Access

MS Access XP
Gerenciamento de Banco de
Dados

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Capítulo 1 - Introdução

O que é Banco de Dados?

Imagine que você possui uma empresa, todos os dados dos seus clientes
estão armazenados em fichas, guardadas em fichários num enorme armário
empoeirado. Sempre que você precisa consultar o endereço, por exemplo, de
um deles, você não acha a ficha ou não entende o que está escrito. Essa
situação pode ser evitada se cadastrarmos os nossos clientes utilizando um
programa específico que trabalhe com banco de dados.

Um banco de dados é simplesmente um conjunto de informações, onde os
dados são organizados de forma lógica e estruturada. Por exemplo, um
cadastro de estoque de filmes de uma locadora é um banco de dados. Nele
podemos cadastrar um novo filme, alterar algum existente ou excluir algum
indesejado. Tempos atrás, quando a maioria das empresas ainda não era
informatizada, todas essas funções eram feitas manualmente.

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O que é Access?

O Access é um gerenciador de banco de dados. Ele ajuda as pessoas a criarem
programas que controlam uma base de dados e que permitem atualizar as
informações, fazer consultas, emitir relatórios, fazer comparações de
informações, fazer cálculos, enfim, satisfazer às necessidades das pessoas e
das empresas no dia-a-dia. A grande vantagem do Access é sua facilidade de
uso. Fazer programas de computador sempre foi uma tarefa complicada, que
exigia a participação de um especialista. Com o aparecimento do Access, isso
acabou. Desenvolver programas desse tipo é uma atividade simples, que pode
ser feita por qualquer pessoa com pouco tempo de estudo.
.

Tela inicial do Access, onde você escolhe
entre abrir um banco de dados vazio,
Assistente de Banco de Dados ou Abrir
um banco de dados existente.

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Começando um novo banco de dados
Caso sua escolha for um banco de dados novo, aparecerá uma caixa de diálogo
para que você informe o local onde será gravado o banco de dados.

Diferente de outros programas, o Access necessita que o arquivo seja salvo antes
que se comece a trabalhar nele.

Observe que a extensão de um banco de dados do Access é .mdb.

Após informar o local e o nome para o seu BD, clique no botão criar, então
aparecerá uma tela como a debaixo:
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Os objetos do Access
Repare que à esquerda da janela que apareceu existem sete botões. São os
chamados objetos do Access. Cada um destes objetos possui características e
configurações próprias. São eles:

Tabela - O principal objeto do Access, através dele é que começaremos
efetivamente a criar o BD. Tem função de armazenar todos os dados que mais
para frente cadastraremos.

Consulta – Permite uma melhor visualização dos dados cadastrados nas tabelas.
Podemos criar pesquisas, definindo a seqüência que uma informação poderá ser
exibida.
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Formulários – É a parte da formatação do Access, com este objeto podemos
personalizar o layout das nossas tabelas e consultas criadas.

Relatórios – Permite configurarmos os dados das tabelas, consultas e
formulários para impressão de uma maneira bem simples, pois contamos com
o auxílio de um assistente.

Páginas – É semelhante à seção formulários, porém com a diferença que
este objeto é voltado à Internet

Macros - É a parte que define ações. Utilizada para dinamizar o BD, as
macros permitem criarmos funções diversas como impressão ou navegação
de registros.

Módulos – É onde podemos programar funções mais avançadas. Utilizada
por usuários que conhecem programação.

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Capítulo 2 - Tabelas
Entendendo Tabelas
Uma tabela é um conjunto de dados sobre um tópico específico, como produtos ou
fornecedores. Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa armazenar os
dados somente uma vez, o que torna o banco de dados mais eficiente e reduz os
erros de entrada de dados.
Todas as informações do banco de dados são armazenadas em tabelas. Porém,
antes de criá-las, devemos analisar algumas coisas para que posteriormente
evitemos problemas. Temos que ter em mente o que realmente precisa ser feito, o
que gostaríamos de cadastrar e qual a importância de se cadastrar (para não
correr o risco de cadastrar dados desnecessários ou repetidos).
Só após esquematizar tudo que será feito é que devemos partir para ferramenta
que permitirá a criação das tabelas.
Existem várias maneiras de se criar uma nova tabela:

Criar tabela no modo estrutura – utilizamos o modo estrutura para criar uma
tabela definindo os nomes de cada campo, bem como suas propriedades. É o
modo mais utilizado.
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Criar tabela usando o assistente – o Access possui alguns modelos de
estruturas de tabelas, o assistente nos auxilia a criá-las.

