Implementação de PMO em LISARB
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O documento apresenta uma proposta de implementação de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) na empresa LISARB. A consultoria S3 Consultoria realizou uma pesquisa que indicou baixa maturidade em gestão de projetos na LISARB. A proposta inclui benefícios, modelo, métricas e etapas para implantação de um PMO de nível estratégico visando integrar e melhorar a gestão de projetos na empresa.
Implementação de PMO em LISARB
- 1. Fundação Getúlio Vargas (FGV) MBA em Gerenciamento de Projetos – Salvador – Turma 27 Professor: Dr. Marco Coghi Consultoria LISARB Ana Carolina Moreira Carla Zacharias Carmel Eduardo Sousa Fernando Prisco Paraíso Livia Bastos Milena Tourinho Rodrigo Nunes de Melo Sabrina de Branco Viviane Sadigursky
- 2. Implementação de PMO em LISARB
- 3. Índice • S3 consultoria – Slide 4 • Implementação de PMO – Slide 5 Pesquisa de maturidade – Slide 6 Benefícios de implantação de um PMO em Lisarb – Slide 7 Hierarquia do PMO – Slide 8 Função do PMO – Slide 9 Modelo PMO - Slides 10,11 Métricas de sucesso – Slide 12 Fatores críticos de sucesso – Slide 13 Etapas de implementação – Slide 14 • Planejamento estratégico – Slide 15 Identificação – Slide 16 a 18 Categorização – Slide 19 Avaliação – Slide 20 e 21 Seleção e priorização - Slide 22 Balanceamento – Slide 23 a 25 • Backup –Slide 26 a 39
- 4. Sobre a S3 Consultoria A S3 Consultoria é uma empresa que atua no mercado de gerenciamento de projetos, portfolios e implantação de PMO há 15 anos, tendo liderado a implantação de grandes escritórios de gerenciamento de projetos em diversos países ao redor do mundo, sempre obtendo grande êxito. Os profissionais da empresa são renomados em diversas áreas de atuação, como educação, cultura, saúde, gestão pública, gestão social, política, administração e economia. Todos eles possuem vasta experiência na gestão de projetos de médio e grande portes. Esta equipe está focada em apresentar para a administração de Lisarb uma proposta capaz de elevar a gestão de projetos no país e contribuir para o sucesso das ações voltadas ao desenvolvimento da sua população. Saiba mais sobre a nossa empresa acessando www.s3consultoria.com.br
- 6. Pesquisa de Maturidade Para entender o nível de maturidade da gestão dos projetos em LISARB, a S3 Consultoria realizou um diagnóstico organizacional, com a aplicação de um questionário junto ao Ministério de Planejamento do país em questão, mantendo a segurança e sigilo dos dados, e obtendo a seguinte pontuação: Total de pontos: 69 Acima de 160 pontos: Nível 5 (Melhoria Contínua) Entre 121 e 160 pontos Nível 4 (Benchmarking) Entre 81 e 120 pontos: Nível 3 (Metodologia Única) 200 180 160 140 Entre 41 e 80 pontos: Nível 2 (Processos Comuns) Entre 10 e 41 pontos: Nível 1 (Linguagem Comum) 120 100 80 60 40 20 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Mínimo Máximo
- 7. Benefícios da implantação de um PMO em Lisarb: Compartilhamento e coordenação de recursos entre os diversos projetos que serão implementados – possibilidade de redução de custos; Centralização e gerenciamento das informações relevantes de cada projeto; Monitoramento e controle de orçamentos e prazos de todos os projetos de forma eficaz; Manutenção dos padrões de qualidade dos projetos desenvolvidos no país; Gestão integrada de riscos; Gestão integrada das comunicações entre projetos. Maior velocidade ao processo decisório; Gerenciamente e acúmulo de conhecimento.
- 8. Hierarquia do PMO Hierarquia 1: Gestão dos projetos Hierarquia 2: Gestão dos recursos dos projetos Hierarquia 3: Gestão estratégica dos projetos Dos três níveis hierárquicos de gestão do PMO, a S3 Consultoria indica o nível 3 como o de maior eficácia no caso de Lisarb, devido à sua baixa maturidade em gestão de projetos e à necessidade de uma gestão mais ampla e estratégiva, que perpasse por todos os níveis da implantação do PMO. Neste nível, os gerentes de projeto se reportarão diretamente ao PMO, fazendo com que o departamento tenha mais autonomia, sendo responsável pela auditoria de propostas, contratos e projetos, gerência de recursos, análise, desenvolvimento e aperfeiçoamento de sistemas e processos ao longo da organização e possibilitando maior integração entre os diversos projetos.
- 9. Função do PMO Das cinco principais funções de um PMO, a S3 definiu trabalhar com a função de Integração com o negócio, com a proposta de trabalhar com as políticas, gerência de portfólio, interfaces funcionais, gerência de clientes e melhoria contínuo. A S3 Consultoria entende que esta função é a mais abrangente e que pode contribuir de forma mais ampla para a gestão adequada e eficaz dos projetos e programas a serem desenvolvidos em Lisarb e a devida interface com a alta gestão do país. Dessa forma, será possível ter uma visão comum de todos os projetos, acesso a todas as informações relevantes, maior probabilidade de atingir os objetivos prioritários para o país, além de facilitar a tomada de decisões e gestão de conflitos.
