Manual sistema de contabilidad simplificada en excel

SISTEMA DE
CONTABILIDAD
SIMPLIFICADA EN
EXCEL
Aplicativo desarrollado con macros vba.
ContaSimpv2011.xls es un aplicativo para contabilidad desarrollado en
Excel con la ayuda de programación de macros, este archivo es un
utilitario y no reemplaza a un software avanzado.
Su flexibilidad y fácil manejo hace de él sus principales características a
la hora de trabajar nuestros registros contables.
En la actualidad el manejo de Excel es fundamental para todos los que
somos contadores por ende se sobre entiende que el uso de este
programa necesita del conocimiento básico de cómo opera Excel.
Se recomienda usar Microsoft Excel 2007 o en otros casos Excel 2003,
Excel 2010 es muy bueno pero tiene ciertas configuraciones que quizás
le causen inconvenientes.
2011
Gustavo A. Sebastiani Cépeda
www.excelnegocios.com
01/03/2011

SISTEMA DE CONTABILIDAD SIMPLIFICADA EN EXCEL
www.excelnegocios.com Página 2
INTRODUCCIÓN:
ContaSimpv2011.xls es un aplicativo para contabilidad desarrollado en Excel con la
ayuda de programación de macros, este archivo es un utilitario y no reemplaza a un
software avanzado.
Su flexibilidad y fácil manejo hace de él sus principales características a la hora de
trabajar nuestros registros contables.
En la actualidad el manejo de Excel es fundamental para todos los que somos
contadores por ende se sobre entiende que el uso de este programa necesita del
conocimiento básico de cómo opera Excel.
Se recomienda usar Microsoft Excel 2007 o en otros casos Excel 2003, Excel 2010
es muy bueno pero tiene ciertas configuraciones que quizás le causen inconvenientes.
CONCEPTOS GENERALES
MACROS: son instrucciones escritas en lenguaje de programación de visual Basic
para aplicaciones y es parte del Excel, es decir se programa dentro de Excel y para
Excel; es el plus de esta hoja de cálculo.
CONTABILIDAD SIMPLIFICADA: es un tipo de contabilidad para aquellas empresas
que no superan las 150 UIT de ingresos anuales y que están obligadas a llevar el
control de los registros de compras, ventas y diario simplificado.
VENTANA O FORMULARIO: es el recuadrito que se abre cada
Ves que presionas el botón menú y contiene todas las pestañas
que hacen referencia a sub ventanas que te permiten el ingreso
de datos a la hoja de cálculo. (ver imagen)

¿COMO EMPEZAR?
Si ya tienes descargado el archivo que te envié a tu correo, guárdalo en alguna
carpeta en algún lugar seguro.
Todos los archivos de Excel que tienen macros (como este) necesitan que
primero se habilite esta opción, en Excel es llamado HABILITAR MACROS y la
forma de llegar a este MENU depende de la versión de Excel que tengas, tal
como:
EXCEL 2003
Abrir el archivo de Excel que adquirieron, luego diríjanse al menú
herramientas -> Macros -> Seguridad -> elijan “bajo” y presionen
aceptar.
Ahora salgan de Excel y vuelvan abrir el archivo y listo ya pueden
empezar a trabajar en él, esto se hace solo una vez.

EXCEL 2007
Abrir el archivo de Excel que adquirieron, luego en primer plano verán el
menú “opciones…”, seleccionan “habilitar este contenido” y
presionan aceptar y listo ya pueden empezar a trabajar en Excel.
Esto tendrán que repetirlo cada vez que abran el archivo, si ustedes no
quieren hacer esto siempre puede configurarlo de la siguiente manera:
1. Clic en el botón
Office.
2. Opciones de Excel.
3. Seleccionen “Mas
Frecuentes”
4. Coloquen el check a
“mostrar ficha
programador …”
De esta manera hemos habilitado el menú de “Programador” que viene oculto
en Excel 2007 ahora ya lo pueden ver.