Criar tabela inserindo dados – criamos a tabela cadastrando os dados
automaticamente.

O Modo Estrutura
Este modo define o esqueleto da sua
tabela, ou seja, define todos os tipos de
informações que conterão a tabela.
Esses “tipos de informações” é definido
como um campo. Por exemplo, se
precisamos cadastrar os telefones dos
nossos clientes, criamos um campo com
nome Telefone, veja abaixo:

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Nome do Campo: coluna que identifica o nome de cada campo.
Tipo de Dados: existem vários tipos de informações, por exemplo, o campo
endereço armazena letras e números, já o campo preço armazena valores, por
isso cada campo precisa ser identificado por um tipo de dado. São eles:
• Texto: armazena qualquer letra, símbolo, e número(desde que não seja para
efetuar cálculos).
• Memorando: muito parecido ao tipo texto com a diferença de poder armazenar
muito mais informações(sua capacidade é maior), geralmente usamos este tipo
para campos onde são inseridas observações ou descrições.
• Número: armazena números que serão utilizados para cálculos, por exemplo,
idade e quantidades.
• Data/Hora: armazena valores que utilizam alguns dos formatos de data ou hora,
por exemplo 13-02-00 ou 29-out-00.
• Moeda: armazena valores monetários, exemplo: preço do produto.
• Autonumeração: gera uma seqüência de números crescentes e que não se
repetem, utilizado geralmente quando se quer atribuir um código a algum produto
ou cliente, por exemplo.
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• Sim/Não: armazena um valor verdadeiro ou falso, usamos com perguntas do tipo
Fuma? ou Tem filhos?, pois só podem haver duas respostas: Sim ou Não.
• Objeto OLE: armazena dados de outros aplicativos como o Word, Excel,
CorelDRAW!, etc., pode ser utilizado para guardar a foto de um funcionário, por
exemplo.
• Hyperlink: armazena um hyperlink, ou seja, um enderço de um arquivo ou de um
site.
• Assistente de Pesquisa: permite pesquisar os dados de um campo nos registros
de outras tabelas.

Descrição: é utilizada apenas para indicar qual é função do campo ou que tipo de
informções devem ser digitados no campo, por exemplo, se for um campo nome do
cliente, podemos colocar uma descrição informando ao usuário que ele deve digita-
lo por extenso, sem abreviações.

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As propriedades de um campo
Além de escolher o tipo de dado que deverá conter o campo, ainda podemos
configurar mais. Cada tipo de campo que escolhemos permite diferentes
configurações. Essas configurações são as propriedades do campo e aparece na
parte inferior da janela na guia geral:

Abaixo descrevemos as propriedades mais utilizadas (lembrando que elas variam
de acordo com o tipo de dado escolhido):

Tamanho do campo: serve controlar o número máximo de caracteres que podem
ser inseridos em um campo Texto (aceita até 255 caracteres) ou para controlar o
intervalo e tipo de valores numéricos que podem ser inseridos em um campo
Número.
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Máscara de Entrada: Utilizamos a propriedade MáscaraDeEntrada para tornar a
entrada de dados mais fácil e para controlar os valores que os usuários podem
inserir. Por exemplo, ao se cadastrar um Cep, notamos que todos possuem cinco
números, um traço e mais três números, portanto utilizamos uma máscara para
que o usuário não precise ficar digitando o traço. Utilizamos um caractere para
criar a máscara de entrada. Os símbolos mais usados são:

Caractere Descrição
0 - Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória, sinais de adição [+] e subtração [–] não
permitidos).
9 - Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e subtração não
permitidos).
# - Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; os espaços são exibidos como
vazios quando no modo edição, mas os vazios são removidos quando os dados
são salvos; sinais de adição e subtração permitidos).

