Modulo Administración
- 1. Administración Capacitación de organizaciones de base CUADERNO DE TRABAJO III
- 2. ADIMISTRACIÓN Presidente de la Nación > Dr. Néstor Carlos Kirchner Presidenta honoraria del Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales > Dra. Alicia Margarita Kirchner Secretario Ejecutivo del Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales > C.P.N. Carlos Daniel Castagneto Coordinadora técnica del Consejo Nacional de Coordinación de Políticas Sociales > Dra. Matilde Morales Responsable del Centro Nacional de Organizaciones de la Comunidad > Prof. Elizabeth Iñiguez La presente publicación se realiza sobre la base del Paquete Audiovisual Didáctico elaborado por el CENOC en 1999. Los autores y las autoras de los contenidos teóricos de aquella primera edición fueron: Entidades Autoras de Contenidos Teóricos: N° 1 • Organización > SEAP > Gabriela Rotonda N° 2 • Planificación > SEHAS > Lic. G. Maiztegui, Lic. J. Scabuzo, Lic. A.Vieytes N° 3 • Comunicación > CECOPAL > Lic. Judith Gerbaldo N° 4 • Administración > SERVIPROH > Lic. Eduardo Ortega N° 5 • Gestión > MUTUAL MUGICA > Lic. Mónica Brizuela Coordinación de Contenidos > Fundación IDEAS > Lic. Patricia Acevedo Diseño y Producción de Tecnología Educativa (PAD) y Coordinación pedagógica > Lic. Elizabeth Vidal > Lic. Elisa Cragnolino > UNIVERSIDAD NACIONAL DE CÓRDOBA Redactores > Lic. María Inés Loyola > Lic. Roberto Von Sprecher Esta segunda edición ha sido realizada por > INCLUIR Asociación Civil Los responsables de la misma han sido: Adecuación de contenidos y validación de materiales > Lic. Betina Presman Coordinación pedagógica > Dra. Ana Inés Heras Diseño de comunicación educativa y coordinación editorial > Com. Soc. David Burin Diseño y diagramación de tapas e interiores > Dis. Gráfica Luciana Morteo Ilustraciones > Gustavo Damiani Argentina, abril 2007
- 3. Administración Capacitación organizaciones de base CUADERNO DE TRABAJO III
- 4. Presentación Estos cuadernos de trabajo integran el Paquete Audiovisual Didáctico desti- nado a los miembros de las Organiza- ciones de Base y grupos comunitarios. El objetivo de éste material es desa- rrollar las capacidades y habilidades relativas a la gestión institucional, para que las Organizaciones Comunitarias puedan mejorar su funcionamiento y cumplir sus objetivos. Esperamos que esta propuesta sea de utilidad para todas aquellas personas que creen en la Organización social y en la Participación comunitaria como herramientas imprescindibles para en- contrar alternativas de solución a los problemas y necesidades de nuestras comunidades. CENOC
- 5. Capacitación para Organizaciones de Base ADMINISTRACIÓN Nº 3 ¿De qué nos vamos a ocupar en este cuaderno de trabajo? ¿Para qué les puede servir? El tema es cómo mejorar la administración de nuestras organizaciones. Para entender de qué hablamos veamos un caso… El Barrio que era tranquilo El comedor infantil del Barrio Tranquilo nació a comprobantes, no se registraron los gastos, uno partir de la necesidad, se organizó un grupo de pidió prestado para una necesidad personal, madres y padres y formaron un verdadero equi- otro contrató a un amigo para pintar el local po de trabajo. Todos aportaban ideas y trabajo que era más barato pero no tenía factura… Así, voluntario, planificaban actividades y las orga- pasaron las semanas, la gente se fue olvidan- nizaban muy bien y todos los vecinos, especial- do cómo se uso el dinero y llegó un momento mente los más chiquitos, estaban contentos… en que no se pudieron reconstruir los gastos, Un par de madres se movieron y entonces em- cobros y pagos. Entonces no hubo forma de pezaron a recibir aportes de vecinos, asociaron comprobar en que se había gastado la plata, a alguna gente de la zona que aportaba una y era lógico que algunos que no estuvieron en cuota mensual, consiguieron donaciones de “la cocina” de los proyectos desconfíaran. Em- empresas y finalmente presentaron proyectos pezaron las acusaciones, las peleas internas, y sociales y culturales a organismos del estado o esa organización que funcionaba bárbaro sin a organizaciones internacionales… plata, a puro pulmón, estalló en mil pedazos y se disolvió. Hoy están pensando en cambiarle Cuando apareció el dinero, comenzaron los el nombre al barrio y los chicos ya no tienen el problemas porque nadie sabía administrar. comedor que antes les calmaba el hambre y les Los que gastaban la plata se olvidan de pedir ofrecía actividades de recreación.