- 10. Modelo do PMO Dentre os modelos disponíveis de implantação de um PMO, a S3 indica para o caso de Lisarb o Modelo Torre de Controle, que trata o gerenciamento dos projetos como um processo de negócio, estabelecendo padrões para a gerência de projetos, oferecendo suporte sobre como seguir esses padrões, reforçando os padrões definidos e promovendo a melhoria contínua. Para isso, a torre deverá desempenhar o papel de auditoria, e o escritório ficará responsável por instruir todos os envolvidos na implementação dos projetos.
- 11. Modelo do PMO LISARB RELAÇÕES EDUCAÇÃO SUSTENTA-BILIDADE SAÚDE E QUALIDADE DE VIDA POLÍTICA CULTURA INTERNACIO NAIS SOCIAL
- 12. Métricas de Sucesso QUALIDADE • Índice de Conformidade - % de índices CUSTO • Índice de cumprimento de custo - % TEMPO • Índice de cumprimento de prazo – satisfatórios em relação aos itens verificados de projetos entregues com o orçamento previsto Duração média dos projetos.
- 13. Fatores Críticos de Sucesso Para que a implantação do PMO seja realizada com sucesso, alguns fatores são de fundamental importância: Ter patrocinio executivo; Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia de negócio da empresa; Compartilhar resultados e lições aprendidas; Ter infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados; Estabalecer prioridadees e metas factíveis; Compatibilizar habilidades com responsabilidades;
- 14. Etapas de Implementação Após a verificação das etapas acima e a revisão das etapas não aprovadas, o PMO está pronto para ser implantado. O processo é progressivo e deve ser feito gradativamente ao longo dessas 4 fases. FASE PREPARAR O TERRENO - Definições de metas, prazos, 01 FASE 02 FASE 03 FASE 04 objetivos e funções. Preparações de estratégias. METAS CURTO PRAZO – Elaboração modelos e padrões, treinamentos, implemntação de tecnologias. SOLUÇÕES LONGO PRAZO – Gerenciamento dos projetos, recursos e estratégias. Implantação ferramentas. MANTER E APRIMORAR – PMO implantado, funcionando de forma independente e em processo de melhoria contínua.
- 15. Planejamento Estratégico PLANO ESTRATÉGICO 1. Identificação 2. Categorização 3. Avaliação 4. Seleção e Priorização 5. Balanceamento
- 16. Identificação Objetivos Objetivo Estratégico 1: Aliança por um Lisarb mais justo: 100% dos lisarbeanos querem um jeito melhor de fazer as coisas, de cuidar do país, de uma justiça pública mais ágil. Objetivo Estratégico 2: Política cidadã baseada em princípios e valores: É preciso uma nova prática no modo de fazer política do país, ouvir as opiniões das pessoas em todas as partes geográficas que queiram participar para colocar em prática seus princípios e valores. Objetivo Estratégico 3: Educação para a sociedade do conhecimento: Para estabelecer uma ponte entre o Lisarb do presente e o Lisarb do futuro, é imprescindível uma educação de qualidade, formadora de cidadãos comprometidos com uma vida social solidária e preparados para os desafios de uma sociedade cada vez mais demandante de informação e conhecimento. Objetivo Estratégico 4: Economia para uma sociedade sustentável: O desenvolvimento na economia sustentável tem que ser compatível com a absorção de novas tecnologias de baixo carbono e o aumento contínuo da qualidade de vida para todos lisarbeanos.
- 17. Identificação Objetivos Objetivo Estratégico 5: Proteção social: Olhar a proteção social, saúde e previdência como um conjunto de políticas públicas integradas e complementares. A reconstrução das redes de proteção social é um passo necessário para orientar um conjunto de valores que afirmam a nova cultura social da sustentabilidade. O combate as drogas e outras práticas que degradem os lisarbeanos também entram nesse item. Objetivo Estratégico 6: Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos: Cidades sustentáveis e democráticas fazem parte dos grandes desafios do século 21, onde a garantia de mobilidade e direito à cidade para todos os seus habitantes, a valorização da diversidade sociocultural e a busca de padrões sustentáveis para uso dos recursos naturais devem ser valores centrais. Objetivo Estratégico 7: Cultura e fortalecimento da diversidade: Promover a diversidade na centralidade das políticas públicas é investir no aprofundamento da democracia e na sustentabilidade do Lisarb. Objetivo Estratégico 8: Política externa para o século 21: A política externa lisarbeana deverá ser pautada por princípios fundamentais, como a manutenção e a promoção da paz, que devem ser defendidos e respeitados nas relações internacionais. Objetivo Estratégico 9: Combate a corrupção: Tomar atitudes práticas em todos os setores sociais e orgânicos do país para o extermínio de qualquer prática ou ato ilícito envolvendo a corrupção.
