Risk Management e Continuità operativa: la strategia integrata che protegge la tua PMI

Nella mia ultima newsletter dal titolo “Perché una PMI dovrebbe fare Risk Management”, ho raccontato come il risk management non sia solo una bella idea, ma una leva di valore, gestione e crescita per le imprese.

Se non l'avete ancora letta, potete trovarla a questo link.

Oggi vi propongo un ulteriore passo, una riflessione sul perché la continuità operativa – la capacità di restare in piedi anche quando tutto cambia – deve diventare un pilastro per ogni PMI che guarda al futuro.

Continuità operativa = sopravvivenza strategica

Quando si parla di continuità operativa, molti pensano subito a piani tecnici: backup dei dati, procedure di emergenza, strumenti per ripristinare i sistemi IT.

Sono aspetti fondamentali, certo. Ma non bastano.

La continuità operativa non è solo una questione tecnica: è una capacità trasversale che riguarda cultura, persone, processi e decisioni. È un muscolo organizzativo e culturale che va allenato regolarmente, perché solo così diventa naturale reagire con prontezza, lucidità e coerenza anche sotto pressione.

Per una PMI, questa competenza è una forma di sopravvivenza strategica.

La differenza tra un’impresa che regge l’urto e una che si blocca non si gioca solo sulle risorse o sulla tecnologia. Spesso si gioca su elementi molto più umani e sistemici:

• la chiarezza dei ruoli,
• la fluidità delle decisioni,
• la fiducia tra le persone,
• la capacità di adattarsi senza perdere la propria identità.

Perché resistere all’imprevisto non significa solo “non cadere”, ma saper continuare a camminare nella direzione giusta, anche quando cambia il terreno sotto i piedi.

Le crisi non arrivano quando scegli tu

Le crisi non avvisano. Non mandano un’email, non fissano un appuntamento in agenda. Semplicemente… accadono. A volte sono piccole crepe che avete trascurato. Altre volte sono scosse forti che vi tolgono il fiato. In ogni caso, non potete decidere voi quando affrontarle. Ma potete decidere se farvi trovare pronti o meno.

Ecco alcuni esempi che ogni PMI conosce bene:

• un fornitore strategico che chiude all’improvviso, lasciandoci senza materie prime o prodotti da consegnare;
• un collaboratore chiave che si dimette o si ammala, con un know-how critico non documentato;
• un attacco informatico che blocca dati, processi e relazioni con clienti e stakeholder;
• una crisi esterna – sanitaria, climatica, geopolitica – che cambia le regole del gioco da un giorno all’altro.

In questi scenari, se la continuità non è integrata, il rischio è che tutto si fermi. Produzione, vendite, relazioni, decisioni: tutto si inceppa. Perché, senza un piano reale e vivo, in quei momenti le persone si confondono, le responsabilità si disperdono, i tempi si allungano, il danno si amplifica.

E soprattutto: si perde slancio, coerenza, fiducia.

Il vero cuore della continuità: le persone

Sono fermamente convinta che le persone facciano sempre la differenza! Possiamo avere i migliori strumenti digitali, procedure dettagliate, persino certificazioni. Ma se, nel momento critico, le persone non sanno come agire o non si fidano tra loro, tutto si inceppa.

I piani esistono, ma restano chiusi in un cassetto, non vengono provati, condivisi, interiorizzati, le persone non sanno chi deve fare cosa e quindi ci si blocca o si agisce d’istinto o sotto stress.

La conseguenza? Nel momento del bisogno, la risposta è lenta, disordinata e fragile. E ogni secondo perso si trasforma in perdita: economica, operativa, reputazionale.

La continuità operativa non è un file, è un comportamento collettivo

E questo ci riporta a quanto scritto sopra:

La continuità operativa è un muscolo organizzativo e culturale che va allenato regolarmente, perché solo così diventa naturale reagire con prontezza, lucidità e coerenza anche sotto pressione.

