Forum2021_Hop3 Com interne
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Le document présente diverses initiatives de communication interne mises en place par plusieurs collectivités pour améliorer l'intégration et la cohésion des agents. Des projets tels qu'un dispositif d'accueil pour les nouveaux agents à Grenoble, un journal participatif à Saint-Paul-Trois-Châteaux, et une série mini-série à l'Assurance Maladie illustrent l'importance de la communication conviviale et interactive. Ces actions visent à renforcer le lien entre les agents et la collectivité, à valoriser le personnel et à favoriser un environnement de travail collaboratif.
Forum2021_Hop3 Com interne
- 1. HOP Des idées pour diversifier sa com interne Olivier Barraud, Club de la presse de Bretagne Didier Rigaud, maître de conférences à l’université Bordeaux Montaigne CONFÉRENCE
- 2. HOP CONFÉRENCE Le dispositif d’accueil des nouveaux agents de Grenoble Alpes Métropole Brigitte Sarazin, Responsable de la communication interne
- 3. Dispositif d’accueil et d’intégration des nouveaux agents (DAINA) Pourquoi ce dispositif ou cet outil ? • Sans outils ni temps dédiés depuis 3 ans, la demande était forte (encadrants comme agents) de remettre en place un accueil officiel, coordonné, formalisé, partagé. Quels objectifs de communication ? • accueillir et informer pour favoriser l’intégration • faire culture commune avec les agents et les encadrants • assurer une même qualité d’accueil pour tous (2 000 agents, 50 sites, 200 métiers ; • pour 450 000 habitants et 49 communes)
- 4. Comment a été menée l’action ? transversalité, formalisation, accompagnement Partis-pris stratégiques : représentativité, actions en 2 temps, parcours d’accueil du recrutement jusqu’à l’arrivée Organisation : un pilotage DRH, une équipe projet transversale (20 personnes), des sous-groupes thématiques, des services ressources mobilisés Moyens : un budget a minima, une réalisation entièrement en interne
- 5. Les résultats constatés Ce qui a marché et pourquoi ? Facteurs clés de succès Les outils proposés (livret d’accueil, fiches défis, check-lists, espaces dédiés sur l’Intranet pour agents et managers…) sont appréciés, car beaucoup d’agents ne savaient pas où trouver l’information, les managers n’ayant pas toujours le temps d’accompagner et d’informer les nouveaux Ce projet a permis de nouvelles interactions avec des services/collègues, créant ainsi de nouvelles synergies et réflexes de travail
- 6. Les résultats constatés Ce qui a marché et pourquoi ? Facteurs clés de succès Les agents ont répondu largement aux invitations : • aux cafés d’accueil de la DRH 3 éditions depuis juin 2021, 20 participants en moyenne • au temps d’accueil annuel 1ère édition début octobre 2021, 100 participants →Réel besoin d’information, mais aussi de se retrouver et échanger
- 7. Les leviers d’amélioration et perspectives Les axes d’évolution Ce qu’il faudrait corriger : un dispositif encore jeune (juin 2021) nécessitant de : • consolider l’existant, • ajuster après cette phase test de déploiement (ex. procédure de remise des documents ) • communiquer sur le dispositif et ses outils, notamment auprès des managers • développer les actions restantes : parrainage, vidéos…
- 9. HOP CONFÉRENCE Le journal interne de la ville de Saint-Paul Trois Châteaux Eléonore Linais, Chargée de communication
- 10. Com’On, Le journal interne participatif de la ville de Saint-Paul-Trois-Châteaux Améliorer la circulation de l’information Renforcer le lien entre la collectivité et les agents Fédérer l’ensemble des acteurs Un projet impulsé par les Directions : Directeur général, Responsable communication et Responsable Ressources humaines Coordination et création graphique : le service communication La nécessité de développer la communication interne
- 11. Une démarche participative Construire ensemble Tous les agents impliqués Depuis la création du journal … Ateliers participatifs pour définir la ligne éditoriale du journal Appel à idées pour le choix du nom du journal + vote collectif
- 12. Construire ensemble Un nom choisi par les agents
- 13. Une ligne éditoriale définie avec les agents
- 14. « léger » « ludique » « fait maison » « convivial »
- 15. Format plié : 2 plis croisés Changement de couleur à chaque édition
