Mis datos

COLEGIO DE BACHILLERATO FISCAL “MARGARITA CORTES”
FIGURA PROFESIONAL: ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA SECRETARIA
BACHILLER TÉCNICO EN COMERCIO DE ADMINISTRACIÓN
TEMA:
ETICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EN EL AGUA POTABLE
INTEGRANTES:
BUSTOS PACHO DENISSE MISHELL
CAMPOS MARCILLO GENESIS NICOLE
ANGULO ANGULO JOSSELIN NAHOMI
ESMERALDAS – ECUADOR
2014 – 2015

Declaración de Autenticidad
Declaramos que los contenidos y los resultados obtenidos en el presente
proyecto de grado; son obsolutamente originales, auténticos y personales y
de exclusiva responsabilidad legal y académica de las autoras.
Campos Marcillo Génesis Nicole Bustos Pacho Denisse Mishell
CI: 0803593913 CI: 0803662089
Angulo Angulo Joselin Nahomi
CI: 0801167438

Introducción Histórica
Historia de Esmeraldas
Esmeraldas fue descubierta por Bartolomé Ruiz el 21 de Septiembre de 1526.
Proclamó su independencia, del dominio Español el 5 de Agosto de 1820.
Su nombre proviene de la creencia Española de que existían en sus territorios,
Piedras de Esmeraldas. El verdor de su geografía complemento su nombre.
En 1533, el naufragio de un barco de esclavos permitió el asentamiento y la
presencia de una activa población negra que se fusionó con las culturas indígena
y blanca; y generó una interculturalidad; con diversas manifestaciones de valores:
Costumbres, Producción, Construcciones, Música, Danzas. La Alimentación y
Las Creencias.
Esmeraldas tuvo la categoría de provincia durante la Colonia, el Rey de España.
Se la concedió por dos generaciones a Don Pedro Vicente Maldonado. Al
constituirse la Gran Colombia se la rebajo de categoría política, según la Ley de la
División Política de la Gran Colombia del 25 de julio de 1824, asignándole la
categoría de cantón de Quito, en 1839, pasa a formar parte de la provincia de
Imbabura, posteriormente en el año de 1843 se lo reintegró como cantón de la
provincia de Pichincha.
En el desarrollo histórico de la República, se la constituye como Provincia de
Esmeraldas en la Ley de División Territorial; el 29 de mayo de 1861 y lo
integraban el Cantón Esmeraldas y las parroquias Esmeraldas, Atacames,
Rioverde, La Tola, San Francisco y Concepción.
Ubicación geográfica
La provincia de Esmeraldas, Geográficamente se halla ubicado en: la latitud norte.
Longitud occidental, al noroccidental de Ecuador.
La provincia de Esmeraldas tiene una Extensión: De 15,954Km2
Limites:
Norte: Colombia (rio Mataje).
Sur: Santo Domingo de los Tsachilas y Manabí.
Este: Pichincha, Santo Domingo De los Tsachilas, Carchi e Imbabura.
Oeste:OcéanoPacifico.

La Población actual de la Provinciade Esmeraldas, es de:
Sus Cantones son:
Atacames
Muisne
Quinindé
Río verde
Eloy Alfaro
San Lorenzo
Adsvfhhfrejtg5tgSus cantones son:
Atacames. Muisne
Esmeraldas. Quinindé, Río Verde. Eloy Alfaro; y, San Lorenzo

RESEÑA HISTORICA DE LA MAESTRA: MARGARITA CORTES
La Señorita “Margot” como se le conocía en la Sociedad Esmeraldeña. Su Pasión fue por la
Educación. A más de la Educación recibida; fue una Autodidacta; Se Especializó en la
transmisión de los conocimientos de la Instrucción Primaria. Hasta el Quinto Grado.
Empleó metodologías educativas didácticas; utilizó la psicología educativa. En la sociedad
Esmeraldeña su prestigio fue reconocido como la mejor maestra.
Su actividad educativa la desarrollo desde una Escuela Particular que llevaba su nombre.
Enseñar, generando el desarrollo del pensamiento, la creatividad, ejercitando el desarrollo
de la memoria y la fijación de los conocimientos fue su entera dedicación hacia los
alumnos; formando alumnos reflexivos, críticos, con una alta capacidad de razocinio;
además, de inculcar valores morales y éticos; consolidando la formación en la
personalidad de niñ@s y adolescentes.
Su gran afición a la lectura le permitió una sólida formación humanística y universal.
A sus manos caían regularmente las publicaciones que llegaban de Argentina, Chile y
México de revistas, cuadernos pedagógicos, materiales didácticos y libros de enseñanza.
Era la época en que la escuela había incorporado algunos recursos metodológicos nuevos
para trasmitir la enseñanza. La señorita Margot era una profesora voluntariosa, activa y
perseverante que llevaba en le alma y en el corazón sus dotes.