Ahora clic sobre el sub menú “Seguridad de macros”.
luego configuren tal y como lo ven en la imagen. Estas opciones deben estar
activadas:
Habilitar todas las macros (no recomendado…)
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos vba.
Presionan Aceptar y listo. Ya no les volverá a pedir que habiliten macros
cuando entren a Excel.
PARA LOS QUE USAN EXCEL 2010 PUEDE VER COMO SE HABILIA MACROS AQUI

PROCESO CONTABLE DE LA CONTABILIDAD SIMPLIFICADA MEDIANTE
EL USO DE ESTE SISTEMA
DIARIO
1
ASIENTO INICIAL
REGISTRO DE
COMPRAS
REGISTRO DE
VENTAS2
CONTADOCREDITO
CUENTA POR
PAGAR
REGISTRO EN
DIARIO
CONTADOCREDITO
CUENTA POR
COBRAR
REGISTRO EN
DIARIO
TERMINADO EL REGISTRO DE TODO UN MES TANTO DE COMPRAS COMO
DE VENTAS SE PROCEDE A CENTRALIZAR. EN EL REGISTRO DE COMPRAS
Y VENTAS ENCONTRARAS ESA OPCION.
HOJA DE
TRABAJO
ESTADOS
FINANCIEROS
3
4
DESDE EL LIBRO DIARIO
TRADICIONAL PUEDE GENERAR EL
LIBRO DIARIO SIMPLIFICADO.

MANUAL DE USO
CLAVE DE ACCESO
Al abrir el archivo necesitaras de una clave, para generarte dicha clave
tendrás que enviarme el número de serie que aparece tal como lo vez
en la imagen, luego te daré una clave para esa PC.
CONFIGURACION Y DATOS DEL SISTEMA
En esta parte ingresas los datos de la empresa como su Razón Social y
RUC, así también el periodo y como ultimo dato configuras el porcentaje
de IGV.
COMANDOS USADOS
RELACIÓN DE SIMBOLOS Y BOTONES USADOS
Hoja
siguiente.
Muestra la
ventana
principal.
Genera la
centralización en el
libro diario.
Genera A partir del
diario tradicional el
Diario Simplificado.
Genera la hoja de
trabajo y estados
financieros.

PLAN CONTABLE
Contiene el catalogo de cuentas, en el cual se pueden agregar o quitar
cuentas, solo basta insertar una fila para crear una nueva cuenta o
eliminarla.
BASE DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES
Aquí se almacenan los Rucs y razones sociales de las operaciones
registradas en compras y ventas, por ejemplo cuando usted ingresa un
factura a través del formulario de compras usted especifica el ruc, una
vez que se ingresa esa factura de manera automática se registra en
esta base de datos, lo mismo pasa en el registro de ventas, pero
también usted puede copiar y pegar ya su base de datos desde otras
hojas de Excel.

VENTANA PRINCIPAL
Desde las hojas que contienen el botón MENÚ podemos acceder a la
ventana principal tal como lo muestra la imagen.
MODULO DIARIO
Desde esta ventana ingresaremos nuestros asientos contables,
debemos tener en cuenta que el primer asiento en realizarse es el
asiento inicial y esto se realizada cada mes.
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QUIERO RECORDARLES QUE PARA DESPLAZARSE DENTRO DE ESTE FORMULARIOS
(DIARIO) DEBEN HACERLO CON LA TECLA ENTER, IGUAL PASA CON EL RESTO DE
VENTANAS COMO COMPRAS, VENTAS ETC.

