20080804 iocs steering commitee edited janto

Editor's Notes

• #2: Sambutan Selamat pagi kepada bapak-bapak komite pengarah Selamat pagi kepada bapak dan ibu anggota tim IOCS. Pengantar dari anggota steering committee.
• #3: Pada hari yang berbahagia ini kami akan menyampaikan: Project background yang berisi motivasi untuk membangun sistem IOCS, terutama kepada anggota steering committee yang baru dalam proyek ini (JKTML). Project update; mengenai time frame dari proyek dan issue yang perlu diperhatikan atau diselesaikan agar proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Workflow workshop (preparation); perlunya workshop dengan calon user untuk mapping proses bisnis , organisasi dan sistem. Summary; konfirmasi item-item yang perlu segera ditindaklanjuti.
• #4: Motivasi untuk mempunyai sistem operation control yang terintegrasi adalah kompleksitas dari kontrol operasional suatu airline seperti terlihat pada slide ini. Dibutuhkan beberapa departemen untuk menunjang airline dan juga keharusan airline untuk melakukan antisipasi bila terjadi irregularities seperti cuaca, airport tutup, banjir dan lain-lain. Airline yang memiliki sistem operation control yang terintegrasi akan memiliki keunggulan operasional (operational excellence) dibandingkan airline lainnya.
• #6: Planning dapat dibagi menjadi long range, medium, short. Untuk selanjutnya planning tersebut harus dapat diimplementasikan dan dikontrol dengan baik. Menggunakan aplikasi netline (solusi dari lufthansa system) maka proses dari perencanaan, implementasi dan kontrol dapat dilakukan menggunakan aplikasi yang terintegrasi dengan baik . Selanjutnya akan di sampaikan aliran pekerjaan di Garuda yang rencananya akan di support oleh ‘Netline/Ops’.
• #7: Operation control yang di Garuda. Data diperoleh melalui wawancara sampai akhir bulan May 2008. Peserta rapat tanggal 4 Agustus 2008 ini menambahkan bahwa nama unit berubah dari OP menjadi OG, weekly schedule berubah menjadi monthly schedule, namun aliran pekerjaan tidak berubah. Kotak berwarna biru adalah sistem netline/sched, sistem reservasi Arga dan Crew management system (CMS) dan sistem untuk mengirimkan SMS. Kotak lainnya merupakan proses manual atau data excel atau database access yang tidak dapat diakses oleh unit lainnya atau stand alone. Netline/sched akan menghasilkan schedule pesawat (belum ada tail number) didistribusikan dalam bentuk file elektronik ke sistem Arga reservasi dan DCS. Selain itu formatnya juga disesuaikan lagi untuk menjadi time table Garuda (seasonal). Data dari netline sched didownload oleh unit JKTOGR, untuk dijadikan sumber data untuk penerbitan jadwal pesawat menjadi bentuk dokumen (hard copy) ‘aircraft rotation seasonal’ (selanjutnya diberikan kepada GMF) , dalam bentuk dokumen ‘monthly schedule’ file elektronik dan hardcopy . Serta dokumen AC rotation daily yang sudah ada tail numbernya, diprint setiap hari dan ditandai berdasarkan pergerakan pesawat yang terjadi. Perhatikan bahwa OCC dan MCC mempunyai sistem yang berbeda untuk memonitor pergerakan pesawat. Sistem OCC (dinamakan AC flight monitoring) masih belum dinyatakan sebagai sistem yang resmi.