AGRADECIMIENTO
Dejamos constancia de la más profunda gratitud al cuerpo Docente y Administrativo del
COLEGIO DE BACHILLERATO FISCAL “MARGARITA CORTES”; por su dedicación a nuestra
formación académica; por los valores morales, cívicos y patrióticos impartidos.
Por la generación de las bases, en los conocimientos científicos, teóricos y prácticos
enseñados; y aprendidos; con un sistema moderno de reflexión, de razocinio, de análisis y
de deliberación. Bases fundamentales que afirman nuestra continuidad en la formación
educativa superior; es decir, tenemos el conocimiento y estamos preparadas para asumir
una especialización Universitaria; en las diferentes ramas de las ciencias y tecnologías.
Tenemos las bases científicas para el estudio sistemático; que nos conlleve con
dedicación a formarnos como futuras profesionales; que aportemos al desarrollo
económico, social, productivo, técnico, administrativo de la provincia, y el país.
Además agradecemos infinitamente a nuestros padres y familiares; porque gracias al
apoyo moral y económico hemos podido lograr una meta en nuestra adolescencia, es
decir, ser Bachilleres de la Republica. Prepararnos como una mano de obra calificada para
poder desempeñarnos en la vida con un trabajo con dignidad en la Sociedad Ecuatoriana.
Y estar preparadas para afrontar los retos de la vida en la sociedad actual.
Un agradecimiento especial a las profesoras; Lcda. Irina Gruezo; y M.s.c Margarita
Moreira por la colaboración, paciencia., apoyo y sobre todo por escucharnos y
aconsejarnos a cada una de nosotras; en nuestro proceso formativo.

DEDICATORIA
Esta investigación científica; que es un resumen sucinto del trabajo académico formativo,
por el esfuerzo colectivo de un grupo de distinguidos maestros y maestras; que resumen
la capacidad de investigación, de análisis, de los problemas de la ciencia; capaces de
aplicarse al análisis de cualquier tipo de problemas; de orden social, económico,
educativo, administrativo o político; nos sentimos preparados para este gran desafío que
en el desarrollo de la vida y la formación profesional. Siempre estarán presentes en el
desenvolvimiento de la vida. Lo dedicamos a Dios; a nuestros padres; a nuestros maestros
y maestras; que con gran dedicación y esmero nos formaron.
También le dedicamos esta obra a las autoridades administrativas de la ciudad. Y Al Estado
Ecuatoriano. Que por el grado de organización de nuestra sociedad es posible educarse;
en un ambiente organizado; en el que el desarrollo de la vida es propicio para la sociedad
Esmeraldeña y ecuatoriana.

Resumen Ejecutivo.
La Ética de la Secretaria
 Introducción
Toda profesional consolidada; dispone de unos principios éticos, por los que
se rige la conducta de todos y todas los y las profesionales que forman de
esta profesión..
 Concepto
Una buena secretaria debe poseer una buena conducta, respeto a todos los
que le rodean, un comportamiento único; y, saber trabajar en equipo.

 Los principios fundamentales:
 Dignidad debe abstenerse de todo comportamiento que suponga
infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su
profesión con honor y dignidad.
* Integridad; debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
 Normas de la ética
 Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja,
mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada.
 Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la
información y hechos de los que pudiese conocer en función a su
cargo en el ejercicio de su profesión.
 El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la
profesión de Secretaria; además, que existen países en los que sus
leyes, protegen este principio. Por lo tanto, una Secretaria no
divulgará, ni podrá poner en conocimiento de otras empresas, temas
que no le hayan sido autorizados; específicamente no podrán hablar
de ellos.
 La discreción es un principio fundamental, la información
empresarial y a título personal de sus ejecutivos, no debe ser
divulgada.
 Por un principio de ética la secretaria no debe copiar
documentación y archivos que la empresa los considere como
confidenciales, más aún, descuidarse con estas copias y dejarlas al
alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar
futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.

