Material formacion 4
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El documento describe cómo crear documentos maestros y tablas de contenido en Microsoft Word. Explica cómo insertar un documento maestro, tablas de ilustraciones, portadas, tablas de contenido y números de página. También proporciona instrucciones para dar formato a estos elementos.
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- 1. MICROSOFT WORD Manejo herramientas Microsoft Office: CREACIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS Y TABLAS DE CONTENIDO Material de formación 4
- 2. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 1 contenidos INTRODUCCIÓN MAPA CONCEPTUAL Documento maestro Tabla de ilustraciones y portada Tabla de contenido, ilustraciones, números de página Insertar tabla de ilustraciones Abrir el documento maestro Insertar tabla de contenido Insertar número de página Dar formato al número de página Glosario BIBLIOGRAFÍA CREATIVE COMMONS CRÉDITOS DEL PROGRAMA Pag. 2 3 4 5 8 8 9 10 10 11 13 14 15 16 CREACIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS Y TABLAS DE CONTENIDO MATERIAL DE FORMACIÓN 4
- 3. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 2 INTRODUCCIÓN En ocasiones se deben trabajar archivos con una estructura definida, ya sea para el envío de correspondencia a clientes, entre otras situaciones, para ello se hace pertinente el uso de documentos maestros, ya que permite agilizar el trabajo y optimizar esfuerzos.
- 4. Creación de documentos maestros y tablas de contenido maestro Insertar tabla de ilustraciones. Abrir el documento maestro. Insertar tabla de contenido. Insertar número de página. Dar formato al número de página. Contiene El La La Documento maestro Tabla de ilustraciones y portada Tabla de contenido, ilustraciones, números de página
- 5. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 4 Documento maestro El documento maestro es un documento normal que puede contener enlaces que conllevan a un conjunto de archivos separados (subdocumentos), estos se pueden tratar independientemente como documentos normales. Pasos para crear el documento maestro: 1. Dar clic en Esquemas de la Barra de estado. 2. Dar clic al inicio del Nivel 2, en este caso al ítem Almohadillas y seleccionar el listado que conforma este producto. 3. Dar clic en la herramienta Mostrar documento. 4. Se activan una serie de comandos. 5. Dar clic en la herramienta Crear. Figura 1 Inmediatamente aparece en pantalla un marco delimitando los enunciados. Lo que contiene este marco se guardará en un subdocumento. Para los grupos Anillos y Archivador, se debe efectuar la misma operación. Para terminar con esta función, es necesario guardar el documento maestro, este a la vez, guardará los subdocumentos que se crearon. Pasos: • Dar clic en Archivo y luego en el botón Guardar. • Observará la carpeta donde se guarda el documento y posteriormente, verá creados cada uno de los subdocumentos. 6. Para acceder a esta carpeta, debe dar clic en Inicio, seleccionar Equipo y buscar la carpeta donde se guardaron los archivos. 7. Estos archivos fueron creados automáticamente con el nombre del nivel. Ahora, tiene un documento maestro con 3 subdocumentos que pueden ser modificados de manera individual. Fuente: SENA 1 2 3 4 5
- 6. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 5 Figura 2 3. Ir a la ficha Insertar. 4. Dar clic en la herramienta Cuadro de texto. 5. En el panel, escoger la opción Dibujar cuadro de texto. Figura 3 Fuente: SENA Tabla de ilustraciones y portada Insertar ilustraciones en el documento Una vez se tiene la estructura del esquema, se completa la información necesaria para crear el catálogo de productos de oficina. 1. Dar clic en el botón Cerrar vista Esquema. 2. Cada producto del catálogo contiene una imagen para una mejor visualización del mismo. Ubicar el primer grupo usando la barra de desplazamiento y dar clic sobre el enunciado. Fuente: SENA Dibujar el cuadro arrastrando con clic sostenido el mouse a la esquina opuesta. Una vez dibujado, dar clic dentro del cuadro de texto y realizar los siguientes pasos: 1. Dar clic en la ficha Insertar. 2. Seleccionar la herramienta Imagen. 3. Se visualiza el cuadro de diálogo Insertar imagen. 4. Buscarlaubicacióndelasimágenesydarclicenalmohadilla 1 (en este caso). 5. Dar clic en Insertar. 6 7 1 2 3 4 5