- 16. Comités de rédaction participatifs
- 17. Comités de rédaction participatifs
- 18. Comités de rédaction participatifs
- 20. A chaque numéro Appels à idées : sujets, témoignages, trucs et astuces, bons plans, etc. Agents invités aux comités de rédaction Rédacteurs internes Construire ensemble
- 21. Comités de rédaction participatifs
- 29. Un magazine interne adopté Facteurs clés de réussite Format et partis-pris « léger », « ludique », « fait maison », « convivial » Différents niveaux de lecture « Participatif » = agents invités à participer et à s’exprimer Format souple : 8 pages / Trimestriel Soutien de la direction générale et des chefs de services Rôle de coordinateur « Animateur »
- 30. Diffusion aux 250 agents sous enveloppe avec les fiches de paies
- 31. Un magazine interne inscrit dans la durée ? Leviers d’amélioration et perspectives Organisation des comités de rédaction à repenser Participation aux réunions des services Boites à idées sur les différents sites Création graphique externalisée BUDGET annuel / 4 numéros / 300 exemplaires Impression : 1360 HTC € / an ó 1,13 € / agent et élu Impression + Graphisme : 3600 HT / an ó 3 € / agent et élu
- 33. HOP CONFÉRENCE La journée des agents de la ville de la Tour du Pin Lucile Roué, Directrice de la communication
- 34. Ville de La Tour du Pin 8 000 habitants, 180 agents Une direction générale dynamique et bienveillante Une collectivité à l’écoute de ses agents et qui veille au bien-être au travail L’une des concrétisation de cette philosophie : création de la Journée des agents en 2019
- 35. La Journée des agents C’est quoi ? Barbecue estival en perte de vitesse Besoin de nouveauté pour relancer ce temps de convivialité Choix d’une formule différente et innovante
- 36. La Journée des agents Quels objectifs? Faire se rencontrer, se retrouver les agents dans un lieu neutre Renforcer les liens Faire tomber les éventuelles barrières Passer un bon moment !
- 37. La Journée des agents Les coulisses de l’organisation Journée hors les murs Participation à la journée sur la base du volontariat Choix d’un mercredi pour toucher un maximum d’agents / récupération des heures si mercredi non travaillé habituellement Organisation interne uniquement
- 38. L’ambiance au rendez-vous Journée des agents 2019 : déplacement en car
- 39. Se retrouver et mieux se connaître Journée des agents 2019 : plus de 100 participants
- 40. Journée des agents 2019 : séminaire le matin Une opportunité pour réunir les agents
- 41. 5 animations au choix Journée des agents 2019 : activités l’après-midi
- 42. Des activités de détente et de cohésion ! Journée des agents 2019 : activités l’après-midi
- 43. La Journée des agents Une deuxième édition adaptée 23 septembre 2020 à Montagnole en Savoie Maintenue malgré situation sanitaire, adaptation (transport, configuration…)
- 44. A l’aller dans le car L’ambiance toujours au rendez-vous
- 45. Le séminaire Le choix d’un site d’exception
- 46. Le temps du repas Le repas, un moment essentiel
- 47. Animation Team Bulding Le choix d’une activité de cohésion d’équipe
- 48. La Journée des agents Ce qui a marché Le changement de formule Conditions de participation Le hors les murs
- 49. La Journée des agents Les axes d’évolution et d’amélioration L’importance de l’évaluation Créativité et brin de folie indispensable
- 50. La Journée des agents Lucille Roué, dircom de La Tour du Pin
- 52. HOP CONFÉRENCE Le réseau social interne du service public de Wallonie Cécile Dechamps, Chargée de mission communication
- 53. YAMMER - Service public de Wallonie (SPW) Cécile DECHAMPS, chargée de mission Public cible, contexte, vision stratégique Déploiement et accompagnement Chiffres-clés Dièses, bémols et pistes d’amélioration
- 54. Public-cible : 10.324 agents répartis dans 9 entités Ø SG : 220 Ø SPW Support : 786 Ø SPW Didital : 210 Ø SPW MI : 3.835 Ø SPW ARNE : 2.236 Ø SPW TLPE : 949 Ø SPW IAS : 321 Ø SPW EER : 561 Ø SPW Finances : 781 Ø Agents détachés : 425
- 55. Contexte Métiers multiples et variés (architecte, ingénieur, ouvrier, juriste, économiste, archéologue, éclusier, garde-chasse, communicant …) Entités travaillant en silos Déficit de culture commune de l’organisation SPW (coexistence de sous- cultures liées aux compétences des entités)
