Tema 2 modulo 3.docx
- 1. Tema 2 modulo 3 CAPÍTULO I. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA 1.3. Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal 1.3.1. Órdenes de trabajo Consisten las órdenes de trabajo en documentos de carácter interno que son empleados por empresas y organizaciones para establecer con detalle el trabajo concreto a realizar a lo largo de la jornada laboral. Como es evidente, este tipo de documentos no se encuentra normalizado. En consecuencia, prácticamente cada entidad utiliza uno diferente y adaptado a sus necesidades. Figura 15. Orden de trabajo. No obstante, es frecuente que contenga los: Datos identificativos de la empresa. Datos identificativos del trabajador. Fechas de solicitud y de autorización del trabajo. Descripción de las tareas a realizar y tiempo estimado. Tiempo real empleado. Materiales utilizados. Firma del trabajador. 1.3.2. La nómina: componentes y registro La nómina (o recibo de salarios) es el documento que refleja las retribuciones que le corresponden al trabajador por los servicios prestados, así como las deducciones a efectuar sobre dichas retribuciones. El Ministerio de Empleo y Seguridad Social establece un modelo oficial del recibo de salarios, aunque también está previsto que éste se ajuste al que se haya pactado mediante convenio colectivo o por acuerdo entre los representantes de los trabajadores y el empresario. El documento puede ser dividido en cinco partes: encabezado, devengos, deducciones, líquido a percibir y bases de cotización y base de retención. Encabezado En el encabezado de cualquier nómina deben estar indicados los datos de la empresa y los del trabajador.
- 2. Figura 16. Encabezado del recibo individual justificativo del pago de salarios. Devengos Se entiende por devengos todas las retribuciones cobradas por el trabajador. Los devengos, a su vez, se pueden clasificar en percepciones salariales y percepciones no salariales. Figura 17. Recibo individual justificativo del pago de salarios (Devengos). Deducciones Las deducciones son las cantidades que se detraen (restan) del total devengado. De esta manera se obtiene el líquido a percibir por el trabajador. Las deducciones que se pueden efectuar son básicamente las: Cotizaciones a la Seguridad Social. o Contingencias comunes. Para cubrir las situaciones de enfermedad común, maternidad y accidente no laboral. o Contingencias profesionales. Para la cobertura de: Accidente de trabajo y Enfermedad Profesional. Desempleo. Formación profesional. Horas extraordinarias. Que a efectos de cotización se dividen en: Horas extraordinarias de fuerza mayor. Otras horas extraordinarias. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Las entidades tienen la obligación de retener a cuenta del IRPF determinados porcentajes calculados en función de los ingresos brutos anuales y de las circunstancias personales del trabajador (número de hijos, minusvalías,...). Anticipos. Las cantidades que se hayan adelantado al trabajador. Valor de los productos en especie. La valoración de los productos en especie que haya percibido el trabajador (por ejemplo, vehículo de empresa, préstamos,...). Otras deducciones. Cualquier otra deducción como, por ejemplo, la devolución de préstamos que el trabajador haya percibido de la entidad, o la cuota sindical, que haya pagado la entidad en su nombre. 17. Recibo individual justificativo del pago de salarios (deducciones). Líquido a percibir
- 3. El líquido a percibir es el resultado de restar las deducciones a los devengos. Figura 18. Recibo individual justificativo del pago de salarios (Líquido a percibir). Bases de cotización y base de retención Al final de la nómina se informa al trabajador de las Bases de Cotización a la Seguridad Social y de la Base de retención del IRPF sobre las que se aplican los distintos porcentajes. Figura 19. Recibo individual justificativo del pago de salarios (Bases de cotización y base de tributación). Finalmente hay que señalar que la mayoría de empresas utiliza aplicaciones informáticas específicas para el registro o cumplimentación de las nóminas. Una de las aplicaciones más utilizadas es NominaPlus. Figura 20. Recibo individual justificativo del pago de salarios (modelo normalizado publicado en el Boletín Oficial del Estado). 1.4. Otros documentos administrativos y empresariales 1.4.1. Instancias Podemos definir la instancia como el documento que contiene una o más peticiones dirigidas a las administraciones públicas con la finalidad de iniciar la actuación de un órgano administrativo. Dado que se prevé la presentación de numerosas solicitudes, la administración acostumbra a establecer un modelo de instancia. Además, éstos suelen ser facilitados gratuitamente a los particulares en las dependencias administrativas. Figura 21. Modelo de Instancia. 1.4.2. Certificados Se considera certificado todo documento que dé fe de un hecho o situación. Se puede utilizar tanto en empresas privadas como en organismos públicos. Un certificado puede referirse, entre otras cosas:
- 4. al tiempo de permanencia en la empresa, a las retribuciones percibidas durante un determinado período, a la asistencia a determinados cursos o pruebas selectivas, etc. Para gozar de validez, el certificado deberá normalmente estar sellado y firmado por el responsable del organismo, institución o entidad. Figura 22. Modelo de certificado 1.4.3. Actas Acta es el documento empleado para reflejar el desarrollo de una reunión previamente convocada. En ella se expresan los puntos tratados y los acuerdos adoptados. Su redacción corresponde a la persona que actúe como secretario de la reunión. Normalmente, en cada reunión se lee y aprueba el acta correspondiente a la reunión anterior. Aunque el formato es libre, conviene que los datos figuren con claridad. Además de la fecha y el lugar de la reunión, en un acta no se debe omitir ni el orden del día (con la relación de asuntos a tratar), ni los nombres de los asistentes, ni la firma de quien haya actuado como secretario. Finalmente, cabe señalar que conviene indicar al nombre de las personas ausentes, así como las firmas de los asistentes. Figura 23. Modelo de acta. 1.4.4. Informes La definición del informe dependerá del tipo en el que quepa incluirlo. Así, por ejemplo, podemos hablar de: informes personales, es decir, cartas dirigidas a una empresa con la finalidad de solicitar referencias en relación con personas que se han interesado por algún puesto de trabajo. informes comerciales, a saber, cartas dirigidas a otras empresas del mismo sector o a entidades de crédito con el objetivo de recabar información acerca de la seriedad y/o solvencia de clientes y/o proveedores. Figura 24. Modelo de informe. 1.4.5. Memorias Una memoria es un documento elaborado periódicamente por los diferentes departamentos de las entidades en el que se recogen tanto el desarrollo como los resultados de un proyecto o actividad. En ella se suelen incluir los siguientes apartados: objetivos, actividades realizadas,
- 5. personas que han participado, valoración de las actividades y conclusiones Figura 25. Memoria 1.5. Operaciones informáticas de facturación y nóminas En la actualidad, la gestión de las empresas se lleva a cabo por medio de paquetes informáticos. Las principales operaciones de gestión son: La facturación, que consiste en: o la actualización de ficheros de proveedores, artículos y clientes; o la gestión de pedidos, albaranes y facturas y o el control de existencias. Las nóminas, que implican: o el registro de las fichas del personal de la entidad y de sus contratos de trabajo. o el cálculo e impresión de las nóminas y seguros sociales. o la generación y control de los ficheros de intercambio para su envío a través del Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social. o la gestión de incidencias: bajas laborales, dietas, kilometraje, horas extras, anticipos,… 1.5.1. Registro de la información relativa a la facturación (clientes y proveedores) El programa más común para registrar la información relacionada con la facturación, que es utilizado por la mayoría de las empresas, es el de hoja de cálculo. Las empresas más grandes utilizan programas especializados para llevar su propio registro de facturación, pero en general todos estos programas están basados en la hoja de cálculo básica. Algunas hojas de cálculo que existen en el mercado pertenecen a programas como Excel de Microsoft, 1-2-3 de Lotus o Quattro Pro de Corel, entre otros. Estos programas o aplicaciones permiten gestionar eficientemente la facturación y los documentos relativos a ella, que proveedores y clientes envían a las empresas por cada operación comercial pactada. Como se mencionaba en párrafos anteriores son muchas las aplicaciones que se ofrecen en el mercado. Sin embargo, aquí se explicará FacturaPlus, por ser una de las que más se utilizan en programas de formación y empresas de mediano tamaño. (Es una aplicación más específica y detallada que la hoja de cálculo Excel y facilita el registro de las operaciones). Para comenzar la utilización de este programa, el primer paso es crear la empresa para, posteriormente, poder dar de alta a los proveedores, artículos y clientes. Alta de empresa: Figura 25. Altas de empresas (FacturaPlus).
- 6. Menú Global. Empresas Dentro del cuadro de diálogo Empresas, hacemos clic en el icono y para dar de alta nuestra empresa introduciendo los datos dentro del cuadro de diálogo Altas de empresas. Alta de proveedores Se selecciona el menú Sistema y posteriormente Proveedores, botón de añadir para darlos de alta e introducir sus datos. Figura 26. Alta de proveedores (FacturaPlus). Alta de artículos En este caso se selecciona el apartado de Artículos y se opera de manera idéntica dando así de alta los distintos artículos e introduciendo sus datos. Figura 27. Alta de artículo (FacturaPlus). Alta de clientes Por último sería el turno de los clientes realizando las mismas operaciones para su registro. Figura 28. Alta de clientes (FacturaPlus). 1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas (personal) Todas las compañías llevan un archivo con las fichas de sus trabajadores para tener un registro de sus datos personales y laborales, a partir de los cuales llevar a cabo toda la gestión laboral: elaboración de nóminas, TC1, TC2, etc. Estas fichas se suelen llevar mediante aplicaciones informáticas específicas de gestión laboral como NominaPlus, también el más común en empresas y cursos de formación. Figura 29. Añadir trabajador (NominaPlus). 1.5.3. Registro de la información relativa a las nóminas (personal) Todas las compañías llevan un archivo con las fichas de sus trabajadores para tener un registro de sus datos personales y laborales, a partir de los cuales llevar a cabo toda la gestión laboral: elaboración de nóminas, TC1, TC2, etc.
- 7. Estas fichas se suelen llevar mediante aplicaciones informáticas específicas de gestión laboral como NominaPlus, también el más común en empresas y cursos de formación. Figura 29. Añadir trabajador (NominaPlus). 1.5.4. Actualización de la información relativa a las nóminas (personal) En la imagen se puede ver cómo acceder a la ficha de un trabajador para introducir o actualizar sus datos. No obstante, también es factible llevar estas fichas mediante bases de datos u hojas de cálculo. Figura 30. Pantalla NominaPlus – Datos de trabajador.