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COMO HACER PRESENTACIONES EFECTIVAS 10 pasos para hacer excelentes presentaciones

Hacer una buena presentación no tiene que ver sólo con el presentador, o con el público, o con el dominio que se tenga en Power Point, animación o diseño. Una PRESENTACIÓN EFECTIVA requiere del dominio de DESTREZAS CONCRETAS y lo que usted sabe sobre el tema. Usted debe conectarse con su público de manera clara e inspiradora. 1. Presentaciones Efectivas adaptada a su audiencia y al entorno. 2. Presentaciones Efectivas que conlleva a la acción. 3. Presentaciones Efectivas en las que se aborden las preguntas e forma efectiva y mantiene el interés y la concentración de su público. *PRESENTACIONES EFECTIVAS

OBJETIVOS de una PRESENTACIÓN EFECTIVA ¿Qué pretendo? INFORMAR, PERSUADIR o VENDER??? Persuadir para que se tome un curso de acción. Transmitir información. Lograr compromiso. Involucrar en la resolución de un problema. Abrir y coordinar un foro de discusión. Generar una reacción frente a una idea o situación.

OBJETIVOS de una PRESENTACIÓN EFECTIVA PREGUNTAS CLAVE: ¿Qué pretendo: INFORMAR, PERSUADIR o VENDER??? ¿Quiero que el Público: ENTIENDA, APRENDA O ACTÚE??? ¿Quiero que la Audiencia: SE COMPROMETA???

TIPOS de PRESENTACIONES VENTAS: Señala los beneficios de un producto o servicio, dan al público una razón de compra. DEMOSTRACIÓN: Presenta al público cómo funciona un producto o servicio. PERSUACIÓN: Proporcionan razones para apoyar una idea. INFORME DE AVANCE: Detalla el avance de un programa, proyecto o actividad. PLAN O ESTRATEGIA DE NEGOCIO: Presentan el plan de acción de una organización o articula metas y logros de un proyecto. !!!RECUERDE!!! Las personas recuerdan pocos detalles de las presentaciones. Entregue físicamente o envíe un documento virtual que haga énfasis en los detalles.

ADAPTANDO las PRESENTACIONES REGULARIDAD O FRECUENCIA DE LA REUNIÓN CONOCIENDO SU AUDIENCIA *UNA PRESENTACIÓN ES UN DIALOGO INTERACTIVO ENTRE USTED Y SU AUDIENCIA. Por ello pregúntese: ¿Quiénes constituyen su audiencia y cómo se relaciona con el tema de la presentación? ¿Es una asunto polémico, conocido o nuevo (o una combinación)? ¿Cuán informados están frente al tema y qué necesitan saber?¿Qué esperan de su presentación? ¿A qué tipo de presentaciones están acostumbrados? ¿Qué saben, opinan o necesitan saber de usted? ¿Por qué asisten a la presentación, asisten voluntaria u obligatoriamente? ¿Se caracterizan por se corteses, apáticos u hostiles? ¿Hay datos o situaciones sociales, culturales o históricos que usted deba saber? TAMAÑO DEL PÚBLICO FORMALIDAD DE LA SITUACIÓN HORA DEL DÍA

PASOS de las PRESENTACIONES *COMPILE Y AFINE SUS IDEAS: El mensaje clave seleccionado realmente desemboca o detona el objetivo de la presentación. Los argumentos seleccionados son comprensibles para todos. Qué argumentos contrarios debe usted neutralizar. *LOGRÓ SU META: Persuadir. Transmitir información. Convocar. Generar reacción frente a… movilizar. *DECIDA QUÉ VA A DECIR: Defina el mensaje clave. Qué argumentos respaldan su mensaje. Identifique cuándo sería ideal que su público participe y cómo.

Introducción Agenda de presentación Objetivos Visión Preliminar Cuerpo Puntos claves Resultados relevantes Cierre Conclusiones y Recomendaciones * Elementos de la presentación

* ¿CUÁNTO DEBE DURAR LAPRESENTACIÓN? ¿CUÁNTO DEBE DURAR LA PRESENTACIÓN?

* Estructura de una presentación modelo: APERTURA Presentación personal Título de la presentación Agenda de Presentación OBJETIVOS PUNTOS CLAVES Resultados relevantes CIERRE Conclusiones Recomendaciones

* Errores que debemos evitar: Demasiado texto, cuadros o imágenes en poco espacio . Imágenes deslucidas, píxeladas o deformadas . Omisiones como Errores de transcripción y/o redacción.

*Combinaciones Fondos y tipos de letras Combinación Combinación Combinación Combinación Combinación Combinación RECOMENDADOS: Fondos oscuros y letras claras, y Fondos claros y letras oscuras.

Combinación Combinación Combinación Combinación Combinación Combinación Fondos oscuros y letras oscuras. Fondos claros y letras claras. *Combinaciones Fondos y Letras NO RECOMENDADOS . Fondos recargados donde las letras no se aprecian bien. Combinaciones que no contrastan.

* Tamaño de letras Informática 8 Decanato 10 Administración 12 Matemática 14 Inglés 16 Proyecto 18 Informática 24 Decanato 28 Administración 36 Matemática 44 Proyecto 48 Tipos de letras más utilizados: Times New Roman y Arial. Exámen Final 20

10 PASOS para hacer excelentes presentaciones: APÓYESE EN MATERIAL CONVINCENTE : En cierto modo, la facilidad de uso de PowerPoint puede ser su peor enemigo. Por muy fácil y atractivo que resulte crear diapositivas y gráficos llamativos, tenga en cuenta que PowerPoint no es una herramienta autónoma. Los asistentes desean escuchar lo que usted dice, no sólo quieren ver una sucesión de imágenes en una pantalla. Cree un programa sólido con PowerPoint, pero asegúrese de que sus comentarios verbales resulten igualmente convincentes. "PowerPoint no prepara presentaciones, sino que permite crear diapositivas", afirma Matt Thornhill, presidente de Audience First, empresa de Midlothian, Virginia (EE.UU.) que ofrece formación para la elaboración de presentaciones. "Recuerde que está creando diapositivas que servirán de apoyo a una presentación oral".

