Materiali al Centro del Successo nei Progetti EPC: Il Vero Valore del Procurement

Perché il procurement è molto più di un processo di acquisto

Quando si parla di progetti EPC (Engineering, Procurement & Construction), si tende spesso a sottovalutare quanto il procurement sia determinante per il loro successo. In realtà, è proprio questa funzione ad agire come cerniera tra ciò che l’ingegneria progetta e ciò che in cantiere prende vita. Nei grandi impianti industriali – pensiamo a raffinerie, centrali elettriche, terminal LNG – è sufficiente un solo ritardo nella catena di fornitura per far slittare l’intero cronoprogramma.

Ma il procurement non è solo "acquisto": è pianificazione, tracciamento, gestione delle relazioni con i fornitori e, soprattutto, visione strategica. Questo articolo offre uno sguardo pratico e operativo su come una gestione dei materiali efficace possa determinare il destino di un progetto.

Iniziare prima: il procurement non è una fase finale

Una delle convinzioni più dannose è che il procurement inizi solo a progetto avviato. Al contrario, la selezione dei materiali deve partire già nelle prime fasi progettuali. Serve allineare le esigenze del cantiere con il lavoro degli ingegneri e con i tempi reali di produzione e spedizione.

Attività fondamentali nella fase di procurement:

• Redazione delle specifiche tecniche
• Qualifica dei fornitori e gestione delle richieste d’offerta (RFQ)
• Analisi tecnica delle offerte (TBE)
• Emissione degli ordini (PO)
• Controllo documentale, ispezioni e logistica
• Monitoraggio delle consegne
• Gestione delle attività di conservazione (preservation)

Ogni slittamento può compromettere l'intera sequenza di costruzione e comportare riprogrammazioni, aumento dei costi e ritardi sull’avvio commerciale dell’impianto.

I materiali a lunga consegna: quando il tempo è il vero nemico

Non tutti i materiali si equivalgono: alcuni necessitano mesi – se non anni – per essere progettati, fabbricati e spediti. Identificare per tempo questi “long-lead items” è cruciale. Un ordine tardivo può causare colli di bottiglia difficilmente recuperabili.

Esempi concreti:

• Meccanico: turbine, compressori, pompe speciali
• Piping: tubi in leghe esotiche, spool prefabbricati
• Strumentazione: valvole intelligenti, sistemi di sicurezza
• Elettrico: trasformatori, quadri MT/BT, UPS
• Civile/strutturale: travi prefabbricate, componenti in acciaio strutturale

Spesso questi componenti sono fondamentali per attività critiche come il montaggio di skid, l’avvio del commissioning o la messa in servizio dell’intero impianto.

Ingegneria e procurement: un binomio inscindibile

Un procurement efficace è quello che cresce insieme al modello 3D del progetto. Ogni milestone progettuale (30%, 60%, 90%) deve coincidere con azioni ben precise nella catena di approvvigionamento.

Ad esempio:

• Al 30% del modello: via alle RFQ per apparecchiature principali
• Al 60%: si congelano routing e si rilasciano pacchetti piping/elettrici
• Al 90%: si completano le definizioni per strumentazione e pacchetti finali

Per farlo servono strumenti integrati (es. AVEVA, SmartPlant) che consentano visibilità completa su disegni, documenti, materiali e fornitori. Ed è essenziale che il procurement partecipi alle review di costruttibilità, per anticipare problemi logistici o interferenze.

Conservazione dei materiali: come non perdere valore dopo la consegna

Ricevere per tempo i materiali non basta. Se l’installazione è ritardata, quei componenti diventano un rischio, non un vantaggio, a meno che non siano correttamente conservati.

Esempi di pratiche di preservation:

• Turbine e compressori: protezione con gas inerte, lubrificazione interna
• Quadri elettrici: ambienti deumidificati, energizzazione periodica
• Valvole e attuatori: riapplicazione anti-seize, test funzionali regolari

Ignorare la conservazione può significare decadimento della garanzia, malfunzionamenti in fase di collaudo e costi di riparazione non previsti.

Cosa succede quando il procurement fallisce: lezioni da progetti reali

Non è raro trovare progetti multimiliardari in cui un errore di pianificazione sul procurement ha comportato mesi (o anni) di ritardi. Alcuni casi concreti:

• Centrale a ciclo combinato in Asia ritardata di 14 mesi per un trasformatore non conforme
• Terminal LNG africano bloccato per problemi doganali su valvole speciali
• Raffineria sudamericana costretta a riprogettare strutture per mancanza di travi prefabbricate

In tutti questi casi, una gestione integrata e preventiva del procurement avrebbe fatto la differenza.

Strumenti e buone pratiche per non farsi trovare impreparati

Un procurement moderno si basa su processi ben strutturati e strumenti digitali:

• Look-ahead settimanali legati al programma lavori
• Responsabili di disciplina coinvolti nelle riunioni tecniche
• Tracciamento digitale dei documenti via EDMS (es. Aconex)
• Strategia logistica precoce, integrata con Incoterms e tempi di navigazione

Le 5 azioni chiave per migliorare il procurement nei prossimi progetti

1. Integrare procurement e ingegneria fin dall'inizio
2. Definire KPI misurabili: lead time, emissione PO, rispetto milestone
3. Includere preservation nei contratti e non affidarsi solo al site team
4. Formare gli ingegneri sulle logiche di approvvigionamento
5. Utilizzare dashboard visuali per decision-making rapido e condiviso

Conclusione

Nei progetti EPC, i materiali non sono solo un costo: sono un driver strategico. Investire in un procurement strutturato, integrato e proattivo significa ridurre i rischi, migliorare l'efficienza e garantire un avviamento regolare e puntuale dell’impianto.

Se il progetto è una macchina complessa, il procurement è l’olio che ne evita l’inceppamento.

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