- 6. ADIMISTRACIÓN La historia del comedor del Barrio Tranquilo se repite con mucha frecuencia. A nadie le gusta mucho pedir y archi- var papeles, hacer cuentas, tener la caja al día, controlar qué se gasta y a quién se contrata, pero… si nadie lo hace las organizaciones se terminan destruyendo. En este cuadernillo nos ocuparemos de tres cosas que son básicas para llevar una buena administración: Cómo calcular los recursos que se 1 necesitan y los costos Cómo registrar los ingresos y gastos que tiene la Organización Comunitaria 2 y los Comprobantes que se usan más frecuentemente Qué es, para qué sirve y cómo se hace 3 el informe económico Administración u Calculo de recursos y costos u Registro u Informe económico Las cuentas claras.
- 7. Capacitación para Organizaciones de Base Empecemos repasando lo trabajado en los dos prime- ros cuadernos. Volvamos a nuestro ejemplo… ¿Recuerdan la organi- zación que lograron los vecinos… los del barrio Nue- vo Sol? Como en el caso del Barrio Tranquilo tenían necesidades e intereses en común y se dieron cuenta de que, para alcanzar objetivos compartidos, es me- jor trabajar juntos. Poco a poco las personas que formaban la organiza- ción fueron teniendo más en claro quiénes eran y qué es lo que pasaba en el contexto de su organización. Se fueron planteado objetivos, se relacionaron con otras organizaciones, instituciones y personas. Haciendo camino se fueron dando cuenta de que ac- tuando colectivamente tenían fortalezas, pero tam- bién descubrieron sus puntos débiles. Luego, los miembros de la Organización planificaron estratégicamente sus acciones. Imaginaron el futuro que deseaban y eligieron caminos para poder alcanzar ese futuro. Tuvieron en cuenta no sólo lo que pasaba dentro de la organización sino también lo que ocurría a su alrededor, considerando las oportunidades y los riesgos que ese escenario les ofrecía... Organización… Planificación estratégica… De esas cuestiones nos hemos ocupado en cuadernos ante- riores… ¿Y ahora?
- 8. ADIMISTRACIÓN Bien… Como vimos en el ejemplo del Comedor del Barrio Tranquilo, hay una actividad en las organiza- ciones que no puede dejarse de lado: la administra- ción. Se trata de llevar las cuentas, y de llevarlas de manera muy clara. De tener las cuentas claras. Cuáles son los recursos que se tienen y cómo se usan, qué dinero hay disponible, cuánto hay que pedir, cómo se gastó… Ya sabemos que para llevar adelante nuestra organi- zación debemos aprender a planificar, a presupues- tar y a rendir cuentas. Vamos a dividir el tema de la administración en tres partes: Cálculo de costos y recursos y armado 1 de presupuestos 2 Los registros y los comprobantes 3 El informe económico Para arrancar con la primera parte, recordemos qué es un presupuesto…
- 9. Capacitación para Organizaciones de Base ¿Qué es un presupuesto? Es una técnica para poder saber qué y cuántos recur- sos vamos a necesitar para cumplir con una actividad Recursos es todo lo que se o con un proyecto. También nos permite conocer necesita para poder cumplir cuál será el costo de esos recursos que se necesitan. con una actividad. Según la actividad o el tipo de proyec- to, los recursos serán otros: Establecido el presupuesto tenemos que ver la forma en u Comida y vajilla, mate- que vamos a conseguir los recursos que necesitamos. riales de construcción, u pasajes, hospedaje y ¿Para qué podemos necesitar viáticos, un presupuesto? u sueldos, u materiales de librería, u Para realizar una actividad determinada. ¿Cuánto va- u vacunas y remedios, mos a gastar para organizar una fiesta o una peña en el u telas y materiales de barrio para juntar plata? costura, u Para presentar y luego ejecutar proyectos. ¿Cuánto u herramientas y equipos. hay que pedir para instalar la Posta de Salud o construir el Salón Comunitario? u Para el funcionamiento mismo de la organización. ¿Cuánto cuesta por mes la luz, el teléfono, el gas, el alqui- ler, las personas que trabajan? Para realizar cualquier actividad, para cumplir con cual- quier proyecto, para hacer las cosas bien, tenemos que saber qué recursos necesitamos.