2. SIMPLIFIQUE: Todos hemos visto presentaciones con PowerPoint o con otras herramientas en las que el orador parecía a punto de ofrecerle matrimonio al programa. Al fin y al cabo, era evidente su enamoramiento con cada enfoque, efecto especial o artilugio . Pero las presentaciones más eficaces de PowerPoint son sencillas: gráficos fáciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en cada momento. Algunos entendidos sugieren que no se utilicen más de cinco palabras por línea ni más de cinco líneas por diapositiva. "No lo estropee con un saturación de texto y gráficos", señala Kerr. "¿Realmente es necesario que todo aparezca en la pantalla?" 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

3. REDUZCA AL MÍNIMO LAS CIFRAS EN LAS DIAPOSITIVAS: El atractivo de PowerPoint es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las observaciones del orador de un modo conciso. Resulta difícil conciliar eso con un laberinto de números y estadísticas. En la mayoría de los casos, las presentaciones más eficaces realizadas con PowerPoint no abruman a los asistentes con cifras y números. Déjelos para más tarde; se pueden distribuir en forma de notas al final de la presentación, para un estudio más detenido. Si desea destacar una estadística en PowerPoint, considere la posibilidad de usar un gráfico o una imagen para transmitir la idea. "Por ejemplo, para hablar del aumento del número de pacientes con Alzheimer, una vez utilicé una fotografía de una anciana en lugar de mostrar un frío número en la pantalla", explica Kerr. 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

10 PASOS para hacer excelentes presentaciones: 3. REDUZCA AL MÍNIMO LAS CIFRAS EN LAS DIAPOSITIVAS: Ejemplo.

4. NO LEA LITERALMENTE LA PRESENTACIÓN DE POWERPOINT: Uno de los hábitos más generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse a leer la presentación visual a la audiencia. No sólo es redundante (si no es para controlar el mando a distancia, es difícil justificar así la presencia del orador), sino que, además, la presentación más atractiva se hace aburrida. PowerPoint resulta más eficaz con comentarios verbales que amplían e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo. "Incluso con PowerPoint es necesario el contacto visual con la audiencia", explica Roberta Prescott, de la empresa de consultoría especializada en comunicaciones The Prescott Group, que tiene su sede en Connecticut (EE.UU.). "Lo que quieren los asistentes no es verle la nuca". 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

4. NO LEA LITERALMENTE LA PRESENTACIÓN DE POWERPOINT: Ejemplo. 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

5.Utilice las observaciones oportunamente: Algo que también le puede hacer perder puntos son los comentarios que coinciden precisamente con la aparición de una nueva diapositiva en una presentación de PowerPoint. Distraen la atención de los asistentes. En un programa bien orquestado con PowerPoint se presenta una diapositiva nueva, se deja a los asistentes tiempo para leer el texto y digerirlo y, a continuación, siguen las observaciones que amplían lo que aparece en la pantalla. "Es una cuestión de sincronización", señala Kerr. "No hable si va a interferir en la presentación de una diapositiva". 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones: No más de 6 aspectos por lámina con oraciones claras y concisas que indiquen al auditorio el aspecto que trata en ese momento el ponente.

6. DEJE UN TIEMPO DE REPOSO: PowerPoint también resulta en este caso más eficaz como acompañamiento visual de la palabra . Los usuarios de PowerPoint más experimentados no temen dejar la pantalla en blanco de vez en cuando. Eso no sólo puede suponer un descanso visual para los asistentes, sino que también puede constituir una táctica eficaz para concentrar la atención en un intercambio más verbal, como una discusión en grupo o una sesión de preguntas y respuestas. 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

7. UTILICE COLORES VIBRANTES. Un contraste marcado entre el texto, los gráficos y el fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones . 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

8. IMPORTE OTRAS IMÁGENES Y GRÁFICOS. No limite la presentación a lo que ofrece PowerPoint. Utilice imágenes y gráficos externos, incluso vídeo, para mayor variedad y atractivo visual. "A menudo incluyo una o dos secuencias de vídeo muy breves en mis presentaciones", comenta Ramon Ray, asesor de tecnología de Nueva York. "Ameniza, transmite un mensaje y relaja el ambiente". 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

8. Importe otras imágenes y gráficos: Ejemplo . Ojo!!! Con el tamaño y la deformación de las imágenes. Evitar el uso de imágenes difusas o con poca resolución. 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

9. DISTRIBUYA NOTAS AL FINAL, NO DURANTE LA PRESENTACIÓN. Habrá quien no esté de acuerdo conmigo en este punto, pero ningún orador quiere dirigirse a un grupo de personas que está entretenido leyendo un resumen de sus comentarios . A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guión de notas durante la presentación, espere a terminar para distribuirlo. 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones:

10 PASOS para hacer excelentes presentaciones: 10. REALICE MODIFICACIONES SIN REPAROS ANTES DE LA PRESENTACIÓN. No pierda nunca la perspectiva de la audiencia . Después de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagínese que es una de las personas que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corríjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga mejorar la presentación. Diseñe presentaciones diferentes para diferentes tipos de públicos.

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