Trainee
- 1. PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTO TRAINEE / SEED / ATRACCIÓN Y SELECCIÓN DE TALENTO Fecha de Elaboración: 21 Agosto de 2012 Fecha de Actualización: 21 Agosto de 2012 Elaboró: Cintia I. Estrada Orozco Cargo: Gerente de Sucursal Autorizó: Francisco Colunga Pimentel Cargo: Dirección General
- 2. ESTRUCTURA DE CONTENIDO • Características Generales • Habilidades de Expresión • Experiencia Profesional • Presentación • Escolaridad • Contexto General • Valores Familiares • Competencias ¿Qué • Conocimientos necesitamos? • Formación e Inducción Inicial • Plan de Vida y Carrera • Indicadores de Desempeño o KPI´s • Formación ¿Cómo damos • Evaluación de Desempeño • Portafolio de Evidencias seguimiento? ¿Cómo alcanzará • Herramientas con las que debe contar las metas? Colunga • Lineamientos Generales de la Empresa Consultores • Objetivos del Puesto ¿Cuál es mi meta? ¿Qué esperan de • Responsabilidades del Puesto mi? ¿Cómo lo hago? • Análisis Funcional • Relaciones con otros Departamentos o Áreas de la empresa y entidades Colaboración con mi equipo externas Los alcances de • Alcance Jerárquico mi trabajo Colunga • Lineamientos de la empresa Consultores y Yo El Apartado A, es de uso exclusivo de Colunga Consultores. El Apartado B, es de uso del colaborador.
- 3. APARTADO A ¿QUÉ NECESITAMOS? I. CARACTERISTICAS GENERALES Sexo: Indistinto Edad: De 20 a 25 años Estado Civil: Soltero/Sin hijos II. EXPERIENCIA PROFESIONAL No indispensable, sin embargo, es impórtate que haya trabajado desde corta edad, sin importar el tipo de actividad, buscando siempre condiciones que lo motiven a la superación personal. III.ESCOLARIDAD •Licenciatura en Psicología y/o Comunicación Organizacional •Promedio Escolar de más de 8 IV. VALORES FAMILIARES •Historial de permanencia en domicilio (1 año) •Buscar candidatos de un nivel socioeconómico bajo hasta medio-medio •Que no tenga responsabilidades que lo obliguen a distraerse o ausentar en su trabajo •Valores familiares: •Vivir con los padres •De preferencia que vivan juntos •Aportar económicamente a su casa •Buena relación con padres y hermanos •Con apego a la familia sin afectar decisiones propias •Con responsabilidades definidas a realizar en su hogar •Ver superación de parte de los hijos en relación a sus padres •No antecedentes Penales, Alcoholismo o Drogadicción (Candidato y Familia) •En dado caso de vivir con familiares (tíos, primos y abuelos) ¿Cómo es su relación? y ¿Por qué viven juntos? V. CONOCIMIENTOS GENERALES •Ortografía: Acentuación correcta (En caso de no tenerla es indispensable que tenga la pericia de corregirla mediante la investigación o corrector de Word) •Redacción: Uso de mayúsculas, comas y puntos (Que el texto escrito sea conciso, coherente y entendible además de utilizar lenguaje apropiado) •Manejo básico de: -Word: Pie y encabezado, manejo de márgenes, tamaño y tipo de letra, sangría y espaciado, inserción de imágenes.
