Módulo 1 "Gestiona Hardware y software de la ofimática"

SUBMODULO 3
Gestiona archivos y dispositivos
ofimáticos

Carpeta y Archivo
¿Qué es una carpeta?
■ Una carpeta es básicamente un contenedor
donde se pueden almacenar archivos o también
otras carpetas. Una carpeta dentro de una
carpeta normalmente se denomina subcarpeta.
■ La organización de los archivos en grupos lógicos
facilita la búsqueda de archivos concretos.
¿A qué denominamos archivo?
■ Colección de información completa con nombre,
como un programa, un conjunto de datos
utilizados por un programa o un documento
creado por el usuario.
■ Es la unidad básica de almacenamiento que
permite a un equipo distinguir un conjunto de
datos de otro. Es una recopilación de datos que
un usuario puede recuperar, cambiar, eliminar,
guardar, imprimir o enviar por correo electrónico.
■ Los archivos se encuentran almacenados en
uno o más dispositivos de almacenamiento
permanente.

Tipos de archivos y sus extensiones
■ De la misma forma que se identifica un documento en un folder dentro de un archivero, en un medio de
almacenamiento digital, ya sea computadora, celular, tableta, nube etc., un archivo debe de identificarse
por un nombre y una ubicación la cual indica al igual que en físico, en que folder o carpeta digital se
encuentra o cómo podemos llegar a él. El archivo por sí mismo cuenta con características propias que lo
identifican y lo diferencian de los demás, estas características de forma general son , el nombre, el tipo de
archivo el cual se define con su extensión que generalmente consta de 3 letras. La información de una
computadora está almacenada como archivos. Normalmente los archivos están formados por un nombre,
un punto y una extensión, por ejemplo: PROGRAMA.EXE. El nombre nos sirve para diferenciar unos archivos
de otros y la extensión para atribuirle unas propiedades concretas. Estas propiedades asociadas o "tipo de
archivo" están dadas por las letras que conforman la extensión. Normalmente su máximo son tres letras,
aunque existen algunas excepciones (.jpeg, .html, .java, etc.).

■ Archivos de texto: TXT: Formato de texto plano, habitual para registros
PDF: Es un formato de almacenamiento de documentos, significa
Portable Document Format (Formato Portátil de Documento), y es
utilizado para mostrar documentos en la forma electrónica
independiente del software, hardware o sistema operativo donde se
visualiza.
■ Archivos de Imágenes: Poco hay que decir de las imágenes y de sus
formatos salvo que cada uno de ellos utiliza un método de
representación y que algunos ofrecen mayor calidad que otros. JPEG:
También se le ve como JPE y sobre todo como JPG es uno de los más
extendidos, por su compresión y calidad. BMP: Extensión que nace del
nombre de este formato BitMaP o Mapa de Bits, gran calidad, pero
tamaño excesivo no suele ser muy utilizado en Internet por su carga
lenta.
■ PNG: es un formato gráfico basado en un algoritmo de compresión sin
pérdida para bitmaps no sujeto a patentes. Archivos de Video: Los
formatos de video no sólo contienen imágenes sino también el sonido
que las acompaña. AVI: El formato de video más extendido en Internet
es el AVI. Calidad y tamaño son sus mayores ventajas ante el público.
MP4: Extensión para audio, vídeo y contenidos avanzados.
A continuación, se describen los de archivos más comunes y sus
extensiones

■ Archivos de Audio: Los archivos de audio
son todos los que contienen sonidos (no
solo música). MP3: es un formato para la
compresión de música. WMA: es un
formato de compresión de audio.
Archivos Comprimidos: Los formatos de compresión son de
gran utilidad a la hora del almacenamiento de información ya
que hacen que esta ocupe el menor espacio posible y que se
puedan reunir muchos ficheros en uno sólo.
RAR: Formato de compresión muy efectivo, cuenta con uno
de los mejores programas de compresión/descompresión
que es capaz de soportar prácticamente todos los formatos
no sólo el propio. ZIP: El otro gran utilizado. Soportado por la
amplia mayoría de los programas extractores por ser de los
más extendidos.

■ Archivos de uso común de la empresa Microsoft office: quizás estés familiarizado con el
software que esta empresa ha diseñado para automatizar el trabajo de oficina los
cuales se muestran en la siguiente tabla: Word (texto), Excel (hoja de cálculo),
PowerPoint (presentaciones). Archivos de uso común de la empresa Microsoft office:
quizás estés familiarizado con el software que esta empresa ha diseñado para
automatizar el trabajo de oficina los cuales se muestran en la siguiente tabla: Word
(texto), Excel (hoja de cálculo), PowerPoint (presentaciones).
SOFTWARE APLICACIÓN EXTENSIÓN
Microsoft Word Texto .docx
Microsoft Excel Hoja de cálculo .xlsx
Microsoft Power Point Presentaciones .pptx

