Se il PMO avesse ...

Ogni Organizzazione lavora per progetti, indipendentemente dal fatto che esista una funzione PMO o che i processi di Project Management siano formalizzati. All'interno dell’Organizzazione ogni business unit ha bisogno che venga svolto del lavoro, delle attività, dei progetti. All’esterno i clienti hanno sempre bisogno di nuovi servizi, software, report o modifiche alle soluzioni esistenti. Progetti, appunto.

In generale le Organizzazioni si sentono pronte a soddisfare queste esigenze perché ritengono di poterlo fare grazie alla formalizzazione interna di alcuni processi di Project Management. E quale modo migliore per soddisfare tali esigenze sarebbe quello di avere all’interno dell’Organizzazione stessa una struttura indipendente di Project Management che sia responsabile per i progetti e solo dei progetti? Quale modo migliore per gestire questi impegni interni ed esterni (i progetti, appunto) in modo coerente, efficace, efficiente ed esclusivamente da un ufficio (una funzione) ... un gruppo di individui che compongono l'ufficio di gestione dei progetti o PMO?

Un PMO ha senso se definito nel modo giusto: se non è pensato ed utilizzato bene, se non è opportunamente finanziato, se è senza le persone con la giusta autorevolezza, se non ha leve sull’Organizzazione (che pur l’ha voluto) allora può essere un disastro ... o almeno una gran perdita di tempo e risorse. Forse i responsabili funzionali lo bypasseranno servendosi di persone che essi stessi ritengono di essere 'più affidabili' e 'che lavorano nel loro interesse' (ma non in quello dell’Organizzazione). Un PMO che nasce e si sviluppa (se ha senso utilizzare questo verbo) in tale modalità, è destinato a soccombere e chiudere.

Un PMO ha senso di esistere, e per questo deve esistere, se soddisfa i seguenti criteri:

• Avere la stessa gestione o almeno la supervisione di tutti i progetti interni ed esterni. Il PMO deve essere il riferimento dell’Organizzazione per tutti i progetti. Anche se una BU vuole gestire il proprio progetto, il PMO dovrebbe essere coinvolto – offrendo consulenza sulle best practices, partecipando ad alcuni incontri con il cliente e, in generale, garantire che i processi siano seguiti e che il reporting degli avanzamenti è reale, “pulito” e standardizzato. In breve, i progetti interni all’Organizzazione e quelli per i Clienti devono “girare” nello stesso modo, il Cliente deve essere convinto che l’Organizzazione ha una sua “way to manage projects”.
• Essere coerente e perseguire la coerenza del successo. Nessuno può garantire il successo del progetto, ma quando un'Organizzazione sviluppa pratiche e processi di project management e li segue, allora la probabilità di arrivare al successo e di ripetersi nelle performances è molto più alta. Il PMO deve essere costruito su processi ripetibili. Deve utilizzare le sue best practices e quelle dell’Organizzazione per status reporting, SAL, budget management, ecc. e sviluppare documenti e modelli che i responsabili di progetto all'interno del PMO possono utilizzare per fornire costantemente lo stesso tipo di gestione del progetto in tutti dei progetti in corso.
• Avere la giusta visibilità e mantenere l'approvazione del Top Management. Il finanziamento e il sostegno sono fondamentali. Se il management credono nel valore del PMO e lo finanziano perché credono fortemente nelle sue attività allora la probabilità che l'intera Organizzazione adotti ed utilizzi il PMO è molto più alta. Se l’executive management vede il PMO come una funzione carente di (o senza) leadership i giorni del PMO sono contati e i progetti saranno gestiti da persone "favorite" nelle Organizzazioni.

Il PMO è una grande cosa se è un buon PMO. Un cattivo PMO, che manca di autorevolezza (e poi di autorità) è un peso che costa alle Organizzazioni. Un PMO che nasce con i tre criteri sopra elencati ha sicuramente le sue chances di successo.  Poi ha bisogno di essere rifornito di project manager con esperienza, avere una buona leadership e deve integrarsi nella organizzazione ... ma tutto ciò che dovrebbe accadere facilmente con un buon PMO.