Módulo 9 gids
- 1. Escola Secundária Afonso Lopes Vieira Gestão de sistemas de informação aplicados às instalações desportivas Trabalho realizado por: Diogo Marques nº4 3GD
- 2. Introdução................................................................................................................................3 Sistemas Informação.................................................................................................................4 Tipos de informação:.............................................................................................................4 Dados....................................................................................................................................5 Evolução dos sistemas...........................................................................................................5 Fluxo de informação..............................................................................................................6 Tipos de sistemas......................................................................................................................6 Enterprise Resource Planning............................................................................................6 Transaction Processing System..........................................................................................7 Customer Relationship Management ................................................................................7 Management Information System.....................................................................................7 Decision Support System...................................................................................................7 Executive Information System...........................................................................................8 Office Automation System.................................................................................................8 Tomada de decisão...................................................................................................................9 Nível de decisão..................................................................................................................11 Operacional.....................................................................................................................11 Tático..............................................................................................................................11 Estratégico ......................................................................................................................11 Estrutura da decisão ...........................................................................................................12 Decisões estruturadas .....................................................................................................12 Decisões semiestruturadas..............................................................................................12 Decisões não estruturadas ..............................................................................................12 Tipos de decisão versus sistemas de informação.....................................................................13 Bases de dados .......................................................................................................................13 Normas de conceção e construção......................................................................................13 Noção de ficheiro................................................................................................................13 Tabela.................................................................................................................................14 Registo................................................................................................................................14 Campo ................................................................................................................................15 Chave primária....................................................................................................................15 Conclusão...............................................................................................................................17
- 3. Introdução Este trabalho foi realizado no âmbito da disciplina de GID’s a pedido do professor Frederico, como principal objetivo de abordar os sistemas de informação e a importância que estes têm para as diversas empresas e organizações Neste trabalho irei abordar os diferentes tipos de sistemas de informação, os níveis de tomada de decisão, quem as tomas e como é que são tomadas, e por último vou abordar as bases de dados e a importância que estas têm nas empresas e nas organizações.
- 4. Sistemas Informação Tipos de informação: Sistemas do nível operacional - é o suporte dos gerentes operacionais, acompanha atividades e transações elementares da organização, tem como objetivo responder a perguntas de rotina, acompanhar o fluxo de transações na organização e fornecer informações de fácil acesso, atualizadas e precisas. Sistema do nível de conhecimento - este sistema tem como propósito auxiliar a empresa e integrar novas tecnologias ao negócio. Sistemas de nível estratégicos - ajuda a gerência sénior a enfrentar as questões estratégicas ligadas com as tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo, a principal função é contabilizar as mudanças do ambiente externos com a capacidade da organização Nível gerencial - atendem as atividades de monitoração, controle, tomada de decisão e procedimentos administrativos dos gerentes médios, tem como objetivo produzir relatórios periódicos sobre as operações.
- 5. Dados Os dados são um conjunto de informações organizadas, normalmente são o resultado de uma experiência ou de uma observação de outras informações. Os dados podem ser transmitidos em números, imagens ou palavras. Evolução dos sistemas Antes de 1940, que era quando os computadores não eram tão populares, os sistemas de informação nas organizações baseavam-se em técnicas de arquivação, e recuperação de informações de grandes arquivos. Normalmente existia uma profissão que era a de "arquivador", em que a pessoa que a desempenha-se, era ela que ficava responsável por organizar, registar, recuperar e catalogar todos os dados que eram necessários. Este método era simples mas era necessário um grande esforço para se manter todos os dados atualizados e em boas condições para posteriormente serem recuperados, e como todos os dados se encontravam em papel era muito complicado o cruzamento e a análise de dados, também nesta altura a tarefa de fazer um inventário da empresa era uma tarefa saturante e na maior parte dos casos envolvia muitas pessoas, o que aumentava o risco de existir algum erro. Entre 1940 e 1952 os computadores já começaram a ser mais utilizados, mas como eram muito caros e de grande manutenção, estes só eram utilizados nas investigações cientificas e na maior parte das vezes para fazer cálculos mais rápidos. A nova maneira de arquivar e colocar os dados era furando o papel. Entre 1952 e 1964, os computadores começaram a ter transístores, e os computadores na sua grande maioria eram utilizados nas grandes empresa. Com isto surgiram novas formas de armazenamento cada vez maiores: as fitas e os tambores magnéticos (para uso de memória). Desde 1964 até à atualidade, os computadores têm vindo a evoluir, tal como a capacidade de armazenamento de dados, por isso cada vez é mais fácil ser o "arquivador", que é uma profissão que atualmente não existe. Nos sistemas de arquivo que são utilizados hoje em dia convém ter mais do que uma backup, pois um computador pode-se estragar muito facilmente.