- 56. Vision stratégique de l’organisation 2016-2020 SPW orienté usager SPW simplifié et numérique SPW compétent et motivé (responsabilisation) SPW agile Objectifs de communication interne Faire émerger une culture d’entreprise, une « marque » SPW Favoriser les échanges et les collaborations inter-entités
- 57. YAMMER : déploiement et accompagnement Déploiement de la suite Office 365 en juin 2019 Engagement d’une Community manager Campagne de communication par les canaux traditionnels (mail to all, intranet) Présentation de l’outil dans les CODI de chaque entité (DG) Production et mise à disposition de supports d’information (mode d’emploi, charte d’utilisation) Organisation de concours pour appâter … Accompagnement des animateurs de communauté
- 58. YAMMER : chiffres clés actuels 8.601 membres 151 communautés, majoritairement publiques (>< privé) 5.400 personnes actives (! Qui consultent) 1.200 posts en moyenne/mois
- 59. Pour la suite … quelques réflexions Les dièses Approprié en période de crise (lien, soutien, solidarité…) Réseau social = seul outil qui puisse atteindre un très large public (SPW) Favorise la responsabilisation (identification de l’auteur) et la libération de la parole Succès pour des communautés thématiques (exemple : juristes)
- 60. Pour la suite … quelques réflexions Les bémols Succès mitigé au niveau de l’activité et du renouvellement des membres Relativement peu d’animateurs (manque de temps, de reconnaissance) Pas d’outil statistique complet intégré (payant : power BI) Pas de possibilité de créer des comptes génériques (RH, par ex) Tout le monde n’adhère pas au RSE (culture, métier, âge, …)
- 61. Pour la suite … quelques réflexions Les pistes d’amélioration Professionnalisation du rôle d’animateur de communauté Implication de la hiérarchie à tous les niveaux (publication, animation) Création de rapports statistiques automatiques pour évaluer correctement l’utilisation de l’outil et faire un diagnostic pertinent Travail en profondeur pour créer les conditions d’émergence d’une véritable culture commune au sein de l’organisation (valeurs partagées, cohérence entre les discours et les comportements managériaux, …)
- 63. HOP CONFÉRENCE Le magazine et roman de l’été du département du Val d’Oise Cédric Roué, Directeur adjoint de la mission communication interne et management de l’information
- 64. Magazine et Roman de l’été Cédric Roué, Directeur-adjoint de la Communication Interne et du Management de l’Information Conseil départemental du Val d’Oise Il était une fois… … dans un département de l’ouest francilien…
- 65. Le Conseil départemental du Val d’Oise Département francilien ; grande couronne IDF Superficie : 1 246 km² Urbain à l’Est ; rural à l’ouest Population : 1,244 million (INSEE 2019) + de 250 sites répartis sur le territoire + de 160 métiers différents 3 700 agents… … dont 1/3 de « non connectés »
- 66. Contexte / constat Période estivale traditionnellement « creuse » >>> occupons l’espace ! COVID, télétravail… dégradation du collectif >>> recréons le lien et préparons la (dure) reprise de septembre ! Préceptes de « Com interne » au CDVO : 1. valorisation des agents… par le prisme personnel. 2. des dispositifs « innovants » pour créer la (bonne) surprise. 3. saupoudrer l’information de manière légère mais incitative.
- 67. Les objectifs #nouveauté #valorisation #collectif #lien #accessibilité Rebooster le moral des agents, avec un dispositif qui leur fasse plaisir et qui réactive la dynamique collective et le lien social, Maintenir/renouer le lien entre les agents et la collectivité pendant la période estivale, Valoriser l’institution départementale, le territoire, les sites, les métiers, les agents… Toucher l’ensemble des cibles, y compris les non connectés (1/3).
- 68. Le (double) dispositif imaginé Un Magazine de l’été & un Roman de l’été L’inspiration ? Faire référence à un concept connu (et pratiqué ?) de toutes et tous dans sa sphère personnelle : la presse estivale en kiosque. Le concept ? Une approche éditoriale légère, facile à lire et distrayante (estivale quoi !). Les bénéfices ? La diversité des contenus et l’ « hypra valorisation ». L’originalité ? A l’heure du tout numérique, on prend le contre-pied et on revient aux fondamentaux : la lecture !
