Presentación Monitoreo y Evaluacion.pptx

Módulo de Monitoreo y Evaluacíón
de Proyectos

Parte I:
1. Importancia y Conceptos Básicos del MyE
2. Diseño del Sistema de Monitoreo y Evaluación
3. Recolección de Datos
4. Análisis y Empleo de la información

Monitoreo
Es un proceso continuo y
sistemático para obtener y
analizar información sobre el
avance hacia la consecución
de las metas y objetivos de
un proyecto. “El monitoreo
se refiere a la verificación
continua de la
implementación del
proyecto y de su primer
impacto a través del proceso
de recolección de datos y de
sus análisis, informe y uso
de la información”
Evaluación
Se define como una
apreciación, lo más
sistemática y objetiva
posible, de un proyecto en
curso o ya realizado, sobre
su planificación, ejecución
y/o resultados. El propósito
es el de determinar la
pertinencia y el
cumplimiento de los
objetivos, la eficiencia en la
realización, la eficacia, el
impacto y la sostenibilidad.

• Para aumentar las posibilidades de efectividad de cualquier programa
o proyecto social, es necesario contar con un diseño y una planeación
cuidadosa, una participación activa de los beneficiarios y un monitoreo
y evaluación (MyE) apropiados.
• Si bien la planeación adecuada de un proyecto es fundamental, no es
algo fijo o inalterable: si nuestro proyecto no está funcionando o si las
circunstancias han cambiado, los planes deben cambiar también.
• El MyE permite darnos cuenta si los planes están fallando o si hay
cambios significativos en el contexto, y nos dan la oportunidad de
analizar y tomar decisiones sobre las modificaciones que debemos
hacer al proyecto.

El monitoreo y evaluación sirven para:
• Mejorar el desempeño
• Fortalecer la toma de decisiones y la planeación
• Contribuir al aprendizaje
• Avanzar hacia el empoderamiento
• Mejorar la rendición de cuentas
• Contribuir a las buenas prácticas

Monitoreo Evaluación
Función Información para la gestión del
proyecto
Valoración más profunda enfocada en el
aprendizaje y la rendición de cuentas.
Enfoque Revisión del progreso del
proyecto
Enfoque en los resultados, objetivos e impacto
más amplio y a largo plazo.
Insumos Levantamiento de
datos/información
Información proviene de la recolección de
datos para el monitoreo, para la línea base,
etc.
Tiempo Continuo, durante toda la
implementación del proyecto
En momentos específicos del ciclo del
proyecto.
Responsable Equipo responsable del proyecto Evaluadores internos o externos al proyecto (o
a la organización ejecutora).
Presentación Presentación directa en base a
formatos estandarizados
Presentación menos estandarizada y enfocada
en menos temas pero analizados con mayor
profundidad.
Difusión Al equipo del proyecto y a los
usuarios
Más amplia: partes involucradas, donantes,
opinión pública, etc.
Diferencias entre el Monitoreo y la Evaluación

El M y E en el Ciclo del Proyecto

C. Líneas Base
El proceso de MyE se basa en la comparación, que puede hacerse de tres formas:
1.Comparar la situación “inicial”
2. Comparar con otros lugares
3. Comparar las diferencias entre dos grupos.
• Para hacer una comparación de los indicadores y medir nuestro impacto, es
recomendable emplear información de línea base.
• La mayoría de los proyectos tienen grandes dificultades con las líneas de base.
Algunos de los problemas más comunes son que los estudios de línea base se
hacen tarde o nunca, son excesivamente detallados o demasiado generales e
irrelevantes, parten de una muestra demasiado grande que sobrepasa la
capacidad analítica del proyecto o no prevén un grupo de referencia. Para evitar
estos problemas se recomienda:

C. Líneas Base
 Realizar la línea base una vez que se haya elaborado y
revisado el proyecto, para asegurar que la información que
se reúna sea acorde con los resultados, objetivos e
indicadores.
 Recoja solamente la información que va a utilizar y que esté
relacionada directamente con las preguntas e indicadores
que se haya identificado.
 Planee la obtención de información de líneas base como
otro proceso más de recolección y análisis de datos
 Asegure que sea un proceso viable y realista. Tenga en
cuenta que una línea base siempre será una aproximación y
nunca podrá ser exacta.
 Adopte métodos creativos de recolección de la información
 Incluya información relativa a género