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Exemplos de Mascara de Entrada

CAMPO MÁSCARA EXIBIÇÃO
CEP #####-### 65000-000
TELEFONE (O**##)####-#### (O**98)3231-0657
CELULAR (O**##)####-#### (O**98)8808-0657
RG ########-## 91354986-02
CPF ###.###.###-## 017.549.955-19
DATA NASCIMENTO ##/##/#### 13/09/1985
CNPJ ##.###.###/####-# 04.657.986/0001-80
INSC ESTADUAL ##.###.###-# 37.430.986-2

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Legenda: O nome que demos aos campos assume automaticamente o nome das
colunas no modo folha de dados, para que não aconteça de aparecer campos com
nomes esquisitos como: cl_estm ou pr_cd, utilizamos essa propriedade. É digitar o
texto que desejamos que seja exibido, por exemplo se o nome do campo for
pr_cód, a legenda pode ser Código do Produto.
Valor Padrão: Permite especificar um conteúdo padrão para o campo, é muito útil
em campos como Cidade, onde podemos definir como valor padrão a cidade de
São Paulo, por exemplo.
Regra de Validação: caso você queira limitar o que será digitado pelo usuário, é
só utilizar essa propriedade. Por exemplo, se um determinado campo Quantidade
só puder conter valores menores que 20, então inserimos a seguinte regra: <20,
quando o usuário for cadastrar as quantidades, ele não conseguirá digitar um valor
maior do que 20.
Texto de validação: Aqui determinamos qual vai ser a mensagem enviada ao
usuário caso ele infrinja a regra de validação.
Requerido: Se essa propriedade for definida como sim, o usuário será obrigado a
digitar algum dado no campo, não sendo possível deixar o campo vazio.

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Permitir comprimento zero: essa propriedade permite que o usuário deixe o
campo em branco, mesmo que a opção requerido for sim.
Indexado: Indica se o conteúdo do campo será classificado ou não, podendo ou
não ser duplicado.
Salvando uma tabela
Após criar todos os campos, escolher os tipos de dados e alterar todas as
propriedades necessárias, feche a janela Tabela1. Aparecerá uma caixa de diálogo
perguntando se deseja salvar as alterações. Clique em Sim e defina um nome para
sua tabela. Logo após aparecerá outra caixa perguntando se deseja definir chave
primária, clique em não por enquanto. Uma chave primária (representado na barra
de ferramentas pelo botão: ) indica que o campo não poderá ser repetido em
hipótese nenhuma, é utilizado muito para identificar um cliente, por exemplo
através de um código. É representado por uma chavinha ao lado do nome do
campo.
Obs.: Cada tabela que criarmos e obviamente for salva, será apresentada por um
ícone na janela das tabelas.

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Folha de Dados
Imagine que você está procurando emprego e entra em uma agência de empregos,
eles te entregam uma ficha para que preenche, provavelmente na ficha estarão
perguntas do tipo: nome, endereço, telefone, etc... Com a ficha nas mãos você
consegue ver exatamente o que eles precisam saber de você. No Access a para
que o usuário consiga preencher a “ficha”, utilizamos o modo folha de dados.
Criando a estrutura, na verdade formulamos as perguntas e agora iremos
respondê-las.
Para podermos cadastrar algo nas tabelas, basta dar um clique duplo sobre a
tabela desejada. Ou senão selecionar a tabela e clicar sobre o botão Abrir.
A tela abaixo será apresentada:
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Observe que o nome dos campos (que foram criados no modo estrutura) serve de
título das colunas. Cada linha (que seria cada cadastro) é chamada de registro.
Existem controles na parte inferior da janela que servem para a navegação entre
registros:

Retorna para o primeiro registro.
Retorna para o registro anterior.
Avança para o próximo registro.
Avança para o último registro.
Cria um novo registro na última posição.

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Capítulo 3 – Consultas
Entendendo consultas

Uma consulta serve para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras.
Podemos criar uma consulta utilizando várias tabelas e selecionar somente os
campos que acharmos interessantes. Para criar uma consulta, clique sobre o
objeto Consultas. Existem duas opções para criação de consultas. Utilizando o
assistente ou o modo estrutura.

Criando consultas utilizando o assistente
O assistente de consulta serve para facilitar a criação de uma consulta simples.
Quando o acionarmos surgirá uma tela onde escolheremos quais tabelas deverão
fazer parte da consulta, bem como seus campos:

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Clique no botão avançar, defina um nome para a consulta e finalize clicando em
concluir. Automaticamente a consulta se abrirá na tela.