- 6. Fluxo de informação Fluxo de informação é um processo claro, de controlo e operações, que elimina o que não agrupa valor e é uma maneira de redução de custos. Tipos de sistemas Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP), em português são sistemas integrados de gestão empresarial, são vários sistemas de informação, e com todos estes processos de uma organização num único sistema. Mas em termos gerais são plantaformas de software desenvolvidas para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios
- 7. Transaction Processing System Transaction Processing System (TPS), sistema de processamento de transações é um sistema de software, ou a combinação de software/hardware, que suporta processamento de transações Customer Relationship Management Customer Relationship Management (CRM), gestão de relacionamento com o cliente. o sistema de gestão com o cliente é um um conjuto de ferramentas que compreendem sistemas informatizados e essenciais para a mudança de atitute coorporativa, que tem como objetivo ajudar as companhias a criar e a manter um bom relacionamento com os seus clientes armazenando e inter-relacionando de forma inteligente informações sobre as ksuas atividades e interações entre os clientes e a empresa. Conquistar novos clientes em média custa mais 5 e 7 vezes do que manter os seus atuais clientes fidelizados. Management Information System Management information system (MIS), sistema de informações gerenciais (SIG), este termo é normalmente usado para se referir ao estudo de como os indivíduos, grupos e organizações avaliam, projetam, gerem e utilizam sistemas de informações para melhorar a eficiência e a eficácia da tomada de decisão. O MIS oferece informações que as organizações necessitam para gerir-se de forma eficiente e eficaz. A maioria das escolas de negócio têm um departamento de MIS, ao lado dos departamentos de contabilidade, finanças e gestão. Decision Support System Decision Support System (DSS), sistema de apoio à decisão (SAD), é um computador baseado em sistema de informação que suporta negócios ou organizacionais de tomada de decisão atividades, servir a gestão, operações e níveis de planeamento de uma organização e ajudar na tomada de decisões. Os sistemas de apoio à decisão é uma ferramenta para facilitar os processos organizacionais.
- 8. Executive Information System Executive Information System (EIS), sistema de informação executiva (SIE) , este sistema de informação fornece um acesso fácil a informações internas e externas relevantes para os objetivos da organização, normalmente é considerado um forma especializada de sistema de apoio á decisão. De um modo geral as EIS são DSS que ajudam toda a empresa e os executivos de alto nível a comparar, analisar e destacar as tendências , para que estes possam acompanhar o desempenho e identificar as oportunidades e os problemas Office Automation System Office Automation System (OAS), automação de escritório, este sistema refere-se à diversidade de computadores, máquinas e software, que é usada para criar digitalmente, recolher, armazenar e manipular as informações de escritório alternativas necessárias para a realização de tarefas básicas As vantagens deste tipo de sistema são: 1. Automação de escritório onde obter muitas tarefas realizadas mais rapidamente. 2. Isso elimina a necessidade de um grande pessoal 3. Menos armazenagem de dados Várias pessoas podem atualizar os dados simultaneamente
- 9. Tomada de decisão Na administração, a tomada de decisão é o processo cognitivo pelo qual se escolhe um plano de ação entre vários outros (baseados em variados cenários, ambientes, análises e fatores) para uma situação-problema. Todo o processo decisório produz uma escolha final. A saída pode ser uma ação ou uma opinião de escolha. Ou seja, a tomada de decisão refere-se ao processo de escolher o caminho mais adequado à empresa, em uma determinada circunstância. Nível de importância dentro da organização: •Altamente importantes; •Importantes; •Medianamente importantes; •Pouco importantes; •Não importantes. Estruturação: •Estruturadas; •Não-estruturadas. Previsibilidade: •Rotineiras ou cíclicas; •Não rotineiras ou acíclicas; •Inéditas. Qualquer decisão tomada na empresa, afectará ela no geral, por isso; tem que ser bem pensada a alternativa a ser escolhida, pois, deve-se pautar a tomada de decisão orientando-se e definindo caminhos a serem percorridos e pensar no que poderá ser afectado através desta decisão. Tomar uma decisão é uma responsabilidade enorme, maior ainda para quem tem pouca experiência de trabalho, existem pessoas que tem facilidade com o processo de tomada de decisão e outras que colocam uma importância que às vezes o problema não merece e acabam por fazer errado, ou criar um problema maior.