Importancia y Función del Monitoreo y Evaluación
D. Metas
• Una vez que tengamos la línea de base, se establece la meta de cambio del
proyecto. Las metas se pueden fijar para el término del proyecto o para avances
cada año, semestre o trimestre. La meta dependerá del periodo y del tipo de
intervención que sea, pues ciertos cambios toman más tiempo que otros.
• Es fundamental que la línea base y las metas sean coherentes y estén alineadas
con los indicadores, usando las mismas unidades de medición. Las metas que se
fijen dependerán también del nivel de intervención.

Muestreo
En muchas ocasiones no es posible obtener la información deseada a
través de un censo general de la totalidad de la población objetivo.
Puede ser que el grupo poblacional sea demasiado amplio, o que los
recursos disponibles no sean suficientes para llevarlo a cabo. En estos
casos, es posible tomar una muestra representativa de la población total,
que permita generalizar sobre datos o conclusiones obtenidas del
segmento de población seleccionada.
• Precisar el marco de muestreo: Descripción de la unidad que se estudiará
(por ejemplo: individual, familiar, comunitaria u organizacional).
• Determinar el tamaño adecuado de la muestra: El tamaño de la muestra se
debe determinar con base en el presupuesto y los recursos disponibles
• Seleccionar el método de muestreo: Una vez determinado el tamaño de la
muestra, se debe optar por un método de muestreo: aleatorio o delimitado.
3. Recolección de Datos para el M y E

Categorías de Información por Fuente
Las fuentes de información se pueden clasificar en 2 tipos: fuentes primarias y
fuentes secundarias.
• Información Secundaria: La primera fuente de datos que se debe considerar
son las fuentes secundarias. Es información primaría que fue obtenida,
recopilada y publicada por otras personas. Por lo general, son fuentes
documentales, tales como datos demográficos nacionales, regionales o
locales, reportes nacionales o internacionales, indicadores sociales y
económicos a partir de encuestas y estadísticas nacionales, evaluaciones
previas, planes estratégicos, e investigaciones.
• Información Primaria: Es información que se observa o se obtiene
directamente de las personas involucradas o vinculadas a la intervención,
sobre su situación o experiencia directa con el proyecto. Es información que
por lo general no está disponible en las fuentes de información existentes y
que se debe construir como una tarea misma del proceso de MyE. Por lo
general es información de un nivel más local, cercano al proyecto.

Selección de la Técnica mas
adecuada
En la elección de la técnica de
recolección de datos se debe
considerar el tamaño del proyecto,
el tiempo y los recursos disponibles,
las personas que se encargarán de
la recolección de datos y las
necesidades y disponibilidad de la
gente involucrada.
Factibilidad, validez para los
beneficiarios, confiabilidad,
relevancia, costo-beneficio ,
tiempo a invertir…
Una vez que se hayan identificado los resultados claves a monitorear, se debe
elegir la forma más adecuada para reunir dicha información.

