SISTEMA_DE_INFORMACION__CONTABLE_-_CONCEPTO_IMPORTANCIA_Y_CASOS_PRACTICOS.pdf
- 1. 06/12/2021 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CURSO: CON023. CONTABILIDAD GERENCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Docente: Mgt. María Julia Vargas Arce MARTES, JUEVES Y SABADO 6 A 8 A.M. Y 10 A 11 A.M. AULA 401 - 304
- 2. lunes, 6 de Diciembre de 2021 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD ASIGNATURA: CONTABILIDAD DE GERENCIA DOCENTE Mgt. María Julia Vargas Arce FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TEMA: Sistema de Información de Contabilidad - Evaluación
- 3. 6/12/2021 XIV - XV SEMANAS - Definición, Importancia, características, funciones, Evaluación - Casos Prácticos UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO Docente: Mgt. María Julia Vargas Arce
- 4. 06/12/2021 LA FUERZA Y EL PODER DEL CONOCIMIENTO “El mundo necesita soñadores, el mundo necesita hacedores, pero sobre todo el mundo necesita soñadores que hacen” Docente: DR. Jorge W. Guillermo Espinoza
- 5. Por lo tanto, esta actividad contiene varios elementos importantes de relevancia en el ciclo contable y financiero de la empresa. El Sistema de Infromacion de Contabilidad es una herramienta de recopilación, alamacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables para permitir estructurar los objetivos de informacion es decir es un metodo basado en un sistema para rastrear la actividad contable y sus recursos tecnológicos. El Sistema de Informacion Contable, varía según las industrias y el tamaño de las empresas que incluye datos relacionados con ingresos, gastos, información de clientes, proveedores, colaboradores, tributos, etc, de esta manera ordena un ciclo contable desde el hecho económico, hasta la Formulacion de los Estados Financieros. En este Sentido
- 6. - Las empresas actualmente cuentan con la necesidad de conocer su realidad económica y financiera y así mismo las tendencias y resultados que podrían llegar a obtenerse con el buen desarrollo de sus actividades, es por esto que la contabilidad ha llegado a ser vista como una solución ante dicha necesidad ya que permite el total conocimiento y control absoluto de la empresa, proporciona información para la toma de decisiones con precisión y brinda información anticipada de hechos que llegarían a suceder.
- 7. - Con la evolución de procesos y herramientas tecnológicas, la contabilidad ha llegado a convertirse en una herramienta de vital importancia para toda organización, teniendo en cuenta que al lograr tener un conocimiento global y fiable de la organización y de cómo ésta se encuentra funcionando u operando, se pueden llegar a tomar mejores y más acertadas decisiones.
- 8. 1.- Simplicidad Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos. La usabilidad, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles de operar, pues se puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet.
- 9. 2.- Procesos contables rápidos Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Estos procesos son de suma importancia, por lo que, en su diseño y adopción, las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática. Además, ofrece mayores ventajas que otros aplicativos, debido a que hace un registro de historial, implementa funcionalidades de consulta y versiones de los archivos de una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML).
- 10. 3.- Operaciones contables en tiempo real El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada. Este proceso debe estar conformado por especialistas en programación y contabilidad, esta característica está perfeccionada y con la velocidad que los contribuyentes necesitan al momento de utilizarla.
- 11. 4.- Información clave para las declaraciones mensuales y anuales Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. Se crean todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto significa que los usuarios pueden contar con todos los datos correspondientes a su contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y forma. Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al formular los Estados Financieros, la información de tus operaciones es procesada de manera automática y solo basta cotejarla.
- 12. 5.- Homologación de información entre sistemas Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el contribuyente. En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrecen los Sistemas de Información contemplan las novedades y aristas que emiten las autoridades tributarias, por lo que los contribuyentes pueden tener la plena confianza en que su operación está garantizada por la plataforma más actual.
- 13. 6.- Servicios y valores agregados Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a aquellos que organizan y sistematizan las operaciones contables, sino los que también ayudan al negocio a detectar los pagos, las deudas y todo lo relacionado con los proveedores y clientes. Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y visibilizar la rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y esfuerzos al llevar la contabilidad, sino que te brinda margen de maniobra para tomar decisiones basadas en los datos que arroja tu negocio. Lo mejor es que todo esto lo hace en tiempo real.
