Sistema dirección
- 1. SISTEMA DIRECCIÓN El Sistema de Dirección Una vez que el organismo social cuenta, con el personal adecuado, empieza la tarea del Administrador. La calidad como la cantidad del trabajo de los subordinados puede no estar a nivel del grado de su potencial para ser capaces de producir. Y realizaran el trabajo cuando tengan motivos para llevarlo a cabo. Esta función es llamada Ejecución-comando o liderazgo, es de transcendencia que consideran que la administración y dirección son la misma cosa. El dirigir gente en los organismos es una función básica que Henry Fayol llamó Mando. Y este es vital para la buena administración. Fayol con respecto a la dirección indico que el mando consiste en planear, organizar, dar órdenes, coordinar, etc. Sin embargo, ninguna de las funciones de la dirección es una entidad. La dirección adquiere forma a partir de la interacción de todas las funciones. La acción de dirigir implica en inducir a los subordinados a que observen comportamientos. Se centra en la MOTIVACIÓN para la realización del trabajo y obtener una contribución máxima de los objetos organizacionales. La dirección se ocupa de la motivación, para lograr los niveles de desempeño más elevados. Para llevar a cabo esta acción, es necesario conocer sobre Autoridad, Comunicación, Toma de decisiones, Supervisión y la Motivación Humana. Definición de dirección La dirección es una función vital de la administración. Se pueden hacer planes, organizar y obtener recursos, pero no se lograra ningún resultado tangible, hasta que se lleven a cabo las decisiones respecto a las actividades propuestas y organizadas. La dirección es el segundo escalón en el orden de mando. La dirección implica centrarse en los miembros de la Organización y tratar aspectos como: moral, arbitraje de conflictos, y desarrollo de buenas relaciones de trabajo entre las gentes. La dirección constituye, una clase de trabajo determinado y consiste principalmente, en influir en otros el deseo de actuar. Para dirigir, hay que inducir a los demás a que realicen los planes que se hayan trazado y que se mantengan, dentro de los límites impuestos por el organismo. Esta acción es el resultado de una decisión, para ganarse la buena voluntad del personal, se debe tener en cuenta el tipo de decisiones. La dicotomía dirección-gestión (ejecución) La descripción de las actividades y tareas de los dirigentes, se alarga mediante un análisis, para establecer una distinción formal entre las actividades que se originan de la propia dirección y las que pertenecen al ámbito de la gestión. El autor De Bruyne P. hace una distinción clara: La “dirección” evoca la determinación de objetivos generales y la fijación de las dicetrices (Alineamiento de acción administrativa) traduciéndose en las dicetrices y
- 2. medidas tendientes, a definir el marco de acción que se debe llevar a cabo e iniciar el plan general de acción. La Gestión por el contrario se refiere a la conducta diaria y a la ejecución de operaciones corrientes, regida por los objetivos y a las directrices. La dicotomía dirección-gestión reaparece con la misma intensidad con una actividad especial, la toma de decisiones. Lo fundamental de la distinción dirección-gestión es solamente el origen de la autoridad. Y esto lo hace más difícil en la práctica. Y la explicación proporcionada con motivo de este origen y de la legitimación de la autoridad. Dirección y ejecución Es una organización desarrollada, la dirección se encuentra en el punto crucial es el eslabón entre el grupo directivo y forma parte de ambos. Importancia de la Dirección La Dirección, es una parte vital de la administración, a la que se subordinan los demás elementos que se integran. Reyes Ponce, este elemento es el más real y humano, porque tiene que ver en todos los casos con “GENTE”. La dirección es importante porque: pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante las fases de planeación y organización. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de los organismos. Una dirección eficiente determinante en la acción de los empleados y, consecuente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de objetivos, en la implantación de los sistemas y procedimientos, y en la eficiencia del sistema de control. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. El elemento dirección de la administración, es la parte vital y central para que exista la administración. La dirección como sistema La creación y operación de un sistema de dirección para los administradores es uno del aspecto más arduo y difícil dentro de sus funciones administrativas. Los Sistemas GRUPO DIRECTO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL GRUPO EJECUTIVO GERENTE DE DIVISIONES
- 3. sugieren que el administrador debe enfrentarse a situaciones dinámicas, inciertas y frecuentemente ambiguas. El administrador no tiene control completo de todos los factores de producción. ¿Qué es el sistema de dirección? Es un subsistema que se aparta del proceso administrativo en general. La dirección constituye una función estrechamente vinculada con los recursos humanos, un sistema particularmente relacionado con las reacciones en la conducta y las relaciones interpersonales. El sistema dirección Entrada Sistema dirección Salida • Recursos humanos Proceso de dirección Comportamiento apropiado del personal • Recursos materiales • Recursos financieros El proceso de dirección implica la ejecución de actividades administrativas principales: (AUTORIDAD, MOTIVACION, COMUNICACIÓN, SUPERVICION). El liderazgo y la motivación y la consideración de los grupos son actividades de dirección relacionadas, cada una de las cuales es realizada, hasta cierto punto, por los administradores al comunicarse con los miembros de la organización. El proceso de dirección La administración implica la coordinación de personal, dinero, materia prima, maquinaria y equipo, tiempo y espacio. El medio ambiente externo, así como factores internos, tales como objetivos, valores, tecnología y estructura, suministran el marco de referencia en éste esfuerzo. O sea, el sistema dirección invade el ambiente organizacional afectando los aspectos más críticos de la tarea administrativa, esto es la integración de esfuerzos individuales hacia planes u objetivos que se hayan trazado y a que se mantenga dentro de los límites de la organización. Todo directivo, para poder llevar a cabo su labor de manera efectiva, debe tener conciencia de las actividades humanas, de las cuáles él es parte. El proceso que sigue el sistema de dirección implica la ejecución de ciertas actividades administrativas, necesarias por medio de las cuáles se lleva a cabo la acción de dirigir. Mando o autoridad La autoridad se ha definido varias veces en el análisis de los sistemas de influencia y poder, es posible decir que la autoridad es el poder institucionalizado, un concepto muy importante en el estudio de la organización formal.