 Funciones básica del Secretariado
Previo a reflexionar sobre los principios éticos que debe tener presente toda secretaria
o asistente, explicaremos brevemente nuestras funciones básicas:
Representar personalmente a su jefe o a la empresa:
La Secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa ó al jefe de la
empresa. La impresión que reciba el Público o los clientes; en un primer contacto,
dependerá, muchas veces, de la eficacia con que la secretaria se exprese.
 Organización del trabajo del jefe:
Una secretaria o asistente eficiente es la que facilita el trabajo del director y que lo
aleja de todo el tipo de obligaciones que no sean las obligaciones propias de su
cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo a la planificación, seguimiento y
desarrollo delos proyectos y planes de la empresa.
La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superior; tanto de los
compromisos internos como los externos; manejar la Agenda de compromisos,
reuniones; y citas; con puntualidad; controlará la hora exacta de las entrevistas,
prepararle las llamadas para las personas consideradas necesarias y en el
momento Oportuno, etc.
.

 Funciones administrativas:
- La redacción y la gestión de correspondencia.
- Los trabajos de toma de notas, apuntes y sugerencias para redactar la
correspondencia.
- Elaboración de actas de reuniones y sesiones de directorio, de junta de
accionistas; y o cliente, u organización laboral.
- Archivo de los documentos de la oficina.
- Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los
archivos.
- Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y
convenciones.
- Planificación de viajes; lo que implica planificar los transportes, compra de los
boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.;
- Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.

Antecedentes
El analizar científicamente, la ética profesional de la secretaria, como aporte técnico al
equipo ejecutivo de la EMPRESA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO (EAPA- SAN
MATEO) DE LA CIUDAD DE ESMERALDAS; vamos a valorizar la contribución que este
recurso humano aporta en el logro y cumplimiento de las metas y objetivos del desarrollo
de la empresa. Entregar un servicio fundamental para la vida de los ciudadanos que
habitan en los cantones Esmeraldas, Rio Verde y Atacames; proporcionando el suministro
de agua potable; como liquido vital para el desenvolvimiento de la vida, de la salud, del
desarrollo productivo comercial, al transporte naviero, pesquero turístico y la recreación.
La empresa con sus diversos componentes: Técnicos, de Producción, de Distribución, de
Comercialización. Mantenimiento, Reparación y Recaudación es apoyada por el aporte
técnico y profesional de una cadena de secretaria; que contribuyen de una manera
metódica, sistemática y técnica, en la elaboración y distribución de Oficios,
comunicaciones, actas, resoluciones; ordenes de trabajo, y; acuerdos, que se generan
entre los diferentes Departamentos y Direcciones de la institución. Para viabilizar ordenes
de trabajo; para la distribución de recursos humanos, adquisiciones de materiales
fundamentales para el desarrollo de la empresa, organización de los grupos de trabajos en
las diferentes unidades, para el logro y cumplimiento del objetivo social de la empresa.
A más de ello el aporte de las secretarias ejecutivas, como elemento básico y fundamental
en el apoyo de la ejecución del Plan Institucional; como elemento básico y fundamental en
la Gestión Administrativa de la Empresa; de su Ejecutivo; y Directivos. En el cumplimiento
de los Objetivos de la empresa. Además, el Equipo de Secretarias apoya la ejecución del
Plan Operativo Anual- POA. Que ejecuta la empresa con sus presupuestos; cronogramas
de trabajo, actividades y marketing de ventas; constituyen un valioso e imprescindible
aporte que de manera técnica y organizada, contribuye de manera ética en el logro y
cumplimiento de los servicios eficientes que brinda la empresa.

