Taller i modelos
- 1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” CATEDRA: MODELOS ADMINISTRATIVOS. Facilitador: Participantes: Lic. Bogard Macero Gómez Emely19.650.267 Requena Endrina 19.638.149 Sancler Yarisel 17.059.363 CARACAS, ENERO DE 2011.
- 2. ESQUEMA DE LOS SISTEMAS DE LOS DEPARTAMENTOS SISTEMA DEL DEPARTAMENTO DE RRHH ENTRADAS PROCESOS PROCESOS • Información de diversos • Actividades • Personal Capacitado. departamentos. Administrativas. • Empleados Satisfechos. • Solicitud de Personal Tales como: (vacantes). Reclutamiento, selección, • Resultados Humanos. entrevista, Inducciones, • Información financiera Entrenamientos, • Documentación para realizar ingresos de tramitaciones de diversas Diversa. Personal, Actividad solicitudes. • Información. especiales, Pagos Diversos. • Elaboración de • Solicitud de Nominas, Cálculos de Capacitaciones, vacaciones, LPH, SSO, adiestramiento, Inducciones. Ince, entre otros. RETROALIMENTACION
- 3. SISTEMA DEL DEPERTAMENTO DE TESORERIA ENTRADAS PROCESOS PROCESOS • Solicitud de Pagos. • Elaboración de Cheques. • Información. • Facturas. • Cancelación de Servicios. • Servicios. • Cobranzas • Pagos Diversos. • Ingresos. • Pagos Diversos. RETROALIMENTACION DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD-FINANZAS ENTRADAS PROCESOS PROCESOS • Información (Pagos • Registros y control de • Estados de Ganancia y realizados, las Operaciones a nivel Pérdidas. facturaciones, Contables. • Balance General. Compras de Activos, Mercancía, Pagos de • Archivar. • Información Financiera Servicios, indispensable para La • Elaboración de Libros toma de decisión Cobranzas, Nominas contables. entre Otras. • Actividades RETROALIMENTACION
- 4. Dtto de Recursos Dtto de Tesorería Humanos Dtto de Contabilidad RELACIÓN CON CADA DEPARTAMENTO DTTO RECURSOS HUMANOS – DTTO DE TESORERÍA El Departamento de RRHH le suministra al departamento de Tesorería: 1) Facturas 2) Solicitud de Pagos Guarderías, Cesta tickets, vacaciones, entre otros. 3) Conocimientos (Capacitación, Adiestramiento, entre otros). Y a su vez el departamento de Tesorería le suministra al departamento de RRHH lo siguiente: 1) Información. 2) Cheques o Pagos laborados. 3) Solicitud de Personal. 4) Solicitud de Cursos, Adiestramientos, Capacitación.
- 5. 5) Otorgar dinero (para pago de Nomina, Liquidaciones, Pago especiales). DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD – DTTO DE TESORERÍA El departamento de contabilidad le suministra información al departamento de tesorería lo siguiente: 1) Información Financiera para conocer la disponibilidad Bancaria. Y a su vez el departamento de Tesorería le suministra información al departamento Contabilidad 1) Las Facturas y diversos Soportes. 2) Información de Ingresos y Egresos. 3) Movimientos Diarios. 4) Información general necesaria para los procesos y registros contables. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD- DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS El Departamento de Contabilidad le provee al departamento de Recursos Humanos información financiera para que dicho departamento tome decisiones acerca de ingresos de personal, dictar cursos, realizar actividades que ameriten erogaciones de dinero, Pago de Nomina entre Otros. A su vez le departamento de Recursos humanos le provee Información a Contabilidad acerca de cálculos, y que ameriten registros contables, como por
- 6. ejemplo la Nomina, pago de viáticos, vacaciones, liquidaciones, gastos médicos entre otros. APLICACIÓN DE SIX SIGMA EN LA ORGANIZACIÓN ESPECIFICAMENTE AL DEPARTAMENTO DE TESORERIA Seis Sigma es un conjunto de métodos que busca la mejora continua y calidad, beneficios tangibles en términos de calidad y costos a un producto o servicio. El mismo puede ser aplicado a procesos o subprocesos y a cualquier área de la empresa; asi mismo está basada en resultados obtenidos mediante cálculos comprobables. Six sigma representa además para la empresa, una medida de rendimiento de los procesos, ayuda con la mejora e imagen del negocio y establece una metodología sistemática y ordenada de mejora de la calidad en forma continua. El departamento de tesorería en la continuidad de sus procesos tanto internos como externos viola requerimientos importantes del cliente, genera defectos, quejas y costos. Y se sabe que cuanto mayor sea el número de defectos que ocurran mayores serán los costos de corregirlos, como así también el riesgo de perder al cliente. Si pudiésemos aplicar el six sigma en este departamento nos podría ayudar a mejorar nuestros procesos, mediante la aplicación de varios principios fundamentales: • Enfoque genuino en el cliente (tanto interno como externo). • Los procesos están donde está la acción. • Dirección proactiva y preventiva, en oposición a la dirección reactiva. • Colaboración sin barreras, tanto a nivel vertical como horizontal.