- 4. Excel: Manejo de tablas, ajustar escala, gráficas, operaciones básicas. •Uso de Internet VI. CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS •Temas básicos de su carrera VII. HABILIDADES DE EXPRESIÓN •Postura correcta •Bagaje Intelectual •Espontáneo, Creativo, Servicial •Extraordinaria actitud, sonriente, natural y deseos de superación •Dirigirse con respeto al equipo de trabajo y a las personas en general VIII. PRESENTACIÓN •Indispensable higiene •Afinidad por la vestimenta formal : •Hombres: Traje completo, Camisa Formal, Corbata y/o Pantalón de Vestir •Mujeres: Pantalón de vestir, Blusas (no colores llamativos o estridentes, no escotes), Falda a la altura de la rodilla, Zapatillas, Pantalón o Falda (No ceñidas). IX. CONTEXTO GENERAL •No planes de embarazo, ni matrimonio •Orientado y comprometido con el servicio a clientes •No planes de radicar en otro país o cambiar de domicilio •Planes de superación (Titulación, Diplomados, Cursos, entre otros) •Con disponibilidad total para trabajar de Lunes a Viernes 8:00 a 6:00 pm •No candidatos de escuelas privadas de nivel alto (UVM, La Salle, Tec. de Monterrey) •Que viva a no más de 40 minutos de la zona y que su transportación no represente más de: $30,00 pesos •Perspectiva de poder permanecer mínimo un año en la empresa, para desarrollar un plan de vida y carrera •Checar que la remuneración que ofrezcamos sea atractiva y un punto de motivación no que sólo se considere como una ayuda •Educado: prudencia, prueba del chiste, grosería, por favor y gracias, puerta, acomodo de silla, saludo, respeto, actitud de colaboración •Sin problemas de hacer actividades generales como: Barrer, limpiar, Tirar la basura, Acomodar la silla del otro, Mantener la consultoría en perfecto orden •Con sentido de pertenencia y afinidad con los valores de la empresa: Búsqueda de la Excelencia, Integración y Autorrealización Nota: Antes de su contratación deberá desarrollar un proyecto el cual, tenga por objetivo medir el grado de competencias para desempeñar el puesto ofrecido e interés por pertenecer a nuestra organización.
- 5. X. COMPETENCIAS Competencias a Desarrollar •Flexibilidad •Creatividad •Trabajo en Equipo •Compresión lectora •Matemáticas básicas •Rapidez •Hablar correctamente •Disciplina •Entrega / Compromiso •Liderazgo •Iniciativa / Pro actividad •Persuasión •Actitud de Aprendizaje Continuo •Innovación •Capacidad para planear, •Buen Seguidor ejecutar y terminar algo •Solución de Problemas •Espíritu de Servicio al Cliente •Conocimiento de la Organización Competencias Requeridas •Adaptación a los Sistemas de la Organización ¿CÓMO DAMOS SEGUIMIENTO? XI. FORMACIÓN E INDUCCIÓN INICIAL •Inducción Colunga Consultores •Inducción Recepción •Dinámica McDonald´s •Libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, de Stephen R. Covey •Dinámica Los siete hábitos de las personas altamente efectivas XII. INDICADORES DE DESEMPEÑO O KPI´S •Evaluación de Desempeño •Reporte de Quejas de Candidatos •% de Cumplimiento de Objetivos •Quejas de Clientes y/o Personal reclutado o atendido por ellos •% de Cumplimiento a Controles y procesos por medio de Auditoria
- 6. XIII. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Tipo de Evaluación Fecha Período Evaluación de Desempeño** Un mes después de su fecha de Único entrada Evaluación de Desempeño** 1era Semana de Marzo 1er Trimestre (Enero, Febrero y Marzo) Evaluación de Desempeño** 1era Semana de Junio 2do Trimestre (Abril, Mayo, Junio) Evaluación de Desempeño** 1era Semana de Septiembre 3er Trimestre (Julio, Agosto, Septiembre) Evaluación de Desempeño** 1era Semana de Diciembre 4to Trimestre (Octubre, Noviembre, Diciembre) Formatos*** Una vez por mes Revisión por parte del Coordinador de Área Auditorias** 1era Semana de Marzo 1er Trimestre (Enero, Febrero y Marzo) Auditorias** 1era Semana de Junio 2do Trimestre (Abril, Mayo, Junio) Auditorias** 1era Semana de Septiembre 3er Trimestre (Julio, Agosto, Septiembre) Auditorias** 1era Semana de Diciembre 4to Trimestre (Octubre, Noviembre, Diciembre) Auditoria Anual** 1er semana de Diciembre Anual UN DÍA CON EL BECARIO Seguir como sombra, cada una 1 mes después de su fecha de Mensualmente de las actividades realizadas en entrada el día ** XIV. PLAN DE VIDA Y CARRERA PROYECCIÓN Reclutador Sr. Reclutador Jr. Trainee/Seed/Atracción y Selección
- 7. TABULADOR DE MUESTRA Remuneración Inicial: $2,500 pesos mensuales Ajuste de sueldo: $3,000 pesos mensuales (De acuerdo a los resultados de los primeros 2 meses) ¿Qué formación, dinámicas e información requiere para proyectarse en el nuevo puesto? •Filtro Telefónico •Atención a Cliente •Manejo de Perfiles •Observador de Entrevistas •Conocimiento profundo de Clientes •Conocimiento del Proceso de Atracción y Selección de Personal **Para expediente XV. PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Portafolio de Evidencias, método de enseñanza, aprendizaje y evaluación que consiste en la aportación de trabajos de diferente índole por parte del trainee, a través, de las cuáles se pueden observar, evaluar y fortalecer, sus capacidades a mediano y largo plazo. Esta evaluación permite ver sus esfuerzos y logros, en relación a los objetivos de aprendizaje y criterios de evaluación establecidos previamente. En el siguiente cuadro se definirá, qué documentos, serán parte del Portafolio de Evidencias***, el cual, será una carpeta corporativa, manejada por el Coordinador de Área y la cual será mostrada a los colaboradores para identificar sus avances o retrocesos, durante su estancia con nosotros.