- 10. Saber qual decisão tomar e o momento certo é crucial, isso depende da gravidade e analise que se faz da adversidade, o processo não para, mas isso não justifica um erro no processo causado por falta de estudo do problema. Antes de tomar uma decisão deve ser feito todo um estudo, um processo de análise para tentar diminuir a chance de que a decisão que foi escolhida seja a errada e acabe resultando em consequências negativas para a empresa. A necessidade de se tomar decisão ocorre num momento de impasse em que á mais de uma opção a seguir. Cada um de nós toma a decisão baseada em aspectos subjectivos, a subjectividade não tem medida perfeita ela é organizada, sistemática e objectiva.
- 11. Nível de decisão Operacional As decisões operacionais são as decisões que estão ligadas ao controlo e às atividades operacionais da empresa, para alcançar os padrões de funcionamento pré-estabelecidos, criando condições para a realização adequada dos trabalhos diários da organização, com nível de informação de pormenores de um dado, uma tarefa ou uma atividade. Tático As decisões táticas é onde a empresa quer atuar e como, normalmente é o gerente coordenador que toma este tipo de decisões e que coordena toda uma equipa para poder concluir o que a empresa deseja. Estratégico As decisões estratégicas é onde se dá a resposta ao porquê (quais são as razões que os levaram a tomar esta decisão e a não tomar outra completamente diferente) e ao quando (quando é que acham que seja mais oportuno fazer a atividade ou avançar com o projeto), quem toma este tipo de decisões são: o presidente, os sócios e os diretores. Pirâmide que transmite o grau de importância da tomada de decisões
- 12. Estrutura da decisão Decisões estruturadas As decisões estruturadas estão associadas às situações onde se pode especificar previamente os procedimentos a seguir, são típicas de níveis de gestão operacional. Decisões deste âmbito são por exemplo: decidir a realização de um inventário ou apresentar ofertas especiais na aquisição de produtos. Decisões semiestruturadas As decisões semiestruturadas são as decisões em que não está explicito preto no branco e que ainda existem alguns procedimentos de decisão que podem ser especificados previamente. Decisões não estruturadas São as situações onde não é possível estruturar nem especificar previamente a maior parte das decisões caraterizam o domínio das decisões estruturadas. Estas decisões são típicas decisões do topo.
- 13. Tipos de decisão versus sistemas de informação. Os tipos de decisão estão inteiramente ligados aos sistemas de informação, pois os diretores da empresas ou os lideres de equipas devem de estar devidamente informados sobre todos os sistemas de informações que os podem auxiliar a atingir os seus objetivos e a concluir os objetivos da sua empresa ou do seu grupo de trabalho. Resumindo e concluindo todas as decisões devem de estar devidamente relacionadas com os sistemas de informação e assim escolher o mais confortável e o mais rápido para conseguir atingir melhor e mais rapidamente os seus objetivos. Bases de dados Normas de conceção e construção De uma forma genérica uma base de dados é qualquer conjunto de dados, pode ser: Uma agenda com as moradas das pessoas conhecidas Uma lista de CDs/DVDs Um livro Os apontamentos tirados nas aulas Entre outros... Noção de ficheiro Um Ficheiro é uma unidade de informação, armazenada fisicamente num suporte de memória secundária. Depois dentro dos Ficheiros há dois principais tipos de ficheiros informáticos: - Ficheiros de texto: Estes ficheiros são usualmente designados por ficheiros de texto simples (texto sem formatações), normalmente identificados pela extensão TXT. - Ficheiros Typed-Files: São ficheiros que agrupam dados simples ou estruturados, também podem ser designados como ficheiros de tipos definidos pelo utilizador/programador.
