Quais são as melhores formas de garantir a precisão dos dados em planilhas?

1 Planeje sua planilha

Antes de começar a inserir dados, você deve ter uma ideia clara do que deseja alcançar com sua planilha. Qual é a finalidade, o escopo e o formato dos seus dados? Como você vai organizar, analisar e apresentar? Planejar sua planilha pode ajudá-lo a evitar dados desnecessários ou redundantes, garantir consistência e clareza e facilitar a validação e verificação de dados.

2 Usar fórmulas e funções

As planilhas podem ser uma ótima ferramenta para automatizar cálculos e operações com fórmulas e funções, mas você deve ter cuidado para usá-las corretamente e verificar se há erros. Para aproveitar ao máximo as planilhas, use referências de célula em vez de valores codificados para tornar suas fórmulas dinâmicas, use intervalos nomeados para clareza, aproveite as funções internas para economizar tempo e evitar erros, use referências absolutas ou mistas ao copiar ou mover fórmulas para evitar alterações indesejadas e use funções de tratamento de erros como IFERROR ou ISERROR para lidar com possíveis erros e exibir mensagens significativas.

3 Valide seus dados

A validação de dados é um recurso que permite controlar o tipo, o intervalo e o formato dos dados inseridos em uma planilha. Ele pode ser usado para evitar que dados inválidos ou inadequados sejam inseridos, ou para alertar os usuários quando eles inserem esses dados. Por exemplo, você pode restringir o tipo de dados a números, datas, texto ou listas; especificar os valores ou comprimentos mínimos e máximos; definir uma fórmula ou critérios personalizados; fornecer uma lista suspensa de opções válidas; e exibir uma mensagem de entrada ou uma mensagem de erro para os dados.

5 Revise sua planilha

O passo final para garantir a precisão dos dados em sua planilha é revisá-la minuciosamente e criticamente. Você deve verificar se há erros, erros de digitação, problemas de formatação ou falhas lógicas e testar a planilha com diferentes cenários, entradas ou saídas. Para fazer isso, use os recursos de verificação ortográfica e gramatical para quaisquer erros ortográficos ou gramaticais em seus dados ou rótulos. Além disso, use o pincel de formato, estilos ou temas para aplicar formatação consistente aos seus dados e células. Os recursos de visualização de impressão, layout de página ou quebra de página podem ajudar a ajustar o layout e a aparência da planilha para impressão ou compartilhamento. Você também deve utilizar a opção localizar e substituir, ir para ou ir para recursos especiais para localizar e editar dados ou células específicos em sua planilha. Por fim, use os recursos de auditoria ou rastreamento para verificar as fontes, dependentes ou erros de suas fórmulas ou funções. Seguindo essas práticas recomendadas e dicas, você pode garantir a precisão dos dados em suas planilhas e melhorar sua produtividade, eficiência e qualidade como assistente administrativo.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?