- 8. ¿CÓMO ALCANZARÁ LAS METAS? XVI. HERRAMIENTAS CON LAS QUE DEBE CONTAR Software Documentos Controles Computadora Office Hoja membretada Control de vacantes Antivirus Logo Colunga Consultores Control Gestión a Candidatos Post Contratación*** Sin juegos Manual de Identidad e imagen Control Seguimiento Candidatos Sesión Propia Manual de Publicación de Cliente*** vacantes Software de Control de Contraseñas de bolsas Administración Formatos de Envío de de trabajo Remota publicación en Bolsas Municipales Registro de Historial Contactos en Outlook de Bolsas Habilitado Internet de empleos municipales Sin acceso a unidades Cuenta de correo electrónico*** Diseño Gráfico Tecnología Página de Inicio, Botón de Inicio, Fondo de pantalla, Protector de pantalla y Firma electrónica. Personal Carpeta, Playera y Credencial. Otros Teléfono con Extensión, Locker con llave, Ventilador, Silla y Bolígrafos. ***Portafolio de Evidencias COLUNGA CONSULTORES XVII. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA EMPRESA •Carpeta y playera personalizada, serán proporcionadas al segundo mes de pertenencia en Colunga Consultores.
- 9. APARTADO B ¿CUÁL ES MI META? I. OBJETIVOS GENERALES DEL PUESTO •Desarrolló en el área de Atracción y Selección de Talento, logrando un crecimiento personal y profesional, sustancioso y paulatino, siendo de suma importancia la mejora en el proceso y la finalidad la contratación de personal. •Garantizó el Good Will, del candidato hacía mi empresa, no importando la posición, retraso o falta de cita, mejorando día a día, la interacción con los mismos. •Determinó de manera personal, el nivel de crecimiento personal y profesional, sin olvidarse de sus valores familiares y adoptando una nueva filosofía de vida, a través del trabajo duro y constante. II. OBJETIVOS PARTICULARES DEL PUESTO •Realizó y cuido la organización, administración y limpieza de cada área de la consultoría. •Resuelvo con responsabilidad las actividades conferidas por alguna área, comprometiéndose a realizar la entrega en tiempo y forma. •Colaboró en el área de Recepción, asegurando la correcta operación de la consultoría, mejorando el servicio y atención de cada uno de los candidatos o visitantes. •Me Proyecto hacia el área de Atracción y Selección de Talento, colaboró, aprendo y doy resultados concretos, basados en la mejora de mi atención a cliente, capacidad de observación, manejo de entrevista inicial y profunda, espontaneidad, entre otras. ¿QUÉ ESPERAN DE MI? III. RESPONSABILIDADES CLAVES DEL PUESTO •Generales Cumplir el reglamento interno Vivir valores de su empresa y cultura Conocer la misión de su organización Búsqueda del cumplimiento de la visión 2015 de su empresa Se encuentra motivado con un plan de vida y carrera dentro de la organización •Particulares Manejo de Recepción Reclutamiento de Campo Realización de Feedbacks Atención Física a candidatos Atención Telefónica candidatos Manejo de Fuentes de Reclutamiento Afinación y Confirmación de Citas Candidatos Seguimiento y Gestión candidatos post contratación Aplicación e Interpretación de Pruebas Psicométricas Asistir a Coordinación de Reclutamiento y Selección y Reclutadores
