Como escrever um e mail
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O documento fornece 10 dicas para escrever e-mails profissionais de forma eficiente no ambiente de negócios, como preencher o campo de assunto de forma concisa, abordar o ponto principal logo no início e revisar o e-mail antes de enviá-lo.
Como escrever um e mail
- 1. Embora atualmente as redes sociais tenham assumido o papel da comunicação rápida, o e-mail ainda continua sendo um dos meios mais eficientes no mundo dos negócios. E, normalmente, onde mais se cometem gafes. Por ser um meio em que o contato com a outra pessoa não é direto, muitas vezes na tentativa de parecer profissional e conciso você acaba passando a imagem de mandão. Para não correr esse risco e ser odiado pelos e-mails que envia, confira 10 dicas que vão ajudá-lo a montar um e-mail profissional: 1. Assunto Sempre preencha o campo de assunto. De preferência, escolha um título que diga alguma coisa para o seu leitor. Não tente usar artifícios como “urgente”, ao invés disso, procure um assunto conciso que diga sobre o que se trata o e-mail. 2. Ponto principal Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura. Dificilmente um leitor vai chegar até o final para descobrir qual é a surpresa no seu e-mail. 3. Escolha de palavras O efeito que seu e-mail vai ter com os leitores vai depender das palavras que você usa para apresentá-lo. Vá direto ao ponto e deixe o assunto claro. Evite começar, por exemplo, com “isso deve ser feito”. O ideal é dizer, logo de cara, o que precisa ser feito e até quando. 4. Maiúsculas A não ser que sua intenção seja parecer rude com o seu leitor, jamais envie um e-mail escrito em letras maiúsculas. Isso dá a impressão de que você está gritando com ele, o que não vai convencê-lo a fazer o que você precisa. 5. Linguagem Evite usar linguagem informal demais, gírias e abreviações. Em muitos casos esse tipo de linguagem pode ser conhecido por você, mas não pelo seu leitor. Isso vai causar um ruído na comunicação e dificultar as negociações entre vocês.
- 2. 6. Seja breve e educado Procure não escrever e-mails exageradamente grandes. Se sua mensagem for passar de dois ou três parágrafos curtos, considere a ideia de reduzir o e-mail ou enviar o assunto todo em um documento anexo. 7. Palavras mágicas Não se esqueça de pedir, por favor, ou agradecer em hipótese alguma. E quando o fizer, queira realmente dizer isso. É possível perceber, mesmo via e-mail, quando você faz uso dessas palavras para ser irônico. 8. Assinatura Providencie uma assinatura com o seu nome completo e as suas informações para contato. Isso inclui o endereço do local de trabalho, o seu telefone e ramal. 9. Edite Não envie um e-mail sem antes reler o que você escreveu. Você pode deixar passar uma coisa ou outra e pensar que isso é normal, já que você é uma pessoa muito ocupada. Mas o seu leitor não sabe disso e, provavelmente, vai pensar que você é desleixado e não dá atenção para os negócios. 10. Responda imediatamente Não importa sobre o que seja, dê um retorno para o seu leitor. Se você precisa de mais tempo para coletar informações ou desenvolver um projeto, envie um e-mail explicando isso a ele.