Desarrollo
1.1Análisis situacional
El asentamiento de la población de Esmeraldas y su proceso social, requirió de la creación
de un organismo de suministro del agua potable, inicialmente se crearon juntas de agua
potable, para la provisión de este liquido vital, del devenir de los años, se creo un
organismo llamado la Junta de Fomento para el Desarrollo de Esmeraldas; que involucró
la administración y sistema del suministro de Agua Potable.
La necesidad de administrar el Sistema de Agua Potable y su distribución, en las diferentes
parroquias del Cantón Esmeraldas necesitó del apoyo del ILUSTRE MUNICIPIO DE
ESMERALDAS.
Institución que por muchos años Administró la distribución del agua potable.
La necesidad de consolidar una Empresa Autónoma, que se encargue del suministros del
agua potable a la ciudad de Esmeraldas, atienda el alcantarillado sanitario, y, planifique la
captación de las aguas lluvias. Originó la creación de la Empresa de Agua Potable y
Alcantarillado de Esmeraldas. EAPA – SAN MATEO; creada en 1994.
Como un organismo cuyo objetivo fundamental es la provisión de agua potable para la
ciudad de Esmeraldas.
Vamos a resumir de una manera precisa su nacimiento, origen y expansión.
La ciudad de Esmeraldas a inicios del siglo pasado se ubica en las riveras del río
Esmeraldas con una población de 50.000 habitantes y la captación de agua para el
consumo humano se la organiza con la creación de una empresa municipal de agua
potable a la altura del cabezón; desarrollando un sistema de pozos y bombeando el agua
del Rio Esmeraldas a una Planta de Tratamiento. Filtración y cloración del Agua. Cuya
estructura aun existe; al ingreso de la ciudad; con un tanque elevado a la altura de Aire
Libre, para la distribución del Agua Potable al centro de la ciudad de Esmeraldas; con
sistemas de distribuciones en los barrios de la Ciudad. Un laboratorio para el análisis del
Agua. Y otro tanque de distribución del agua potable ubicado en La loma de Santa Cruz:
para distribuir el agua por gravedad a los barrios de las Palma y el Panecillo.
Encontrándose instalados muchos grifos en diferentes barrios de la ciudad. Que permiten
por emergencia prevenir y apagar los incendios en la ciudad.
A medida que la ciudad crece, la empresa expande sus redes de servicios. Y Mejorando los
Sistemas de Bombeo y Distribución; creando otros tanques de distribución; para atender
la ampliación del servicio al sector de las Palmas. Y las riveras del Rio Esmeraldas.

En el Gobierno de León Febres Cordero, la demanda de agua potable crece por el
crecimiento poblacional; y, para atender la producción del servicio, se Financio el Proyecto
de ampliación de captación y redes de distribución del Agua Potable; con una Inversión
del Banco del Estado. Con el paso de los años; el servicio el volvió deficiente; el agua es
racionada por días, por horarios y pos barrios; dificultándose el desarrollo de las
actividades educativas, económicas, industriales y turísticas.
El Gobierno actual financia un nuevo proyecto de mejoramiento del sistema de captación
existente en San Mateo, construcción de diferentes tanques de distribución; reemplazo de
la cañería y redes, instalaciones masivas de medidores domiciliarias, acometidas
renovadas; y la ampliación y abastecimiento del Agua Potable para los Cantones de
Atacames y Rio Verde. Atender la demanda actual de una población de 300.000
habitantes aproximadamente. Que tiene la ciudad de Esmeraldas.
Este nuevo aporte económico y financiamiento para ampliar y renovar el Servicio de Agua
Potable y Alcantarillado para la ciudad de Esmeraldas. Servirá también para fortalecer
Administrativamente la Empresa. La necesidad de actualizar las viejas cañerías de
distribución la creación de nuevos tanques de distribución y el arreglo de las calles
transversales y el asfalto de nuevas calles de barrios y ciudades que son destruidas por el
trabajo de las nuevas redes de distribución a hecho posible que le actual Gobierno
otorgue al Gobierno Autónomo Descentralizado del Municipio del cantón de Esmeraldas
otorgue a través del Banco del Estado un crédito de $ 140,000.000 para la adquisición de
nuevas bombas de succión a los sistemas de almacenamiento. La empresa mejorara su
sistema administrativo, técnico y por consiguiente el rol que juega el quipo de secretarias
de esta empresa será protagónico.
La Eficiente Gestión apoyará a las diversas unidades; estará visible en el trabajo diario
que desarrolle el Equipo de Secretarias, dinamizando con su aporte y colaboración el
cumplimiento y ejecución de los diferentes planes, programas que realice la empresa.
1.2 Misión del proyecto
El objetivo fundamental es este proyecto es relievar (resaltar) el aporte que desarrolla el
equipo de secretarias como apoyo fundamental en la empresa de Agua Potable y
alcantarillado en la cuidad de Esmeraldas EAPA SAN MATEO contribuyendo de una
manera sincronizada y sistemática a los diferentes planes, subprogramas, programas y al
proyecto en general cuyo objetivo general es atender el suministro de Agua Potable y
alcantarillado a los habitantes del cantón Esmeraldas, Rio verte y Atacames.

