Presentación eje temático 1
- 1. Jorge Mario Zuluaga Campuzano Docente UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013
- 2. MARTHA CECILIA GONZALEZ M CLAUDIA INES ARTEAGA ARANGO JOSE VICENTE ORTEGA FLOREZ ELENA MINA DELGADO DEYSI JOHANNA HERNÁNDEZ
- 3. El Documento Electrónico El ciclo vital de la información sus 3 fases El dato individual a la información electrónica estructurada - Que es información - Que es un dato - Porque es diferente la información electrónica
- 4. Creación de datos electrónicos Modos de estructurar los datos - Documentos y - Bases de datos Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
- 5. El sostenimiento y conservación del medio ambiente, en la actualidad es el eje central sobre el cual gira la sociedad y los entes gubernamentales a nivel nacional e internacional, ello ha conducido a la adopción e implementación de estrategias y prácticas para el logro de este objetivo.
- 6. Una de las medidas es el “Cero Papel”, aunque se ha comprobado que esta práctica no concibe la eliminación radical de los documentos en papel, pues experiencias en otros países que han adelantado esta iniciativa, han demostrado que el papel tiende a convivir con los documentos electrónicos, se puede afirmar que la Gestión Electrónica de Documentos, contribuye en la racionalización del uso de papel, lo cual es un aporte al medio ambiente, a la agilidad para la toma de decisiones al igual que en la optimización del tiempo, los recursos físicos y económicos.
- 7. Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización
- 8. VENTAJAS Optimización en el uso del espacio físico y reducción de costos. Favorece la conservación de los documentos originales, evitando el extravío, deterioro o desgaste. Facilita tener la información de manera instantánea e inmediata.
- 9. Facilidad de acceso a los documentos, desde cualquier lugar que nos encontremos a través de la Internet. Se generan visualizadores gratuitos Adobe’s Acrobat Reader Se generan formas de código estandarizadas y abiertas como el HTML Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible mediante distintos tipos de extracción de información
- 10. DESVENTAJAS Surgen formatos incompatibles Afecta programas basados en sistemas como MS- DOS, UNIX Permite la copia y difusión de información al igual que se hace difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original” dada la facilidad de copia de un documento electrónico de un soporte a otro.
- 11. Generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel: Resolución de la D.G. de la AEAT de 16-4-2004 (derogada). Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (Ley 11/2007): Publicación Junio-2007 Entrada en Vigor: AGE 01-01-2010. Com.Autónomas y Corporaciones Locales: 01-01-2010, si las condiciones presupuestarias se lo permiten. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
- 12. FASES Creación: Efectiva, Mantenimiento: Diseño: Se define implica generalmente Incluye la utilización una estrategia global un número limitado de y conservación de personas los datos.
- 13. Las tres fases anteriormente mencionadas no pueden abordarse del mismo modo, existen diferencias en diversos conceptos: Puesta al día Frecuencia de de la acceso a la Responsabilidad información información
- 14. Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida, éstas son: Planificación Análisis Diseño Implementación Pruebas Instalación o despliegue Uso y mantenimiento
- 15. Qué es Información Una información es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla. La información está en la base de la organización de todo proceso de trabajo
- 16. Que es un dato Pueden reagruparse bajo forma de documento o de catálogo, la rápida evolución de las tecnologías ha vuelto cada vez más complejo el garantizar soluciones duraderas a la hora de conservar los datos. Los formatos de ficheros y los soportes electrónicos evolucionan rápidamente, mientras que su esperanza de vida sigue siendo aún más escasa que la del papel.
- 17. Porqué es diferente la información electrónica Cuando los datos se conservan en un soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta específica, una “máquina” generalmente, un ordenador. En efecto, a diferencia de lo que ocurría con los documentos en papel, “el soporte no es el mensaje”. se entiende por “información electrónica” todo dato conservado en un formato que permite su tratamiento automático, tratándose por regla general de soportes electrónicos.