- 10. ADIMISTRACIÓN u Actividad 1 Piensen en un proyecto de su organización. Puede ser un proyecto en marcha o algo que están por empezar. Pueden usar también el proyecto que ustedes pensaron en la activi- dad del Cuadernillo 2. Hagan una lista acá abajo con los recursos que ustedes creen que van a necesitar. Pongan cada tipo de recurso abajo del título corres- pondiente: Recursos Humanos Recursos Técnicos Recursos Materiales Recursos Financieros
- 11. Capacitación para Organizaciones de Base Una vez identificados los recursos que necesitamos te- nemos que ponerle precio a las cosas para ver cuánto suman los costos de un proyecto o actividad. Me queda claro lo de ¿Entonces los costos poner el precio de cada son lo mismo que el uno de los recursos. presupuesto? A mí también, pero… Los costos son el valor en dinero de los recursos que se necesitan para cumplir con una actividad, para realizar un proyecto, para conseguir un objetivo concreto. En cambio el presupuesto es la técnica que nos permite calcular esos costos. PresuPuesto kermés del 25 de mayo rubro recurso Cantidad Costo unitario Costo total Decoración guirnaldas 10 $ 0,10 $ 1,00 Decoración bombitas de colores 50 $ 0,30 $ 15,00 Decoración vasos y servilletas 200 $ 0,02 $ 4,00 Bebidas botellas de cerveza 48 $ 0,70 $ 33,60 Bebidas litros de vino 12 $ 1,20 $ 14,40 Bebidas gaseosas 50 $ 0,84 $ 42,00 Choripanes chorizos 100 $ 2,00 $ 200,00 Choripanes panes 100 $ 0,40 $ 40,00 Música disk jockey y equipo de 1 noche $ 150,00 $ 150,00 amplificación de música Total $ 500,00
- 12. ADIMISTRACIÓN Entonces... conocer los costos nos permite saber cuánta plata vamos a necesitar. Y al conocerlos podemos tomar mejores decisiones sobre qué podemos gastar y qué no. También se hace más fácil controlar mejor la plata de nues- tra organización. Nos ayuda a no gastar más de lo que que- remos y de lo que podemos sin endeudarnos de más. Si hacemos una actividad para recaudar fondos, co- nocer los costos también nos permite calcular el pre- cio que tenemos que cobrar la entrada y a cuanto te- nemos que vender la comida y bebida y así calcular las posibles ganancias. Yo me quedé pensando en la mano de obra del techo del salón... Ya averigüé cuánto cobra un oficial albañil por día. Para hacer el presupuesto tengo que multiplicar esa cifra por la cantidad de días que se necesitan para hacer el trabajo... Esos números los podemos poner en una planilla... 10
- 13. Capacitación para Organizaciones de Base rubro recurso tiempo Valor total uni- total tario (por día) Mano de obra Un medio oficial albañil 10 días $ 25 $ 250 (o personal) En toda actividad podemos diferenciar los costos di- rectos de los indirectos. Los costos directos son los recursos que se usan en una actividad o proyecto específico. Por ejemplo los ladrillos y la mano de obra que se usan para la construcción de un salón comunitario. O la comida o los premios si organizamos una fiesta para recaudar fondos. Los costos indirectos se refieren a gastos o a elemen- tos que se usan para varios proyectos. 11
- 14. ADIMISTRACIÓN Por ejemplo si un Salón Son costos indirectos, por ejemplo: Comunitario se usa para varios u el teléfono, proyectos al mismo tiempo, u la electricidad, los costos para mantenerlo u el gas, son costos indirectos. u los impuestos municipales, u los gastos para sostener el funcionamiento legal de la institución (balances, libros rubricados, actas, sella- dos, trámites en la AFIP, etc.) u las fotocopias o los insumos de librería (papel, tinta), u los traslados para hacer gestiones institucionales, u los impuestos, u los intereses que cobra el banco, u los gastos de limpieza, u algunos equipos que sirven para todos los proyec- tos como las computadoras, o algún vehículo, que hay que actualizar, reponer, etc. En un presupuesto hay que considerar estos costos. Primero es conveniente tener un presupuesto mensual de todos estos gastos. Costo indirecto Promedio mensual Teléfono 80 Pero… ¿cómo hacemos? Electricidad 70 Gas 100 Impuestos municipales 40 Balances, libros rubricados y trámites en la AFIP 30 Fotocopias 20 Insumos de librería 40 Traslados y viáticos 50 Intereses bancarios 15 Gastos de limpieza 100 Mantenimiento y actualización de computadoras 150 Y mantenimiento de vehículo, patente y seguro 305 Total de costos indirectos mensuales 1000 1
