Sistemas informacion1
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Este documento introduce los conceptos básicos de los sistemas de información. Define datos e información, y explica que un sistema es un conjunto de elementos que interactúan para producir un resultado. Describe los componentes clave de los sistemas de información como la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de datos, así como los tres tipos principales de sistemas: transaccionales, de apoyo a decisiones y estratégicos. Finalmente, discute la importancia y los pasos para automatizar oficinas.
Sistemas informacion1
- 1. INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LIC. JUAN MANUEL LÓPEZ AXPUACA UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ jmlopez02gt@yahoo.com
- 2. DEFINICIONES • Dato: – Puede ser un número, una palabra, una imagen • Información: – Son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien- (Daniel karen & Enrique Asín)
- 3. Información • Datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos. Datos Secuencias de hechos en bruto y representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados de una forma que las personas puedan entender y utilizar.
- 4. ¿Qué significa CALIDAD de INFORMACIÓN en los negocios? • Tres Dimensiones: – Tiempo • La información debe estar disponible cuando se necesita en el momento oportuno – Contenido • La información debe proporcionarse sin errores, debe ser relevante respecto a lo analizado, completa y no parcial – Forma • La información debe ser proveída en forma sencilla de entender, detallada o en forma de resumen, ordenada con criterio
- 5. ¿Qué es un sistema? • Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un resultado (Nidia Giorgis) • Un sistema es el mecanismo por el cuál se generará información (Karen & Lares) • Conjunto de componentes que al interactuar producen una salida (resultado). – Identificar los componentes de la misma • Locales o inmuebles, mobiliario y equipo, activos en general, Recurso humano y creatividad, métodos y procedimientos – Salidas • Generación de utilidades (generalmente) • Las organizaciones de negocios son sistemas dinámicos, que toman recursos económicos como insumos y los transforman a través de diversos procesos organizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salidas. • Ejemplos: – Una oficina (instalaciones físicas, mobiliario y equipo, capital, tiempo, materiales, procedimientos, información, recurso humano) – Organismo (sistema nervioso, digestivo, circulatorio, etc) – Empresa productora de vehículos (la parte productiva y la parte administrativa)
- 6. ¿Porqué Sistemas de Información? – Es necesaria la información para sobrevivir y prosperar. – Los SI ayudan a las compañías a ampliar su alcance hasta lugares muy retirados, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujos de trabajo y quizá cambiar profundamente la manera de conducir sus negocios.
- 7. Sistemas de Información • Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Este no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). (Karen & Lares). • Se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
- 8. ¿Qué incluyen los SI? • Equipo computacional • Recurso Humano • Datos o Información fuente (Entrada) • Programas (software) • Telecomunicaciones • Procedimientos (políticas y reglas de operación)
- 9. ¿4 actividades básicas de un SI? • Entrada de Información – Manuales o automáticas (interfaces) • Almacenamiento de Información – Recuperar la información guardada – Archivos, Bases de Datos (dispositivos de almacenamiento) • Procesamiento de la Información – Efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas • Salida de Información – Capacidad de sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior (printers, plotters, etc.)
- 10. ¿Actividades que producen información para un SI? ENTORNO ORGANIZACION SISTEMA DE INFORMACIÓN Entrada Procesamiento Salida Retroalimentación Proveedores Agencias reguladoras Clientes Accionistas Competidores
- 11. EMPLEADOS ORGANIZACIÓN CLIENTES GOBIERNO Dinero Bienes y servicios Bienes y Servicios PROVEEDORES DEUDORES PROPIETARIOS / ACCIONISTAS Dinero y Control Dinero Labor Dinero Bienes y Servicios Dinero Dinero Dinero Dinero
- 12. Tecnologías de Información • Information Technology (IT) – Todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de Información, las cuales pueden ser tecnologías de Hardware, Software, tecnologías de almacenamiento y tecnología de comunicaciones. – Todas estas tecnologías forman la infraestructura tecnológica de la empresa, la cual provee una plataforma desde donde la compañía puede construir y operar los sistemas de información.
- 13. Análisis del subsistema administrativo SISTEMA CONTABLE Producto o salida esperada Estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa Entradas o Insumos Documentos que respaldan operaciones de la empresa Recursos con que se cuenta Personal que labora en el departamento, equipo tanto computadoras, sumadoras, etc. Proceso Elaboración de los estados financieros y el registro de todas las operaciones de la empresa
- 14. Tipos de Sistemas de Información • Sistemas transaccionales • Sistemas de apoyo a las decisiones • Sistemas estratégicos
- 15. Sistemas Transaccionales • Primer tipo de sistemas que se implanta en las organizaciones • Apoyan las tareas a nivel operativo de la organización • Muestran una intensa entrada y salida de información • Cálculos y procesos son simples y poco complejos • Son recolectores de información (datos) – Ejemplo: facturación, nóminas, cuentas por cobrar, etc
- 16. Sistemas de apoyo a las decisiones • Suelen instalarse posterior a la implementación de los sistemas transaccionales • La información que generan sirve para los mandos intermedios y alta gerencia en la T.D. • Intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas • Apoyan directamente la Toma de Decisiones – Ej. Sistema de simulación de negocios (apoyar un nuevo producto al mercado)
- 17. Sistemas estratégicos • Su función no es apoyar procesos operativos ni ayudar a la toma de decisiones, aunque si puede hacerlo. • Buscan ser creadores de barreras de entrada al negocio. • Buscan lograr ventajas que los competidores no poseen (costos, diferenciación clientes & proveedores) • Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa – Ejemplo: CRM, SCM, Comercio Electrónico
- 18. Evolución Sistemas de Información • Según Richard Nolan (Harvard), existe una teoría que influyó sobre el proceso de la planeación de los recursos y las actividades de informática: – Etapas de crecimiento: • Etapa de inicio • Etapa de contagio o expansión • Etapa de control o formalización • Etapa de integración • Etapa de administración de datos (accesible la información) • Etapa de madurez (estratégico, CRM)
- 19. ¿Porqué automatizar? • La razón principal por la que una empresa debe emprender un proyecto de automatización es la de AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD. • La productividad a que se refiere debe ser susceptible de medición para determinar si efectivamente hubo un incremento. – Ej. Tarea de emitir cheques de empleados.