Cuadro Resumen de Métodos de Recolección de Datos
Técnica Característica Principal Ventaja Desventaja
Recopilación
de Mediciones
Medición física de cambios en el
tiempo en relación un indicador
determinado, empleando una unidad
de medida y un procedimiento e
instrumentos específicos
Permite generar datos precisos,
confiables y estadísticamente
verificables para medir el cambio
logrado y el impacto generado
Puede ser muy costoso y requiere
en muchos casos de una alta
especialidad técnica
Observación
Directa
Implica la observación de eventos,
sucesos, procesos, relaciones,
comportamientos, etc.
- Permite revisar la operación de un
proyecto mientras está en práctica.
- Es flexible
- Puede ser parcial (a partir de la
selección del hecho a observar).
- Es difícil interpretar
comportamientos
Observación
Participativa
El observador se involucra en las
actividades y en el contexto en vez de
mantener su distancia
- Permite al observador acercarse a
conocer la vida cotidiana o la
experiencia de un grupo en relación al
proyecto, desde el interior del mismo
grupo
- Es difícil combinar los procesos de
observación y de participación
- Es un proceso que toma tiempo
Lista de
Control de
Preguntas/Cue
stionarios
Serie de preguntas que pueden ser
empleadas como guía para
entrevistas, conversaciones
informales o cuestionarios.
- Se puede obtener información
variada, sobre temas distintos y de
muestras de población más grandes.
Información fácil de analizar a costos
relativamente bajos.
- Los cuestionarios emplean
preguntas cerradas, pudiendo
obtener poca información
cualitativa y poco contextualizada.
- No se obtiene información muy
profunda.
Entrevistas Dialogo en forma de preguntas,
diseñadas para obtener información
sobre la experiencia u opinión de las
personas
- Útil para obtener la información
directamente de los beneficiarios.
- Da menos posibilidad de
interpretación subjetiva
- Permite obtener información
específica
- Requiere mucho tiempo
- Es bastante costosa en términos
de recursos humanos y financieros
- Información muy valiosa pero
difícil de analizar.
Grupos
Focales
Se reúne a un grupo reducido de
personas (entre 6 y 12) para
entrevistarlas y fomentar el dialogo.
- Muy útiles para obtener la opinión y
percepción de una muestra amplia de
gente (representada por el grupo
seleccionado)
- Es difícil lograr un muestreo
aleatorio
- Es muy común que algunas
personas en el grupo sean
influenciadas por la opinión de los
otros

Cuadro Resumen de Métodos de Recolección de Datos
Técnica Característica Principal Ventaja Desventaja
Análisis de
Acontecimient
os Críticos
Entrevistas con individuos o grupos
sobre eventos o incidentes específicos
con el fin de tener información
general sobre un acontecimiento
específico
Herramienta muy útil para medir
indicadores de impacto.
- Requiere mucho tiempo y
recursos
- Puede ser información muy difícil
de analizar.
- Es difícil mantener la objetividad y
no tomar una posición respecto al
acontecimiento
Caminata
Transversal
Participativa
Consiste en realizar una excursión
planeada en una determinada zona
geográfica para observar ciertos
indicadores
- Es un método económico
- Puede emplearse para obtener tanto
información cualitativa como
cuantitativa
- Puede ser un proceso muy largo
- No siempre se logra obtener la
información planeada en un
principio
Diarios Registro de datos, eventos, reacciones
y opiniones en el tiempo a partir de
las entradas redactadas por personas
o grupos involucrados en el proyecto
- Permite obtener información a
detalle que puede ser útil para
entender el contexto y las razones
detrás de los procesos de cambio
- Es un método útil y accesible
- Buen mecanismo para
autoevaluación
- Requieren de mucha disciplina
(cumpliendo con el registro de
entradas con una periodicidad
determinada)
- requiere de una lectura enfocada
y muy analítica de los registros
Monitoreo
Fotográfico o
de Video:
Permite revisar los cambios a partir
de una serie de fotografías o videos
tomados en diferentes momentos
- Se puede combinar fácilmente con
otros métodos
- Pueden ser muy útiles para mostrar la
situación antes y después del proyecto
- Sirven también como medios de
verificación
Confusión del método como
mecanismo de rendición de
cuentas y no como un método de
análisis en si mismo
Reportes del
Proyecto
Reportes basados en un formato
específico o en una serie de
preguntas, todas dirigidas a evaluar
los indicadores correspondientes a los
resultados y objetivos de un proyecto
- Es muy accesible, al ser una extensión
del trabajo cotidiano
- Por lo general es muy económico y no
requiere demasiado tiempo
- Depende mucho de que los
encargados del proyecto en campo
sean muy disciplinados y recojan
los datos sistemáticamente, de
forma analítica y objetiva.

Técnicas de Valoración Participativa Rápida (VPR)
Existe una gran variedad de técnicas complementarias a los diversos métodos
de recolección de datos. Estas pueden emplearse en diversos momentos para la
recolección de información y son muy útiles para fomentar un análisis mas
participativo:
• Análisis FODA
• Análisis de las partes interesadas
• Cambio más Significativo
• Diagrama de Venn
• Diagrama de Causa y Efecto
• Matriz de Puntuación
• Escalas de Valoración o de preferencias
• Bosquejo de Mapas Comunitarios
• Lluvia deIdeas
• Juego de Roles