- 15. Capacitación para Organizaciones de Base Sigamos con el ejemplo anterior y pensemos que en un salón comunitario se pueden desarrollar 4 o 5 proyec- tos al mismo tiempo: un taller laboral, una actividad de apoyo escolar, alguna actividad recreativa (danza, plás- tica, música), un comedor infantil al mediodía… Para cada una de estas actividades se puede calcular aproxi- madamente cuánto se va a usar de estos costos indirectos e incluir esa parte en el presupuesto, para darle un valor. A ver… quiero formular un proyecto nuevo y supongo que puede tomar un cuarto del tiempo total que se está usando el salón y también un cuarto de los recursos que tiene la institución… entonces tengo que calcular unos $ 250 mensuales para pagar estos costos indirectos dentro del presupuesto del proyecto. Hasta acá vimos que necesitamos hacer una lista con todos y cada uno de los recursos que necesitamos, como si usáramos un peine piojero. Y que después hay que ponerles precio a cada una, o sea calcular el costo. Pero también necesitamos ver de dónde vamos a conseguir esos recursos…. Por ejemplo, los vecinos del Barrio que se organizaron para construir el salón pueden pedir el apoyo del res- to de los vecinos para poder ponerle un techo. Una Por ejemplo, para terminar ferretería puede donar materiales. No siempre hay el salón, seguro que que tener fondos para comprar o pagar todo. Seguro algunos se van a ofrecer que en la organización hay recursos disponibles. gratis para el trabajo de albañilería. También puede ser que algún vecino done A partir del presupuesto podemos ver lo que ya la arena que le sobra o alguna bolsa de cemento. tenemos y lo que hace falta conseguir, sea por do- Porque acá en el barrio nación, compra o préstamo. todos nos ayudamos… 1
- 16. ADIMISTRACIÓN u Actividad 2 Para entender en la práctica esto de hacer un presupuesto, piensen alguna actividad que su organización haya realizado, o si no ima- ginen una que estén pensando en realizar. Diferencien los costos directos y los costos indirectos que intervienen en esa actividad y hagan un presupuesto. COSTOS DIRECTOS Rubro Recurso Cantidad o Precio unitario Precio total tiempo que (cantidad x debe trabajar precio unitario) $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 1
- 17. Capacitación para Organizaciones de Base COSTOS INDIRECTOS Promedio mensual Teléfono $ Electricidad $ Gas $ Impuestos municipales $ Balances, libros rubricados y trámites en la AFIP $ Fotocopias $ Insumos de librería $ Traslados y viáticos $ Intereses bancarios $ Los gastos de limpieza $ Mantenimiento y actualización de computadoras $ Mantenimiento y actualización de vehículo (incluye patente y seguro) $ Sueldos y cargas sociales $ Seguros $ Otros costos $ Otros costos $ Otros costos $ Otros costos $ Total de costos indirectos mensuales $ Cálculo aproximado del porcentaje de los recursos propios que ya tenía la institución que se van a usar para este proyecto: Cantidad de meses % Valor de ese porcentaje en pesos % $ % $ % $ Total de costos indirectos utilizados por el proyecto $ Ponemos tres filas porque es posible que haya meses que esos recur- sos se usen más y otros meses que se usen menos. resumen de los costos que insume el proyecto Valor de ese porcentaje en pesos Total de costos directos $ Total de costos indirectos $ Costos totales $ 1
- 18. ADIMISTRACIÓN Ahora vamos al segundo tema de este cuaderno: Registro de Comprobantes Un viejo refrán dice: cuentas claras conservan la amistad. En cualquier organización, para hacer las cosas bien y mantener las cuentas claras, es necesario anotar TODAS las operaciones económicas que realicemos: lo que se cobra, lo que se paga, lo que se presta, las donaciones que se reciben (sea en plata o en cosas o en trabajo), lo que se regala. TODO. Y hay que ser maniático, obsesivo, prolijo. 1
- 19. Capacitación para Organizaciones de Base ¿Dónde se anota esta entrada y salida de dinero y recursos? En planillas o libros especialmente preparados para anotar los datos de los comprobantes o de las salidas y entradas de dinero. Para que después cualquiera pueda saber qué pasó, estas planillas tienen varias columnas. En cada una de ellas va otro dato de cada ingreso o egreso de dinero, como podemos ver en el ejemplo: Como se ve en el ejemplo, estas planillas permiten entender o acordarse si lo que se anota es un ingreso (algo que entra, lo que se debe anotar en la columna del HABER), o un egreso (algo que sale de la caja, lo que debe anotarse en la columna del DEBE). Todo lo que entra se acredita, todo lo que sale se debita. ¿Por qué se anotan los ingresos en una columna y los egresos en otra columna diferente? Porque así es más fácil diferenciar qué entró y qué salió, y es más fácil su- mar, cuando completamos la planilla, todo lo que entró y todo lo que salió y ver si las cuentas nos dan bien… 1
