Étude : l'état des intranets dans le secteur public
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L'étude menée en 2023 sur l'état des intranets dans le secteur public montre que ces outils sont essentiels pour la communication interne, avec une forte évolution depuis 2017 et une meilleure accessibilité. Bien que la majorité des collectivités aient désormais un intranet, des améliorations significatives restent possibles, notamment en matière de fonctionnalités et de mobilisation de ressources. Les intranets, principalement axés sur l'information administrative, doivent évoluer vers plus d'interaction et de collaboration.
Étude : l'état des intranets dans le secteur public
- 1. 6 ET 7 AVRIL 2023 • PARIS 16e Rencontres nationales de la communication interne #cominterne Étude L’état des intranets dans le secteur public Une étude réalisée par Cap’Com Copilotée avec Didier Rigaud, Maître de conférences à l’université Bordeaux Montaigne et Franck Confino, consultant numérique pour le secteur public
- 2. Présentation de l’étude Intranet 2023 En comparaison avec l’enquête menée en 2017 sur l’état des intranets au sein des collectivités locales et organismes publics cette étude a pour objectif de mesurer les changements et évolutions en cours depuis la crise sanitaire. Quatre aspects spécifiques de l’intranet sont mesurés : • les solutions techniques et l’accessibilité ; • les contenus ; • la gestion ; • l’évaluation et les ressources.
- 3. Les intranets des collectivités, des outils centraux dans les stratégies de communication interne Les intranets du secteur public restent un outil central dans les stratégies de com interne. S’ils ont évolué après une période de refonte, de grandes marges de progression sont encore possibles. La com interne doit s’en emparer. Elle doit notamment contribuer à la définition des usages, des contenus, des choix techniques et des fonctionnalités. La DSI quant à elle doit s’occuper de la sécurité, de l’hébergement et de la protection des données.
- 4. Méthodologie de l’étude • Une étude effectuée durant le 1er trimestre 2023 • 293 questionnaires complétés • 9 collectivités sur 10 disposent d’un intranet • Une étude réalisée auprès de 293 collectivités représentatives des quelques 1200 grandes collectivités ayant plus de 250 agents De 250 à 500 agents De 500 à 1 000 agents Moins de 250 agents Plus de 1 000 agents Taille des collectivités ayant répondu au questionnaire : 48% 19% 16% 17%
- 5. SOMMAIRE I. La place des intranets dans les collectivités et organismes publics II. Les contenus des intranets III. Les fonctionnalités IV. Gestion et organisation interne V. Évaluation des intranets
- 6. LA PLACE DES INTRANETS DANS LE SECTEUR PUBLIC
- 7. I. La place des intranets dans le secteur public Les intranets deviennent un outil incontournable, quelle que soit la taille de la collectivité Les intranets étudiés sont récents Ils visent à augmenter la transversalité en interne Ils sont un outil central dans les stratégies de com interne
- 8. Une place de plus en plus importante pour les intranets dans le secteur public Depuis 2017, le nombre de collectivités territoriales ne disposant pas d’intranet à fortement diminué (base : 248 répondants en 2017 et 293 répondants en 2023) 25% 10% 2017 2023 Collectivités ne disposant pas d'intranet
- 9. Des intranets de plus en plus récents Plus de la moitié des intranets étudiés a été refondu il y a moins de 3 ans Depuis quand date la dernière refonte importante de votre intranet ? 51% 32% 9.40% 5% 21% 18% 31% 25% Depuis plus de 10 ans De 4 à 9 ans De 1 à 3 ans Moins d'un an 2023 2017
- 10. Si la com externe et la DRH prennent une place de plus en plus importante, la com interne est le principale gestionnaire de l’intranet Quelle direction ou quel service est responsable de la gestion de l’intranet ? 2017 2023
- 11. Les intranets, outils de la transversalité Outre la com interne, le partage et la transversalité figurent parmi les principaux objectifs stratégiques des intranets Au-delà de la communication interne, quels sont les grands objectifs stratégiques de votre intranet ?
- 12. FOCUS Les noms des intranets publics
- 13. Plus de la moitié des intranets ont un nom Votre intranet dispose-t-il d’un nom spécifique ?
- 14. Typologie des noms : 1/ Les noms « techniques » issus du vocabulaire de l’univers du web ou intégrant le nom de la collectivité Mon Intranet, Intra39, l’Intr@, @lizé, Intra34, IntraNièvre, Pl@net, IntraHuis, Intranet Région Sud, Intr@flers, IntraMureaux, Agglonet, Le fil Intranet, Intravillers, IntraMetz, Intralot … 2 / Les acronymes ERA = Espace des Ressources des agents, LILA=L’Intranet de l’Agglo, IDEA=Intranet de l’Agent, PARTAGE =Portail Académique des Ressources et Actualités du Grand Est, …
- 15. Typologie des noms : 3 / Les noms classiques souvent utilisés pour les publications internes Tam Tam, Entre Nous, En Commun, Scoop, Le Fil, Ensemble, Tribu … 4/ Les noms courts comme un surnom et originaux Sésame,Oasis, Talkspirit, PoPcorn, Odyssée, Ariane, Galaxy, La Source, Octopus, Planet, MEMO, Tatou, Yatout, Bac à Sables, GEDEON (vote des agents), TILT, Vitam’in, Noova, Sémaphore…
- 16. LES CONTENUS DISPONIBLES SUR LES INTRANETS PUBLICS
- 17. II. Les contenus disponibles sur les intranets publics Les intranets restent principalement des outils d’information et de documentation. S’ils sont loin d’être des réseaux sociaux internes, des espaces sont de plus en plus souvent ouverts à des groupes d’utilisateurs spécifiques pour favoriser l’efficacité et le partage d’informations. Les supports disponibles sont essentiellement écrits et illustrés, mais l’audiovisuel prend une place de plus en plus importante.