- 14. 7. Cuentas por pagar Las cuentas por pagar representan ingresos y posibles ganancias para el negocio, por lo tanto, uno de los principales objetivos de los softwares de contabilidad está relacionado con la capacidad de dar seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu organización. Ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos que se ejercen con cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se hace un balance general de la empresa y se contabilizan las ganancias.
- 15. 8. Control de gastos El control de gastos es una estrategia financiera necesaria para cualquier negocio, ya que maximiza los beneficios y evita realizar gastos innecesarios. Sin embargo, muchas empresas no aplican este tipo de estrategias, lo que complica su estabilidad financiera. Al no contar con un control de gastos, se pueden generar fugas de recursos, las cuales repercuten directamente en la salud financiera de las organizaciones, es por ello que un sistema contable debe de contar con esta característica.
- 16. - Sistemas manuales Los sistemas de información manuales para la contabilidad suelen ser utilizados generalmente en las pequeñas empresas. Hablamos de negocios de quizás un par de personas, negocios hogareños. Aquí no se requieren sistemas informáticos especializados ni nada parecido. Usualmente, estas pequeñas empresas solo requieren los documentos de origen, el libro mayor general, el libro diario general y muy posiblemente los diarios subsidiarios. A pesar de tratarse de un sistema manual es muy eficiente en esta clase de negocios.
- 17. - Sistemas heredados Los sistemas de contabilidad heredados suelen usarse en empresas comerciales ya establecidas. Se trata de sistemas que funcionaban correctamente mucho antes de que la tecnología de la información se volviera tan sofisticada como lo es hoy. Si bien los sistemas heredados contables pueden ser bastante anticuados, también tienen ciertas ventajas dentro de una empresa. Primeramente, estos sistemas poseen datos históricos valiosos y relevantes sobre la empresa. Seguidamente, el personal total de la empresa tiende a saber usar el sistema y entenderlo sin ningún tipo de contratiempo. Un sistema heredado generalmente se ha personalizado para cubrir las necesidades específicas de una empresa. Esto es algo muy significativo ya que en ningún momento podremos encontrar este tipo de personalización en paquetes de software de contabilidad.
- 18. - Reemplazo de sistemas legados Puede reemplazar completamente su sistema heredado con un sistema nuevo y actualizado. Sin embargo, esta puede ser una solución bastante costosa. Primeramente, sería bueno intentar actualizar tu sistema heredado. Para esto, puede usar un procedimiento llamado respaldo de pantalla. Esta técnica consiste en tomar los datos que se muestran en la pantalla de la computadora traducirlos para que una aplicación más actualizada pueda leerlos o interpretarlos. Asimismo, se puede configurar un sistema de integración de aplicaciones empresariales. Este tipo de sistema conecta en red las diferentes aplicaciones de tu sistema heredado, como inventario, nómina, etc.
- 19. 1. Sistema contable para facturación Que se encarga de la emisión de facturas, cheques, así como la documentación de la actividad financiera para luego proceder a la validación y autorización. 2. Sistema para la gestión de nóminas Este sistema tiene la función principal de controlar y gestionar la nómina de una empresa, este tipo de sistema contable fue diseñado para realizar varias tareas, incluyendo el cálculo de los salarios de empleados, deducciones legales, etc. 3. Sistema de planificación recursos institucionales Contempla la elaboración de productos, compra de materiales, gestiona y controla el inventario y la distribución, además de realizar operaciones contables. 4. Sistema de gastos Este sistema fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación, así como para aprobar los gastos que realiza la empresa.
- 20. - Almacenamiento y recuperación de datos Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar información. Esta estructura de base de datos suele estar estructurada con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos. Un sistema de información contable tiene numerosos campos para ingresar datos y editar datos previamente almacenados.
- 21. - Salida de datos Las diversas salidas de un sistema de información contable muestran la versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos. Un sistema de información contable produce informes que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros. Las listas de clientes, los cálculos de impuestos y los niveles de inventario también pueden reproducirse. Sin embargo, las correspondencia, notas o presentaciones no están incluidas en el sistema porque estos elementos no están directamente relacionados con los informes financieros y la contabilidad de una empresa.