- 7. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 6 Figura 4 Figura 5 Fuente: SENA Es necesario dar formato al cuadro de texto, para esto seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el cuadro de texto (Dar clic sobre la línea del cuadro). 2. Ir a la ficha Formato. 3. Dar clic en la herramienta Relleno. 4. Seleccionar la opción Sin relleno. 5. En la herramienta Contorno, dar clic sobre el color que se desee. (En este caso turquesa, énfasis 1). Así queda el formato del cuadro de texto: Fuente: SENA Insertar título de ilustraciones Las tablas de ilustraciones muestran dentro del documento en que página están ubicadas, para lograrlo siga las siguientes instrucciones: 1. Seleccionar la imagen. 2. Dar clic en la ficha Referencias. 3. Dar clic en la herramienta Insertar título. 4. Se visualiza el cuadro de diálogo Título. (Es posible complementar el título de la imagen). 5. Dar clic en Aceptar. El título de la ilustración aparece dentro del cuadro de texto. Por esta razón, es indispensable agrandarlo para poder ver el título. 6. Para hacer lo mencionado anteriormente, debe dar clic 1 2 3 4 5 1 23 4 5 6
- 8. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 7 sobre el cuadro de texto y de la esquina inferior, dar clic sostenido hasta que el texto se vea dentro del cuadro. Figura 6 portada. Para insertar una portada debe seguir los siguientes pasos: 1. Dar clic en la ficha Insertar. 2. Seleccionar la herramienta Portada. 3. Del panel, elegir una plantilla sugerida. Figura 7 Fuente: SENA Una vez editado el cuadro, es necesario organizar la presentación del documento: 1. A cada enunciado se le puede dar el estilo que prefiera, en este caso poner un borde en la parte inferior. 2. En la parte inferior de cada enunciado debe escribir la descripción del producto mencionado. 3. Dar clic en el siguiente enunciado y pulsar la tecla Enter, para separar los productos. Insertar portada Es posible insertar una hoja con un diseño predeterminado de Fuente: SENA Figura 8 Fuente: SENA 1 2 4 5 6 3 1 2 3 12 3
- 9. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 8 Por los colores usados en este ejemplo, elegir la opción Moderno. Usar las barras de desplazamiento, para ver las distintas alternativas. En pantalla se inserta una portada totalmente editable: 1. Insertar el título dando clic en el marco Título y digitar el texto. 2. Insertar el subtítulo y digitar el párrafo de descripción. 3. Las fichas Contextuales Diseño y Presentación, se activan por si se desea dar otro tipo de formato a los campos editables de Título y Subtítulo. 4. Dar clic en la ficha Vista. 5. Seleccionar Una página. 6. La portada se verá en su totalidad. Figura 9 Tabla de contenido, ilustraciones, números de página a) Insertar tabla de ilustraciones Ahora es necesario crear tablas de ilustraciones para cada subdocumento. Para ello, abrir el subdocumento Almohadillas: 1. Dar clic en la primera línea de párrafo del documento y digitar el título Tabla de ilustraciones. 2. Dar clic en la ficha Referencias. 3. Dar clic en la herramienta Insertar tabla de ilustraciones. 4. En el cuadro de diálogo, ver Tabla de ilustraciones y verificar que la etiqueta de título sea la ilustración. 5. Dar clic en Aceptar. Figura 10 Fuente: SENA Fuente: SENA 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5
- 10. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 9 Cambiar el estilo del título ilustraciones 1. Dar clic al inicio del Título, Tabla de ilustraciones. 2. Dar clic en la ficha Inicio. 3. Dar clic en el botón Más del grupo Estilos y dar clic sobre el Estilo Título 2. Dar clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido y cerrar el archivo. Figura 11 b) Abrir el documento maestro Una vez insertada la tabla de ilustraciones para cada subdocumento, se debe abrir el documento maestro para visualizar estos contenidos. Luego de abrir el documento maestro, realice los siguientes pasos: 1. Dar clic el botón Esquema. 2. Inicialmente el documento maestro referencia el lugar donde están guardados los subdocumentos. Para ver su contenido, ir a la ficha Esquema (que se activa automáticamente). 3. Dar clic sobre la herramienta Mostrar documento. 4. Dar clic en el botón Expandir subdocumentos. 5. Dar clic en Cerrar vista de esquema. En pantalla se puede visualizar como se agrega el contenido de estos archivos al documento maestro. Usar las barras de desplazamiento para ver el resto del documento. Figura 12Fuente: SENA Es necesario realizar estas acciones en cada subdocumento del catálogo: • Almohadillas • Anillos • Archivador • Cintas • Papel resma Fuente: SENA 1 2 3 1 2 3 4 5
