Tablas dinámicas

TABLAS DINÁMICAS
¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas
de Excel, pero también es una de las características que más
usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de
ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de
Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente
grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y
soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una
gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la
información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el
funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una
tabla de datos que contiene
mucha información sobre las
ventasde la compañía entre
las cuales se encuentra una
columna con los productos
de la empresa, también la
ciudad donde se vendey las
ventas correspondientes
para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y
el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer
es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de
cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar
fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el
resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una
comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes
imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de
nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las
ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de
datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los
valores únicos de la columna de datos eliminando las
repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las
columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que
serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los
productos y para cada combinación obtendrás el total de
ventas.Lo más importante que quiero transmitir con este artículo
es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las
columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre
ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

¿Cómo crear una tabla dinámica?
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se
desea considerar en la nueva tabla dinámica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se
encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es
necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará
en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea
colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una
ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva
tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla
dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de
campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos
los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una
zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al
reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámicadebemos arrastrar los campos
al área correspondiente. Colocaré como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como
valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los
valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta
configuración es la siguiente:
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de
una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.
Partes de una tabla dinámica
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en
la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por
debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas
áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.
 Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área
crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales
podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos
filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.

 Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que
se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
 Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las
filas de la tabla dinámica.
 Valores. Son los campos que se colocarán como las
“celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para
cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas,
la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica
funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores.
Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis
sobre los datos de la tabla dinámica.

Dar formato a una tabla dinámica
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás
seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.
Esta ficha está dividida en tres grupos.
 Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales
generales a la tabla dinámica así como modificar
aspectos básicos de diseño.
 Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de
este grupo permiten restringir la selección de estilos que se
muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha.
Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”,
entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen
filas con bandas.

 Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que
se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer
clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la
tabla.
Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla
dinámica para ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo
elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la
tabla dinámica.
Formato de valores en una tabla dinámica
Supongamos la siguiente tabla dinámica:
Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre
el campo correspondiente dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración
de campo de valor.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Configuración de campo de valor.
Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará
el cuadro de diálogo Formato de celdas donde podrás
seleccionar el formato deseado:

Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y
de inmediato se aplicará el nuevo formato a todos los valores
de la tabla dinámica:

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