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Este manual describe la estructura organizativa y las funciones de la gerencia general y el directorio de una empresa. Detalla los diferentes cargos, incluyendo al presidente del directorio, gerente general, secretaria de gerencia general, coordinador de gestión de calidad, jefe de servicio al cliente, y recepcionista. También incluye un organigrama y describe las responsabilidades y requisitos de cada puesto.
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- 1. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-03 Revisión: 01 Pág.: 1 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL (REV. 01) Copia Copia asignada a 01 de Junio del 2010 Elaborado por Representante de la Dirección Revisado por Comité de Calidad Aprobado por Gerente General Fecha de Aprobación
- 2. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 2 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección Tabla de control de cambios en documentos Revisión Página 02 03 04 05 06 Observaciones P-SGC-01-F06
- 3. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 3 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección INDICE Definición del Directorio de LA EMPRESA 07 Presidente del Directorio 08 Gerente General 10 Secretaria de Gerencia General 12 Asistente de Importaciones 13 Representante de la Dirección 15 Coordinador de Gestión de Calidad, S&SO y Medio Ambiente 16 Asistente de Gestión de Calidad, S&SO y Medio Ambiente 18 Jefe de Servicio de Atención al Cliente 20 Recepcionista 21 Call Center 23
- 4. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 4 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección
- 5. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 5 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección 1. ESTRUCTURA ORGANICA: La estructura de cargos del Directorio y Gerencia General de LA EMPRESA está definido como: 1.1 ORGANIZACIÓN: 1.1.1. Definición del Directorio de LA EMPRESA 1.1.2. Presidente del Directorio 1.1.3. Gerente General 1.1.4. Secretaria de Gerencia General 1.1.5. Asistente de Importaciones 1.1.6. Representante de la Dirección 1.1.7. Coordinador de Gestión de Calidad, S&SO y Medio Ambiente. 1.1.8. Asistente de Gestión de Calidad, S&SO y Medio Ambiente. 1.1.9. Jefe de Servicio de Atención al Cliente 1.1.10. Recepcionista 1.1.11. Call Center
- 6. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 6 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección ORGANIGRAMA DE GERENCIA GENERAL
- 7. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 7 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección 1.1.1 COORDINADOR DE GESTION DE CALIDAD, S&SO Y M.A.: 1.1.1.1 Responsabilidad: Apoyar y efectuar el seguimiento del funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión con el que cuenta la empresa 1.1.1.2 Funciones Básicas: Apoya en establecer, documentar, implementar y mantener un sistema integrado de gestión y mejorarar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de las Norma Internacionales como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. 1.1.1.3 Funciones Específicas: Organizar la documentación y registros para informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y la mejora continua del mismo. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requerimientos del cliente en todos los niveles de la organización, así la prevención de riesgos y aspectos ambiéntales. Administrar y controlar la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la empresa. Reportar el estado de los indicadores de los Sistemas de Gestión al Gerente General. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad. Conducir los programas de auditoria interna y supervisar las acciones derivadas de estas. Mantener debidamente identificados, clasificación y archivados los documentos relacionados con la implantación del SIG tales como Actas de Reuniones de Trabajo, IPER, IAA y todo la documentación relacionado con el SIG Actualizar todo la relacionado (Manual Calidad, Procedimiento, Registros, otros.) Seguimiento de las No Conformidades. Levantamiento de la estadística relacionado al sistema de gestión. Preparar periódicamente los cuadros de Inicies de Gestión y entregarlos a la RED. Monitorear el desarrollo de los índices de eficiencia y eficacia de los procesos en el SIG. Identificar, codificar y controlar los documentos externos y registros aprobados e ingresar al Sistemas documentos del SGC de acuerdo a los procedimientos vigentes. Proporcionar periódicamente a los facilitadotes el resumen de las actividades realizadas por los equipos de trabajo o cualquier otro documento que sea requerido para el desarrollo de sus funciones. Llevar a cabo auditorias internas periódicas para evaluar la implantación del SIG. Fotocopia, recepción, contratación de la información utilizada en el Sistema Integrado de Gestión (SIG). Elaborar y mantener actualizadas las Listas Maestras (Documentos Internos, Documentos Externos, Registros, Otros) del SGC. Cumplir las demás funciones que le asigne la Representantes de la Dirección y/o Gerente General. 1.1.1.4 Línea de Autoridad y Responsabilidad: Línea Jerárquica: Depende del Representante de la Dirección. Reporta a: Gerente General Representate de la Dirección Supervisa a: Asistente de Gestión de Calidad, S&SO y M.A., Call Center, Jefe de Servicio de Atención al Cliente, Recepcionista. Puesto que lo Reemplaza Representante de la Dirección, Asistente de Gestión de Calidad, S&SO y M.A.,
- 8. MANUAL ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES DIRECTORIO Y GERENCIAL GENERAL Código: M-01 Revisión: 01 Pág.: 8 de 8 Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección 1.1.1.5 Requisitos En Estudios: En Formación: Ingeniero Industrial o Ingeniero Electricista Colegiado Curso Auditor Interno o Líder ISO 9001. Implementación y Mantención de Sistemas Integrados de Gestión Conocimiento de la Norma ISO 9001, 14001 Y OHSAS 18001 Auditor Interno ISO 19011 En mejoras de procesos. En Experiencia: En Habilidad: De 2 años en puestos similares Capacidad de comunicación, Orden, Organización, liderazgo, mente abierta, enfoque disciplinado, habilidades sociales, juicioso, ordenado, proactivo, trabajo en equipo y bajo presión.