- 4. En otras palabras, es el hecho para emplear la fuerza. Es la fuerza que impulsa y mantiene en movimiento los órganos de la empresa. También hay que ver que se ejerza esa autoridad para lo cual se deben precisar sus tipos, sus elementos y relaciones. Definiciones de autoridad A continuación se exponen algunas definiciones de autoridad: 1: Según el autor Lovis A. Allen da la siguiente definición: “Es el poder y el derecho asignado también a cada puesto dentro de la empresa”. 2: Los autores Munch Galindo y García Martínez, la definen así: “Es la facultad de que está investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones para quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. 3. Y en el libro de J. Rodríguez Valencia dice: “Es la facultad de ejecutar o dar órdenes que produzcan efectos”. En otras palabras, la autoridad permite al administrador actuar en ciertas formas designadas a influir directamente en las acciones de otros a través de las órdenes que emita. De hecho, quien decide es quien tiene autoridad. “Is qui yo soy la autoridad”: (La india María cuando tenga su empresa de nopalitos en el monte) Tipos de autoridad El mando es una necesidad de toda la vida comunitaria estable. Este otorga poder en el puesto y da con ello una base de influir en el comportamiento de la organización. A continuación se muestran los elementos del mando. ACCIONES FUNCIONES DETERMINAR Lo que debe hacerse DIRECTIVA ESTABLECER Cómo debe hacerse ADMINISTRATIVA VIGILAR Que lo que debe hacerse se haga SUPERVISORA O EJECUTORA “A sus órdenes….. Je feeeeee” (Cantinflas diciéndole a su sargento) Relación entreautoridad y poder La autoridad se basa en una “aceptación” espontánea y voluntaria de un superior. El poder descansa sobre el principio de “denominación” ya que las personas dotadas del mismo disponen de los medios que puedan distribuir o retener según quieran recompensar o castigar. Obviamente, el poder es también una forma extremadamente efectiva de influir. Resumiendo, la combinación de autoridad y poder debe poseer capacidad de reacción ante las relaciones humanas y organizacionales que se presentan a todo directivo.
- 5. La motivación ¿Por qué es importante el estudio de la motivación para el administrador? Definición de motivación Son todos aquellos factores capaces de provocar, mantener y dirigir la conducta hacia un objetivo. Significa mover, conducir e impulsar la acción. Es el trabajo que realiza un administrador para inspirarse, animarse a impulsar a sus subordinados. Las necesidades insatisfechas, son el punto de partida en la motivación. Estas disparan un proceso de búsqueda de medios, para reducir la tensión causada por la incomodidad. Teoría de las tres necesidades Necesidad de logros: el impulso a sobresalir, para alcanzar algo en relación con una serie de normas y lucha por tener éxito. Necesidad de poder: la necesidad de hacer que otros se comporten de manera particular, cosa que no hubieran hecho de otra manera. Necesidad de afiliación: deseo de relaciones amistosas e interpersonales cercanas. Comunicación La comunicación se aplica permanentemente en todas las funciones administrativas, pero es en la función de la dirección donde adquiere una importancia particular. D. Hampton (“Administración Contemporánea”) nos dice: “Todos los empleados, incluso los administradores requieren información apropiada para aspectos técnicos, de coordinación, de motivación o de actitud de sus puestos” IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN Podemos decir que la comunicación es el medio por el cual se unifica la actividad organizada. La comunicación efectiva es importante para los administradores por dos razones: Porque es el proceso por el cual se desempeña las funciones de planeación, organización, dirección y control. Porque es una actividad a la cual los gerentes destinan una mayor proporción de su tiempo.