- 20. ADIMISTRACIÓN Hay una tercera columna llamada SALDO donde se anota la plata que queda en la caja luego de cobrar o pagar cada cosa, es decir, es la diferencia entre ingre- so y egreso o el resultado económico de cada movi- miento. Para esto se toma el saldo que quedó del mo- vimiento anterior y se le resta lo último que salió (que debería haberse anotado en el Debe) o se le suma lo último que entró (qué debería haberse anotado en el Haber). En la caja o en el banco siempre debería haber la misma cantidad de plata que aparece en la colum- na del Saldo. Si hay menos plata, o hay un error, o nos olvidamos de registrar algo o alguien metió la mano en la lata... Todos los días se debe chequear esto para no arrastrar errores o apelar a la memoria. ¿Cómo se usan? Anotamos todo aquello que implique movimiento de dinero, pero también lo que se refiera a objetos (por ejemplo ladrillos, comida, medicamentos, papeles, El saldo me da que debería etc.) o servicios (de plomería, de flete, asesoramiento tener 700.- en caja, pero cuento la plata y hay 630… contable, etc.) que puedan tener un valor en dinero. Todo lo que anotamos figura en los comprobantes. ¿Te habrás olvidado de anotar algo? ¿Hace cuanto que no controlás? Y… Como tres meses… No tengo idea desde cuándo faltan los $70.- Sonamos!!! 1
- 21. Capacitación para Organizaciones de Base ¿Qué son los comprobantes? Los comprobantes son documentos que hacemos o pedimos para cada operación importante. Cada vez que las cosas o el dinero cambian de mano se dice que se hace una operación. Una compra... una venta... recibir o dar un crédito... ¿Operaciones? ¿tenemos prestar algo… regalar algo o recibir un regalo o dona- que agarrar el bisturí?... ción. Todas estas transacciones son “operaciones”. Los comprobantes son los que nos van a permitir lle- var un registro de las operaciones que se realizan en la organización. En el ejemplo que tomamos, la orga- nización tiene que guardar las boletas de todo lo que se compró para hacer el evento para ganar dinero: los chorizos, el pan, el vino, la gaseosa, los elementos para decorar el salón y la contratación del disk jockey... Claro, si no tenés comprobantes Claro! necesitamos reunir los después no podes rendir cuentas comprobantes de los gastos en los proyectos que nos subsidian!!! que hicimos para tener un control, y para que todos ¡Ajá! Son la prueba de que sepan en qué se usó el dinero. la compra fue realizada... Así vamos a administrar bien y de forma transparente. 1
- 22. ADIMISTRACIÓN ¿Cuáles son los comprobantes más comunes? u Factura de venta o tickets u Recibo El tema es que si compramos acá u Nota de crédito en el barrio, hay que ver quiénes u Nota de debito nos pueden dar comprobantes!!! u Pagaré Casi todos están en negro! u Boletas de depósito bancario u Cheque u Vale de caja Factura La Factura es un comprobante que hace el vendedor y se lo entrega al comprador. Allí indica qué vendió y a qué precio. Puede estar escrita a mano sobre un for- mulario, puede ser hecha por computadora o tener la forma de un ticket. ¿Qué tiene que tener la factura? u El membrete de la empresa. u El número de comprobante. u La fecha en que se emitió. u El número de inscripción del vendedor en la AFIP (Nº de CUIT). u Nombre y Domicilio del Comprador. La AFIP es el organismo u Tipo de mercadería comprada, cantidad y precio. nacional que recauda u Condiciones de pago (contado o cuenta corriente). impuestos. Este número u Condición frente al IVA del comprador (exento, No de inscripción se llama Responsable, Consumidor Final). CUIT: Clave Unica de u Importe total a pagar. Identificación Tributaria. 0
- 23. Capacitación para Organizaciones de Base El membrete de la empresa El número de comprobante La fecha de emisión Nombre y domicilio del comprador Número de Condición inscripción para frente al IVA impuestos Condiciones de pago Tipo de mercadería comprada, cantidad y precio Importe total a pagar Nota de Crédito Se usa cuando nos facturan de más, o cuando devol- vemos una mercadería porque no la vamos a usar pero el vendedor no quiere devolver el dinero que pa- gamos. Tiene los mismos datos que la factura e indi- ca un crédito que tenemos como compradores para comprar algo en el futuro sin pagar. Nota de Débito Al contrario de la anterior indica una suma que adeuda- mos como compradores. La factura y las notas de crédito o de débito se hacen con original y copia. 1
