Módulo 10
- 1. 10º Módulo Trabalho composto por: PSEC Professora: ◦
- 2. Índice: I. A importância da comunicação nas organizações II. Processo de comunicação III. Tipos de comunicação IV. Correspondência – Expedição e Normalização
- 3. A importância da comunicação nas organizações A comunicação é o processo de troca de informações entre uma ou mais pessoas. É muito importante para as organizações pois permite desenvolver ao máximo as capacidades dos seus elementos. Na era da informação e num momento em que a tecnologia está presente, o processamento de dados e a transformação desses dados em informações prontas para serem usadas nas tomadas de decisões, representa uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação no mundo dos negócios. Só através de uma comunicação interna eficiente, é que acontece a troca de informações. Os principais objetivos da comunicação interna são: •Tornar influentes, informados e integrados todos os funcionários da organização; •Possibilitar aos colaboradores o conhecimento das transformações ocorridas no ambiente de trabalho; •Tornar determinante a presença dos colaboradores de uma organização no andamento dos negócios. •Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público interno.
- 4. A necessidade de tornar os funcionários influentes, integrados e informados do que acontece na empresa, fazendo-os sentir parte dela, fez surgir a comunicação interna, considerada hoje como algo imprescindível às organizações, merecendo, cada vez mais, maior atenção. Por meio da comunicação interna, torna-se possível estabelecer canais que possibilitem o relacionamento ágil e transparente da direção da organização com o seu público interno e entre os próprios elementos que integram este público. A qualidade da comunicação depende de vários fatores, sendo de destacar a qualidade e o timing da comunicação, assegurando sintonia de energia e recursos de todos com os objetivos da organização e a autenticidade no relacionamento entre os colaboradores, entre outros. A eficácia da comunicação nas organizações depende dos canais formais da comunicação, da estrutura de autoridade, da especialização do trabalho e da propriedade da informação.
- 5. Processo de comunicação As mensagens, nas organizações passam por diferentes caminhos ou canais. Tais canais podem ser formais ou informais. Os canais formais de comunicação são os caminhos oficiais para envio de informações dentro e fora da empresa, tendo como fonte de informação o Organograma, que indica os canais que a mensagem deve seguir. Além de serem caminhos para a comunicação, os canais também são meios de enviar mensagens. Incluem boletins, jornais, reuniões, memorandos escritos, correio eletrónico, quadros de aviso . As mensagens nas organizações viajam em quatro direções: para baixo, para cima, horizontal e diagonalmente. A comunicação descendente parte do superior da empresa para os subordinados – envolve os relatórios administrativos, manuais de políticas e procedimentos, jornais internos da empresa, cartas e circulares, relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados. O tipo de comunicação mais adequado aos subordinados é a que presta mais informações.
- 6. A comunicação ascendente, do subordinado para o superior envolve: memorandos escritos, relatórios, reuniões de grupo, conversas informais com o superior. Apresenta propósito informativo e auxilia na tomada de decisão. A comunicação interna é fundamental numa organização a qual deve utilizar meios como a criação de uma estrutura de intranet única, a utilização de um jornal interno, a realização de pesquisas de satisfação e clima interno para tomar conhecimento da imagem que a organização possui entre os seus colaboradores e, assim, obter bons resultados.
- 7. Tipos de comunicação Nas organizações a comunicação apresenta diferentes formas que variam de acordo com os elementos, contexto e tipo de comunicação a ser usado. A comunicação divide-se em comunicação verbal e comunicação não verbal. A comunicação verbal envolve participação, transmissão e trocas de conhecimento e experiências. Pode ser interna – quando o processo acontece dentro da empresa e externa – quando o processo ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo entre esta e funcionários ou instituições de fora da empresa. A transmissão da mensagem pode ser oral e escrita. Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode ser: formal (realizada através da hierarquia) e informal (realizada fora do sistema convencional).
- 8. A transmissão da mensagem pode ser oral e escrita. Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode ser: formal (realizada através da hierarquia) e informal (realizada fora do sistema convencional). Comunicação não verbal pode ser dividida em oito categorias: 1.Ambiente – espaço físico. 2.Posição do corpo. 3.Postura. 4.Gestos das mãos. 5.Expressões e movimentos faciais. 6.Timbre de voz. 7.Vestuário, adorno e aparência. 8.Reflexão – muitos sinais não verbais são ambíguos. Exemplo: um sorriso indica calor humano, mas, às vezes pode indicar nervosismo.
- 9. Correspondência - Expedição e Normalização Existe um conjunto de normas estabelecidas para a correspondência, entre elas: Envelopes - encontram-se em diferentes formatos: o industrial, com as dimensões de 155 x 1125 mm; o comercial, ligeiramente mais pequeno, com 145 x 113 mm; os envelopes mais pequenos, de uso corrente e formato variável de acordo com os seus conteúdos. De acordo com as normas internacionais, que visam a normalização da correspondência, os envelopes e bilhetes postais devem ter em conta vários aspetos como formatos, dimensões, espessura e peso, cor e zonas de endereço. Existem os chamados envelopes normalizados, com medidas mínimas e máximas estabelecidas pelos serviços dos correios, tendo em vista o tratamento ou triagem automática pelas máquinas.
- 10. Fora das medidas indicadas, o correio é rejeitado pelas máquinas e tratado manualmente, sendo por isso onerado com uma taxa suplementar. Aspeto de maior importância é o que diz respeito às zonas de endereço. De acordo com as normas, podem-se considerar quatro zonas rigorosamente delimitadas: zona do remetente, zona da franquia, zona do endereço e zona para tratamento pelas máquinas. O envelope é a parte da correspondência fundamental para a sua chegada em bom estado ao destinatário e é também aquela que é lida por mais de uma pessoa. O envelope deve por isso ser de boa qualidade e resistente, sendo frequentemente cada vez mais utilizado pelas diferentes empresas como mais um meio de publicidade.
- 11. Por esta razão, é costume as cartas comerciais utilizarem envelopes impressos, exibindo na área do remetente o logotipo com a menção da firma e do domicílio do comerciante. Obtém deste modo uma dupla finalidade: divulga o nome da firma e facilita o seu reenvio ao remetente, no caso de não se encontrar o destinatário. Como em certos tipos de correspondência a data poderá constituir um pormenor de grande importância para apuramento de direitos e obrigações resultantes de determinados contratos ou situações, há toda a conveniência em arquivar, em certos casos, os envelopes que trazem a data no carimbo do correio conjuntamente com o respetivo conteúdo.