- 20. SISTEMA ADMINISTRATIVO • No todo sistema requiere de computadores para funcionar. • La administración puede verse como un sistema administrativo cuyo objetivo es el cumplimiento de los objetivos de la organización. • Dicho sistema toma los insumos y a través del proceso administrativo lo transforma en productos y servicios. E P S R
- 21. ¿Qué es automatizar? • Automatizar: – Da la idea de realizar algo en forma automática, es decir, con la mínima intervención humana. – La cantidad necesaria de intervención humana en la tarea a realizar determina el grado de automatización de la misma. – Sólo si la tarea se puede efectuar sin intervención humana alguna, se dice que está totalmente automatizada. • Ej. Tienda alquiler de videos y etiquetas • Tienda de abarrotes (códigos de barra, tarjetas).
- 22. ¿Qué es una oficina? • Sitio en donde se realizan tareas administrativas. • Sitio: – Habitación, edificio, diferentes locales geográficamente separados • Definición: – Sistema de apoyo a la empresa, en el que trabajan diferentes tipos de personas desempeñando diferentes puestos y realizando diversas tareas. • En general, todas las tareas que se realizan en la oficina son susceptibles de ser automatizadas.
- 23. Automatización de Oficinas • Se requiere considerar dos aspectos íntimamente ligados entre sí: Sistematización y Equipamiento (se apoyan en la administración y la tecnología). • Automatizar la oficina es un proceso constante que debe ser reevaluado cada cierto período. • Definición (Larry Long): – Referente en forma colectiva a las aplicaciones basadas en la computadora asociadas con el trabajo general de oficina. • Definición (Nidia Giorgis): – Uso de cualquier equipo que pueda incrementar la eficiencia así como de la revisión e implantación de procedimientos que garanticen el éxito de dicho equipamiento.
- 24. Equipamiento y Sistematización • Equipamiento: – Dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas. • Productos de Software, equipos de cómputo, redes y comunicaciones. • Sistematizar: – Visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan, para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender cómo llevar a cabo su trabajo.
- 25. ¿Sistematización? • Tipos de tareas – Técnicas, Comerciales, Financieras, de Seguridad, Contables y administrativas (fayol). • Porqué se realizan? • Es importante que se realice? • Equipamiento analizado a la luz de cada tarea que asisten o complementan. • Tarea: – Labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones en una organización. • Profundidad de la tarea – Grado en que un individuo puede controlar su trabajo. • Alcance de la tarea – Número de operaciones diferentes que requiere un trabajo en particular y la frecuencia con que puede repetirse el ciclo del mismo. • A MENOR PROFUNDIDAD Y MÁS PEQUEÑO EL ALCANCE, MÁS ESPECIALIZADO SERÁ UN TRABAJO. – EJ. Recepcionista vrs. Gerente.
- 26. ¿Razones para automatizar? • Capacidad (producir estados de cuenta más rápido y entregarlos oportunamente al cliente) • Control (Mayor exactitud y consistencia en la información que se produce. Cálculos) • Comunicación (Mejoras en la comunicación e integración de las áreas organizacionales) • Costo (supervisión y reducción de costos) • Competitividad (atracción de clientes, mejora servicios proporcionados, proveer nuevos y originales productos)
- 27. ¿Cuándo automatizar? • Cuando es necesario actualizar el equipo y los procedimientos existentes en la oficina, es característica fundamental de una persona visionaria que automatiza con éxito. • ¿QUE HAGO PARA AUTOMATIZAR? • Conocimientos mínimos en equipos existentes • Sistematización • Conocer cómo organizar un proceso de automatización (análisis de sistemas, auditoría de sistemas, O&M, metodología de la investigación, etc.) • Bolsillo de la empresa (Costo-presupuesto)
- 28. ¿Qué no es automatizar? • Poner a funcionar equipo de cómputo • Comprar equipo de comunicaciones • Hacer cambios en procedimientos • Utilizar MSOFFICE para tareas • Cambiar procedimientos sin estudiar el equipo que se requiere • Todas estas acciones aisladas, pueden echar a la borda un proceso de automatización.