Cómo mejorar la calidad en la Información
 Recoger únicamente la información que será útil y que podrá emplearse. Menos
datos (de mayor calidad) pueden ofrecer mejor información , sin complicarnos
demasiado en etapas posteriores del proceso
 Realizar una planeación adecuada: Un diseño adecuado del proyecto y del
sistema de MyE es esencial para obtener información de calidad,
 Reunir datos fiables, validos y creíbles: necesitamos recopilar datos que sean
confiables, precisos y consistentes con una metodología rigurosa y pertinente.
 Triangulación de las fuentes: es muy importante contar con diferentes fuentes de
información, con distintos tipo de métodos e informantes diversos.
 Combinar datos cuantitativos con información cualitativa
 Participación de beneficiarios: Esto es fundamental para asegurar la pertinencia
de los métodos y de la información obtenida.
 Capacitación y preparación de los que participan en la recolección: Los
responsables de la recolección deben ser previamente capacitados

Sistematización y Organización de Datos
En formatos específicos o en bases de datos electrónicas. Esta organización de
la información es muy útil para poder comparar información distinta o para
homogenizar información proveniente de distintas fuentes y recopilada a través
de distintos métodos. Una vez organizada bajo categorías o unidades, la
información puede resumirse en tablas y gráficas que facilitan el análisis
general sobre una variable o pregunta de evaluación.
Análisis e Interpretación de Datos
El análisis de la información consiste en identificar tendencias en los datos.
Permite convertir los “datos brutos” en “conocimiento” para facilitar la toma de
decisiones y el aprendizaje de la organización y de los beneficiarios.
Idealmente, los resultados obtenidos del MyE se analizan en comparación con
los datos de las líneas base establecidas al inicio del proyecto y en relación los
indicadores establecidos en la planeación.
A partir de estas conclusiones, se puede fortalecer el aprendizaje al definir que
funciona y que no, en términos de actividades, estrategias, enfoques y políticas.
Así mismo permite hacer recomendaciones para acciones futuras.
4. Análisis y Empleo de la Información

Empleo de la Información
El uso de la información por lo general está enfocado en lograr alguno de los
siguientes objetivos principales:
• Rendición de Cuentas: La rendición de cuentas “hacia arriba y
hacia los involucrados y beneficiarios del proyecto.
• Mejorar el Desempeño: Para esto, las recomendaciones de cambio
surgidas deben analizarse, difundirse y ponerse en práctica.
• Aprendizaje: Las lecciones aprendidas tendrán que
institucionalizarse para que haya cambios en los proyectos,
programas, prácticas, procedimientos y políticas futuras de la
organización.
4. Análisis y Empleo de la Información

Parte II
5. Características y Procesos Operativos del Monitoreo
6. Fundamentos y Tipo de Evaluación
7. Planificación y Gestión de la Evaluación

Planeación del Monitoreo
Para realizar un seguimiento adecuado del proyecto, se recomienda contar con un plan de
monitoreo que acordado entre los involucrados (responsables y beneficiaros) y debe
hacerse desde la etapa de diseño del proyecto. Este marco, debe facilitar el monitoreo
sistemático y debe responder a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué políticas y procesos deben guiar el monitoreo?
2. ¿Qué tipo de información será necesaria? ¿Qué se va a monitorear?
3. ¿Quiénes serán los responsables de levantar la información?
4. ¿Qué presupuesto se requiere para las actividades de monitoreo?
5. ¿Cómo se recolectará la información? ¿Qué métodos se emplearán para llevar a cabo
las actividades de Monitoreo?
6. ¿Cuándo se planea realizar las actividades de monitoreo?
7. ¿Quiénes se encargarán de organizar y analizar la información?
8. ¿Cómo se emplearán los resultados del monitoreo?
5. Características y Procesos Operativos del Monitoreo

Criterios Básicos de la Evaluación
La evaluación sirve para revisar si un proyecto está funcionando y si se están
logrando los objetivos planteados. Esta valoración del avance y calidad del
proyecto se fundamenta en cinco criterios básicos:
• Pertinencia: ¿qué tanto el diseño de la intervención responde a las
necesidades de los beneficiarios?
• Eficacia: ¿el proyecto produce los resultados esperados y estos permiten
lograr el objetivo específico del proyecto?
• Impacto: ¿cuáles son los efectos del proyecto (positivos y negativos;
intencionales o no; directos e indirectos)? El impacto es un cambio durable
y significativo y puede ser técnico, económico, sociocultural e institucional.
• Eficiencia: ¿en que medida se se realizan las actividades previstas del modo
más apropiado dados los medios, recursos y el tiempo disponibles?
• Sostenibilidad: Se refiere a la medida en la cual los impactos de la
intervención tienen la posibilidad de continuar después del cierre del
proyecto (Sentido de apropiación y sostenibilidad institucional, financiera,
sociocultural y técnica).

