Test Slide Gestão de Tempo

Este treinamento aborda mais uma das competências do Samsung.
Vamos aprender conceitos e entender como podemos agir para ter o
precioso TEMPO sempre ao nosso favor.
VAMOS COMEÇAR?
Competência Samsung: Gestão do Tempo

Muitas pessoas tem a nítida sensação de que a vida está passando rápido demais e que
acabam literalmente correndo quando falamos sobre as coisas realmente
importantes na vida.
Umas das principais reclamações do ser humano atualmente é sem dúvida alguma a falta
de tempo para fazer tudo o que gostaríamos.

Você Sabia?
Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade e, ser produtivo é fazer aquilo
que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos
possível.
A Gestão do Tempo impacta
diretamente no desenvolvimento
do trabalho e, consequentemente,
proporciona melhorias nos nossos resultados.

Então, o que é a Gestão do Tempo?
É o ato ou processo de planejamento e
execução do controle consciente sobre a
quantidade de tempo gasto com atividades
específicas para aumentar a efetividade,
eficiência e produtividade.

 Entender como você organiza seu tempo hoje;
 Conhecer os tipos de problema que você enfrenta;
 Identificar as fontes deste problema;
 Definir o método de auxílio para sua gestão do tempo;
Para uma boa gestão do tempo é necessário:
Não existem formas milagrosas para administrar o tempo. Existem formas de
administrar as tarefas e eventos dentro do tempo.”
Mario Persona

O primeiro passo é mensurar como você administra
o seu tempo disponível atualmente.
Como podemos controlar melhor o nosso tempo?
Profissionalmente, a gestão do tempo otimiza o planejamento de
atividades, visto que, ao listar e visualizar o que tem que ser feito, torna-se
possível controlar melhor as demandas e cumprir horários e prazos com
sucesso.

A gestão do tempo possibilita:
 Antecipar atividades;
 Definir o grau de importância
dessas atividades;
 Focar esforços com maior
efetividade;
 Gerenciar melhor o estresse;
 Reagir com maior prontidão a
eventos inesperados;
 Aproveitar melhor o tempo para
o desenvolvimento pessoal;

Dicas básicas para gerir melhor o tempo:
 Crie o hábito de fazer listas de tarefas separada por prioridade, diariamente;
 Utilize agendas, lembretes, calendários e etc.;
 Defina o seu Horário Nobre*
 Cuidado com os ladrões do tempo (celular, rede Sociais, mensagens, ‘cafezinho’, etc.);
 Dê prazos curtos para suas tarefas;
*Horário Nobre*: Algumas pessoas se sentem mais dispostas no período da manhã,
enquanto outras desempenham melhor suas atividades no início da tarde, ou, até
mesmo à noite e na madrugada.

Todos nós desperdiçamos tempo, e normalmente este desperdício pode
ocorrer com atividades construtivas, que nos relaxam ou reduzem o
estresse, ou até mesmo com ‘tarefas’ inúteis, sem reflexo algum em nossas
vidas.
Os desperdícios de tempo podem ser de origem Interna (autogerados) ou
origem Externa (gerados pelo ambiente - contextuais). Veja alguns exemplos
a seguir.
Desperdiçadores do tempo

O tempo é um bem precioso, como já o sabemos. Para melhor gerir este recurso não
renovável é preciso identificar os maiores desperdiçadores de tempo numa empresa e tentar
evitar os mesmos.
Como desperdiçadores de tempo nas empresas, é possível listarmos dez principais
fatores, como veremos a seguir.

1. FALTA DE PONTUALIDADE
Chegar 10 minutos atrasado, ou sair 10 minutos mais cedo parece não ter grande impacto no
trabalho de uma empresa, mas tem.
São 50 minutos de trabalho em uma semana e 200 em um mês. E este tempo perdido pode
significar muito para a realização de atividades.

2. Surfar na internet
Os estudos demonstram que um dos maiores desperdiçadores de tempo em empresas é a
navegação internet. Como é um oceano infindável, as pessoas podem se perder muito
facilmente ao mergulhar na internet.
Usar a web para fazer compras online, visitar redes sociais e jogar nas mesmas, ler e responder
a e-mails pessoais e estar a par das notícias, são algumas das distrações mais comuns.

3. Fazer e receber chamadas
Fazer chamadas pessoais resulta na perda de tempo de trabalho e mesmo as chamadas
relacionados com o trabalho que não trazem muitas vezes resultados que se aproveitem.
Apesar de ser uma ferramenta indispensável, o telefone pode constituir-se como uma
desconfortável interrupção do trabalho.

4. Fazer várias tarefas ao mesmo tempo
Lidar com muitas tarefas diferentes simultaneamente acaba por trazer desgaste e por resultar
em um trabalho mais lento ou desatento.
Ler e elaborar relatórios, atender pessoas, responder a pedidos, tomar decisões, fazer
comunicações, são algumas atividades que devem ser separadas por prioridade.