- 14. Tabela O aspeto de uma tabela de base de dados assemelha-se ao de uma folha de cálculo, na qual os dados são armazenados em linhas e colunas. Desta forma, torna-se bastante simples importar uma folha de cálculo para uma tabela de base de dados. A principal diferença entre armazenar os dados numa folha de cálculo e armazenar os dados numa base de dados está na forma como estes são organizados. Para obter a maior flexibilidade de uma base de dados, os dados devem ser organizados em tabelas de modo a evitar as redundâncias. Por exemplo, se armazenar informações sobre empregados, cada empregado só deverá ter de ser introduzido uma vez numa tabela configurada exclusivamente para incluir dados de empregados. Os dados sobre produtos serão armazenados numa tabela específica e os dados sobre sucursais serão armazenados noutra tabela. Este processo é denominado normalização. Cada linha numa tabela corresponde a um registo. Os registos são onde as informações individuais são armazenadas. Cada registo consiste num ou mais campos. Os campos correspondem às colunas numa tabela. Por exemplo, pode ter uma tabela denominada "Empregados", em que cada registo (linha) contém informações sobre um empregado diferente e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, tal como o nome, apelido, endereço, etc. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja texto, data ou hora, número ou qualquer outro tipo. Outra forma de descrever registos e campos é imaginando um catálogo de fichas de biblioteca à moda antiga. Cada ficha no arquivo corresponde a um registo na base de dados. Cada informação numa ficha individual (autor, título, etc.) corresponde a um campo na base de dados. Registo O registo numa base de dados relacional em vez de num ficheiro de texto padrão tem a vantagem de as relações entre tabelas de dados ativarem a criação flexível de vistas de dados dinâmicos utilizando consultas e relatórios.
- 15. Campo Campo: Um campo é a unidade mais pequena de armazenamento. (O campo Morada do registo sombreado tem o valor "Av. 25 de Abril 235"). Tipos de campos: Os campos de uma tabela podem ser de diferentes tipos consoante a natureza da informação que se pretende armazenar. Os tipos de campos mais comuns são: Alfanumérico (nome, morada, história clínica) Numérico Inteiro (idade em dias, meses ou anos, batimentos cardíacos por minuto, numero de internamentos por mês) Numérico Real (pH, pressão arterial) Data Hora Chave primária Para inserirmos a chave primária num campo temos de posicionar – na vista de estrutura de uma tabela – o cursor do rato no campo desejado e clicar no comando Chave primária existente no friso Estrutura, o qual irá aparecer na coluna de selecção antes do nome do campo na forma de desenho duma chave. Se precisar de atribuir mais do que uma chave primária na mesma tabela em diferentes campos pretendidos, mantendo a tecla Ctrl premida e clicar no comando Chave primária. Existem três tipos de chaves primárias que podem ser definidas no Access: Chaves primárias de numeração automática – um campo de numeração automática podem ser definida para introduzir automaticamente um número sequencial sempre que um registo é adicionado à tabela. A designação desse campo como chave primária de uma tabela é a forma mais simples de criar uma chave primária. Se não definir uma chave primária antes de guardar uma tabela recém-criada, o Access pergunta-lhe se quer que cria uma chave primária.
- 16. Chaves primárias de campos simples – se tiver um campo que contenha valores exclusivos, como o número de código ou número de referência, pode designar esse campo chave primária. Assim, podemos especificar uma chave primária para um campo que já contenha dados, desde que esse campo não contenha valores duplicados ou nulos. Chaves primárias de múltiplos números – em situações em que não possa garantir a exclusividade de nenhum campo simples, podem designar dois ou mais campos como chave primária. A situação mais comum em que isto acontece é na tabela utilizada para relacionar duas ou outras tabelas numa relação
- 17. Conclusão Com este trabalho conclui que os sistemas de informação são um dos pontos fundamentais na organização tanto de eventos como na organização de empresas, pois facilita em muito o acesso à informação. Um dos principais programas, se não o principal, é Acess, que é o programa de base de dados, o que faz com que a pesquisa seja feita de maneira mais rápida e mais eficiente.