- 18. Identificação Os projetos foram identificados através dos objetivos do planejamento estratégico fornecidos pela empresa LISARB. PROJETOS IDENTIFICADOS 1. Educar para Crescer 11. Corrupção Zero 2. LISARB Azul 12. Pegada Sustentável 3. Pacto pela Educação 13. LISARB Verde 4. Eco Vida 14. Futuro Melhor 5. Viva Saúde 15. Viver Bem 6. Paz e Vida 16. País de Todos 7. Cultura Popular 17. Melhorar é Viver 8. Mais pela Paz 18. A voz de LISARB 9. Fronteiras Abertas 19. Política Cidadã 10. Honestidade Já 20. Verdade e Política
- 19. Categorização Categorias Os projetos identificados foram agrupados de acordo com a categorias adotadas pela SSS Consultoria. Educação Sustentabilidade Saúde e Qualidade de Vida Social Cultura Relações Internacionais Política Educar Lisarb Azul Viva Saúde Paz e Vida Cultura Mais pela Paz Honestidade Projetos Para Crescer Popular Já Pacto pela Educação Eco Vida Futuro Melhor Viver Bem Fronteiras Abertas Corrupção Zero Pegada Sustentável País de Todos A Voz de Lisarb Lisarb Verde Melhorar é Viver Política Cidadã Verdade e Política
- 20. Avaliação Nessa etapa foram identificados os critérios que causam mais impacto no projeto, admitindo pesos para cada um deles de acordo com análise de criticidade e adotando notas zero, cinco e dez para faixa de valores considerados entre o limite inferior e superior. Critério Peso Legenda Para Notas 0 5 10 1. Alcance 20 40% da Entre 40% e 80% 80% da (número de beneficiados) população da pop. população 2. Custo 15 R$100M Entre R$10M e R$100M R$10M 3. Tempo para Implementação 15 4 anos Entre 1 e 4 anos 1 ano 4. Impacto na Imagem 15 30% de aprovação Entre 30% e 80% de aprovação 80% de aprovação 5. Riscos 20 30% mitigados/controla-dos Entre 30% e 80% mitigados/controla-dos 80% mitigados/controla-dos 6. Alcance de benefícios 15 2 objetivos alcançados Entre 2 e 5 objetivos alcançados 5 objetivos alcançados
- 21. Avaliação Critério Pes o A Voz de Lisarb Cultura Popular Mais Pela Paz Viva Saúde Educar Para Crescer Eco Vida Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Alcance 20 5 100 10 200 5 100 5 100 5 100 5 100 Custo 15 10 150 10 150 10 150 5 75 5 75 10 150 Tempo 15 10 150 5 75 5 75 5 75 5 75 5 75 Imagem 15 5 75 10 150 10 150 10 150 10 150 10 150 Riscos 20 10 200 10 200 5 100 5 100 10 200 10 200 Alcance benefício s 15 5 75 5 75 5 75 10 150 5 75 5 75 Total 750 850 650 650 675 750 A avaliação completa foi feita somente para o projetos que tinham nota maior que zero em todos os critérios, a fim de otimizar a avaliação.
- 22. Seleção e Priorização Ordem do Critério de Seleção dos Projetos: Primeiro Critério •Soma da média Segundo Critério •Custo Terceiro Critério •Tempo para Implementação Ordem de prioridade dos Projetos: 1 • Cultura Popular 2 • A voz de LISARB 3 • Eco Vida 4 • Educar para Crescer 5 • Mais pela Paz 6 • Viva Saúde
- 23. Balanceamento Aliança por um lisarb mais justo Política cidadã baseada em princípios e valores Educação para a sociedade do conhecimento Qualidade de vida e segurança para todos os 2 3 4 Lisarbeanos Economia para uma sociedade sustentável Proteção Social Cultura e fortalecimento da diversidade Política externa para o século 21 Combate a corrupção Y/X Educação Sustenta-bilidade Saúde e Qualidade de Vida Social Cultura Relações Internacionais Política 1 5 6
- 24. Balanceamento Legenda do Gráfico de Bolhas: 5 de duração 10 de duração 5 de custo 10 de custo Definições: No eixo Y foram relacionados os objetivos estratégicos, reorganizados numa ordem mais interessante ao gráfico de bolhas, por isso saiu da ordem listada na Identificação de Objetivos; No eixo X foram relacionadas as categorias; Definimos dois critérios para a análise do balanceamento: Custo do Projeto e Tempo de Implantação do Projeto
- 25. Balanceamento Analisando o Diagrama de Bolhas, observamos que: 1. Nenhum dos projetos está visando os objetivos 1 e 9; 2. A categoria “Social” está sem projeto; 3. Apenas os projetos Eco Vida e Viva Saúde estão visando mais de um objetivo. Ações necessárias para atingir o balanceamento adequado 1. Fazer uma nova seleção de projetos, de modo a alcançar todos os objetivos e/ou selecionar projetos que visem mais objetivos. Neste ultimo caso, se consegue uma otimização no número de projetos em relação ao alcance de benefícios; 2. Rever as categorias, para que todas contemplem ao menos um projeto;
- 26. Backup
- 39. Balanceamento (Elaborado em sala)