1.3 Visión del proyecto
Demostrar como el trabajo profesional de las secretarias contribuye ampliamente los
objetivos fundamentales de la EAPA – SAN MATEO.
Demostraremos las técnicas y la metodología de trabajo, en la organización de la
correspondencia e información actas de trabajo, informes técnicos que se generan el las
diferentes unidades de trabajo se producen utilizando los sistemas tecnológicos de la
informática, la distribución de la correspondencia en los diferentes departamentos y
direcciones para la ejecución del plan operativo anual de la institución; las técnicas de
archivar y clasificación.
El apoyo administrativo a los ejecutivos directores y técnicos en la facilitación organizada
del trabajo de secretarias. De igual manera la visión de este proyecto es demostrar con el
trabajo técnico y eficiente de una secretaria apoyar el marketing de ventas, servicios y
recaudación de la empresa, demostrando una buena imagen al público.
Objetivos
2.1 Objetivo general
El objetivo general de este trabajo es sistematizar y difundir los conocimientos técnicos
que genera una secretaria en el trabajo de apoyo a la Gestión administrativa de una
empresa.
2.2 Objetivos específicos
Expresar, los conocimientos técnicos de una secretaria; copiar las instrucciones y órdenes
de las comunicaciones, oficios, memorándum, órdenes de trabajo, informes, etc., y
crearlos con el empleo de los medios informáticos actuales, empleando los recursos de
Word, Excel, power point, imprimir, presentar al jefe, director, gerente, etc. Y luego de
aprobada la comunicación, la información será distribuida a las unidades de trabajo a la
que esta dirigida.
Registrar mediante las técnicas de archivo las diferentes comunicaciones memorándum,
informes, planes, programas, presupuestos, y proyectos registrándolos clasificadamente,
en un orden cronológico y en carpetas distintas de igual manera las comunicaciones
enviadas y recibidas a más de ser clasificada en los órdenes correctos.

Justificación
La importancia de esta investigación científica es generar una visión integral del
importante rol que juegan el equipo de secretarias en una empresa; las cuales una vez
empoderadas, de los propósitos de la empresa; de la misión y visión que tiene que cumplir
las secretarias apoyaran el trabajo de las diferentes unidades técnicas, administrativas,
contables, financieras, de recaudación, de comercialización, de captación de agua, de la
planta de tratamiento, bodegas, laboratorios, adquisiciones, gerencia y los diferentes
programas y proyectos de distribución de agua; como es el caso que nos ocupa investigar
de una de las mas importantes empresas que tiene el Cantón de Esmeraldas EAPA – SAN
MATEO, el cual es proporciona el suministro de agua potable para los cantones de
Esmeraldas, Rio Verde y Atacames; así como el mantener en optimas condiciones los
sistemas de alcantarillado y aguas lluvias y la aportación y construcción de un sistema de
tratamiento a las aguas servidas para ser arrojadas al Rio Esmeraldas sin contaminación.
La disfunción de las técnicas en la elaboración, distribución, archivos de todas las
comunicaciones que se generan en la administración eficiente de los recursos humanos,
materiales: Maquinarias, equipos, herramientas, bodegas, adquisiciones, información de
ingresos de recursos, gastos y depósitos bancarios que genera el flujo financiero para
mantener operativa la empresa en el cumplimiento de los objetivos de la empresa, toda
esta gestión tiene un pilar de apoyo técnico en el aporte que genera el equipo de
secretarias que de manera concatenada contribuye al cumplimiento exitoso del servicio
básico que es el Agua Potable.
Estudiode mercado
4.1 Análisis Del Mercado
Al nivel del país todas la empresas publicas, y las empresas privadas requieren de una
secretaria, en el mercado laboral de la provincia de Esmeraldas existen muchas empresas
publicas con delegaciones de los diferentes ministerios que existen en la capital:
Ministerio hidrocarburos, ministerio del ambiente- delegación de Esmeraldas; Banco
Nacional de Fomento; Ministerio de agricultura ganadería acuacultura y pesca- delegación
de Esmeraldas, los gobiernos provinciales, los gobiernos autónomos provincial del
municipio del Cantón de Esmeraldas. Las empresas privadas tales como: Codesa, el
terminal terrestre; las empresas de transporte tales como: Trans Esmeraldas, occidental.
Pacifico, costeñita, y en el caso que nos ocupa de la empresa de agua potable y
alcantarillado de Esmeraldas- EAPA SAN MATEO; es decir todas estas empresas e
instituciones demandan de una gran cantidad de secretarias para poder dinamizar el
apoyo a la gestión administrativa, a la venta de servicio; al suministro de bienes y servicios
que ofrecen.

