3. 3
Curso de Dirección de Proyectos
PMBOK 7th edición
• Sesión 1: Marco Conceptual en Dirección de
Proyectos
4. 4
Agenda
Objetivos de la sesión
• Conceptos
• Marco de referencia para la dirección de
proyectos
• Ciclo de vida del proyecto e influencias
de la organización
• Procesos de la dirección de proyectos
5. 5
Conceptos
• ¿Qué es un Proyecto?
Producto, servicio o
resultado único
Temporal Elaboración
progresiva
+
¡Recordar!
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o resultado
único. (PMBOK 6th Edición)
6. 6
Conceptos
• Ejemplos:
Proyecto: Gas
de Camisea
Proyecto:
Iphone 5S
Proyecto: Tren
Eléctrico de Lima
Proyecto: Edificio
Multifamiliar
MiVivienda
Proyecto: DNI
Electrónico
Peruano
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Conceptos
• ¿Qué es la Dirección de Proyectos?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas; aplicadas a las
actividades del proyecto, con la finalidad de
cumplir o exceder las necesidades y expectativas
de los interesados en el proyecto.
¡Recordar!
8. 8
Conceptos
• Ventajas para las organizaciones
• Mejor control financiero, físico y de recursos humanos.
• Mejora de la relaciones con el cliente.
• Cortos tiempos de desarrollo.
• Menores costos.
• Alta calidad y mejora de la confiabilidad.
• Altos niveles de márgenes.
• Mejora de la productividad.
• Mejora las coordinaciones internas.
9. 9
Conceptos
• Ventajas para las personas
• Provee una fuente de futuros líderes para las empresas
• Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los
proyectos
• Mejora las oportunidades de crecimiento tanto
personales como profesionales
• Ayuda a construir una reputación personal y red de
contactos
• Desarrolla habilidades y experiencias relacionadas con
gestión de proyectos.
• Mejora las habilidades blandas: liderazgo, influencia,
negociación, dirección, comunicación, entre otros.
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Conceptos
• Restricciones
• Los directores de proyectos se
refieren a la triple restricción,
cuando balancean requerimientos
contradictorios o en competencia.
• La nueva dirección de proyectos
exige tener en cuenta 6
restricciones
Alcanc
e
Tiemp
o
Calida
d
Costo
R
i
e
s
g
o
s
R
e
c
u
r
s
o
s
11. 11
Conceptos
Proyectos vs. Operaciones:
Ejecutado por personas
Restringido por recursos limitados
Planificado, ejecutado y controlado
Operaciones:
Repetitivas
Permanentes
Proyectos:
Únicos
Temporal
Proyectos y Operaciones
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Conceptos
1
Proyecto:
Esfuerzo temporal
emprendido para crear
un producto, servicio o
resultado único
2
Programa:
Grupo de proyectos
relacionados, gestionados
de manera coordinada
para obtener beneficios y
control, no disponibles si
se gestionaran
individualmente
3
Portafolio:
Grupos de proyectos o
programas, agrupados
para facilitar la gestión y
logro de los objetivos
estratégicos
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Conceptos
• Interesados
• Son personas, grupos u organizaciones
cuyos intereses pueden verse afectados
positiva o negativamente por la ejecución
del proyecto o por el producto del proyecto.
• Interesados (Stakeholders) clave en todo
proyecto:
• El director del proyecto: la persona
responsable de dirigir el proyecto.
• Cliente / usuario.
• La organización ejecutora.
• El patrocinador (Sponsor).
• Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).
16. 16
Conceptos
• ¿Qué sucede cuando no identificamos a
los interesados clave?
• Proyecto Minero: Caso Conga (Cajamarca)
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Conceptos
• Oficina de Dirección de Proyectos – PMO
(Project Management Office)
• Usualmente implementada en:
• Estructura organizacional matricial
• Estructura organizacional proyectizada
• Una PMO puede existir en cualquiera de las estructuras
organizacionales.