- 18. Les intranets privilégient l’information et les démarches RH ou administratives Votre intranet remplit-il les fonctions de : 66% 37% 31% 13%
- 19. Une diversité d’informations disponibles 97 % Informations RH 92% Actualité de la collectivité 87% Annuaire interne 84% Modèles de documents 81% Publications internes 74% Organigramme simple 63% Téléprocédures 59% Actes de conseils 49% Documents partagés 48% Trombinoscope des élus 45% Expression syndicale 42% Carnet arrivés, départs 32% Organigramme profilé 31% Menu du restaurant 11% Édito, messages d’élus ou DGS
- 20. Des informations principalement fournies par les RH… Quels sont les trois principaux services qui fournissent l’information de l’intranet ? 92% 51% 44% 20% 11% 10% 10% 9% 0,7%
- 21. … et majoritairement validés par la com interne Qui valide les publications de l’intranet ? 61% 21% 16% 16%
- 22. Plus d’un intranet sur deux dispose d’espaces réservés à des groupes utilisateurs Votre intranet dispose-t-il d’espaces avec des accès limités à certains groupes utilisateurs ?
- 23. Les services et réseaux de contributeurs sont les utilisateurs principaux de ces groupes dédiés Si oui, à qui ?
- 24. Si la vidéo et les web TV montent en puissance, les supports restent essentiellement écrits et illustrés Quels types de formats sont mis à disposition sur votre intranet ? 2017 2023
- 25. La moitié des syndicats ne s’exprime pas sur les intranets Les syndicats disposent-ils d’un espace d’expression ? Si non, pourquoi ?
- 26. 34% Votre intranet est-il adapté pour une utilisation sur smartphone et/ou tablette ? Une large démocratisation de la lecture mobile 66% 65% 35% 2017 2023
- 27. LES FONCTIONNALITÉS DES INTRANETS PUBLICS
- 28. III. Les fonctionnalités des intranets publics Des intranets principalement développés sur des solutions propriétaires externes Malgré la généralisation du télétravail, les fonctionnalités collaboratives des intranets publics restent limitées Encore trop peu d’intranets conformes à la règlementation en matière d’accessibilité (RGAA)
- 29. Seul un tiers des intranets utilise une solution open source Sur quelle solution a été développé votre intranet ? 53% 30% 19%
- 30. Plus de la moitié des intranets est développée spécifiquement sur CMS Votre intranet est-il ? 51% 19% 18,5% 12%
- 31. Sharepoint reste la solution la plus utilisée De quelle solution s’agit-il ? 26% 13% 11% 8% 7%
- 32. Les fonctionnalités collaboratives des intranets publics se développent depuis la crise sanitaire 2017 2023
- 33. Plus de la moitié des intranets publics n’est pas conforme à la règlementation en matière d’accessibilité Votre intranet est-il conforme au RGAA et affiche-t-il un certificat d’accessibilité ?
- 34. ADMINISTRATION ET GESTION DE L'INTRANET
- 35. IV. Administration et gestion de l’intranet Peu de ressources sont allouées à la gestion de l’intranet Si la com interne est majoritairement représentée dans les comités de rédaction, elle doit s’emparer de la définition des contenus et des usages Malgré la généralisation du télétravail, de nombreux intranets ne sont pas accessibles depuis l’externe
- 36. Peu de ressources humaines allouées à la gestion et à l’administration de l’intranet Quelle charge de travail représente l’administration de l’intranet en Equivalent Temps Plein (ETP) ? 52% 31% 12% 3%
- 37. De moins en moins de comités de rédaction dédiés aux publications de l’intranet Existe-t-il un comité de rédaction pour la réalisation des publications sur l’intranet ? 2023 2017 27% 19% 73% 81%
- 38. La communication interne reste majoritairement représentée dans les comités de rédaction Qui compose le comité de rédaction ? 2017 2023
- 39. Deux tiers des répondants disposent d’un réseau de contributeurs Disposez-vous d’un réseau de contributeurs ?
- 40. Remontée d’information et rédaction restent indissociables Disposez-vous d’un réseau de contributeurs ? 45% 20% 4%
- 41. Des contributeurs qui se réunissent de plus en plus Les contributeurs sont-ils réunis collectivement ? 2017 2023
- 42. Une large généralisation du télétravail depuis 2020 Depuis 2020, votre collectivité a-t-elle instauré ou renforcé la pratique du télétravail ?
- 43. Malgré la généralisation du télétravail près d’un intranet sur deux n’est pas accessible en extranet 57% 57% 32% 29% 12% 14% 1% 2017 2023
- 45. L’évaluation, un dispositif mal investi Avez-vous évalué votre intranet durant ces trois dernières années ? Si oui, comment ? 66% 43% 7% 6%
- 46. Des intranets qui tendent à évoluer vers plus de collaboratif, de personnalisation et d’usages en mobilité Envisagez-vous de faire évoluer votre intranet dans les années à venir ? 64% 10% 7% 7% 5% 5% 2%
- 47. Ils nous accompagnent toute l’année : Merci pour votre attention RESTEZ CONNECTÉS ET RETROUVEZ LES PRÉSENTATIONS SUR CAP-COM.ORG #cominterne
Notes de l'éditeur
- #10: Les intranets de collectivités sont récents : 1 Intranet sur 2 a moins de 3 ans Dans l’étude 2017, 80% des Intranets avaient plus de 10 ans En 2023, pour 21,5% la refonte a été faite il y a plus de 6 ans