Criando consultas utilizando o modo estrutura
Com o modo estrutura temos a possibilidade de aprimorar mais as nossas
consultas. A primeira tela que surge serve para escolhermos qual (ou quais)
tabelas iremos utilizar para criar a consulta. Escolha as tabelas, clicando em
adicionar e em seguida em fechar.
A tela que surgirá será assim:

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Grade de Estrutura: É a grade, semelhante a
uma planilha do Excel, na parte inferior da
janela onde vamos estruturar a consulta. Ela
possui os seguintes elementos:

• Campo: Exibe os campos que fazem parte da consulta, para adiciona-los clique e
arraste o campo da tabela para o retângulo ou senão escolha o campo na seta que
aparece ao lado do retângulo. Observe que o primeiro campo da tabela tem a
forma de um asterisco, ele simboliza todos os registros. Portanto, se quisermos
utilizar todos os campos da tabela, não precisamos arrastar um a um.
• Tabela: Informa o nome da tabela à qual pertence o campo selecionado.
• Classificação: Podemos colocar os dados que serão exibidos em ordem
crescente (A-Z) ou decrescente (Z-A) clicando nesta opção.

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• Mostrar: Define se o campo será mostrado na consulta.
• Critério: Permite que utilizemos alguma condição para visualização dos dados.
Por exemplo, no campo nome pode-se usar um critério para mostrar só os nomes
que comecem com m, para isso o critério deve ser da seguinte forma: Como “M*”.
Existem outros critérios que podem ser usados. Se quisermos exibir somente os
números maiores que 20 em um campo de nome idade, por exemplo, adicionamos
o critério: >20, quando exibirmos a consulta aparecerão somente as idades
maiores que 20.
Para executar sua consulta precisamos salva-la primeiro clicando logo após no
botão Exibir escolhendo a opção Modo folha de dados.

Tipos de consulta
Existem basicamente três tipos de consultas:
Consultas Seleção
O tipo mais comum de consulta é a consulta seleção. Uma consulta seleção
recupera dados de uma ou mais tabelas através de critérios especificados e exibe
os dados na ordem escolhida. Quando uma consulta seleção é executada o
Access busca os registros especificados e exibe da forma desejada pelo usuário.
Foi este tipo de consulta que criamos no tópico anterior.
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Consultas Parâmetro
Não seria mais fácil se ao executar uma consulta de clientes, por exemplo,
surgisse uma caixa perguntando qual de qual cidade desejaria consultar? Muitas
consultas por serem enormes acabam tornando a pesquisa do usuário muito
trabalhosa. Para facilitar e para filtrar as informações que serão apresentadas é
que existem as consultas parâmetros. Elas nada mais são do que uma consulta
seleção aprimorada, onde para executar a consulta o usuário precisa fornecer
alguma informação (um parâmetro).
Para criar um parâmetro na sua consulta basta digitar na linha Critério no modo
estrutura da consulta a pergunta que será dirigida ao usuário entre colchetes, ou
seja, se quisermos que o usuário forneça o nome da cidade na consulta de clientes
faremos o seguinte:

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Quando executarmos a Consulta, aparecerá a seguinte pergunta:

Se a resposta do usuário não coincidir com nenhuma cidade ou se a resposta for
nula, o Access simplesmente não exibirá nenhum registro.

Consulta tabela de referência cruzada
Vamos supor que seja necessário obter uma consulta que informe quais foram os
produtos e as quantidades vendidas em uma determinada data. Para criar essa
situação usaremos uma Consulta tabela de referência cruzada.
Siga os passos abaixo:
Crie primeiro uma consulta seleção, adicionando todas as tabelas que serão
necessárias, bem como os campos.
Utilizamos três tabelas: Pedidos, Detalhes do Pedido e Produtos como exemplo.
No menu Consulta selecione Consulta tabela de referência cruzada. Aparecem
mais duas linhas na grade de estrutura, Total e Referência Cruzada:
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.