• La función de una PMO en una organización puede ir
desde una influencia o consejo, limitada a la
recomendación de políticas y procedimientos específicos
en proyectos individuales, hasta tener autoridad formal
otorgada por la gerencia ejecutiva.
18. 18
Conceptos
PMO
B
E
C
D
A
Gestionar
recursos
compartidos
entre todos los
proyectos
Suministrar metodología,
mejores prácticas y
estándares
Coaching,
mentoring y
supervisión
Coordinar
comunicación
entre proyectos
Desarrollar políticas,
plantillas y
procedimientos
estándares
PMO: Cuerpo organizacional con
responsabilidades relacionadas a la
gestión centralizada y coordinada de
aquellos proyectos bajo su dominio
PMO= Oficina de Gestión de Proyectos
Responsabilidades PMO
19. 19
Conceptos
• Activos de los Procesos de la Organización
• Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna
o todas las organizaciones participantes en el proyecto y que
pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.
• Ejemplos: Planes, políticas procedimientos y lineamientos
(formales o informales).
• Incluyen bases de conocimiento de la organización como
lecciones aprendidas e información histórica.
• Pueden dividirse en dos tipos:
• Procesos y Procedimientos: Procesos estándar de la
organización, política de calidad, plantillas de riesgos, de red
del proyecto, de contratos, etc.
• Base corporativa de conocimiento: Base de Datos de medición
de procesos, archivos del proyecto, información histórica,
lecciones aprendidas, BD financieras, BD de gestión de
problemas, etc.
20. 20
Conceptos
• Factores Ambientales de la Empresa
• Son elementos internos y externos que rodean el éxito de un proyecto o
influyen en él. Pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas,
pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado. Son
entradas para la mayoría de los procesos.
• Entre los factores tenemos: Cultura, estructura, procesos organizacionales,
estándares del gobierno y la industria, infraestructura, recursos humanos
existentes, administración personal, sistemas de autorización de trabajo de
la empresa, condiciones del mercado, tolerancias al riesgo de los
stakeholders, clima político, canales de comunicación establecidos, bases
de datos comerciales (datos para estimación), sistemas de información de
la gestión de proyectos (PMIS).
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Agenda
• Objetivos de la sesión
• Conceptos
• Marco de referencia para la dirección
de proyectos
• Ciclo de vida del proyecto e influencias
de la organización
• Procesos de la dirección de proyectos
22. 22
Marco de Referencia
• ¿Cual es el propósito de la guía del
PMBOK?
• El propósito de esta guía radica en identificar un
conjunto de buenas prácticas que pueden tener
un impacto considerable en el éxito de un
proyecto, promueve un vocabulario común en el
ámbito de la profesión de dirección de proyectos.
• Proporcionar a través del Código de Conducta
una guía con las obligaciones básicas de
responsabilidad, respeto, imparcialidad y
honestidad que deben cumplir los profesionales
de esta área.
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Marco de Referencia
• ¿Qué significa PMBOK?
• Es la Guía de los Fundamentos para la Dirección
de Proyectos
• Versión vigente: PMBOK v7
• Se actualiza cada 4 años.
• Es el libro de lectura obligatoria para el examen de
certificación CAPM o PMP
• Organizado en Áreas de Conocimiento y Grupos
de Procesos
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Agenda
• Objetivos de la sesión
• Conceptos
• Marco de referencia para la dirección de
proyectos
• Ciclo de vida del proyecto e
influencias de la organización
• Procesos de la dirección de proyectos
• Responsabilidad profesional y ética del
PMP
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Ciclo de vida del
proyecto
Predictivo: hasta que no finaliza o está avanzada la fase
predecesora, no comienza su sucesora. Este ciclo de vida en
“cascadas” consiste en seguir un plan desde el inicio hasta
el cierre del proyecto. En estos casos, el alcance, tiempo y
costo están bien definidos en las fases iniciales del proyecto
(inicio, planificación). El ciclo predictivo se suele utilizar
cuando se puede definir el alcance al inicio, la frecuencia
en las entregas del bien o servicio es relativamente baja y
los cambios del mercado son bajos.