- 10. ¿CÓMO LO HAGO? IV. ANÁLISIS FUNCIONAL No. Actividad ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace? Frecuencia GENERALES 1 Cumplir el Analiza y cumple con Da seguimiento a las reglas Diario. reglamento interno los lineamientos determinadas, consulta en caso de establecidos. dudas y se apega a indicaciones, para generar un estilo de vida disciplinada y dar continuidad a la filosofía de la empresa. 2 Vivir valores de su Mostrar afinidad en la Aprende los valores y los proyecta a Diario. empresa y cultura ideología integral de través de las funciones la organización, desempeñadas, para su adaptación mejora su actitud, total al equipo de trabajo y a la cree en la empresa y cultura CC. aprende un nuevo estilo de vida. 3 Conocer la misión de Aprende y analiza la Aporta ideas y resultados de Diario. su organización misión empresarial y calidad para alcanzar, mantener y colabora en el logro mejorar nuestra evaluación y que de la misma. esto sirva de referencia para el crecimiento continuo de la empresa y el colaborador. 4 Búsqueda del Aprende y analiza la Desarrolla de forma satisfactoria Diario. cumplimiento de la misión empresarial y sus funciones, realiza propuestas y visión 2015 de su colabora en el logro sugerencias para mejoría de sus empresa de la misma. áreas o situaciones generales. 5 Se encuentra Le gusta el trabajo en Desarrolla disciplina, gusto por el Diario. motivado con un la empresa, lo trabajo, aprende, nos aporta ideas plan de vida y disfruta, se siente nuevas, crece junto con la empresa. carrera dentro de la cuidado, respetado Su trabajo genera satisfacción y organización en crecimiento, confianza. Para generar seguridad busca día con día, le en futuras generaciones. excelencia de los procesos.
- 11. No. Actividad ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace? Frecuencia GENERALES 6 Manejo de Está atento al toque Una recepción agradable, genera un Diario. Todo el Recepción de la puerta, para dar ambiente de confianza y adaptación tiempo acceso rápidamente al medio, se hace, para que a los candidatos. Con disminuya el estado de estrés, nervios amabilidad, con una o ansiedad que puedan estar sonrisa, cortesía y cargando los candidatos, además de accesibilidad. aportar al good will, de los visitantes. Encargado de pedir Es importante llevar al día el registro Diario. Con cada Identificación, para de la gente que sale y entra a visitantes y/o generar el registro nuestras instalaciones, para contribuir candidato electrónico y darle a a la evaluación estadística (trimestral cambio una de y anual), además de la seguridad del nuestras credenciales personal que labora en el corporativo. Llenado de Control Esto se elabora con fines estadísticos Diario. Con cada de Recepción, hecho para el Área de Atracción y Selección visitantes y/o de manera trimestral, de Talento, es importante, que se candidato el cual debe ser anoten los tiempos exactos de llenado cada con la duración de entrevistas, así como dar llegada de cada seguimiento a lo indicado en la tabla. candidato o visitante. Debe mantener en Se mantienen los documentos en Con cada uno de los orden los diferentes orden, apilados, de forma vertical en CV´s entregados por documentos, para el los sitios correspondientes, para el Área de correcto envío de lograr un mejor control y manejo de Reclutamiento. correos electrónicos la información, esto va a facilitar el a cada uno de los envío en tiempo y forma a los postulantes. candidatos. Mantener las Cada uno de los objetos de recepción, Semanal. Día Viernes herramientas en deben estar perfectamente posición correcta, de acomodados, siempre en la parte tal manera que el superior de la mesa, de tal manera lugar luzca y que no estén a la vista de los permanezca limpio. visitantes, en orden para su fácil acceso por parte de los colaboradores. Responsable del Debe estar atento a que cada Diario. Con cada manejo de candidatos regrese su credencial candidato y/o Credenciales. antes de salir de nuestras visitante. instalaciones. Es responsable de la pérdida de credenciales
