SISTEMA CONTABLE DE PÓLIZAS
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Las pólizas son documentos internos utilizados para registrar operaciones financieras y sus comprobantes, permitiendo una mayor división del trabajo. Existen diferentes tipos de pólizas, como las de entrada y salida de caja, y pólizas de diario, que se utilizan para registrar transacciones específicas. El sistema de pólizas facilita el seguimiento de movimientos de efectivo y otros valores, optimizando así el proceso contable.
SISTEMA CONTABLE DE PÓLIZAS
- 2. DEFINICIÓN:Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo.
- 3. Proceso de creación Conforme se van celebrando las operaciones, se registran en hojas (formatos), indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de abono, los importes de los cargos y de los abonos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de abono a las cuentas correspondientes.
- 4. «Sistema de tres pólizas»La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario.Las pólizas que se emplean son las siguientes:
- 5. Póliza de diario.2. Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso (Póliza Cheque).
- 6. Pólizas de entrada de caja o de ingresos.Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.
- 7. La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:*El encabezado,*El cuerpo de la póliza, y*El pie (la parte inferior).
- 8. En el anverso, el encabezado deberá contener:El nombre del negocio o empresa, El nombre de la póliza (póliza de entrada de caja), y Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá un espacio de redacción para notar solamente la cuenta o cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y las columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y las segundas, para totales.
- 9. Por último, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron. En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha. Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.
- 10. «PÓLIZA DE INGRESOS»ESTAS (IMAGEN) SE UTILIZAN EN EL REGISTRO MANUAL.
- 11. Póliza de salida de caja o de egresos.El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.
- 12. En el caso de esta póliza, en su primera columna de valores esta destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.
- 13. «Póliza cheque»
- 14. Pólizas de diarioLas pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.Ejemplos: Compra ó venta de mercancías a crédito, devoluciones sobre ventas o sobre compras que disminuyan el saldo del Cliente o del Proveedor respectivamente, ajustes, etc.
- 15. «PÓLIZA DE DIARIO»Esta (imagen) es un ejemplo de póliza de diario para registro manual.
- 16. Respecto al numero que debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignar una numeración corrida a las pólizas de diario y de caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza distinta de una y de otras así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el numero será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate, con el objeto de facilitar su identificación y rápida localización.
- 17. FIN.AHORA A CAPTURAR PÓLIZAS!!!