Adaptativo: se subdivide el proyecto en iteraciones
de tiempo fijo (ej. 2 semanas) y cada iteración es
gestionada como un mini proyecto. Antes de
comenzar con cada iteración, el alcance de esa
iteración está definido. Al final de cada iteración se
entrega valor al cliente con incrementos parciales
del producto o servicio. Antes de comenzar con una
nueva iteración, el cliente prioriza el alcance
(funcionalidades) de los entregables de esa
iteración.
27. Ciclo de vida del proyecto
• División del Proyecto en fases para un mejor control del
proyecto
• Las fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones
de la organización
• Es una Buena Práctica tener definidos ciclos de vida para
gestionar los proyectos de la organización
27
Tiempo
Niveles
de
Costo
y
Personal
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Características:
• Costo de los recursos
• Nivel de Incertidumbre
• Influencia de los
interesados en el
producto y costo final
(cambios del proyecto)
28. Tiempo
Niveles
de
Costo
y
Personal
Fase
Conceptual
Fases de Diseño e Ingeniería
Fase Prototipo
Proyecto:
Nuevo
Escarabajo
(New Beetle)
“Tradición e innovación”
Definición:
•¿Qué trabajo técnico hay que realizar en cada fase?
•¿Cuándo y Cómo verificar los entregables?
•¿Quién esta involucrado en cada fase?
•¿Cómo controlar y aprobar cada fase?
Ciclo de vida del proyecto
28
29. 29
Ciclo de vida del proyecto
• Características de las Fases:
• Concluye con Entregables (resultado tangible y
verificable del trabajo)
• Revisión del trabajo (entregables y performance)
• Criterios de éxito (mediciones usadas para ver si
el proyecto pasa o no a la siguiente fase)
• En ocasiones una fase subsiguiente se inicia
antes de aprobar los entregables de la fase previa
– FAST TRACKING
• Define el trabajo técnico y los involucrados en
cada fase
30. Relaciones entre el Ciclo de Vida del Proyecto y el
Ciclo de vida del Producto
30
Final
Entradas
Ciclo de vida
del Proyecto
Entregables de
la gerencia
del proyecto
Entregable
del proyecto
Inicial Intermedio
Charter
Requerimientos
Especificaciones
Plan
Baseline
Avance
Aceptación
Aprobación
Entrega al
Cliente
Producto
Idea
Producto
s
Actualización
Introducción
Crecimiento
Madurez
Declinación
t
Ventas
Recursos
31. 31
Ciclo de vida del proyecto
• Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos
durante las fases intermedias y caen al final.
• La capacidad de los interesados de influir en las
características finales del producto y el costo del
proyecto es mayor al inicio y luego se reduce, esto es
debido a los costos de los cambios
32. 32
Influencias de la organización
La madurez de la organización con
respecto a gerencia de proyectos
Cultura y estilo de la empresa
Estructura organizacional y
La oficina de gerencia de proyectos
(PMO)
33. 33
Influencias de la organización
• Tipos de organizaciones:
• Funcional – Jerarquía donde cada empleado
tiene un supervisor claramente definido.
• Proyectizada – La mayoría de los recursos de
la organización están involucrados en
proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan
con gran autoridad.
• Mixta o Matricial – Híbrido de las anteriores
34. Influencias de la organización
Descripción ¿Quién esta a
cargo?