- 24. ADIMISTRACIÓN Recibo Es uno de los comprobantes más frecuentes. En este documento consta que se recibió una suma de dinero, algún bien material o servicio, explicando ade- más el motivo por el cual se recibió. Fecha: ...... / ...... / ...... Recibí de ................................................................................................................................................ la cantidad de pesos ..................................................................................................................... en concepto de ................................................................................................................................... Total $ firma OJO! Si llueve, o no viene nadie a la Pagaré kermese, o el carbón estaba mojado y Es una promesa escrita y firmada de que pagaremos un no se pueden hacer los choripanes… dinero determinado en un plazo que se combina con hay que pagar lo mismo… quien recibirá el dinero. A través de este documento nos comprometemos. El deu- dor puede ser una organización. Supongamos que la Or- ganización del Barrio de Nuevo Sol quiere hacer la kermese pero no tiene plata para comprar pan, chorizos, bebidas… y un supermercadito del barrio le permite pagar una sema- na después, cuando ya se realizó la kermese y recaudaron los fondos. El presidente de la Organización puede exten- der un pagaré para que el dueño del supermercadito se quede tranquilo comprometiéndose a pagar a la semana.
- 25. Capacitación para Organizaciones de Base Documentos y comprobantes bancarios Claro, lo depositamos en un Cuando en nuestras organizaciones manejamos dinero, Banco. El dinero se puede depositar de distintas no podemos tenerlo guardado en una latita o abajo del maneras. Las más comunes colchón, porque es peligroso. son en una Caja de Ahorro, Cuando ponemos el dinero en el banco nos entregan un en una Cuenta Corriente o en un Plazo Fijo comprobante del depósito: es la Boleta de Depósito y/o Nota de Crédito Bancaria. La caja de ahorros nos permite depositar cheques o di- nero y después sacarlo cuando lo necesitemos. Al sacar la cuenta el Banco nos pide que definamos quié- nes pueden retirar la plata. Si la Caja de Ahorros se saca a nombre de varias perso- nas, se puede pedir que solamente se pueda sacar plata con la firma de dos o tres de los titulares de la cuenta. Si la Caja de Ahorros se saca a nombre de la Organiza- ción, el Banco obliga a que vaya el tesorero y el presiden- te de la institución a sacar la cuenta. Para depositar cheques que se hayan hecho a nombre de la institución, hay que acordarse de endosarlos, es decir, el pre- sidente debe firmar el cheque del lado de atrás aclarando su Así se endosa un cheque nombre y apellido y escribiendo abajo que es presidente de la institución. Si el cheque se hizo a nombre personal. Si tenemos una cuenta corriente, además de poder depositar plata o cheques también podemos nosotros pagar a nuestros proveedores con un cheque en vez de usar dinero en efectivo, siempre y cuando tenga- mos fondos en ella. El ban- co le pagará a la persona a la que le pagamos con un cheque al presentar el cheque en el banco.
- 26. ADIMISTRACIÓN El cheque tiene que incluir: u Lugar y fecha. u Nombre de la persona a la cual entregamos el cheque. u Cantidad de dinero que queremos que se pague. En Si no figura ningún nombre números y en letras. de persona a quien se debe u La firma del titular de la cuenta corriente. pagar, el cheque se considera al portador. Eso quiere decir que lo puede cobrar cualquier persona que lo presente al Banco. Así que si perdemos un cheque al portador, y lo encuentra cualquiera, puede ir y cobrarlo al banco. Si nos damos cuenta… ¡hay que hacer la denuncia en la policía de forma urgente!!!! Tener todos los comprobantes de las actividades rea- lizadas por nuestra organización, de los movimientos de dinero, nos permite tener las cuentas claras y llevar un registro de las operaciones realizadas. Por otra parte, contar con los comprobantes y los re- gistros nos permite realizar los informes económicos. Ese será nuestro próximo tema.