- 11. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 10 Nota: cuando se abre el documento maestro, el tema aplicado modifica los estilos particulares realizados a cada subdocumento. Por esta razón se observa que cuando se modificaba independientemente cada subdocumento, no coincidían los colores que anteriormente se habrían asignado. c) Insertar tabla de contenido Esta opción genera una tabla de contenido a partir del esquema y los niveles dados al contenido del catálogo. Recordar que cada nivel constituye un estilo y de esta manera se da la jerarquía a los enunciados en el documento: 1. Dar clic al inicio de la página siguiente a la portada. 2. Ir a la ficha Referencias. 3. Dar clic en la herramienta Tabla de contenido. 4. Seleccionar del panel la opción más conveniente de tabla de contenido. 5. En pantalla aparece la tabla de contenido con cada uno de los niveles, señalando la página en la cual es posible encontrar el producto. Ahora, la tabla de contenido debe estar ubicada en una hoja independiente. Figura 13 Fuente: SENA d) Insertar número de página En el catálogo es necesario referenciar la tabla de contenido y el número de página donde se encuentra cada producto. Para ello, se debe insertar el número de página con la siguiente función: 1. Dar clic en la ficha Insertar. 2. Dar clic en la herramienta Número de página. 3. Dar clic en la opción Márgenes de página. Este es el lugar donde se ubicará el número. 4. Seleccionar entre las opciones predeterminadas. Para este caso se insertará las márgenes de página con la opción Círculo, derecha. 1 23 4 5
- 12. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 11 Figura 14 e) Dar formato al número de página Para dar formato al número de página, debe seguir las siguientes instrucciones: 1. Seleccionar el elemento y dar clic en la ficha Formato. 2. Dar clic en el botón Más del grupo Estilos del cuadro de texto y seleccionar una de las opciones de estilo. 3. Ir a la ficha Diseño. 4. Dar clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página. Figura 16 Fuente: SENA 5. Se activa la vista de edición de encabezado y pie de página. 6. En la margen derecha, aparece el número de página. Fuente 15 Fuente: SENA Fuente: SENA Nota: dar clic constantemente en el botón Guardar de la Barra de acceso rápido. Así, en caso de una eventualidad, los cambios realizados al documento pueden conservarse. 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
- 13. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 12 Para visualizar el documento ampliamente: Dar clic en la ficha Vista y seleccionar la herramienta Dos páginas. Figura 17 Fuente: SENA 1 2
- 14. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 13 Plantilla: Es un tipo especial de documento inicial. Al abrir una plantilla, se abre un nuevo documento con el contenido, el diseño, el formato, los estilos (en documentos de Office Word 2016) y el tema de esa plantilla.
- 15. ServicioNacionaldeAprendizajeSENA.(2010).ManejodeHerramientas Microsoft Office 2017: Word. Colombia: Autor.
- 17. PROGRAMA NOMBRE DEL OBJETO EXPERTO TEMÁTICO DISEÑADORES GRÁFICOS GESTORAS DE REPOSITORIO PROGRAMADORES GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES GUIONISTA ASESORAS PEDAGÓGICAS LÍDER DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN Manejo Herramientas Microsoft Office: Microsoft Word Creación de documentos maestros y tablas de contenido Diana Rocío Possos Beltrán Caren Xiomara Carvajal Pérez Luis Guillermo Roberto Báez Luis Carlos Reyes Parada Nancy Astrid Barón López Milady Tatiana Villamil Castellanos Nilda Inés Camargo Suescún Fredy Velandia Figueroa Wolfran Alirio Pinzón Murillo Jheison Edimer Muñoz Ramírez Adriana Carolina Acosta Caycedo Kennia Andrea Peña Barrera Janet Lucia Villalba Triana Zulma Yurany Vianchá Rodríguez