Ventajas Desventajas
Funcional Organización donde los
miembros del equipo
trabajan para un
departamento y
pueden ser prestados a
un proyecto de vez en
cuando
Gerente Funcional •Mayor habilidad
funcional
•Más alto grado de
especialización
•Líneas de carrera
mejor definidas
•El Gerente de proyecto
no tiene gran poder
•Los proyectos tienen
baja prioridad
(burocracia)
•Los recursos
frecuentemente no son
otorgados
Proyectizada La organización esta
estructurada de
acuerdo a proyectos y
no a departamentos
Gerente de
Proyecto
•El gerente de proyecto
tiene gran autoridad
•La comunicación en el
proyecto es fluida (un
sólo equipo)
•Lealtad al proyecto es
fuerte
•“No home” para los
miembros del equipo
•Crecimiento y desarrollo
puede ser más difícil.
Mixta o
Matricial
Organización híbrida
donde los individuos
reportan a un Gerente
de Proyecto y a un
Gerente Funcional
Poder balanceado
entre ambos
gerentes
Puede tener lo mejor
de ambos
•Duplicación de esfuerzo
en algunas tareas
•Mayor conflicto
•Menos lealtad
34
35. Influencias de la organización
35
Funcional
Matriz
Proyectizada
Matriz débil Matriz balanceada Matriz fuerte
Autoridad del
Gerente de
Proyecto
Poca o nada Limitada Baja a moderada
Moderada a
alta
Alta a casi
total
Disponibilidad de
recursos
Poca o nada Limitada Baja a moderada
Moderada a
alta
Alta a casi
total
Quién controla el
presupuesto del
proyecto
Gerente
Funcional
Gerente Funcioal Mezcla
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Rol de Gerente del
Proyecto
A tiempo parcial A tiempo parcial
A tiempo
completo
A tiempo
completo
A tiempo
completo
Cargos comunes
para el gerente del
proyecto
Coodinador o
Líder de
proyectp
Coordinador o
Líder de proyecto
Gerente de
proyecto/respons
able de proyecto
Gerente de
Proyecto o
Gerente de
Programa
Gerente de
Proyecto o
Gerente de
Programa
Personal
administrativos de
la gerencia del
proeyecto
A tiempo parcial A tiempo parcial A tiempo parcial
A tiempo
completo
A tiempo
completo
Estructura
Organizacional
Características del
Proyecto
39. 39
Agenda
• Objetivos de la sesión
• Conceptos
• Marco de referencia para la dirección de
proyectos
• Ciclo de vida del proyecto e influencias
de la organización
• Procesos de la dirección de proyectos
40. 40
Procesos de la Dirección de Proyectos
• ¿Qué es un proceso?
• Un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas realizadas para obtener un producto,
servicio o resultado predefinido.
• Cada proceso se caracteriza por sus entradas,
herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las
salidas que se obtienen.
PROCESO
• Producto
• Servicios
Salida
s
•Materiales
•Información
Entrada
s
Herramient
as y
Técnicas
Personal,
Equipo,
Procedimiento
s
42. Procesos de la Dirección de Proyectos
42
Grupos de procesos: Interacción
43. 43
Áreas de Conocimiento
• Áreas de Conocimiento
• El PMBOK documenta diez áreas de conocimiento los cuales
considera universales para casi todo tipo de proyectos así como
cinco grupos de procesos.
• Las áreas de conocimiento comprendidas en el PMBOK son:
Integración, Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Recursos,
Comunicación, Riesgo, Adquisiciones e Interesados.
• Éstas áreas de conocimiento y grupos de procesos se encuentran
relacionados entre sí, y la relación de los mismos es lo que
conduce a una correcta gestión de proyectos.
• El poder y alcance del PMBOK es la principal herramienta de todo
profesional que busque especializarse en la Gerencia o Dirección
de Proyectos.
44. Áreas de Conocimiento
44
Calidad
Cronograma
Alcance Costos
GESTION DE PROYECTO
Recursos Comunicación
Riesgos Adquisiciones
Integración
Interesados
El PMBOK documenta diez
áreas de conocimiento los
cuales considera universales
para casi todo tipo de
proyectos así como cinco
grupos de procesos.
El poder y alcance del
PMBOK es la principal
herramienta de todo
profesional que busque
especializarse en la Gerencia
o Dirección de Proyectos.