■ Atributos Cada ser o cosa o ente que nosotros podemos percibir tiene sus propias
características que lo definen, los identifican y diferencian unos de otros.
■ En el caso del área de informática o computación cuando hablamos de atributos igual nos
referimos a las propiedades de los archivos como; nombre, tamaño, tipo de archivo, fecha de
creación, entre otros, pero existen atributos comunes para y estos son un grupo de
características de archivos y carpetas definidos por el sistema de archivos del sistema
operativo.. Los cuatro atributos básicos de los archivos en el sistema operativo Windows pueden
configurarse como activados (seteados) o no activados desactivado y estos son:
1. Sólo lectura: este tipo de archivos impide que se pueda sobre escribir (modificar) o
eliminar un fichero.
2. Oculto: Es cualquier archivo o carpeta “invisible” al realizar una búsqueda ya que tiene
activo el atributo oculto, por lo tanto no se puede copiar ni suprimir, a no ser que se
conozca su nombre o que tengamos activa la opción de mostrar archivos ocultos.
3. De sistema: Cuando está activo este atributo, indica que el archivo en cuestión es un
archivo crítico del sistema es decir son archivos que necesita el sistema para para que
la computadora opere apropiadamente.
4. Archivo: Cuando está activado indica que el archivo en cuestión ha cambiado desde la
última operación de respaldo.

Trabajando archivos y carpetas en un
ambiente gráfico
■ ¿crees que sería más fácil encontrar
los objetos si estuvieran organizados
y clasificados por categorías?¿ cómo
organizas tu ropa, por colores, por
tipo de prenda, por tamaños? ¿si
tuvieras que hacer un inventario de
todo lo que hay en tu habitación o en
tu casa qué categorías harás?
■ Imagina una habitación en donde todo se encuentra desordenado, no hay espacio
suficiente para más objetos porque todo está ocupado, es difícil encontrar las cosas
porque no hay un lugar y espacio determinado para la ropa, los zapatos, los objetos
escolares, los objetos deportivos, los aparatos electrónicos.

■ La organización de la información es un proceso que requiere establecer las líneas de acción para administrar los archivos y
carpetas en un equipo de cómputo. Con ayuda del sistema operativo resulta fácil realizar estas tareas: crear carpetas,
renombrar carpetas, renombrar archivos, proteger carpetas y/o archivos, son algunas de las acciones que te permiten
organizar tu información para acceder a ella de manera más ágil y en esta lección aprenderás qué es la interfaz gráfica y
conocerás los elementos que te ayudarán a organizar fácilmente tus archivos.
■ Todos los sistemas operativos poseen un gestor de archivos esta herramienta tiene sus características muy específicas en
cada sistema operativo, pero todos en esencia tienen el propósito de controlar y organizar los archivos que se encuentra en
las unidades de almacenamiento del equipo de cómputo, este programa gestor de archivos y carpetas operan bajo dos
esquemas de trabajo: una interfaz gráfica y una línea de comando. Ambos esquemas ofrecen ventajas que facilitan el trabajo
del usuario y permiten realizar las acciones necesarias para lograr la gestión de archivos eficientemente.

■ En la siguiente imagen se muestra una interfaz gráfica de un gestor de archivos del
sistema operativo Windows 10, algunas de las ventajas que ofrece este gestor, son:
1. Es un ambiente intuitivo, los iconos y letreros facilitan la manipulación
de este
2. Emplea un lenguaje gráfico, esto permite dar una orientación en la
elección de opciones y evitar cometer errores.

■ En la imagen que se muestra en seguida es una interfaz de una línea de comandos y
algunas de sus ventajas que puede ofrecer este gestor de archivos, son:
1. Mayor velocidad en la ejecución de los comandos
2. Obtención de resultados inmediatos, el procesador se ocupa específicamente en
atender las instrucciones, no hay pérdida de tiempo en proyectar imágenes, color,
animaciones por mencionar algunas.

INTERFAZ GRÁFICA
■ Para los sistemas operativos que poseen Windows 10 tiene una interfaz gráfica que
se muestra al ingresar al programa encargado de gestionar a los archivos y
carpetas, llamado Explorador de Windows o explorador de archivos, esta pantalla
tiene la característica de mostrar un entorno visual y amigable con imágenes,
objetos gráficos y diversos elementos que facilitan el manejo de los archivos y
carpetas mediante sus herramientas de fácil operación y puedes identificarlo con el
siguiente icono.