- 12. Responsable de sacar punta a Los lápices para la aplicación de Diario. Primera lápices para aplicación de pruebas psicométricas, deben de hora del día. Pruebas Psicométricas. ser 4, con punta adecuada para la escritura, un sacapuntas y una goma. Los lápices con punta siempre dan buena imagen. Responsable de la impresión de Es importante contar con Diario. Con cada Pruebas Psicométricas. suficientes pruebas uno de los psicométricas, para su candidatos aplicación, impresas con calidad, aplicables esto para, respetar el tiempo a los candidatos, la finalidad es que se sientan atendidos y cuidados. 7 Realización de Realizar llamada telefónica y Para que los candidatos, se Cuatro después Feedbacks registrar el feed back, enviado sientan importantes, se les dé de la entrevista por el candidato, para conocer, seguimiento y les genere cuál es la impresión del/los confianza de comunicarse con candidatos. nosotros, si hay algún problema. Además de adelantarnos a la respuesta de nuestro cliente. 8 Reclutamiento Preparación de Carta-Permiso, Cada Municipio, mantiene un Cuando el área de Campo expedida para el Municipio a proceso distinto para el de RYS, visitar Reclutamiento, es importante determine que es que lo conozcan e impriman o necesario el soliciten el material Reclutamiento de correspondiente, para evitar Campo. retrasos en el Reclutamiento de Campo. Impresión de material entregable Se deben imprimir Dos días antes de a posibles candidatos. Ver aproximadamente 50 hojas de la realización el Manual de Proceso de volantes, 15 hawaianas y 2 material debe Reclutamiento de Campo Cárteles, es un número estar suficiente para que no gastar en correctamente demasía y poder repartir a un impreso. buen número de personas. Llevar a cabo el Reclutamiento Se hace captación de la mayor Tiempo total de 4 de Campo: Entrevista Inicial, cantidad de postulantes, para horas Solicitudes de empleo de seleccionar únicamente a los personal aplicable, Toma de candidatos aplicables y Fotografía. mandarlos directamente a la empresa cliente.
- 13. No. Actividad ¿Cómo lo hace? ¿Para qué lo hace? Frecuencia 9 Atención Física a Permaneciendo en la Con la finalidad de brindar la mejor Diario. Con candidatos Recepción, se es atención a los candidatos que llegan, candidatos y/o responsable de la es importante que se le resuelvan sus visitantes atención los dudas, se le atienda y no permanezca candidatos, desde el más de 5min, esperando para su saludo, obtener los entrevista. Esto lo hará sentir papeles cómodo, respaldado y ganaremos su correspondientes, confianza y futura recomendación. darle una credencial, ofrecer dulces o agua, hasta llevarlo a la oficina de los reclutadores, aplicación de pruebas psicométricas, regreso de su credencial y despedida. 10 Atención Telefónica Responsable de Es importante, contar con una Diario. Todo el candidatos responder cada excelente atención a clientes, tiempo. llamada telefónica y responder cordialmente a sus dudas transmitirla al y no hacerlo esperar demasiado consultor solicitado, tiempo. Además de identificar las con su respectivo llamadas dolosas, de clientes y/o filtro. Importante llamadas importantes. siempre hablar de tú, por su nombre y nunca preguntar ¿Para qué asunto?, ¿Qué quieres?, ¿Qué necesitas? 11 Manejo de Fuentes Debe ser capaz de Se deben hacer las publicaciones, de Cada que lo requiera de Reclutamiento hacer la publicación acuerdo a los estándares de calidad, el Área de RYS de vacantes en cada ya establecidos, sin errores y en uno de los medios y tiempo y forma, para lograr una de acuerdo a la mayor cantidad de postulantes petición de los Reclutadores. Ver, Mapa de Publicaciones.
