Fare tanto ≠ Fare bene - 4/26
I detti popolari ci aiutano, spesso sentiamo dire "meglio poco e buono".
Il problema è che altrettanto spesso non lo mettiamo in pratica, continuando a spingere sull'acceleratore al massimo.
Dare il massimo quando se ne ha la possibilità è giusto, ma va fatta una distinzione netta tra il concetto di massimo assoluto e massimo efficiente.
Non sempre spingere al massimo assoluto risulta essere la migliore opzione.
Immagina: sei in autostrada alla guida dell'auto con la sesta marcia inserita e un filo di gas alla velocità di crociera massima consentita, mentre affianco a te c'è un'auto che sgasa, frena, accelera e decelera.
Al casello arrivate nello stesso momento, ma chi ha consumato - inutilmente - più benzina?
Lo stesso vale per il lavoro: lavorare tanto non è sinonimo di lavorare bene.
Dipende da come lo fai. Potresti lavorare tanto e ottenere poco, così come c'è chi invece lavora meno e ottiene molto di più di te.
E qui entrano in scena due "leggi" che dovrebbero essere appese sopra ogni scrivania di designer: la legge di Kidlin e il principio di Pareto.
Se non scrivi, hai perso in partenza
Il problema principale del tuo tempo, se non lo fai, è che non scrivi.
I latini dicevano Verba volant, scripta manent e solo qualche anno dopo un ingegnere americano (Charles Kidlin), definisce quella che viene chiamata la legge di Kidlin: un principio di risoluzione dei problemi che dice
se scrivi chiaramente il problema, la questione è risolta a metà.
Molto spesso viviamo i problemi di natura straordinaria, le sfide lavorative, ma anche le attività ordinarie della propria quotidianità, come più grandi di quelle che sono realmente.
Facciamo fatica ad inquadrare le soluzioni, a trovare il tempo per fare quello che dobbiamo fare e a visualizzare lo spazio necessario per ottenere dei risultati.
Questo paralizza la mente e spesso anche il fisico, spingendoci a non prendere decisioni o a rimandarle. E di conseguenza accumulare pensieri, attività e task, generando ulteriore stress e fatica mentale.
La soluzione è - letteralmente - a portata di mano di chiunque:
scrivi le cose. Se non lo scrivi, non esiste. E se non esiste non puoi gestirlo.
Il nostro cervello non è progettato per contenere. È progettato per creare, collegare, reagire e poi dimenticare (c'è una categoria intera di bias cognitivi che parla proprio di come e cosa ci dimentichiamo).
Se lasci tutto nella mente, e vai a memoria (anche se pensi di averne una d'acciaio):
...e se nel frattempo arriva un imprevisto il castello di sicurezze si sgretola perché perdi il focus e ti dimentichi metà delle cose che dovevi fare e che avevi pensato.
Scrivere non è solo “mettere nero su bianco”. È rendere visibile quello che fino a quel momento ti sembrava chiaro ma era effettivamente invisibile.
Un esercizio semplice per te:
Scegli il formato che preferisci, e fai subito una lista delle cose / attività / progetti importanti che stai portando avanti e che ti aspettano nei prossimi giorni / settimane / mesi.
Per ogni "cosa" scrivi tutti i dettagli necessari, nella profondità che serve: obiettivi, scadenze, limiti. Ti aiuterà a inquadrare meglio i tuoi impegni e ad imparare in modo naturale a gestirli meglio.
Cambierà radicalmente la percezione delle tue giornate.
Cerca l'efficacia ma brama l'efficienza
Alla fine del XIX secolo, Vilfredo Pareto, economista e sociologo italiano, osservò che l’80% delle terre in Italia era posseduto dal 20% della popolazione.
Notò poi che la stessa dinamica si ripeteva in altri contesti economici e sociali.
In sostanza questo principio dice che
il 20% delle risorse genera l'80% del risultato, e il 20% del risultato che rimane spesso viene raggiunto con l'80% delle risorse restanti.
Pochi input generano la maggior parte degli output, poco effort crea la maggior parte del risultato, poche cause producono la maggior parte degli effetti.
Ad esempio?
Ovviamente questo non significa che dobbiamo buttare via l'80% delle cose, ma aiuta a capire che in qualche modo dobbiamo avere l'attenzione di individuare quel 20% che conta per dargli precedenza con una corsia preferenziale rispetto a tutto il resto (che verrà dopo, se serve).
La domanda a cui rispondere, consci di questo principio che regolamenta (almeno nella norma) quasi ogni ambito della vita, è:
di tutto quello che faccio e che devo fare, qual è il 20% che mi permette di poter raggiungere l'80% del risultato?
Se vuoi continuare in modo pratico l'esercizio:
Per ogni attività che scrivi sulla tua lista identifica l’impatto reale che può portare
Cerca di individuare il 20% delle sotto attività di quel progetto / iniziativa che può generare l’80% dell’impatto
Domandati: come posso aumentare il tempo su quel 20% e ridurre su tutto il resto?
Ti renderai conto che esistono delle priorità, che non tutto è fondamentale subito, e che ci sono "cose" che in modo logico richiedono la tua attenzione prima di altre per poter fare comunque un ottimo lavoro.
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