La vera continuità operativa, quindi, non nasce solo dalla pianificazione, ma dalla preparazione concreta delle persone. Persone che si conoscono e si rispettano nei ruoli; persone che non si isolano, ma si attivano in modo coordinato; persone che non aspettano l’ordine dall’alto, ma agiscono in autonomia responsabile.

Questa è la vera resilienza organizzativa: una risposta umana prima che tecnica.

Tre leve per costruire davvero la continuità operativa

Che fare dunque? Abbiamo detto che la continuità operativa non si improvvisa, ma si costruisce passo dopo passo, con metodo, visione e concretezza.

E dato che non mi piace fare solo "chiacchiere, ecco tre leve fondamentali che ogni PMI può attivare da subito:

1️⃣ Mappatura dinamica: cosa deve funzionare sempre e chi lo garantisce

Non tutto è vitale, ma ciò che è vitale deve essere chiarissimo.

• Individuate i processi “core”: quelli che, se si fermano, bloccano l’intera attività (es. produzione, fatturazione, customer service, logistica);
• associate a ogni processo un responsabile chiave con un eventuale backup (chi lo copre se manca? È formato?)
• monitorate i cambiamenti: ogni volta che entra/esce una persona o cambia una tecnologia aggiornate la mappa;
• condividite la mappa con il team: non serve solo al management, serve a tutti sapere cosa conta davvero.

2️⃣ Preparazione reale: esercitarsi prima della crisi

La teoria ti aiuta a capire, ma solo la pratica ti prepara a reagire.

• Organizzate simulazioni periodiche (mezza giornata ogni trimestre può bastare) con scenari realistici: blackout, assenza improvvisa, attacco informatico, ecc.;
• coinvolgete i ruoli chiave, ma anche le figure di supporto: tutti devono sapere cosa fare e cosa non fare;
• fate role play semplici: cosa succede se domattina manca Tizio? Se cade la rete? Se il cliente principale chiede uno sconto urgente?
• Alla fine, debriefing brevi ma sinceri: cosa ha funzionato, cosa no, cosa migliorare.

3️⃣ Resilienza culturale: allenare fiducia e prevenire i People Risks

Una squadra non si vede nei momenti facili, ma in quelli in cui le cose non vanno.

• Costruite fiducia e trasparenza: se le persone si parlano solo “quando succede qualcosa” è già tardi;
• rendete i team consapevoli delle dinamiche critiche: burnout, stress, disallineamenti tra aspettative e ruoli, turnover silenzioso;
• stimolate feedback costanti e non giudicanti: è l’unico modo per intercettare i segnali deboli;
• create momenti di ascolto e formazione anche soft, per far emergere paure, dubbi e blocchi prima che esplodano;
• date valore a chi si prende cura del team: le figure ponte tra business e persone sono il collante della resilienza.

🔚 In sintesi:

Non servono progetti infiniti, ma azioni continue e integrate. Bastano 3 leve – mappa, pratica, cultura – per trasformare la continuità operativa da teoria a comportamento e per renderla una vera competenza distintiva per l' impresa.

Infine... La continuità operativa non è un'opzione, é una scelta strategica

In un contesto dove l’imprevisto è diventato la regola, la differenza tra un’impresa che resiste e una che si ferma non sta nelle dimensioni, né nei budget. Sta nella capacità di pensare in anticipo, di prepararsi davvero, di mettere le persone al centro. E per farlo serve visione, metodo e coraggio.

Provate a chiedervi: abbiamo davvero gli strumenti per reggere un urto senza perdere slancio, identità e reputazione?

Se la risposta non è un sì pieno, forse è arrivato il momento di fare qualcosa di concreto, perché chi è pronto a restare in piedi, spesso è anche pronto a fare il salto in avanti.

E voi, di che pasta siete fatti?

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PS: anche questa volta qualche spunto da intelligenza artificiale, ma il grosso è farina del mio sacco ;-)