- 27. Capacitación para Organizaciones de Base u Actividad 3 ¿En su organización utilizan algunos de los comprobantes que hemos mencionado? ¿Cuáles? Busquen todos los que tengan guardados. Léanlos atentamente. Revisen si están bien confeccionados, si tienen todos los datos. Luego hagan abajo una lista de los tipos de compro- bantes que tengan y anoten si descubren ausencias o errores. Lista de comprobantes Datos que faltan o errores
- 28. ADIMISTRACIÓN Informe Económico Ya habíamos dicho que rendir cuentas y tener las cuentas claras es fundamental para que una Organi- zación Comunitaria funcione bien... Los dirigentes sabemos que es muy importante que las cuestiones económicas estén claritas como el agua... Porque si no nos terminamos peleando!!! Eso evita malos entendidos y permite que todos conozcan lo que se hace y que se comprometan con la organización. Así seguimos siendo todos amigos. Los dirigentes saben que deben hacer informes econó- micos. En esos informes figurará lo que ingreso, lo que se gastó, lo que queda en dinero (saldos), las cuentas que todavía se tienen que cobrar, las cuentas que toda- vía no se pagaron.
- 29. Capacitación para Organizaciones de Base El informe económico nos tiene que permitir Claro. Conocer los resultados ayudará saber cómo se usaron el dinero y los materiales a tomar decisiones entre todos… durante el último año o los últimos meses. Por ejemplo, si el dinero que queda o que se piensa conseguir se va a invertir en material para la Posta de Salud... o en ampliar el comedor infantil... Y si en vez de quedar dinero tenemos deudas, nos permitirá ajustar las cosas y evaluar al tesorero y a la comisión revisora de cuentas. Los informes económicos pueden ser hechos para los propios dirigentes de la organización, para la co- munidad en general o para los organismos donantes (aquellas instituciones o personas que donan dinero o bienes a la organización). En cualquiera de esos casos el informe es un resumen de la situación económica de la organización en un momento dado. Todo informe económico debe estar basado en los registros contables que la organización tenga. Es decir que si se hicieron gastos pero no hay comprobantes y no están registrados, no se podrán justificar y por lo tanto va a faltar plata.
- 30. ADIMISTRACIÓN Balance anual Además, una vez al año, toda organización debe ha- cer un balance que informa de los ingresos y los gas- tos de ese período, las cuentas a cobrar y a pagar, y en general cuál es el patrimonio con el que cuenta una Organización. Los asociados, o los miembros de la comunidad, sue- len preguntarse: Este año el tesorero ¿Qué habrán hecho ¿En qué habrán gastado? cambió el auto… con la plata? Seguro que alguien Para mí que hay metió la mano en la lata gato encerrado ¿Cuándo se hace un informe económico? Las dudas se pueden aclarar fácilmente si se acostum- bra a informar sobre los ingresos y los gastos con total transparencia... Por ejemplo, una vez al mes, o después de una activi- dad importante...
- 31. Capacitación para Organizaciones de Base INFORME ECONÓMICO DE LA ORGANIzACIÓN “EL NUEvO SOL” período 01/04 AL 30/06 Actividad Ingresos Egresos Saldo Saldo anterior $0 Donación de materiales $ 5800 Recaudación cuota mensual $ 1000 Fiesta del 25 de mayo $ 700 TOTAL INGRESOS $ 7500 Construcción salón comu- $ 5800 nitario Instalación eléctrica $ 300 Mano de obra construcción $ 700 Gastos Kermés $ 500 Luz, Tel, trámites $ 150 TOTAL EGRESOS $ 7450 SALDO $ 50 Las cuentas claras … son importantes para hacer más fuerte la Organización. u Actividad 4 1º ¿Hacen informes en sus organizaciones? Revisen los informes. Vean a quiénes están dirigidos y cómo están hechos. Discutan con los compañeros de su Organización si están bien hechos, si faltan o sobran datos… 2º Si nunca han hecho un informe, piensen: ¿A quién lo dirigirían? ¿Cómo lo harían? ¿Qué datos incluirían?
