Presentacion Gestion Documental
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El documento describe el proceso de radicación y digitalización de correspondencia en el centro documental, incluyendo la numeración de documentos, el envío y la recepción tanto de documentos autoarchivados como de aquellos entregados por usuarios. También se detalla la verificación y clasificación de la información, así como los requisitos necesarios para la aceptación de documentos. Finalmente, se menciona que se realizan consultas a través de diferentes vías para la gestión documental.
Presentacion Gestion Documental
- 1. CENTRO DOCUMENTAL XM RADICACION XM ARCHIVO NUMERACION XM CORRESPONDENCIA
- 2. CORRESPONDENCIA NUMERACION XM Digitalización imágenes Numerar Documento Envió de documentos por vías asociadas Documentos respondidos Revisión consecutivo y entrega archivo Volver a inicio presentación
- 3. CORRESPONDENCIA NUMERACION XM Numerar Documento volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
- 4. Envío de documentos por vías asociadas CORRESPONDENCIA NUMERACION XM Sobre correo certificado Reporte Fax Volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
- 5. CORRESPONDENCIA NUMERACION XM Digitalizacion imágenes Digitalización en orden consecutivo ascendente, utilizando debidamente plantillas de confidenciales Volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
- 6. Documentos respondidos CORRESPONDENCIA NUMERACION XM Documento a responder Documento respuesta Fecha del cítese respuesta Volver a inicio numeración Volver a inicio presentación
- 7. CORRESPONDENCIA NUMERACION XM Revisión consecutivo y entrega archivo Volver a inicio numeración Se Verifica: Firmas Sello sin anexo Vías Consecutivo ascendente Faltantes Cantidad de hojas enviadas vía fax Números correctos Volver a inicio presentación
- 8. CORRESPONDENCIA RADICACION XM Radicar Documento Ingresar en domino Digitalización de imágenes Righfax Cruce documento Volver a inicio presentación
- 9. Righfax Imagen que llega por righfax y es guardada en el servidor que alimenta al SIAD CORRESPONDENCIA RADICACION XM Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
- 10. Radicar Documento CORRESPONDENCIA RADICACION XM Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
- 11. CORRESPONDENCIA RADICACION XM Digitalización de imágenes Digitalización a medida que llegan los documentos utilizando debidamente las plantillas de confidenciales Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
- 12. CORRESPONDENCIA RADICACION XM Ingresar en domino De acuerdo al tema tratado se ingresa la comunicación a la ventana respectiva Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
- 13. CORRESPONDENCIA RADICACION XM Cruce documento Verificar ubicación del documento Si el documento esta en el área, el cruce se realiza en Acuse de recibo en el campo de observaciones Si el documento esta en el archivo, el cruce se realiza en documentos archivados en el campo de observaciones Volver a inicio radicación Volver a inicio presentación
- 14. ARCHIVO XM Recepción Clasificación Archivo Descripción Consultas Volver a inicio correspondencia Volver a inicio presentación
- 15. Recepción Existen dos tipo de recepción de documentos: la documentación que va autoarchivada y la que es entregada directamente por los usuarios del centro documental. Volver a inicio Archivo ARCHIVO XM Volver a inicio presentación
- 16. Clasificación Se clasifica la información según asunto y basados en el cuadro de clasificación ARCHIVO XM Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
- 17. Descripción El documento debe tener unos requisitos según el procedimiento; de no ser así se devuelve al área para su respectivo tramite. ARCHIVO XM Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
- 18. Archivo Ordenar documentos según procedimientos garantizando su preservación ARCHIVO XM Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
- 19. Consultas vía mail, telefónicas, personales, prestamos. ARCHIVO XM Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación
- 20. ARCHIVO XM Volver a inicio Archivo Volver a inicio presentación BD Archivo