- 22. - Relaciones con los departamentos Un sistema de información contable se esfuerza por integrar diferentes departamentos. Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas. Esta información es utilizada por el equipo de administración de inventario para realizar inventario y comprar materiales. Al comprar el inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar de la nueva factura. Un sistema de información contable también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de manufactura, envío y servicio al cliente conozcan la venta.
- 23. - Controles internos Una parte integral de los sistemas de información contable se relaciona con los controles internos. Las políticas y los procedimientos pueden colocarse dentro del sistema para garantizar que se mantenga la información sensible de los clientes, proveedores y empresas dentro de una empresa. Mediante el uso de la denegación de acceso físico, los requisitos de inicio de sesión, los registros de acceso, la autorización y la segregación de funciones, los usuarios pueden limitarse a la información relevante necesaria para realizar su función comercial.
- 24. - Registro de la actividad financiera: todos las transacciones que se pueden expresar monetariamente deben registrarse en los libros de contabilidad. - Clasificación de la información: la información registrada se debe clasificar en grupos. Por ejemplo se agrupan las operaciones en grupos según las entradas o salidas de dinero. - Resumen de la información: se presenta la información resumida de acuerdo a las necesidades de la empresa.
- 25. - Predecir los flujos de dinero. - Ayudar a los gerentes de la empresa en su planificación y control. - Ayudar a tomar decisiones en temas de inversiones y de créditos. - Evaluar a los administradores. - Controlar las operaciones financieras. - Ayudar a calcular los impuestos y demás que tiene que pagar la organización. - Evaluar el beneficio que se obtiene.
- 26. - Entre las ventajas de un sistema de información contable se puede destacar que la disminución de los costos permite implantar un sistema de gestión de la calidad y también permite aumentar el rendimiento de los recursos económicos. - Como se establece una norma certificada se obtiene una mayor confianza entre los clientes ya que estos ven que se actúa siempre de la misma forma y no improvisando sobre la marcha. Esto nos posiciona mejor respecto a los competidores. Por otro lado también ayuda a la motivación del personal.
- 27. - Requiere de gran esfuerzo y de mucho tiempo para lograr su objetivo. - Puede originar bastante burocracia. - Se necesita disponer de recursos iniciales ya que es bastante costoso.
- 28. -Hacer entrevistas, visitas etc. para conocer la empresa. -Preparar una lista de chequeo con todos los datos necesarios. -Elaborar informes que nos indiquen la situación de la compañía. -Preparar el catálogo de cuentas y un manual de procedimiento. -Crear formularios para las distintas operaciones. -Diseñar reportes. -Preparar los libros y el balance inicial.
- 34. Un buen ejemplo de un SIC es el que emplean las organizaciones de distribución, que son las que comercializan productos o servicios a sus clientes. Al estudiar el sistema resulta útil pensar en una organización distribuidora de productos como una fábrica o establecimiento comercial de ventas al mayor o al menor, sin embargo un sistema de distribución también puede encontrarse en organizaciones de servicio tales como Alicorp, Leche Gloria, Cemento Yura, Etc. Todas las organizaciones se encargan de la distribución de una u otra forma. También debe considerarse que no exista una organización que posea todos los sistemas descritos ya que esta explicación del modelo es de modo general.
- 35. Sistemas que surten los pedidos de los clientes: Se muestran los pedidos de los clientes en sus diversas etapas: Captura de pedidos, inventarios, facturación y cuentas por cobrar. El sistema de captura de pedidos, introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación prepara las facturas para los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar recauda el dinero de los clientes.
- 36. Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimiento para el proceso de compras hasta la etapa de ventas: De forma similar se identifican los sistemas de compras en sus diversas etapas que se encargan de ordenar la existencia de reabastecimiento de los proveedores, El sistema de compras envía órdenes de compras a los proveedores para las existencias que se requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el
- 37. Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general: Para el proceso Contable se debe tener en cuenta los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, ejemplo: Libro de Inventario y Balances, Libro Diario, Libro Caja, Registro de Compras y Ventas, Planillas, Etc. Libro Mayor, Hoja de Trabajo, Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros.
- 38. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTATIVAS Y CONTABLES, PERSONAS EXITOSAS CREATIVIDAD – INNOVACIÓN - PERCEVERANCIA . MARIA JULIA VARGAS ARCE CUSCO – PERÚ 2021