Esta creciente actividad comercial incrementa permanentemente la demanda de
secretarias. Es decir, un recurso humano capacitado con las técnicas de secretarias para
elaborar comunicaciones, archivar correspondencia, elaborar informes técnicos,
proyectos, presupuestos, planificaciones que configuran los diversos modelos de gestión
de las empresas. Este trabajo ahora es más tecnificado por el uso de los sistemas
tecnológicos computarizados.
La demanda de secretarias a nivel de los sistemas de clasificación de los cargos públicos
tienen escalas de clasificación: auxiliares de secretaria, asistente de secretaria, secretaria
ejecutiva, y las remuneraciones están clasificadas de acuerdo a las experiencias técnicas,
con sueldo que ocilan desde una remuneración básica unificada; es decir $340 hasta
$1670.
4.1.1
Productos y servicios a comercializar
El producto a ofrecer en el mercado laboral es la capacitación técnica y eficiente de una
secretaria con los conocimientos en la elaboración de comunicaciones las cuales pueden
estar determinadas por: oficios, memorando, ordenes de trabajos, informes técnicos,
sociales, proyectos, planes, programas, planes operativos anuales, sistematización de
información contable financiera. La digitación de esta información, por el sistema
informático; la distribución por órdenes de los jefes hacia los demás dependencia de la
institución; direcciones, unidades de trabajo. Es decir la organización de los archivos
clasificados de las diferentes comunicaciones que se generan es una institución. Es la
tarea general de una secretaria en una empresa pública, privado o comercial.
En el caso que nos ocupa esta investigación ; y que se encuentra relacionado directamente
con el rol que juegan las secretarias; aportando con los conocimientos técnicos; en la
administrativa podemos resaltar conforme el anexo N.1 y que corresponde al orgánico
funcional de la EAPA – SAN MATEO podemos señalar que el directorio en sus secciones
genera acuerdos, relaciones, ordenanzas, políticas de ampliación del servicio; Convenios y
acuerdos interinstitucionales contratos, hipotecas, legalizaciones, que como instituciones
técnicas de trabajo deben ser cumplidas por la presidencia que tiene el rol o calidad de
gerente de la empresa; responsable de las resoluciones enmarcadas por el territorio y
que el debe canalizarlas desde su secretaria general a cada una de las direcciones las
cuales son: planificación, asesoría legal, dirección técnica.

Que cuenta con una secretaria que dinamiza todas las órdenes de trabajo, la ejecución de
planes, programas, proyectos a las siguientes unidades de trabajo: estudios, proyectos,
producción, distribución, redes y alcantarillado. Cada uno de estas unidades de trabajo es
apoyado por el servicio de una secretaria que sistematiza la información técnica a los
diferentes grupos humanos de trabajo ; es decir hay generación de memorandos, oficios,
ordenes de trabajo, organización de la información a niveles de los ordenadores
informáticos, archivos físicos, la generación dinámica de las comunicaciones enviadas y
recibidas como fuentes de información de cumplimiento de las ordenes de trabajo que
retornan a los diferentes jefes de trabajo de estas unidades técnicas para que sea
revisado el cumplimiento de los cronogramas de trabajo y se generen las ordenes de pago
asia la dirección financiera de la empresa; y que cuente con un archivo planificado,
sistematizado por el origen; por la fuente de información.
De igual manera el trabajo en equipo de las secretarias se ve reflejado por la generación,
producción de comunicaciones, distribución, y archivos ordenados de las siguientes
direcciones y unidades Dirección Técnica y servicios institucionales. Adquisiciones,
transporte, bodega, dirección financiera, presupuestos, contabilidad, tesorería.
La dirección de recursos humanos constituye una unidad que genera comunicaciones
propias tales como, planificación de cuadros de vacaciones, informes técnicos, sociales, un
presupuesto acorde al desarrollo de la empresa, información técnica de recursos humanos
que aporta al cumplimiento de la misión y visión de la empresa. Elementos fundamentales
para aportar a la elaboración del informe de rendimiento de cuenta que desarrolle la
empresa.
La dirección financiera y presupuestos con el apoyo del equipo de secretarias y los
siguientes unidades: Contabilidad, tesorería; generan una abundante información de tipo
constante financiero tales como roles de pago, pago de contrato, adquisición de
materiales y bienes para garantizar el servicio y la expansión de la empresa. Por su
naturaleza los archivos y la organización de esta dirección deben ser minuciosamente
archivados y clasificada por el origen de las cuentas clasificadas en el presupuesto.

