Como fazer um inventário
- 1. Como fazer um inventário O balanço de mercadorias ajuda a turbinar a lucratividade graças aos ganhos de eficiência, como redução de perdas, falta de produtos e excesso de estoques. Mas é preciso cuidado na implementação para garantir a credibilidade das informações Estoques elevados, desajustes nas compras e prejuízos com perdas e ruptura prejudicavam a lucratividade do Super do Povo, rede com cinco lojas em Fortaleza, no Ceará. A situação só mudou quando a empresa começou a realizar inventários regularmente. Há quase dois anos, as quebras não ultrapassam 2,5% da receita – antes, era praticamente o dobro. A falta de produtos nas gôndolas caiu pela metade, em torno de 10% a 15%, e a meta é alcançar 5% até o final deste ano. Os estoques, que cobriam mais de 30 dias de vendas, hoje não passam de 20. A melhora des ses indicadores turbinou o lucro da rede. “O inventário não é uma s imples contagem de mercadorias. É um proces s o que aumenta a eficiência da empres a”, avalia Jos é Antônio de Assis, diretor executivo do Super do Povo, que integra a central de compras Super Rede, também do Ceará. O principal ganho é a possibilidade de identificar problemas muitas vezes ‘invis íveis ’ no dia a dia. Por is s o, a regra é executar bem o processo para gerar dados confiáveis, o que exige planejar com detalhes cada etapa. Um bom começo é definir o tipo de inventário mais indicado para o supermercado. Existem três: geral, rotativo e parcial. Segu ndo André de Oliveira, gerente de novos negócios da RGis, empresa que terceiriza o processo, o autosserviço costuma alternar os dois primeiros. O objetivo é ter um controle maior do estoque. Por essa razão, utiliza o geral para fazer a contagem de todas as
- 2. mercadorias da loja, tanto nas gôndolas quanto no estoque. A frequência pode ser de três a quatro vezes ao ano, dependendo do estágio da rede. Já o rotativo, realizado com intervalo menor, é adotado pelo varejista nas categorias mais críticas, como as de alto valor agregado, as de maior giro e as de perecíveis. O Super do Povo, por exemplo, realiza contagem diária nas seções de perfumaria e bazar; semanal no açougue; quinzenal no hortifrútis ; e mens al no s etor de frios e laticínios . “Com is so, identificamos e s olucionamos problemas, como erros no recebimento, furtos internos e externos , além de mercadorias esquecidas no es toque”, conta Jos é de As s is , diretor executivo da rede. O varejista também precisa avaliar se é mais indicado terceirizar o processo ou utilizar colaboradores da loja. Entre os supermercados, é comum delegar parte do trabalho para a equipe própria e parte para uma companhia especializada em inventário. Assis, diretor do Super do Povo, explica que envolver apenas os funcionários da rede pode prejudicar o atendiment o aos consumidores. Vantagens de um inventário Permite rast rear o processo de abastecimento para saber em qual fase ocorreu falta ou perda de mercadoria, garant indo assim a redução de perdas, quebras e t rocas Possibilita saber quando a t ransferência de produtos ent re setores não foi informada no sistema para baixa de estoque Aumenta o cont role sobre os produtos com maior divergência ent re o dado físico e o dado do sistema de informát ica Facilita a ident ificação de produtos cadast rados no sistema com códigos errados Informa o total de vendas de cada mercadoria Avalia o envolvimento da equipe com a empresa Juntos, esses processos ajudam a elevar a eficiência operacional e a diminuir custos, o que aumenta a lucrat ividade da empresa Fonte: : RGis O processo costuma ser mais lento nesse caso em função do acúmulo de tarefas. Por esse motivo, desde 2010, a equipe do Super do Povo se responsabiliza apenas pelo preparo das filiais e pela primeira contagem de produtos. Mesmo assim, recebem treinamento e contam com manual que descreve cada etapa do processo. Já a auditoria final é feita por uma cons ultoria especializada em inventários . “Eles utilizam coletores, o que evita retrabal ho e confere maior confiabilidade ao proces so”, des taca o diretor executivo da rede. Preparar a loja para o inventário é o passo seguinte. André de Oliveira, da RGis, diz que a organização deve começar 30 dias antes da contagem das mercadorias. Nessa fase, são definidas as tarefas de cada departamento e os prazos de conclusão. Ess as informações são transmitidas aos funcionários em reuniões.
- 3. Para se ter uma ideia, cada equipe do Super do Povo recebe um check- list com todas as atividades que deverão ser realizadas durante o inventário. “Conform e s ão concluídas, as tarefas s ão vis tadas pelos responsáveis. Isso permite acompanhar todas as etapas ”, explica As s is . Para facilitar a contagem, o gerente de novos negócios da RGis recomenda agrupar os produtos por código nas gôndolas. Nessa etapa, ele explica, os funcionários saem em busca de mercadorias expostas em locais errados. Outro cuidado é evitar que um mesmo item seja exposto em módulos diferentes da gôndola. Também é preciso identificar os produtos com data de validade próxima do vencimento. No depósito, as caixas lacradas, que pertencem ao mesmo lote, devem ficar juntas. Se uma estiver aberta, a recomendação é sinalizar para que a contagem seja feita manualmente. Sete dias antes do balanço, a expos ição começa a s er ‘quebrada’. Es s a etapa é marcada pela redução do número de mercadorias na área de vendas. O empilhamento fica proibido e os produtos devem ser expostos um atrás do outro até o fundo da gôndola. Durante essa fase, é preciso dobrar a atenção com o abastecimento, elevando a frequência, a fim de evitar ruptura. Segundo Oliveira, o departamento de compras também altera sua rotina. As negociações continuam, mas a entrega ocorre de forma fracionada, conforme a necessidade, para não aumentar o volume de mercadorias durante a realização do inventário. É comum que no dia do balanço não sejam aceitas entregas dos fornecedores. Caso o recebimento seja necessário, os produtos ficam separados e a informação de entrada não é ins erida no sistema até o término do processo. A contagem das mercadorias acontece com a loja fechada, após o expediente. Só é indicado realizar o processo com o supermercado funcionando se o inventário já estiver consolidado e houver um controle adequado dos estoques. Quanto mais rápida a contagem dos produtos acontecer, menor será o impacto no atendimento ao cliente. O Super do Povo, por exemplo, procura finalizar o balanço antes da abertura das filiais. O dia escolhido é o de menor movimento nas unidades. Após a conclusão do inventário, acontece a análise das informações. A partir disso, é possível ajustar as compras, uma vez que o processo permite identificar itens em excesso no estoque ou produtos que, embora constem do sistema de gestão, faltam nas lojas. São esses ajustes que permitem elevar o lucro e a satisfação do consumidor. Veja o que voce deve evitar ERROS Achar que o inventário é somente contagem de mercadorias e ignorar a preparação das áreas envolvidas no processo Deixar a organização da loja ou do estoque para o dia do balanço Permit ir a movimentação de mercadorias (recebimentos, t ransferências, devoluções) no dia do inventário Validar o resultado do processo após o término da contagem Permit ir ajustes no sistema fora do ambiente de inventário Fonte: : RGis