- 7. • Búsqueda de la perfección. El proceso Seis Sigma (six sigma) se caracteriza por 5 etapas bien concretas que al aplicarse al departamento de Tesorería se puede visualizar de la siguiente manera: 1) Definir el problema o el defecto: Se pueden detectar fallas en la realización de documentos (cheques, facturas, nómina, órdenes de compra, órdenes de pago, retenciones) en general, mala atención a los clientes, y demoras en la entrega de dichos documentos. Se debe partir en primer lugar por las cosas que no se están haciendo en dicho departamento acorde con lo exigido por las finalidades y demandas de la gerencia y alta gerencia, por ejemplo si hay fallas en cuanto a la atención al cliente se puede incentivar al personal para mejoras de sus conductas, en cuanto a las demoras en la realización de actividades se puede optar por buscar sistemas y tecnologías que faciliten y sea más rápido y así los trámites sean realizados a tiempo y con máxima efectividad 2) Medir y recopilar datos: definir las necesidades que tiene el departamento y los objetivos del mismo, y ver si se están cubriendo las expectativas de la gerencia, y toda la información necesaria para poder solucionar dicha problemática. 3) Analizar datos: razonar toda aquella información recopilada del departamento y tomar la decisión de aplicar los cambios ya sea de las herramientas de trabajo u otros, determinando las variables que afectan, y buscar las posibles soluciones. Se debe analizar dichos factores hasta lo más minucioso, luego que tengamos definidos cuáles son esos problemas se debe implementar herramientas
- 8. y mecanismos de medición de esos problemas para detectar en qué grado o con qué frecuencia se repite este. 4) Mejorar: Ir determinando las posibilidades de mejorar lo evaluando y estudiando las posibilidades de mejorar procurando minimizar al máximo estas fallas e ir midiendo el progreso de este y ajustándolo en el camino para obtener los resultados deseados. 5) Controla: Ver si la herramienta ha funcionado de manera efectiva e ir ajustando en el transcurso para tener los mejores resultados. Estas Etapas pueden ser aplicados en el departamento de Tesorería ya que el Six sigma es una herramienta que mide el margen de error y de allí se determina cual será el nivel óptimo de funcionamiento de la producción y va bien ligado a lo que quiere el cliente los parámetros que exige el cliente para un producto o servicio determinado aplicándolo a el departamento de tesorería iniciaremos por detectar problemas/fallas/fugas. La meta de six sigma es ayudar a la gente y a los procesos a que aspiren a lograr entregar productos y servicios libres de defectos para ello se debe partir: A continuación se muestra un ejemplo de cómo se puede aplicar la metodología del Six Sigma en un departamento en este caso el de Tesorería: Pasos de la Metodología SIX SIGMA
- 9. 1) Identificar Procesos Centrales y Consumidores Claves 2) Definir los requerimientos de los Clientes 3) Medir los resultados y rendimientos de la organización actuales 4) Priorizar, analizar e implementar mejoramientos. 5) Expandir e integrar el Sistema de Six Sigma. 1) Identificación de los Procesos Centrales y consumidores Claves: Así como los Negocios se vuelven más dispersos y globales las segmentaciones de los clientes se hacen más estrechas y los productos y servicios más diversos, por esta razón es necesario tener mayor conocimiento de cómo opera la Organización a través de los procesos centrales y sub-procesos para proporcionar de esta forma una mejor atención y servicios a sus clientes. 2) Definir los requerimientos del Cliente:
- 10. A medida que pasan los años las necesidades de las personas van cambiando, por ende las empresas deben estar buscando estrategias para poder captar al cliente y poder satisfacer las necesidades, y ser una empresa competitiva. Cada información obtenida, se debe hacer una evaluación de los servicios que proporciona el departamento así como se identificaran cuales son las quejas más comunes que reciben dicho departamento para poner posteriormente los cambios necesarios de acuerdo con la metodología six sigma. 3) Medir los resultados y rendimientos de la organización actuales: Se debe Observar que tan adecuado la organizaciones está entregando los requerimientos que actualmente los clientes quieren y en como seguirán cumpliendo con ellos en el futuro. Las organizaciones deben enfocarse en la atención del cliente como un punto de partida para establecer un sistema de medición más efectivo. 4) Priorizar, analizar e implementar mejoramientos: La clave para alcanzar el Éxito en el sistema de Six Sigma es escoger cuidadosamente los mejoramientos y no sobrecargar a la organización con más actividades de las que puede mantener. El Valor de los métodos de mejoramientos aplicados en este paso abarcan las técnicas que conducen a los ceros defectos, eficacia y capacidad en mejorar los procesos. Las técnicas y herramientas de Six Sigma pueden ser aplicadas a problemas complejos de negocios o simplemente a las oportunidades que se presenten para poder mejorar los procesos. 5) Expandir e integrar el Sistema de Six Sigma:
- 11. El verdadero alcance de Six Sigma no llega a la organización a través de señal de mejorar los procesos, esto pueden lograrse solo mediante un compromiso a largo plazo del conocimiento de los temas centrales y los métodos de Six sigma. Es recomendable que para que se dé él Six Sigma en el departamento de tesorería hacer lo siguiente: 1) Conocer perfectamente el proceso operativo del departamento y las necesidades de los consumidores claves. 2) Es recomendable que las quejas de los clientes sean vistas como una oportunidad para crecer e incrementar el servicio en las áreas que necesitamos mejorar. 3) La gerencia necesita crear un ambiente agradable y de apoyo en el trabajo. 4) La comunicación de todos los que laboran en este departamento debe ser consistente y completa con la finalidad de proporcionar un mejor servicio a los clientes. 5) La implementación del Six Sigma debe ser vista como una oportunidad para cambiar la cultura actuadle la organización. 6) El tesorero debe tener una participación activa en los cambio que se lleven a cabo para que la implementación sea exitosa. 7) se recomienda conocer a la perfección las herramientas de six sigma para poder utilizarlas adecuadamente en una situación específica.
- 12. 8) Es recomendable que todo el personal tenga conocimiento acerca de la Metodología de Six Sigma, sus beneficios, herramienta y sus elementos para una implementación exitosa.