- 32. • Repaso • Ahora resumamos rápidamente los temas de este cuaderno. u El Presupuesto Es una técnica que nos permite saber qué y cuántos recursos vamos a necesitar para cumplir con una actividad o con un proyecto. Tam- bién nos permite conocer cuál será el costo de dichos recursos. Distintos tipos de recursos: . Recursos Humanos . Recursos Técnicos . Recursos Materiales . Recursos Financieros Identificados los recursos tenemos que hacer el presupuesto. Para esto hay que ponerle precio a las cosas que necesitamos para hacer un proyecto o actividad y así establecer los costos. El costo es el valor en dinero de los recursos que necesitamos. Hay costos directos que son los propios del proyecto, y costos in- directos que son los que se usan para ese proyecto y también para otros o para el funcionamiento de la organización. Sabiendo el presupuesto tenemos que ver la forma en que vamos a conseguir los recursos necesarios. 0
- 33. u Registro y Comprobantes Para hacer las cosas bien y mantener las cuentas claras, es necesario realizar un registro de todas las operaciones realizadas. Anotamos todo aquello que implique movimiento de dinero, pero también lo que se refiera a bienes materiales o servicios que puedan tener un valor en dinero. Lo que anotemos debe constar en comprobantes. Los comprobantes son documentos que hacemos en cada operación, son una prueba con los datos de dichas operaciones. Los comproban- tes son los que nos van a permitir llevar un registro. Los registros son planillas donde anotamos en orden cronológico los datos de todos los comprobantes, y sirven para ir controlando la pla- ta que debe haber en la caja día a día. Informe Económico Tener las cuentas claras y rendir cuentas son elementos fundamenta- les para que una organización comunitaria funcione bien. El informe es un resumen de la situación de la organización en un momento dado. Los dirigentes deben hacer periódicamente informes económicos. En los mismos figura lo que ingresó, lo que se gastó, los saldos, las cuen- tas a pagar, las cuentas a cobrar, etc. El informe va a permitir saber cómo se usaron el dinero, los materiales y los servicios, incluyendo los donados. Conocer los resultados ayuda a tomar decisiones. u Balance Una vez al año toda organización debe hacer un balance que informa de los ingresos y los gastos de ese período, las cuentas a cobrar y a pagar, y cuáles son los bienes que poseen. 1
- 36. Planificación Esta cartilla que hoy tienen en sus manos forma parte del Paquete Capacitación de organizaciones de base Audiovisual Didáctico (PAD) que fue desarrollado por el CENOC (Centro Nacional de Organizaciones de la Comunidad) y esta destinado a la capacitación en gestión de Organizaciones Comunitarias. Su objetivo es fortalecer las capacidades de los integrantes de las organizaciones de la comunidad a través de la formación en gestión. CUADERNO DE TRABAJO II El PAD contiene cuatro materiales • un afiche con instrucciones complementarios: metodológicas en el reverso para Comunicación • un video en cinco capítulos, en el uso del Paquete Audiovisual Capacitación de organizaciones de base donde se cuenta la historia de una Didáctico. organización comunitaria, de una duración total de dos horas. Se trata de ayudarlos y acompañarlos • un video con cinco cartillas para que puedan cumplir con audiovisuales, donde se sus objetivos sociales, sostener la presenta información similar organización que integran o dirigen y que en las cartillas impresas, puedan mejorar su desempeño. CUADERNO IV para compañeros y líderes de DE TRABAJO organizaciones con dificultades Los temas que aborda el PAD son de lecto-escritura y para reforzar los siguientes: Gestión Capacitación de organizaciones de base la información presentada en las cartillas. Estos videos tienen dos • Organización horas y 16 minutos de duración • Planificación Estratégica total, a razón de entre 24 y 30 • Administración minutos por cartilla. • Comunicación • cinco cuadernos de trabajo, • Gestión incluyendo este. CUADERNO DE TRABAJO V Para su elaboración el CENOC solicitó la intervención de un grupo de Organización organizaciones comunitarias con experiencia en gestión quienes brindaron Capacitación de organizaciones de base los contenidos básicos. Luego un grupo de expertos en educación a distancia realizó una primera versión de estos materiales en 1999 para que pudieran ser utilizados por organizaciones de base. Para esta nueva versión 2007 la Asociación Civil Incluir ha revisado y actualizado el material gráfico rediseñando los materiales. CUADERNO DE TRABAJO I De esta manera, el CENOC continúa con una política que se propone fortalecer las Organizaciones recuperando, valorizando y haciendo circular Este material es de distribución gratuita. conocimientos y herramientas producidas por el mismo sector.