Tema 3. Combinar correspondencia
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Este documento describe el proceso de combinar correspondencia, que consiste en automatizar los datos extraídos de una base de datos para diseñar cartas, folletos u otros documentos. Esto permite escribir un solo documento principal y combinarlo con los datos de los destinatarios almacenados en una hoja de cálculo de Excel, reduciendo considerablemente el tiempo necesario para producir múltiples documentos. El proceso implica abrir un documento principal en Word y una hoja de cálculo con datos de destinatarios en Excel, seleccionar los destinatarios y combinar
Tema 3. Combinar correspondencia
- 2. El proceso de combinar correspondencia consiste en automatizar los datos extraídos de una base de datos para el diseño que llevará una carta, folleto o cartas modelo.
- 3. -Se escribe solamente una vez el documento principal -Los destinatarios están en un origen de datos -La memoria utilizada en la computadora es mínima -El tiempo de elaboración de muchos oficios se reduce considerablemente VENTAJAS
- 4. Abrir o crear un documento principal en word
- 5. Abrir o crear un origen de datos en excel con información de los destinatarios. ORIGEN DE DATOS
- 6. En el documento en word, seleccionar la pestaña correspondencia y a continuación dar clic en: 1. Seleccionar destinatarios 2. Usar lista existente PESTAÑA “CORRESPONDENCIA
- 7. Posteriormente “Seleccionar archivos de origen de datos” y seleccionar la base de datos anteriormente realizada en excel.
- 8. A continuación aparecerá un cuadro de dialogo, dar clic en “aceptar”.
- 9. Se abrirá un cuadro de dialogo que nos permitirá la edición de la base de datos.
- 10. Nos dirigimos a la pestaña correspondencia opción “insertar campo combinado” y dar clic en el lugar que se desee hacer la combinación.
- 11. Ubicamos todos los datos a combinar en el documento de word.
- 12. Revisar la combinación de correspondencia con la opción ”vista previa de resultados”.
- 13. Seleccionar la opción “finalizar y combinar”.
- 14. El registro actual dará una única carta como resultado, en concreto la que coincide con el número de orden del registro. Si es el 2 aparecerá la carta del segundo registro de la tabla de excel.
- 15. Y al final tendremos nuestro documento listo.