- 69. Le Magazine VOilà l’été Une création interne, vecteur de valorisation et d’appropriation 20 pages d’informations concernantes et utiles Rédactionnel & illustrations 100% interne Graphisme « estival » & rubriques faisant le lien avec des ressorts institutionnels (territoire, métiers) Rendez-vous à la rentrée avec un concours photos
- 70. Le Roman Sous VOs pieds Une création 100% originale, un objet unique Un roman policier-fantastique, intégralement rédigé par une assistance sociale de la collectivité Un lien éditorial avec l’institution et le territoire Une couverture, des illustrations et exécution 100% interne 64 pages au format poche facile à emporter et réaliste dans sa forme
- 71. Les Moyens alloués Humains : 1 chargé de projet + 1 graphiste en interne 1 agent départemental pour la rédaction du roman + prestataires dédiés à chaque périmètre Budgétaires : 10 827 euros Exécution magazine : 1 518 euros Impression magazine (3 800 ex) : 2 058 euros Rédaction roman : 750 euros (prime RH à l’agent auteure) Impression roman (3 800 ex) : 5 205 euros Blistage (3 800 ex) et mise sous plis : 1 023 euros
- 72. Les résultats constatés Ce qui a marché et pourquoi ? Le concours photos du magazine Le concept estival « en vacances » reçu et emporté La séance de dédicaces en septembre Les nombreux messages positifs reçus pour le roman (valorisation d’une collègue & originalité) Mesure d’impact : note moyenne de 4,1 sur 5 67% des répondants attendent une suite au roman Un dispositif durable qui devient objet
- 73. Les perspectives Aller au bout du dispositif de valorisation de l’agent-auteure Le Roman a été intégré le fond documentaire du CDVO, empruntable par les agents 2022, intégration au réseau de la Bibliothèque Départementale du Val d’Oise (126 bibliothèques associatives / municipales / intercommunales sur tout le territoire) To be continued ? … très probablement ! Une suite au Roman plébiscitée par les agents et auteure motivée Décliner à d’autres Talents… photos, dessins… L’objet durable : le summum des dispositifs de com
- 75. HOP CONFÉRENCE La web-série participative de l’Assurance maladie Stéphane Lefaix, Responsable de la communication interne
- 76. « Tu connais la nouvelle ? », la série 100% réseau social interne de l’Assurance Maladie Un dispositif de communication articulée autour d’une mini-série conçue par et avec des collaborateurs volontaires pour engager leurs collègues dans le nouveau réseau social interne de l’Assurance Maladie, liam Quels objectifs de communication ? - faire comprendre les règles de fonctionnement du réseau social interne - faire la pédagogie sur les codes d’usages du réseau social interne Idrissa Kanoute Marie Toffano Fabien Gayet Audrey Colin Michel Lecornu Avec la comédienne Julie Farenc UNE MINI-SÉRIE RÉALISÉE PAR VINCENT CAPPELLO DÉS LE 17 SEPTEMBRE EN EXCLUSIVITÉ SUR LIAM
- 77. Comment a été menée l’action ? 4 phases : casting, coaching, tournage et diffusion Embarquer de vrais salariés autour de vraies situations les grandes étapes de la campagne : - 1ère phase (avril 2020) : « Le Grand Casting », un casting interne auprès des collaborateurs de l’Assurance Maladie afin de choisir les cinq comédiens amateurs qui en seraient les héros et les coscénaristes. - 2e phase (mai et juin 2020) : conception de la série avec coaching des comédiens et co-écriture des dialogues - 3e phase (juillet 2020) : tournage en CPAM - 4e phase (septembre à décembre 2020) : diffusion et promotion de la série 85 000 euros TTC de budget tout compris
- 78. Les résultats constatés Ce qui a marché et pourquoi ? En chiffre taux d’engagement : + 9 points / Nombre de publications x4 / connexion journalière : + 29 points Facteurs clés de succès - Le décalage humoristique dans l’écriture mais en ancrant les saynètes dans la réalité quotidienne et offrant une bulle de respiration - Une aventure humaine basée sur la confiance dans tous les acteurs - Une promotion tout-terrain reprenant les codes du lancement des séries TV
- 79. Une promotion tout-terrain -reprenant les codes du lancement des séries TV : bande annonce, avant- première, push mail, pages dédiées, jeu-concours (quiz), affiche ciné, etc. ↑ Des bannières teasing pour faire connaissance avec les personnages de la série ↑ Une page de la série ↑ Un push mail d’annonce de la sortie de l’épisode ← Une avant-première en présence du réalisateur et des acteurs ← le porte clé de la série à gagner dans le quiz 1 porte clé = 1 € pour l’asso « Rêves de ciné »
- 80. Légende de photo
- 81. Les leviers d’amélioration et perspectives Les axes d’évolution Ce qu’il faudrait corriger - Une saison 2 pas encore lancée : nous n’avons pas capitalisé sur le succès de la série - Une déclinaison de terrain si les conditions l’avaient permises (ex : projection en public lors d’événements internes)
- 83. HOP
- 84. HOP