5. Socializar
Socializar é importante para criar um ambiente de confiança e de bem estar, propício ao
trabalho. Porém, deve-se socializar com moderação, evitando criar desconfortos e cisões
entre os colegas de trabalho e resultar em perda de produtividade.

6. Reuniões
Escolha bem as reuniões que deve realizar e presenciar, sejam internas ou externas.
Algumas mensagens podem ser passadas diretamente (até pelo computador) e receber visitas
que não são claras nos seus propósitos pode ser um autêntico desperdício de tempo.

7. Má comunicação
Mesmo uma reunião indispensável e inadiável deve ser gerida no seu tempo, para não se
perder nos seus fins e mensagem a reter.
8. Treinar pessoal
Trabalhar com pessoas não treinadas para a função resulta em excessivo tempo gasto no seu
ensinamento. Delegue sempre as tarefas às pessoas mais indicadas para as mesmas na empresa
e se preocupe sempre com o desenvolvimento e treinamento das demais.

9. Falta de objetivos, prazos e prioridades
Em vez de trabalhar em círculos, sem pressas e linhas de orientação, é fundamental estabelecer
prazos para as tarefas e prioridades nelas.
10. Desorganização
Não saber o que fazer, quais os objetivos para o dia e onde está algo, por exemplo, resulta
também em grandes desperdícios de tempo. Mantenha sempre a organização na sua empresa.

Na teoria, fazer a adequada gestão do tempo para ser muito fácil mas na prática
algumas coisas são diferentes.
No papel , temos sempre um processo linear
Metodologias de Gestão do Tempo

Na realidade, encontramos um cenário onde há um fluxo continuo de
adaptações:
Metodologia gestão do tempo

Então, o que fazer?
Existem algumas ferramentas que ajudam de maneira prática e simples a
organizar melhor esse ‘caos’ que pode se formar em nossa rotina e facilitam
o cumprimento de tarefas com um melhor aproveitamento
de tempo e energia.
Metodologia gestão do tempo

Matriz de gerenciamento do tempo
Algumas dessas ferramentas são: Pomodoro, SCRUM, KANBAN, Matriz
GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), Matriz de gerenciamento de
tempo, GTD (Getting Things Done), e outras.
Todas permitem nos livrarmos com organização do sufoco das atividades
acumuladas. Mas entre elas, a metodologia MATRIZ DE GERENCIAMENTO
DE TEMPO é a mais utilizada.

Para começar a utilizar a matriz de
gerenciamento de tempo, basta traçar duas
retas paralelas, formando duas colunas, as quais
você poderá dar nomes a cada uma
como Urgente e Não Urgente.
Às linhas paralelas você pode nomear como
Importante e Não Importante.
Como na figura ao lado:

Utilizando a MATRIZ DE GERENCIAMENTO você terá quatro quadrantes onde
listará as suas atividades de acordo com a urgência e importância, cada uma
em seu quadro de acordo com a qualificação da atividade.

Você pode começar listando todas as suas atividades e depois ir
encaixando as atividades em seus quadrantes respectivos.
Veja os exemplos no próximo slide e faça a sua própria matriz.

Urgente Não Urgente
Importante
I
- Crises
- Projetos com prazos determinados;
- Atividades sobre pressão externa;
- Conflito com clientes significativos;
- Situações de conflito ou atritos com
familiares ou amigos;
- Cobrança de resultados decisivos.
II
- Prevenção de problemas, pro ação;
- Planejamento;
- Prospecção de oportunidades;
- Fortalecimento de relacionamento;
- Busca de novas formas de atuação;
- Reflexão e avaliação de sua forma de
proceder.
Não
Importante
III
- Interromper seu trabalho com frequência
para atender os outros;
- Atividades de efeito a curto prazo;
- Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte;
- Resposta imediata a todas as solicitações
vindas de terceiros.
IV
- Manter-se ativo para parecer que trabalha
duro;
- Reuniões e discussões infindáveis e sem
motivos;
- Hiperatividade Social no trabalho;
- Arquivo Morto;
- Visitas Sociais por obrigação.

NÃO SE ESQUEÇA
Para que você conquiste uma agenda organizada e livre de estresse, deve dedicar-se a
que seu quadrante denominado
IMPORTANTES e NÃO URGENTES não se torne URGENTE.

A manutenção desse quadro significa que você está dominando sua
rotina e evitando estresse.
Então, planejar e dedicar atenção à sua Matriz de Gerenciamento do
Tempo sem dúvida irá trazer-lhe mais qualidade de vida e
produtividade.

Agora que já conhecemos um pouco mais sobre como administrar
melhor o nosso tempo, vamos trabalhar para que possamos adquiri-las
e aperfeiçoá-las diariamente.

OBRIGADA
POR REALIZAR ESTE TREINAMENTO
*** Veja no Material de Apoio mais informações sobre este tema.***

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