En este casillero debe ingresar la fecha, por defecto aparece la fecha del día actual,
en caso no ingrese la fecha o ingrese algún valor diferente a la fecha por defecto
aparecerá la fecha de hoy, a fin de evitar errores.
Solo debe ingresar los dos dígitos del día, de manera automática aparecerá “/”,
igual pasa para el mes y año.
Lleva el control del número de asientos contables registrados, esta opción no es
editable, por tanto solo es un campo visual.
En este casillero coloque la glosa o descripción del asiento, no importa si escribe
en minúsculas o mayúsculas, por defecto siempre será mayúsculas.
Al presionar cualquier tecla aparecerá el plan de cuentas, si usted presiona numero
5 entonces lo llevara a las cuentas que empiezan con este digito asi para cada caso,
seleccione la cuenta con enter o doble clic.
Presione ESC si no desea escoger cuenta alguna.
En este casillero debe ingresar el importe a cargar o abonar, tenga en cuenta que
solo son validos valores numéricos.
Si usted desea abonar de manera automática el monto faltante para cuadrar el
asiento puede presionar la tecla “+”.
Seleccione entre cargar y abonar, usted puede cargar o abonar primero, no
importa el orden, solo importa que el asiento este cuadrado.
Una vez ingresada la cuenta contable, el importe y haber seleccionado entre cargar
y abonar usted debe registrar este dato hacia la venta del formulario (ítem 10)
Imaginemos que tuvimos un error al ingresar un datos a la ventana del formulario,
lo que debemos hacer para corregir eso es: seleccionar en la venta del formulario
la línea que queremos corregir, luego presionar sobre este botón “EDITAR”,
corregimos el error y presionamos sobre “MODIFICAR”.
En algunos casos deseará eliminar en ves de editar, para este caso, selecciona la
línea a eliminar desde la venta del formulario y presiona sobre este botón
“ElIMINAR”.
Es la ventana del formulario y aquí se concentra toda la información, siempre
debemos seleccionar la línea a corregir o eliminar; es una vista preliminar de los
datos a registrar.
Este detalle lo tendrá informado de los importes cargados y abonados así también
le indicara el monto que falta para cuadrar el asiento, si usted desde el casillero
necesita el importe a abonar para cuadrar el asiento puede presionar la tecla “+”.
Con este botón ingresamos la información registrada en el formulario hacia la hoja
de Excel, recuerden que si el asiento no esta cuadrado no se podrá registrar.
Para salir del formulario presione este botón.
TIPS: Cuando registre un gasto aparecerá ventanitas para asignar el gasto a los
departamentos correspondientes tal como se muestra en la imagen.
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DIARIO A DIARIO SIMPLIFICADO
Como se habrán dado cuenta hasta el momento los asientos se
registran de esta manera:
Aprovecho a decirles que ustedes podrían también migrar sus asientos
desde otra hoja de Excel a este formato, pero deben tener en cuenta el
formato que aquí se utiliza. (Debe ser idéntica la forma de colocar los
datos).
Supongamos que ya tengamos todos nuestros asientos (Para este caso
solo un asiento) procederemos a presionar el botón “GENERAR D.S.”
para obtener el diario simplificado en segundos.
El diario Simplificado dependerá de los datos ingresados en la hoja
“DIARIO”, es por eso que desde esta hoja podemos editar, modificar o
eliminar según nuestras necesidades, algunos usuarios trabajaran solo
con divisionarias, otros con sub divisionarias, otros con divisionarias y
sub divisionarias, la idea es no expandir demasiado el formato del Diario
Simplificado.