- 18. LOS DATOS Tratados, comunicados e Se conservan en interpretados por un soportes ordenador Conjunto de Datos EL DOCUMENTO
- 19. El Comité Internacional de Archivos, sobre archivos electrónicos, define al documento como un fragmento particular de información, registrada, generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad. En la administración pública un documento n valor legal, de información o de prueba
- 20. Los datos almacenados en un documento electrónico, deben constituir un conjunto coherente y consistente de información. La gestión de documentos electrónicos de archivos se debe llevar a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental. Los documentos electrónicos de archivo deben tener un ID único que garantice su identificación persistente a lo largo de todo el ciclo de vida. Los documentos electrónicos de archivo solo tienen sentido si se gestionan como conjunto y se mantiene el vínculo archivístico de un documento con los demás del mismo trámite.
- 21. Elementos El La Estructura La Contenido Lógica Presentación Textuales El Contexto Puede servir la Separada del Numéricos Metadatos misma a varios documento y Gráficos Técnicos documentos y permite De enlaces Descripción ser diferente de abstraer la hipertexto del contexto la estructura información en administrativo física del si misma del documento modo que esta será presentada
- 22. Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos: LA BASE DE DATOS EL DOCUMENTO
- 23. Es una herramienta que permite a los usuarios almacenar, acceder, procesar y combinar información, preparar informes y convertir los datos en información de utilidad para las operaciones diarias de las organizaciones. Su propósito es ayudar a las personas y organizaciones a realizar un seguimiento de los datos almacenados. En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día
- 24. Las bases de datos plantean problemas a la hora de acceder a los datos, bien sea por razones legales o investigativas., después de ser utilizadas. En la actualidad existen dos opciones de formatos estandarizados: Copiar la base de datos en un formato de más bajo nivel (en texto plano o en formato ISAM- método de acceso secuencial indizado) Conservar la aplicación que generó la base de datos, incluida su documentación (sistema de gestión de la base de datos, aplicación contable, etc.).
- 25. Estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...)
- 26. Su conservación plantea diferentes requerimientos. Un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo documento). Una base de datos puede ser regularmente puesta al día. Existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea nuevos problemas.
- 27. Entre la oficina basada en documentos en soporte papel y la basada en documentos en soporte electrónico, existen varios estadios: 1. Oficina tradicional basada en documentos en papel. 2. Oficina mixta, con ambas clases de documentos. (papel y electrónicos). 3. Conversión de documentos en papel, mediante escaneado. 4. Oficina completamente digitalizada, todos los documentos producidos, recibidos y divulgados son electrónicos.
- 28. La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos..
- 29. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.
- 30. Están regidas por la decisión del Consejo de Ministros 87/95 CEE, que obliga a todos los compradores públicos a recurrir a normas oficiales (es decir, normas aprobadas por instancias oficiales de normalización) en sus procedimientos de subasta. EPHOS (el manual europeo de compra de sistemas abiertos) es un programa europeo dirigido a ayudar al sector público a aplicar en sus compras la decisión del Consejo 87/95 CEE, suministrando para ello una serie de manuales que contienen consejos estratégicos sobre tecnología de sistemas abiertos.
- 31. La compra esta basada sobre unas normas estables y abiertas es uno de los principales criterios de evaluación de los productos. Los usuarios que produzcan o mantengan datos legibles por máquina, deben asegurarse de disponer de los equipos, aplicaciones y documentación necesarios para recuperar a largo plazo los datos y documentos generados por sus aplicaciones.
- 32. Es conveniente obligar a los suministradores a que pongan los medios adecuados para recuperar los datos creados por sus aplicaciones, para facilitar su conservación y uso a largo plazo
- 33. La Gestión de Documentos Electrónicos, se constituye en una gran herramienta para la optimización de los recursos, accesibilidad y agilidad en la obtención y recuperación de la información, sin embargo, se hace necesario e importante, la seguridad de la información plasmada en los diferentes medios electrónicos, que garanticen su perdurabilidad, conservación y preservación a través del tiempo, ello se logra con la creación de instrumentos o soportes compatibles a los avances tecnológicos, que permitan visualizar los documentos producidos hoy, se puedan observar dentro de varios años independientemente del formato o soporte que contenga la información.
- 34. http://cxo-community.com/articulos/blogs/blogs-metodologia- legislacion/4084-la-sancion-de-la-ley-26685-de-expedientes- digitales-el-principio-de-la-equivalencia-funcional-y-la-firma- digital.html Guía de la información electrónica www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf Documento electrónico versus documento en papel Curso Capacítese 2012 TIC, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.