- 6. DEFINICION DECOMUNICACIÓN Puesto que la comunicación es una herramienta administrativa de uso común que con frecuencia se cita como la habilidad para el éxito de un administrador. A continuación se presentan algunas definiciones: Samuel C. Certo la define así: “es el proceso de compartir información con otros individuos” Nuestra definición “Es un proceso mediante el cual se introducen, intercambian ideas, opiniones, planes o información, en la mente de una persona buscando con ello un comportamiento determinado en el sujeto receptor” Comunicación formal e informal La comunicación administrativa que sigue las líneas se conoce como comunicación formal. El organigrama muestra las relaciones que existen entre las personas y o puestos muestran los canales formales de comunicación entre ellos. Comunicación descendente Es la que fluye desde cualquier punto de un organigrama hacia abajo hasta otro punto. Este tipo de comunicación se relaciona principalmente con la dirección y el control de empleados. Se hace referencia a información relacionada con el por qué debe ser transmitida a los subordinados como: que actividades quieren, cuando deberán ejecutarse y como deben coordinarse con las actividades que están siendo ejecutadas dentro de las organizaciones. Comunicación ascendente Es la que influye desde cualquier puesto de un organigrama hacia arriba, hasta otro puesto. Este tipo de comunicación contiene la información que los administradores necesitan para evaluar al área organizacional de la que son responsables. La “retroalimentación” puede proporcionar a los directivos valiosa información sobre lo que está saliendo mal dentro del organismo. Comunicación informal La comunicación administrativa que no sigue las líneas del organigrama se conoce como comunicación informal. Esta generalmente sigue el patrón de las relaciones personales entre los miembros del organismo. Supervisión La división del trabajo ha originado, que en las empresas cada persona desempeñe un papel más o menos definido, entendiéndose por esto, el conjunto de acciones a cargo de una persona, en función de su ocupación, sexo, categoría, etc. En las pirámides estructurales de tipo tradicional, se encuentran diversas jerarquías, estableciéndose una relación de mando y subordinación, entre quienes se encuentran en una posición superior y quienes se encuentran en las inferiores.
- 7. Una de las responsabilidades básicas de todo supervisor, de toda persona con autoridad, es la coordinación del esfuerzo de sus subordinados, así como la motivación de éstos. Para lograr lo primero, es necesario diseñar un conjunto de “PROCEDIMIENTOS”, y para lo segundo, una serie de estímulos. Ahora bien, ambas situaciones se basan en lo que el supervisor explica o implícitamente en relación con la naturaleza humana. Definición de supervisión Para G. Muñen y M. García: Comiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal firma que las actividades se realicen adecuadamente. Reyes Ponce la define como: Una función que se basa en ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas. Por nuestra parte, la definimos como: Un elemento de la dirección que se encarga del estudio y vigilancia de las acciones de un grupo de personas en relación al progreso alcanzado. Y para Alfonso Hernández F.: Es el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejercen autoridad, encaminada a obtener de ellos, su máxima eficiencia, en un esfuerzo combinado para llevar a buen cumplimiento el trabajo. Generalidades Un supervisor es todo aquel, que tiene personal bajo su cargo. De acuerdo con este concepto, se le puede clasificar en tres grupos definidos: el del trabajo al que supervisa, el de dirección de la cual es representante inmediato, y el de supervisores. De aquí se deduce, que sus responsabilidades le obligan a desempeñar de manera efectiva papeles diferentes, para convertirse en: a) Guía e instructor de sus subordinados. b) Ejecutor de ideas: de las procedentes de sus supervisores y de las propias. c) Miembros del grupo de trabajo de los supervisores de su propio nivel. d) Meditar, ante los niveles superiores, en cuanto a las necesidades de sus subordinados, tal como son presentadas éstas, por los delegados sindicales y por los propios interesados LIDERAZGO El liderazgo es parte de la dirección, pero no toda. A un gerente se le quiere para que planee, organice, ejecute, controle, coordine, pero lo más que se le pide o espera del líder, es que haga que otros lo sigan. El liderazgo es la habilidad para persuadir a otros, a que busquen con entusiasmo objetivos definidos. Es el factor humano, el que hace que un grupo se conjunte y motive hacia los objetivos. Las funciones directivas tales como: planeación, organización, ejecución, control, coordinación, innovación, son partes estáticas hasta que el líder libera el poder de motivación en la gente y la guía hacia los planes y objetivos establecidos.