Presentación1
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El documento presenta un proyecto de sistema de trámite documentario para la empresa SEMAPA BARRANCA S.A. El proyecto tiene como objetivo desarrollar un sistema que permita una mejor gestión de documentos de manera más eficiente. Se describen las actividades, requisitos, beneficios y análisis de la solución propuesta. Adicionalmente, se incluye un presupuesto detallado para las distintas fases del proyecto.
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- 1. Curso: Practica Pre profesional II Presentado por: Santos Mallqui Edgardo Quispe Marcelo Eber
- 2. Resumen El presente informe de práctica pre-profesional titulado sistema documentario dará a conocer algunas experiencias adquiridas durante el desarrollo de la misma. La práctica se llevó a cabo en el área de sistemas. Definición de la Situación Actual del Caso Practico. El caso de aplicación práctica que se presenta es el realizado en la Empresa Semapa Barranca S.A, la que en adelante denominaremos EPS, La EPS. Es una empresa que: Se encuentra organizada en 20 áreas y sub-unidades (áreas).
- 3. Finalidad del proyecto El proyecto tiene como finalidad desarrollar un sistema de información que apoye la labor diaria y Permanente del Recepcionista, permitiéndole que realice su labor de una manera más Eficiente mejorando así la atención de los clientes. • El sistema permitirá Registrar los diferentes documentos que lleguen a la empresa • El sistema Permitirá Realizar la Búsqueda de las distintos documentos y saber cuál es su situación. • Oportunidades del Negocio • La implantación del proyecto permitirá agilizar la atención de los clientes en el Área de Monitoreo y Control y está mejor atención Permitirá a la Empresa SEMAPA BARRANCA realizar una mejor atención y monitoreo de los diferentes documentos ingresados a la institución.
- 4. REQUISITOS DEL PROYECTO El Sistema será autosuficiente no dependerá de otros sistemas. El Sistema deberá proporcionar información veraz de todos los documentos recepcionados. El Sistema de gestión Administrativa debe de ser fácil de usar con formularios compresibles para que el administrador sepa utilizar el sistema rápidamente. LÍMITES DEL PROYECTO El Sistema de información de Tramite Documentario nos permitirá gestionar la información de búsqueda de estados de documentos en forma automática desde la base de datos. El Sistema de Información de Tramite Documentario nos permitirá automatizar los procesos de Registro y Búsqueda de documentos.
- 5. Riesgos Iniciales Como Riesgos iníciales se podría mencionar: Caída del sistema debido a l Hadware Recorte del Presupuesto Abando de algún integrante del equipo de trabajo antes que el proyecto finalice Fallas en los equipos de cómputo por factores externos.
- 6. DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES LISTA DE HITOS Fase de Inicio o Concepción Elaboración de Requerimientos Planificación y Presupuesto del proyecto Entrevista a Funcionarios y Personal Fase de Elaboración Identificación de necesidades Identificación de Funciones del Sistema Definición de Objetivos y Metas Fase de Construcción Elaboración Diagrama UML Diseño del modelo y estructura de Base de Datos Identificación de la arquitectura de la BD Fase de Transición Prueba del sistema Implementación del software Aceptación y capacitación
- 7. Objetivos Objetivos Generales: Desarrollar un Sistema de trámite documentario de la Empresa SEMAPA BARRANCA S.A. que permita mejoras en el proceso de actividades de los diferentes departamentos así como determinar las pautas y actividades a considerarse en la construcción del Sistema. Objetivos Específicos: Conocer las actividades que realiza cada departamento de la empresa. Identificar y eliminar aquellas actividades que no agregan valor a los procesos del sistema. Integrar todos los procesos de documentación de la empresa mediante un Sistema de documentario de automatización de departamentos Integrado. Diseñar un sistema que brinde las facilidades para definir los flujos de aprobación que sean necesarios dentro de la empresa en cualquier momento, evite la pérdida y/o deterioro de los documentos físicos y evite la duplicidad de documentos a tramitar.
- 8. Sistemas de documentación La gran mayoría de empresas a lo largo del ejercicio de su actividad económica, realizará adquisiciones de bienes y necesitará la prestación de diversos servicios como parte de la cadena de suministro, es decir, tendrá proveedores. Los proveedores emiten comprobantes de pago por los servicios prestados, y la empresa debe encargarse de verificar que el detalle de cada documento sea el correcto, para luego proceder a su pago. Las pequeñas empresas y aquellas que tienen pocos proveedores, pueden manejar la revisión y aprobación de estos documentos con métodos manuales sin problemas. Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema documentario para efectuar cualquier tipo de reclamos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos métodos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.
- 11. Visión del proyecto Se desea contar con un nuevo Sistema de Trámite de Documento que permita la flexibilidad de soportar las necesidades descritas en las reglas del negocio y futuros requerimientos, y que brinde satisfacción a los usuarios finales. Perspectiva del sistema El sistema proveerá una alternativa al sistema de trámite de documentos de la empresa, semapa barranca S.A. El sistema de Trámite de Documentos para el usuario estará integrado en la empresa como uno de los sistemas de apoyo administrativo que se ofrece. • Beneficio del sistema Confidencialidad en el manejo de la información. Reducción del tiempo del trámite. Mejoras en la conservación de los comprobantes de pago. Funcionalidades que satisfagan las expectativas de los usuarios. Mejoras en las interfaces con los sistemas existentes. Disponibilidad de los documentos en todo momento. Optimización de los procesos de negocio.
- 12. Análisis de la solución A continuación se presentan los casos de uso del sistema, los cuales describen la secuencia de eventos que el sistema realiza para interactuar con los actores Primero se presenta el diagrama de actores, y luego se presentan los diagramas de casos de uso que se han agrupado en 2 diagramas, el primero para los casos de uso relacionados al documento, y el segundo los casos de uso relacionados al lote de documentos.
- 13. Caso de uso de Actores Áreas RR.HH.. Áreas gerencia
- 14. Caso de uso relacionado al documento
- 15. Diagrama de estado de documento A continuación se presentan los diagramas de estados del sistema. Primero se presenta el diagrama de estados del documento, y luego se presentan el diagrama de estados del lote de documentos, clases principales del sistema.
- 18. Diagrama de Administrar Documentos
- 19. PROYECTO Control de costos FASE TIPO DE RECURSO Personal 900.00 MONTO S/ Materiales 740.00 Concepción Maquinaria 80.00 Otros 0.00 Total Fase 1,720.00 Sistema de Personal 1160.00 Tramite Elaboración Materiales 300.00 documentario Maquinaria 200.00 Otros 0.00 Total Fase 1,660.00 Personal 2020.00 Construcción Materiales 200.00 Maquinaria 0.00 Otros 0.00 Total Fase 2,220.00 Personal 2800.00 Transición Materiales 0.00 Maquinaria 0.00 Otros 0.00 Total Fase 2,800.00 TOTAL FASES 9,400.00 Reserva de Contingencia 940.00 Reserva de Gestión 940.00 PRESUPUESTO DEL PROYECTO 11,280.00