se ha de tener en cuenta si el formulario es largo. Este elemento se verá resaltado
cuando el formulario se muestre al público.
• Salto de página: Se crea un separador entre página y página al que podemos
ponerle un título. Podemos seleccionar también a que página queremos que nos
lleve este salgo de página. Podemos elegir que al llegar a este salto de página el
formulario se termine, esta opción combinada con los elementos tipo test nos
permite realizar formularios complejos con varios itinerarios entre páginas según las
respuestas dadas.

• Imagen: Permite insertar una imagen en el formulario, que podemos usar para
decorar, o para ser sujeto de algunas de las preguntas del mismo. Podemos realizar
una captura de la imagen si disponemos de alguna cámara conectada al dispositivo
o PC que estamos utilizando, o bien podemos arrastrar cualquier imagen, o bien
podemos seleccionar cualquier imagen que tengamos en nuestro espacio de Google
Drive.
• Vídeo: Permite enlazar un vídeo desde Youtube para ser mostrado en la encuesta.
Hay que recordar que Youtube es otro servicio de Google, y que con nuestra
cuenta de correo de Gmail podemos autentificarnos en Youtube y subir los vídeos
que queramos, para ser utilizados luego para cualquier menester, por ejemplo
incluirlo en un formulario de este tipo.
Cuando terminemos de editar una pregunta, pulsaremos el botón Ok y se colapsará.
Editando cualquier tipo de elemento excepto salto de página, encabezado, imagen y vídeo,
podemos cambiar el tipo de uno a otro. Es decir si estamos editando una pregunta tipo test
en cualquier momento en esa misma edición podemos cambiarle el tipo de pregunta a
cualquier otro tipo.
Todas las preguntas tienen la opción de ser obligatorias o no activando la casilla Pregunta
obligatoria.
Se pueden establecer opciones de validación de las respuestas en la encuesta, para descartar
valores no deseados, en los siguientes elementos:
• Texto: Podemos requerir que el texto contenga o no contenga un determinado
texto, o que sea una URL o un correo electrónico.
Se puede requerir que sea un número y en tal caso que sea mayor que, mayor o
igual que, menos que, menor o igual que, igual a, no igual a, entre, no está entre, es
número, y número entero, en cada comparación estableceremos el número o
intervalo con los que hay que comparar la respuesta.
Se puede requerir que la respuesta cumpla con una expresión regular. Las
expresiones regulares son muy útiles pero hay que saber utilizarlas. Podríamos
explicarlas como un patrón que buscamos en la respuesta dada, y ese patrón se
define a través de unas reglas.
En el siguiente cuadro se detallan las expresiones que Google acepta, y ejemplos de
cómo se usa cada una, hay muchas más:

En cualquiera de los caso se puede establecer un mensaje de error si no se cumple

el requerimiento establecido.
• Texto de párrafo: Se puede requerir que la respuesta tenga un determinado
número mínimo o máximo de caracteres. Se puede requerir también como ocurre
con las preguntas de tipo texto que cumplan con una expresión regular.
• Casillas de verificación: Se puede requerir que se seleccione un determinado
mínimo de casillas, un determinado máximo de casillas, o un número exacto de
casillas seleccionadas.
En cualquier momento podemos cambiar el tema que hemos escogido al crear el
formulario desde el menú Ver y Seleccionar tema:
O bien podemos hacerlo pulsando el botón Tema:
Se puede mostrar al usuario final una barra de progreso a medida que va rellenando el
formulario, para ello activamos la opción Activar barra de progreso que se encuentra
encima del formulario.
En cualquier formulario se puede definir la página de confirmación y diferentes opciones
en el siguiente cuadro de opciones:
• El mensaje de confirmación se puede definir en el cuadro de texto.
• Mostrar enlace para enviar otra respuesta: si activas esta casilla, los usuarios
podrán enviar cuantas respuestas quieran.

• Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario: si activas esta
casilla, los encuestados tendrán acceso al resumen de respuestas del formulario.
• Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas: si
activas esta casilla, los encuestados podrán cambiar sus respuestas del formulario.
Gestión de formularios
Una vez que el formulario este creado con todo su contenido, es hora de explotarlo, y para
ello hay varias cosas a tener en cuenta:
• Enviar el formulario: Para que el formulario empiece a cosechar datos es
necesario enviar su dirección a los usuarios que queramos que lo cumplimenten,
esto podemos hacerlo desde el menú Archivo y Enviar formulario o
directamente desde el botón Enviar formulario:
Vemos la siguiente ventana:

Ahora podemos distribuir la dirección del formulario a través de correo electrónico
o copiando su dirección y difundiéndola de cualquier modo a los personas que
queramos.
• Enviar el formulario relleno: Permite enviar la dirección del formulario pero
conteniendo este datos ya pre rellenos. Lo hacemos pulsando en el menú
Respuestas y Obtener URL previamente rellenada:
Aparece el formulario, rellenamos los datos que queremos que vayan pre rellenados
y le damos al botón de enviar, y nos aparecerá la URL que tenemos que distribuir
para acceder a este formulario relleno.
• Abrir y cerrar el formulario: Desde el momento que se crea el formulario se
pueden realizar encuestas con él, siempre se envíe su dirección a otros usuarios.
En el momento que queramos podemos cerrar el formulario y este ya no admitirá
más respuestas. Para ello pulsaremos en el menú Respuestas y Se aceptan
respuestas o el botón Se aceptan respuestas:
Si tras cerrar el cuestionario queremos abrirlo de nuevo tan fácil como pulsar en el
menú Respuestas y No se aceptan respuestas o el botón No se aceptan
respuestas.

• Ver las respuestas de manera simple: En el modo edición podemos saber de un
vistazo cuantas respuestas lleva el formulario porque existe un indicador para ello:
Dentro del menú Respuestas tenemos varias acciones que realizar:
• Resumen de respuestas: Nos muestra un pequeño resumen estadístico sobre las
respuestas dadas:
• Vincular las respuestas a una hoja de cálculo: Si queremos obtener las
respuestas en un formato más manejable lo ideal es asociarlo a una hoja de cálculo
que puede existir previamente o no.

Desde el momento que creemos la vinculación todas las respuestas generadas por el
formulario se irán almacenando dentro de la hoja de cálculo que hayamos
seleccionado. En cualquier momento podemos modificar el contenido de la hoja de
cálculo que esto no afectara a la futura recogida de datos que vayan llegando.
Podemos abrir la hoja de cálculo directamente desde nuestra unidad de Google
Drive o pulsando el botón Ver respuestas:
Podemos desvincular en cualquier momento el formulario de la hoja de cálculo.
Cuando esto se realiza la hoja de cálculo no desaparece, sino que ya no recoge los
datos generados por el formulario. Esto lo haremos pulsando en el menú
Respuestas y Desvincular formulario
• Eliminar todas las respuestas: Elimina todas las respuestas que existan en el
momento. Las respuestas que se hubieran enviado ya a una hoja de cálculo
vinculada no se eliminarán de la hoja de cálculo, así que sólo se dará el caso de
perder las respuestas de manera definitiva en el caso que haya habido respuestas
cuando el formulario no estaba vinculado a ninguna hoja de cálculo.

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