Tipos de Evaluación
a. Por etapa en el ciclo del proyecto:
• Evaluación Ex ante: Es un análisis del contexto, de estudios preliminares o de
intervenciones anteriores que permitan valorar la factibilidad o mejorar el
diseño del proyecto que se pretende implementar.
• Evaluación sobre la marcha: Realizada durante la ejecución del proyecto, para
evaluar las actividades del proceso mientras estas se desarrollan, identificando
los aciertos, errores y dificultades y brindar recomendaciones para la
introducción de ajustes.
• Evaluación al cierre: Realizada al final del proyecto, con el fin de analizar y
registrar los resultados y efectos tempranos de la intervención. También puede
dar recomendaciones para intervenciones futuras.
• Evaluación ex post: realizada después (desde meses hasta varios años después)
de concluido el proyecto, evaluando los resultados con la intención de valorar el
impacto del proyecto en el largo plazo y deducir indicaciones para futuras
intervenciones similares.

Tipos de Evaluación
b. Por agente:
• Auto evaluación: realizada por personas involucradas directamente en la
realización del proyecto. Las autoevaluaciones se realizan para fortalecer las
capacidades internas y empoderar el equipo del proyecto y los socios
locales. Existe también la autoevaluación asistida.
• Evaluación interna: Realizada por personas que forman parte del equipo de
la organización, pero que son externas al proyecto.
• Evaluación externa: realizada por personas externas al proyecto y a la
organización.

Ventajas y Desventajas de Evaluaciones Externas e Internas
Evaluación Interna Evaluación Externa
Ventajas
- El evaluador conoce la manera de operar de la
organización.
- Genera menos preocupación y rechazo
- Se desarrollan capacidades internas
- Conclusiones y recomendaciones más adaptadas a
la realidad y por lo tanto más fáciles de
implementar.
Ventajas
- Al no haber intereses personales, es más objetiva.
- Libre de influencias organizativas
- Al ser especialista, el evaluador tiene las
capacidades y conocimientos técnicos necesarios.
- Puede dedicarle más tiempo
Desventajas
- Es más difícil mantener una opinión objetiva frente
al proyecto (se pueden evitar valoraciones críticas
o negativas)
- Posibilidad que el evaluador carezca de las
capacidades necesarias.
- Posible tiempo limitado para comprometerse con
la evaluación
Desventajas
- El evaluador puede estar descontextualizado
sobre las políticas, procedimientos y
características de la organización o entorno.
- No siempre se está en condiciones de dar
seguimiento a la efectiva implementación de las
recomendaciones.
- Por lo general es más costosa
- Si bien es más objetiva, también puede haber un
sesgo del evaluador por quedar bien con la
organización y ser menos crítico en las
conclusiones.

La evaluación participativa
Es fundamental que las personas impactadas por el proyecto participen en
determinar los parámetros del monitoreo y evaluación. La participación debe
ser una parte fundamental y natural del proceso de evaluación, tanto en los
procesos de diseño, las actividades de recolección de datos, el análisis y
evaluación de los resultados y la formulación e implementación de
recomendaciones. Algunas de las ventajas de un proceso de evaluación
participativo son:
• Promueve la definición de parámetros compartidos
• Fomenta la corresponsabilidad
• Facilita la confianza entre las partes
• Crea compromiso entre los involucrados.
• Fomenta el aprendizaje, la gestión y otras capacidades locales de los
beneficiarios
• Involucrar a las partes en el análisis de problemas y en la propuesta de
soluciones refuerza el sentido de apropiación. Esto genera mayor apertura a
las recomendaciones de la evaluación y facilita la introducción de cambios.