- 14. Actualización de vacantes Se ingresa a las Para que aparezcan en el ranking Diario. A primera bolsas de empleo y número 1 de publicaciones, así hora del día se actualizan las los Reclutadores tengan más vacantes. postulantes y por lo tanto más éxito en sus contrataciones. Eliminación de Vacantes Se ingresa a las A beneficio de los colaboradores Cada que lo bolsas de empleo y y nuestros portales permanezcan requiera el Área se elimina la actualizados. Y enviar los CV, con de RYS publicación, la finalidad de que los enviando los Reclutadores, conserven su curriculares sin cartera. revisar al correo del Reclutador. Control de CPanel Abrir a Cpanel y Para mantener el correo Dos veces por revisar los correos electrónico funcionando es semana. A medio electrónicos necesario revisar la cantidad de día vigentes y eliminar espacio ocupado por los correos los que no se estén y en dado caso, pedir al usando. colaborador que revise su bandeja. 12 Afinación y Confirmación de Es importante que Se hace para que el candidato Cada que los Citas Candidatos una vez que se mantenga su confianza en Reclutadores lo otorgue cita para nosotros y en la futura empresa, soliciten. acudir con Cliente, que se relaje y dé lo mejor de sí se le notifique al mismo en la entrevista, evitar candidatos, se le retardos o que se equivoque de envíe un mapa de lugar, datos, etc. ubicación de la empresa, la dirección, con quién acude, hora y fecha. El día de la Con la finalidad de adelantarnos Con cada entrevista, se le y saber si el candidato acude o postulante que habla al candidato no, en dado caso de que no, acuda a entrevista 60 minutos, antes tener el tiempo de notificarle al con cliente. de su entrevista, cliente. Y ayudarle a que se para orientarlo en sienta más confiado y relajado. caso de dudas sobre la ubicación o saber si acude o no a entrevista.
- 15. 13 Seguimiento y Cuando se lleva a cabo Con la finalidad de que los Con cada candidato Gestión candidatos una contratación, se candidatos mantengan una estrecha contratado post contratación debe enviar correo relación con nosotros y en futuras electrónico de ocasiones nos recomienden. felicitación a la persona, así como, llevar todas las actividades contenidas en el Control de Gestión de candidatos (Ver) 14 Aplicación e Cuando el Reclutador Es parte de nuestro servicio, ofrecer Cada que los Interpretación de solicite la aplicación de la interpretación y reporte de reclutadores lo Pruebas pruebas psicométricas, pruebas psicométricas. Es determinen. Psicométricas será responsable de importante que se le muestre al dar las instrucciones y candidato, el toque de timbre, para Se le llamará por su aplicar las 3 pruebas. que no tenga que levantarse, gritar, nombre al becario y entre otras. se le pedirá por favor que aplique las pruebas, se le dirá Gracias, al finalizar. 15 Asistir a Se está atento a las Colaborar con el área y al mismo Cada que el Coordinación de tareas encomendadas, tiempo aprender el movimiento de Coordinador de Área Reclutamiento y realizando con la empresa, para que en lo solicite. Selección y responsabilidad en determinado tiempo, sean más Reclutadores tiempo y forma. independientes.
- 16. COLABORACIÓN CON MI EQUIPO V. RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS Ó AREAS DE LA EMPRESA Y ENTIDADES EXTERNAS Coordinación de RYS Relaciones Internas Gerente de Reclutadores Sucursal Becario Candidatos Relaciones Externas
- 17. LOS ALCANCES DE MI TRABAJO VI. ALCANCE JERÁRQUICO Valores Colunga Consultores Dirección General Gerente de Sucursal Coordinador RYS Reclutadores Trainee/Seed
- 18. COLUNGA CONSULTORES Y YO VII. LINEAMIENTOS GENERALES •Llevarse, sacar o copiar información de la empresa. •Por ningún motivo ésta posición deberá estar en contacto con los clientes. •Utilizar cualquier medio, recurso, tecnología y/o idea, para beneficio propio. •El Reclutamiento y Selección de Personal, será exclusivo de los Reclutadores. •Recomendar gente sin consultar a la Coordinación de Área o Dirección General. •Deberá ser observador y crítico, para generar propuesta de mejora para el área. •Se asistirá de la misma forma a la Coordinación de RYS, cómo a los Reclutadores. •Cualquier cambio en formatos o controles, debe ser aprobado por la Coordinación de Área. •Será responsable del llenado de controles, lo que lo compromete a mantenerlos en tiempo y forma, para posteriores análisis. •La Relación Cliente vs Área, será manejada por la Coordinación del Área, a falta de ella, del Reclutador Sr. o Gerente de Sucursal.