MODULO REGISTRO DE COMPRAS
Desde esta ventana ingresaremos todos los comprobantes de pagos,
tales como facturas, boletas etc.
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Cuando se trate del registro de un
gasto excepto los gastos no
tributarios aparecerá un cuadro de
distribución de gasto. Ítem 19
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La suma de ambos
casilleros es el gasto a
distribuir.
Para distribuir el gasto en los casilleros G.A., G.V., G.F., C.P.; debe escribir el importe siempre y
cuando el gasto sea distribuido a mas de un departamento, si usted desea distribuir todo a un
departamento basta con hacer doble clic sobre el respectivo recuadro.
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Seleccione el tipo de comprobante, desplegué la lista, contamos con los
documentos mas utilizados, en caso no encuentres el que necesites debes
ingresarlo de manera manual desde la hoja “compras” en Excel.
Aquí ingrese la serie del documento, solo basta ingresar los números sin ceros por
ejemplo; 12 y aparecerá 0012 para mantener uniformidad.
Aquí ingrese la número del documento, solo basta ingresar los números sin ceros
por ejemplo; 12 y aparecerá 0000012 para mantener uniformidad.
Coloque el tipo de cambio si es que lo necesita en este casillero, los importes se
colocan en dólares.
Seleccione el tipo de Adquisición, esto dependerá del rubro de su empresa.
En este casillero usted ingresa el RUC o DNI dependiendo de los comprobantes
ingresados, se autocompletará cuando se trate de un ruc o dni ya registrado, caso
contrario se registrará ala base de datos de clientes y proveedores.
Aquí aparecerá la razón social o nombre en caso ya este en la base de datos, caso
contrario usted ingresará por primera vez un nuevo registro, ingresándolo de esta
forma a la base de datos. (Todo esto es automático)
Son tres botones que sirven para clasificar las compras en tres grupos: el botón 2
es para registrar mercaderías y costos vinculados a las compras, el botón 3 es para
registrar activos fijos: ni el botón 1 y 2 tienen destino de gasto, pero el botón 3 es
para registrar los gastos esto conlleva a distribuir los gastos a sus departamentos.
Este botón nos indica a que cuenta será provisionada la compra, por defecto
aparece la que ven en la imagen, pero ustedes podrían cambiar dicha cuenta.
Ingrese solo datos numéricos, pulse ENTER para desplazarse al casillero siguiente.
Este Casillero es solamente para el ISC, pulse ENTER para desplazarse al casillero
siguiente.
Este Casillero es solamente para el IGV, pulse ENTER para desplazarse al casillero
siguiente.
Este casillero se usa para fines como: Percepciones, retenciones, detracciones e
impuesto a la renta 4ta categoría; cuando hablamos de percepciones sabemos que
esto aumenta el importe a pagar, las retenciones lo disminuyen etc.
Este es el casillero del total del comprobante a pagar, aquí aparecerá el resultado
luego de ingresarle datos a los casilleros anteriores,pulse ENTER para desplazarse
al casillero siguiente, si usted registro un gasto (osea presionó el botón 6) entonces
también necesitara ingresar el destino del gasto. (ver Item 19)
Forma de Pago: Usted elegirá si la operación fue al contado y con que medio de
pago se realizó; o si la operación fue al crédito usted debe consignar a cuantos días
de crédito para generar una cuenta pendiente de pago y mantener su registros.
Aquí aparecerán el código y nombre de la cuenta usada cuando la operación fue al
contado, en caso que la operación sea al crédito quedará en blanco. (Solo son
datos de referencia).
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Cuando se trata de un gasto deberá consignar en estos casilleros a que
departamento le corresponde, si todo el gasto va aun departamento entonces
simplemente haga doble clic sobre el casillero que desee, caso contrario distribuya
entre ellos.
Con este botón registramos el comprobante al registro de compras, les hago
recordar que si la operación fue al contado entonces también se registrara en el
libro diario, ya que este libro diario simplificado reemplaza al libro caja y mayor.
Cuando la operaciones es al crédito no se registra en el diario, pero si se genera
una cuenta pendiente de pago en la hoja llamada “OP. CREDITO” desde donde
podrá controlarla.
Este botón se usa para salir de la ventana.
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En el registro de compras
tenemos unas columnas
adicionales que he agregado para
poder controlar de forma
contable ciertos aspectos para
que sea fácil centralizar.
Cuando haya registrado todo sus
comprobantes pulse en el botón
“centralizar” para generar un
asiento en el diario.