4.1.2 CLIENTES
El equipo de secretaria conformadas por secretarias ejecutivas auxiliares y ayudantes de
secretaria distribuidas en todas las direcciones y unidades de trabajo, de la EAPA-SAN
MATEO, a mas de atender necesidades internas de todas las unidades de trabajo
generando el cumplimiento de todos los objetivos de la empresa; contribuyen con su
valioso aporte al cumplimiento de los fines específicos que tiene la empresa; es decir
atender el suministro de agua potable para los cantones de Esmeraldas, Atacames y
Rioverde; en equipo se ve reflejado la tención a los clientes es decir a una población que
supero los 300.000 habitantes. La imagen de la institución es creada por el equipo técnico
en su conjunto; que incluye al quipo de secretarias. Y el servicio que presta la Empresa es
valorizado por la atención recibida por los clientes a los cuales se les vende este servicio.
Es decir la opinión ciudadana es diversa de acuerdo a la calidad, cantidad y permanencia
del servicio. Opiniones que califican a la empresa de regular, deficiente y buena.
Esta imagen del servicio al cliente también se refleja en la calificación de los funcionarios.
4.1.3 COMPETENCIAS
La EAPA SAN MATEO es una Empresa única que brinda un servicio de agua potable y
alcantarillado; y por atender a estas tres poblaciones de Atacames, Rioverde y Esmeraldas
esta obligada a ser eficiente; a capacitar su recurso humano con seminarios, cursos,
talleres en todas las áreas ; incluyendo al equipo de secretarias que con el paso de los
años desarrollan una actividad de rutina sin prepararse en el campo profesional de una
manera eficiente en las técnicas informáticas del Word, Excel, Pawer Point técnicas de
flujo grama, Air-wvui. Y el conocimiento de la tecnología para darle seguimiento a la
ejecución de Poa y al modelo de la ejecución, es decir al conocimiento del dominio del
sistema de Proyec.

Éticaprofesional de una secretaria
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial; tanto
en el mundo de los negocios como en la industria, sector publico, privado, profesionales,
proyectos agroindustriales, políticos, inmobiliarios; turísticos, financieros y novales.
El mundo económico ve a la secretaria como una persona que contesta correspondencia,
elabora actas de reuniones, y da orientación tras un simple escrito. Pero en los últimos
tiempos, el concepto de secretaria ha cambiado hoy es vista como una verdadera
asistente de su jefe, al grado de asumir con ahincó algunas responsabilidades del mismo.
El trabajo administrativo que cada asistente tiene que realizar puede variar dependiendo
de las actividades de la empresa, ya que cada sector tiene sus propias características y
necesidades. También influye la forma jurídica de cada empresa, por ejemplo una oficina
de gobierno no es lo mismo que una empresa familiar o privada, una vez que estas últimas
tienen mayor libertad en la elaboración de documentación administrativa pudiendo lograr
una mayor productividad en las operaciones cotidianas.
La magnitud del negocio de la empresa, de la inclusión o del caso que investigamos; como
es la EAPA – SAN MATEO; genera abundantes comunicaciones que son canalizadas a
través de las diferentes direcciones, unidades técnicas y administrativas; con fines de
garantizas el servicio del suministro de agua potable y alcantarillado.

5.1 Funciones Básicas De Las Secretarias
Toda secretaria ejecutiva, asistente o auxiliar debe cumplir las siguientes funciones
fundamentales:
 Representar personalmente a su jefe o empresa.
 La secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa o al jefe.
La impresión que reciban en un primer contacto, dependerá, muchas veces, de la
eficacia con la que una secretaria se exprese.
 Organización del trabajo del jefe.
Una secretaria o asistente eficiente; es la que facilita el trabajo del gerente, jefe o del
director que contribuye a elaborar todos los memorando, oficio, informes, presentarlos a
su jefe inmediata superéis para la revisión, firma entrega a las después tomen y unidades
de trabajo correspondiente, así como la clasificación de los archivos.
La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos
internos como los externos: acordarle puntualmente la hora exacta de las entrevistas,
reuniones, sesiones de trabajo, las llamadas para las personas consideradas y necesarias y
en el momento oportuno, etc.
 Ayudar a la preparación y organización, asambleas, reuniones, entrevistas, etc.
 Apoyar la planificación de los viajes lo que implica:
- Planificar de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos
de viajes, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.
 Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.
Tarea de conexión
 Como canal de comunicación interna, la secretaria hace la conexión entre superior
y cualquier otra persona de la empresa. Al mismo tiempo, desempeña un papel
importante en el ámbito de las comunicaciones con el exterior (clientes,
proveedores, instituciones privadas y oficiales, etc.
5.2 Principios éticos y morales de una secretaria:
Cada profesional sea secretaria ejecutiva, asistente auxiliar debe manejar los principios
éticos y morales; que se deben reflejar en su conducta y comportamientos en el trabajo
individual y en equipo. Debe mantener una buena conducta un respeto a todo los que el
rodean; un comportamiento de la colaboración en su equipo o unidad de trabajo.
Debe trabajar, con responsabilidad, con amor, con dignidad, integridad, y debe de
resolverse con honradez, lealtad, buena fe y preservando la importancia técnica y
estratégica de la empresa.

