Quais são as práticas recomendadas para gerenciar dados desatualizados ou duplicados?

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Como administrador de escritório, você provavelmente lida com muitos dados e documentos diariamente. Se você usa planilhas, bancos de dados, processadores de texto ou outro software, precisa manter seus dados organizados, precisos e atualizados. No entanto, às vezes, você pode encontrar dados desatualizados ou duplicados que podem bagunçar seus arquivos, desperdiçar seu espaço de armazenamento e causar erros ou confusão. Neste artigo, compartilharemos algumas das melhores práticas para gerenciar dados desatualizados ou duplicados e como evitá-los em primeiro lugar.

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1 Identificar a origem do problema

Identificar dados desatualizados ou duplicados é o primeiro passo para gerenciá-los. Causas comuns desse problema incluem erro humano, como erros de digitação ou esquecimento de atualizar dados, bem como erros de sistema, como bugs de software ou problemas de compatibilidade. Além disso, a falta de coordenação entre vários usuários trabalhando nos mesmos dados e a falta de padrões, como convenções de nomenclatura, também podem levar a esse problema. Para identificar a origem do problema, você pode usar ferramentas como validação de dados, verificações de qualidade de dados, auditorias de dados ou software de limpeza de dados. Você também pode buscar feedback de colegas, clientes e partes interessadas que usam ou acessam seus dados.

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Marybeth Dibble

Administrator at NEI Holdings LLC
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In my experience, often times the source of the problem is that not all users/ colleagues are using or inputting data the same way. Full training from the start on how a company operates their data is a great way to avoid these kinds of issues.

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2 Excluir ou arquivar dados desatualizados

Dados desatualizados são dados que não são mais relevantes, precisos ou úteis para suas necessidades ou objetivos atuais. Isso pode incluir contratos, faturas ou recibos expirados; versões desatualizadas de documentos, relatórios ou apresentações; e registros, contas ou contatos consolidados. Para excluir ou arquivar esse tipo de dados, você pode usar ferramentas como políticas de retenção de dados, sistemas de backup de dados ou software de arquivamento de dados. Além disso, você pode criar uma agenda ou um lembrete para revisar seus dados regularmente e remover qualquer informação desatualizada.

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3 Eliminar a duplicação ou mesclar dados duplicados

Dados duplicados são dados repetidos, copiados ou redundantes em seus arquivos ou sistemas. Isso pode incluir linhas, colunas, células, registros, perfis, e-mails ou dados parciais ou incompletos em diferentes arquivos ou pastas. Para eliminar a duplicação ou mesclar dados duplicados, você pode usar software de eliminação de duplicação de dados, software de correspondência de dados, software de integração de dados, funções do Excel, como Remover duplicatas ou PROCV , ou funções SQL como AGRUPAR POR ou JUNTAR . Executar essas etapas pode ajudá-lo a evitar os problemas associados a ter muitas informações duplicadas.

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4 Previna problemas futuros

Para evitar dados desatualizados ou duplicados, é importante estabelecer regras e procedimentos claros e consistentes de entrada e gerenciamento de dados. Além disso, validação de dados, verificações de qualidade e ferramentas de limpeza devem ser usadas para garantir precisão, integridade e consistência. Além disso, as ferramentas de backup, arquivamento e recuperação de dados devem ser empregadas para proteger os dados contra perda, dano ou corrupção. Finalmente, as ferramentas de colaboração, sincronização e compartilhamento de dados podem ser usadas para se comunicar e coordenar com colegas, clientes ou partes interessadas. Seguindo essas práticas recomendadas, você pode gerenciar seus dados desatualizados ou duplicados de forma eficaz e eficiente; melhorando assim as habilidades e o desempenho da administração do seu escritório.

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MUHAMMAD SHAMIM FAZLANI

MUHAMMAD SHAMIM FAZLANI Media Buyer | Copywriter | Graphic Designer I help businesses turn ad spending into actual profit—no fluff, no vanity metrics, just results.
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In my opinion all small and large sizes of companies are used either by own or created software where there is a very minimal chance of duplication , It is only possible when we are working manually, every company has owned standards of procedures rules defined to prevent data entry, according to the department working, to whom follow by user for posting data entry in software , Software has validated the posting or information is being entered correctly. Further Conduct audit for old data to identify and rectify if any any duplicates or outdated records. This can be done manually entry. However it is also possible to control duplication in excel by using duplicate formulas on unique, like on invoice numbers, or date.

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2 Excluir ou arquivar dados desatualizados

3 Eliminar a duplicação ou mesclar dados duplicados

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