MODULO REGISTRO DE VENTAS
Desde esta ventana ingresaremos todos los comprobantes de pagos,
tales como facturas, boletas etc.
Seleccione el tipo de comprobante, desplegué la lista, contamos con los
documentos mas utilizados, en caso no encuentres el que necesites debes
ingresarlo de manera manual desde la hoja “ventas” en Excel.
Aquí ingrese la serie del documento, solo basta ingresar los números sin ceros por
ejemplo; 12 y aparecerá 0012 para mantener uniformidad.
Aquí ingrese la número del documento, solo basta ingresar los números sin ceros
por ejemplo; 12 y aparecerá 0000012 para mantener uniformidad.
Coloque el tipo de cambio si es que lo necesita en este casillero, los importes se
colocan en dólares.
Seleccione el tipo de Adquisición, esto dependerá del rubro de su empresa.
En este casillero usted ingresa el RUC o DNI dependiendo de los comprobantes
ingresados, se autocompletará cuando se trate de un ruc o dni ya registrado, caso
contrario se registrará ala base de datos de clientes y proveedores.
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Aquí aparecerá la razón social o nombre en caso ya este en la base de datos, caso
contrario usted ingresará por primera vez un nuevo registro, ingresándolo de esta
forma a la base de datos. (Todo esto es automático)
Consta de dos botones uno se llama cargar y el otro abonar sirve para provisonar
la venta por ejemplo 12 – 70 etc.
Este Casillero es solamente para el ISC, pulse ENTER para desplazarse al casillero
siguiente.
Este Casillero es solamente para el IGV, pulse ENTER para desplazarse al casillero
siguiente.
Este Casillero es solamente para otros tributos que no forman parte de la base
imponible, pulse ENTER para desplazarse al casillero siguiente.
Este es el casillero del total del comprobante a pagar, aquí aparecerá el resultado
luego de ingresarle datos a los casilleros anteriores, pulse ENTER para determinar
si el pago será al contad o crédito.
Forma de Pago: Usted elegirá si la operación fue al contado y con que medio de
pago se realizó; o si la operación fue al crédito usted debe consignar a cuantos días
de crédito para generar una cuenta pendiente de pago y mantener su registros.
Aquí aparecerán el código y nombre de la cuenta usada cuando la operación fue al
contado, en caso que la operación sea al crédito quedará en blanco. (Solo son
datos de referencia).
Con este botón registramos el comprobante al registro de ventas, les hago
recordar que si la operación fue al contado entonces también se registrara en el
libro diario, ya que este libro diario simplificado reemplaza al libro caja y mayor.
Cuando la operaciones es al crédito no se registra en el diario, pero si se genera
una cuenta pendiente de cobro en la hoja llamada “OP. CREDITO” desde donde
podrá controlarla.
Este botón se usa para salir de la ventana.
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En el registro de Ventas tenemos
unas columnas adicionales que he
agregado para poder controlar de
forma contable ciertos aspectos
para que sea fácil centralizar.

LAS OPERACIONES AL CREDITO SE REGISTRARAN
AUTOMATICAMENTE DE ESTA FORMA:
MODULO REGISTRO DE OPERACIONES AL CREDITO (CUENTAS POR
COBRAR A CLIENTES Y PROVEEDORES)
Desde esta ventana efectuaran todos los pagos y cobros
correspondientes a los documentos registrados al crédito.
Cuando haya registrado todo sus
comprobantes pulse en el botón
“centralizar” para generar un
asiento en el diario.
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Seleccione si se trata de un cobro y de un pago en el ítem 3 aparecerá los
comprobantes a cobrar o pagar.
Muestra la lista de comprobantes que fueron registrados al crédito, si usted
selección cobrar aparecerá solo los comprobantes al crédito de ventas, si usted
selecciona pagar aparecerá solo los comprobantes al crédito de compras.
Para seleccionar de la lista algún comprobante debe hacer doble clic.
Coloque en esta casillero el importe a pagar o cobrar según depende.
Seleccione la cuenta contable usada para cobrar o pagar.
Presione este botón para registrar, como se sabe esta operación registrara un
asiento en el libro diario ya que implica caja ya sea por el cobro o pago.
Presione este botón para salir del formulario.
HOJA DE TRABAJO
Cuando tenga todos sus asientos registrados en el diario (Asiento inicial, asientos por cobros y
pagos de documentos, centralizaciones de compras y ventas, otros) usted puede ejecutar la
hoja de trabajo haciendo clic en el botón procesar que se encuentra en la hoja “HT”.
ESTADOS FINANCIEROS
Inicialmente este módulo no lo tenia el sistema pero a pedido de varios tuve que agregarlo,
esto sale de la hoja de trabajo cuando presionamos procesar.
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