Distinción entre Evaluaciones Convencionales y Evaluaciones Participativas
Evaluación Convencional Evaluación Participativa
Más orientadas por el donante y dirigidas a asegurar la
responsabilidad y rendición de cuentas.
Orientadas por los beneficiarios del proyecto, dando
prioridad al aprendizaje y apropiación.
Partes interesadas tienen un papel pasivo: proveen la
información requeridas sin participar en el proceso de
evaluación.
Las partes interesadas deciden sobre los planes de
trabajo, realizan investigaciones, analizan datos y
elaboran recomendaciones.
El énfasis se concentra en los resultados de la
evaluación.
Énfasis en el proceso: el objetivo no es sólo el de
cumplir los requisitos formales, sino también
desarrollar las capacidades de los beneficiarios para
evaluar su entorno y actuar
Indicadores de éxito predeterminados, enfocados en
eficiencia y eficacia de los logros y el impacto del
proyecto.
La población local determina sus propios indicadores
de éxito.
Diseño predeterminado: métodos convencionales,
centrados en lograr el mayor rigor y objetividad
posibles.
Diseño flexible: reconoce una gama más amplia de
“saberes”, valores e intereses locales para guiar la
evaluación
Se emplean métodos convencionales, como
entrevistas estructuradas, mediciones, datos
estadísticos, revisión de la documentación,
observación directa, etc.
Se emplean métodos más participativos, como
entrevistas abiertas, grupos focales y técnicas de
valoración participativa rápida.

1. Selección de los proyectos a evaluar
• cuando un proyecto tiene un presupuesto muy alto
• cuando se está proponiendo una segunda fase o una ampliación del proyecto
• cuando un proyecto es considerado nuevo o estratégico
• cuando un proyecto está teniendo muchas limitaciones
2. Planeación de la Evaluación
• Es necesario preguntarse: ¿Qué en particular nos interesa evaluar? ¿Se quiere
evaluar todo un proyecto o solo un componte? ¿Se quiere evaluar todos los temas
del proyecto o solo una estrategia o tema transversal del mismo?
• Así mismo, se debe tener claro cuál será el propósito de la evaluación, ya sea que
esté en función de las necesidades de la agencia implementadora, de la
organización matriz o del donante.
• La evaluación requiere de asignación de tiempo y recursos y puede involucrar la
participación de profesionales especializados no asignados al proyecto.

3. Elaboración de los Términos de Referencia
• Los TdR son elaborados por la organización que está solicitando la evaluación, sea
esta interna o externa. Sirven
• Los términos de referencia de una evaluación por lo general incluyen: Información
Básica sobre el Proyecto (datos, antecedentes, alcance y características del
proyecto), Propósito y enfoque de la Evaluación (objetivo general y objetivos
específicos de la evaluación), Metodología y Condiciones del contrato de
evaluación (capacidades requeridas en el evaluador, responsabilidades, tiempos y
costos).
4. Selección del Evaluador
• Es recomendable que el equipo de evaluación esté formado por personas externas
y personas involucradas directamente en la ejecución del proyecto.
• En la selección del evaluador es importante considerar la combinación de
habilidades, capacidades de evaluación, experiencia técnico-sectorial y
conocimiento del contexto local

7. Informe final de Evaluación
• El resultado de todo el proceso de evaluación se refleja en el informe de evaluación.
Este debe ser coherente con los requisitos de contenido de los términos de referencia
y la propuesta del Plan de Evaluación. El texto del informe debe ser lo más claro y
conciso posible, incluyendo sólo la información más relevante de la evaluación y las
recomendaciones a futuro. Esta claridad es importante para que la evaluación pueda
ser realmente una herramienta de aprendizaje para las organizaciones y los
beneficiarios. Algunos elementos esenciales que debe considerar un informe de
evaluación son:
1. Resumen Ejecutivo
2. Metodología
3. Resultados de la Evaluación: Es el texto principal del informe. Esta sección debe responder
los objetivos y las preguntas concretas e hipótesis definidas en los términos de referencia
y en la matriz de evaluación. Aquí se desarrollan a detalle los resultados de la evaluación y
las recomendaciones, incluyendo evidencia concreta de la información y las conclusiones.
4. Conclusiones y Recomendaciones
5. Anexos
6. Referencias bibliográficas

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