Elementos de la Interfaz Gráfica
■ La interfaz gráfica está conformada por varios elementos que debes identificar y
saber la función de cada uno, para que puedas optimizar su uso

■ 1. La barra de herramientas de acceso
rápido. Está constituida por el conjunto de
botones que se utilizan con más frecuencia,
se ubica en la parte superior de la ventana
del explorador. Esta herramienta se puede
personalizar y agregar los botones que el
usuario desee. De manera predeterminada
muestra las opciones Propiedades y Nueva
carpeta.
■ 2. Cinta de opciones. La cinta de opciones es
un conjunto de iconos que representan a los
comandos necesarios para manipular a las
carpetas, archivos, unidades de
almacenamiento, dispositivos de
comunicación y otros elementos del equipo.
■ 3. Botones de navegación. Son los botones
que permiten desplazarse a través de los
archivos o carpetas conforme se han
manipulado en el explorador o bien para
subir de nivel a través de la estructura o
sistema de carpetas, es decir, cuando se
tiene una carpeta dentro de otra. El
navegador guarda un historial de las carpetas
visitadas con anterioridad, es posible
desplazarse directamente a estas carpetas al
presionar flecha hacia abajo, se va a
despliega un menú con las opciones
disponibles.
■ 4. Barra de direcciones. La barra de dirección
es el elemento de explorador que permite
localizar rápidamente a un archivo o carpeta
mediante su ruta de acceso, se entiende
como ruta de acceso al que camino a seguir
para ubicar a un archivo o carpeta mediante
la estructura del sistema de carpetas en un
dispositivo de almacenamiento, es posible
localizar archivos o carpetas al desplazarse
en la estructura del sistema de carpetas
hasta llegar al archivo o carpeta deseado y
en la barra de direcciones se va formando su
ruta de acceso

■ 5. Panel de navegación. Muestra la
estructura del árbol o sistema de
carpetas en donde se visualizan las
unidades y las carpetas de equipo de
cómputo. Aparecen ordenadas
jerárquicamente y con pequeñas
tabulaciones que denotan cuando una
carpeta se encuentra dentro de otra.
■ 6. Cuadro de búsqueda. Esta
herramienta te permite localizar
automáticamente archivos en una
unidad de almacenamiento o una
carpeta específica, para ello es
necesario proporcionar el nombre del
archivo o realizar la búsqueda
mediante la extensión o formato del
archivo, en seguida el explorador
presentará los archivos que coinciden
con el dato proporcionado en el cuadro
de búsqueda.
■ 7. Ventana de archivos. Es el área
donde se visualiza la lista de archivos y
posibles subcarpetas del contenido de
una unidad o carpeta, en la barra de
dirección se observa su ruta de
ubicación específica.

Línea de comandos
■ La comunicación con tu computadora también puede ser a través de diferentes tipos de
lenguaje.
■ La líneas de comandos nos sirve para comunicarnos con la computadora con los cuáles
podrás dar indicaciones a tu equipo de cómputo. Ahora que ya conoces la interface
gráfica y podrás empezar a trabajar con línea de comandos.
■ ¿Cuál es la diferencia? Cuando trabajas con interface gráfica trabajas con iconos y para
cada acción debes dar un clic; esto puede resultar un poco tedioso ya que debes abrir
diferentes ventanas para la gestión de tu información. En cambio, con líneas de comando
solamente abres una ventana (la consola de Windows) y desde ahí puedes crear
carpetas, eliminarlas, moverlas o copiarlas. También puedes crear archivos en la carpeta
que deseas, eliminarlos, moverlos o copiarlos, sin tener que ir a buscar esa carpeta. Para
ello, es necesario conocer la dirección de las carpetas con las que vas a trabajar y listo,
solamente das la orden con el uso de unos pequeños comandos. Para trabajar con líneas
de comandos lo primero que debes saber es qué son y cómo se utilizan.

■ Una línea de comando es una instrucción que se utiliza para que el usuario pueda
interactuar con la computadora de una forma diferente a la gráfica; es decir, sin dar
clic en ningún icono. Por ejemplo, cuando quieres copiar un archivo sin dar clic,
puedes usar la combinación de teclas Ctrl + C.
■ Así como puedes darle órdenes a tu computadora con las teclas, también puedes
hacerlo mediante comandos. Utilizar comandos implica tener a la mano una lista de
estos o en su caso memorizarlos. En esta interacción usuario-computadora, se
pueden realizar diferentes tareas como la creación de carpetas y archivos y llevar a
cabo su gestión, como visualizar la fecha, la hora y el directorio de la computadora.

■ Te preguntarás ¿dónde escribo los comandos? Ahora, observa el proceso que debes
seguir para ejecutar los comandos.
■ Para abrir la consola de Windows Escribe cmd en el buscador de Windows y oprime
la tecla Enter como se muestra en la imagen.

Observa que la consola de Windows aparece en tu pantalla.
Al abrir la consola observarás que contiene lo siguiente: C:Usersacer>. Esto quiere
decir que te encuentras en la unidad C, en la subcarpeta de nombre acer, la que a su
vez pertenece a otra carpeta nombrada Users.
Para salir de esas dos subcarpetas usan el comando cd.. y oprime la tecla Enter. Ahora
te encuentras en la unidad C.

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