Normas de ética de las secretarias
 Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena
fe en sus catos y ser una persona honrada.
 Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y
hechos de los que pudiese conocer, en función a su cargo en el ejercicio de su
profesión.
 El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de las
secretarias, además que existen países en las que sus leyes protegen este
principio, por lo tanto una secretaria no divulgara, ni podrá poner en
conocimientos de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados
específicamente hablar de ellos.
 La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a titulo
personal de sus ejecutivos, no debe ser divulgada.
 Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos
que la empresa los considere como confidenciales, mas aun descuidarse con estas
copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para
afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma oportunista por la
competencia.
El perfil profesional de una secretaria ejecutiva, asistente o auxiliar; se consolida
con las siguientes cualidades, atributos; y formación profesional:
 Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena
fe en sus actos y ser una persona honrada.
 Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y
hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su
profesión.
 El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de
secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este principio,
por lo tanto una secretaria no divulgara, ni podrá poner en conocimiento de otras
empresas temas que no le hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.
 La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a titulo
personal
De sus ejecutivos no debe ser divulgada.
 Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos
que la empresa los considere como confidenciales, mas aun descuidarse con esas
copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para
afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma especulativa en el mercado.

Características
Discreción
Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianzas, como
lo es el cargo secretarias, dado que tiene acceso o material reservado.
Puntualidad
Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad.
No solamente para llegar al trabajo. Determina la eficiencia y eficacia profesional.
Paciencia
Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecer jamás a dado buenos
resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás.
Organización
Una secretaria debe ser organizada, sin excusas las personas que se relacionan en
tu trabajo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrán el trabajo
solicitado oportunamente.
Tacto
Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino
ver si la persona esta satisfecha.
Responsabilidad
La responsabilidad es vital en un cargo de secretaria. Una profesional evita
cometer errores de cualquier tipo.

Perfil profesional de una secretaria
 Personalidad equilibrada y Pro – activa.
 Autoestima positiva.
 Capacidad de adaptación a los cambios.
 Habilidades comunicativas y escucha activa.
 Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
 Disposición para trabajar en equipo.
 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
 Espíritu de superación.
 Flexibilidad.
 Sentido de humor.
 Alto nivel de cooperación.
 Apoyo a las otras unidades de trabajo.
Funciones que debe cumplir una secretariaejecutiva, auxiliar, oayudante.
 Elaboración informática de todas las comunicaciones que se generan en la
gerencia, presidencia, dirección administrativa, o unidades técnicas de trabajo;
llámense estas oficios, memorando, circulares, ordenes de trabajo, etc. Su
distribución, con el registro de recibido.
 Archivo organizado, sistemático de las comunicaciones.
 Actuar como secretario técnico de las reuniones de equipo.
 Organizar las actas, decisiones, resoluciones y documentación que se genere en la
ejecución de los diferentes proyectos que ejecute la empresa.
 Recibir la correspondencia que llega a la gerencia, dirección o unidad de trabajo;
dándole el tramite correspondiente.
 Contestar, cumplir y atender las disposiciones ya encargos que se mandaba a la
empresa.
 Contestar, cumplir y atender las disposiciones y encargos que se generen a las
diferentes áreas administrativas de la EAPA – SAN MATEO.
 Preparar los documentos de soporte, estudios e informes para las reuniones
ejecutivas que mantienen los jefes, o directores.
 Apoyar los informes de las actividades ejecutadas por el departamento,
direcciones, unidades técnicas, y/o equipos de trabajo.
Apoyar la elaboración de los informes de rendición de cuentas

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