• Selecione o primeiro campo (no exemplo, o campo Descrição, da
TabelaProdutos). Na linha Total, mantenha a opção Agrupar por. Na linha
Referência cruzada, selecione a opção Linha, o que informa ao Access que os
dados (Descrição) serão exibidos na primeira coluna da consulta.
• Selecione o segundo campo(no exemplo, o campo DataDoPedido, da
TabelaPedidos). Na linha Total, mantenha a opção Agrupar por e na linha
referência cruzada, selecione Coluna, isto informará ao Access que os dados
(DataDoPedido) serão exibidos como cabeçalho de cada coluna da consulta.
• Por último, selecione o terceiro campo (utilizamos Quantidade, da tabela Detalhes
Do Pedido). Na linha Total, informe a opção Soma, assim os dados (as
quantidades serão somadas conforme suas ocorrências em uma determinada
data). A linha Referência cruzada selecione valor, para que o Access exiba os
valores devidos.
Obs.: Uma consulta de tabela e referência cruzada deve sempre conter no mínimo,
três tabelas. 24

Capítulo 4 - Formulários e Relatórios
Entendendo Formulários
Você já percebeu o quanto é desconfortável cadastrar os dados na grade do modo
folha de dados? E se você quisesse ao lado de cada funcionário colocar uma foto
identificando-o? Nesta grade não será possível. A função dos formulários é tornar a
aparência das telas mais agradáveis. O modo mais fácil de se criar um formulário é
selecionando alguma tabela e clicando sobre o botão quer aparece na barra de
ferramentas chamado AutoFormulário . Automaticamente a janela do formulário se
abrirá.
Mas se a intenção é criar formulários mais personalizados, devemos escolher entre
utilizar o modo estrutura ou assistente. Particularmente é mais fácil utilizando o
assistente. Lembra daquela janela do assistente de consulta? A criação de um
formulário ocorre de forma semelhante. Devemos escolher qual a tabela ou a
consulta desejada, selecionar os campos e clicar em avançar. O próximo passo é
escolher a forma de apresentação dos dados na tela, escolha e clique em avançar.
O terceiro passo é definir um estilo de fundo e letras para o formulário, clicando
sobre os nomes aparece o modelo ao lado. O quarto e último passo define-se um
nome para o formulário, digite o nome e clique em concluir. A janela do formulário
aparece então na tela.

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Personalizando Formulários
Depois de criado é possível alterarmos tudo no formulário, adicionar imagens,
botões, cores, fontes.Para isso selecione o formulário que foi criado e abra a sua
estrutura :

Entendendo Relatórios
O relatório é o modo mais eficiente para se apresentar dados impressos de uma
tabela ou consulta. Muito parecido com os formulários, podemos com os relatórios
controlar o tamanho e a aparência de tudo que será impresso. Da mesma forma
que existe o AutoFormulário, podemos criar um relatório usando o AutoRelatório ,
automaticamente aparece uma janela com o novo relatório. Existem dois tipos de
AutoRelatórios:
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AutoRelatório: Colunar
Cria um relatório dispondo os dados da tabela ou da consulta escolhida em forma
de colunas. Para criar esse tipo de AutoRelatório, clique no objeto Relatório da
janela do seu BD, em seguida em Novo , parecerá a seguinte janela:

Escolha o terceira opção e na caixa de seleção abaixo escolha o nome da tabela
ou da consulta que deseja utilizar
para criar o relatório. Clique em OK. O resultado:

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AutoRelatório: Tabular
Cria um relatório exibindo os dados da tabela ou consulta escolhida em forma de
tabela. Para cria-lo clique no botão Novo (o mesmo procedimento já citado), em
seguida escolha a quarta opção e a tabela ou consulta desejada.
O resultado:

Utilizando o Assistente de Relatório
Podemos criar um relatório com a ajuda do assistente, que dará algumas opções
para configurações do relatório.
Clique no objeto Relatórios, em seguida Criar relatório usando o assistente.

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1º passo: Na primeira tela deve-se escolher a
tabela ou a consulta desejada e selecionar os
campos.

2º passo: pode-se selecionar campos para
criar níveis de grupo. Se por exemplo, um
relatório apresentar os dados de uma tabela de
vendas, podemos criar um nível de grupo
através do campo data, assim as vendas serão
impressas agrupadas pela sua data. No nosso
exemplo, não criamos níveis:

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3º passo: podemos definir a classificação dos
registros (crescente ou decrescente). Utilizamos
o campo nome na ordem crescente:

4º passo: definimos a forma que serão exibidos
os dados e o tipo de orientação da página
(retrato ou paisagem):

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5º passo: determinamos o estilo do relatório,
relacionado à formatação. Clique sobre o estilo
observe o modelo e avance:

6º passo: Definir o nome para um relatório:

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O nosso exemplo ficou assim:

Para personalizá-lo, proceda da mesma forma que o Formulário.

FIM

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Access

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