• #8: Operation control yang di Garuda. Data diperoleh melalui wawancara sampai akhir bulan May 2008. Peserta rapat tanggal 4 Agustus 2008 ini menambahkan bahwa nama unit berubah dari OP menjadi OG, weekly schedule berubah menjadi monthly schedule, namun aliran pekerjaan tidak berubah. Kotak berwarna biru adalah sistem netline/sched, sistem reservasi Arga dan Crew management system (CMS) dan sistem untuk mengirimkan SMS. Kotak lainnya merupakan proses manual atau data excel atau database access yang tidak dapat diakses oleh unit lainnya atau stand alone. Netline/sched akan menghasilkan schedule pesawat (belum ada tail number) didistribusikan dalam bentuk file elektronik ke sistem Arga reservasi dan DCS. Selain itu formatnya juga disesuaikan lagi untuk menjadi time table Garuda (seasonal). Data dari netline sched didownload oleh unit JKTOGR, untuk dijadikan sumber data untuk penerbitan jadwal pesawat menjadi bentuk dokumen (hard copy) ‘aircraft rotation seasonal’ (selanjutnya diberikan kepada GMF) , dalam bentuk dokumen ‘monthly schedule’ file elektronik dan hardcopy . Serta dokumen AC rotation daily yang sudah ada tail numbernya, diprint setiap hari dan ditandai berdasarkan pergerakan pesawat yang terjadi. Perhatikan bahwa OCC dan MCC mempunyai sistem yang berbeda untuk memonitor pergerakan pesawat. Sistem OCC (dinamakan AC flight monitoring) masih belum dinyatakan sebagai sistem yang resmi.
• #9: Pada slide project time frame (template dari LSY) , perhatikan bahwa application installation merupakan predesesor dari aktivitas lain. Bila hardware yang terakhir datang (yaitu storage atau hardisk besar yang bisa diakses oleh blade server) pada tanggal 19 July 2008 dianggap sebagai awal installation maka seharusnya tanggal 4 Agustus installation sudah selesai (pada time frame, targetnya adalah 2 ,minggu). Namun saat ini kondisinya masih DB installation, untuk itu mohon perhatian kepada QX (atau perwakilannya ) untuk mempercepat pelaksanaanya.
• #10: Team member consolidation: anggota tim ada yang ikut shift atau terbang (sebagai awak cabin dan kokpit), mohon arahan dan perhatian steering committee agar anggota tim tetap dapat datang pada rapat-rapat proyek, meskipun mereka juga sibuk oleh penugasan lain. Konsentrasi dari anggota tim merupakan syarat kesuksesan implementasi. Pada proyek IOCS ini akan dicoba pendekatan baru dalam membangun interface ke dan dari aplikasi lain, yaitu penggunaan Enterprise Sevice Bus (ESB). Lihat gambaran interface –existing, interface dibangun dengan berbagai platform dan beberapa programmer, sering terjadi programmer tidak ada pada saat sistem mengalami gangguan, atau interface dibangun di komputer yang juga digunakan untuk kegiatan sehari-hari. Cara ini tentunya tidak dapat menjamin ketersediaan sistem (high availability) yang seharusnya ada pada sistem penunjang operasional Garuda. Pada IOCS akan disiapkan blade server yang khusus berfungsi sebagai pusat interface dan diletakan di ruang server. Network connection antara ratuplaza dan garuda data center perlu ditingkatkan kehandalannya.
• #11: Bila Garuda sudah mempunyai sistem netline/ops maka sistem untuk menunjang maintenance juga perlu dibangun. Seperti yang tergambar pada slide sebelumnya, sistem penunjang kegiatan maintenance masih manual ataupun bila sudah ada sistem IT-nya, masih belum terintegrasi. Sebagai contoh bila Garuda teknik/GMF menetapkan adanya AC yang harus menjalani perawatan maka komunikasi dilakukan via telex ataupun telpon, dimana masing masing unit (MCC atau OCC) tidak saling mengetahui kondisi yang realtime. Usulan perawatan pesawat (maintenanace plan) disampaikan melalui dokumen hardcopy kepada JKTOGR ataupun JKTCNS. Berikut adalah gambaran sistem di CityLine-anak perusahaan lufthansa. CityLine mempunyai 67 pesawat. Sistem netline/ops saling bertukar data dengan SAP R/3. MCC dan OCC-nya mempunyai screen yang sama untuk memonitor kegiatan operasional. Pada screen netline/ops, pada pesawat yang operasional (dapat diterbangkan), unit OCC dapat melihat HIL yang harus dikerjakan oleh unit perawatan. Demikian pula dengan MCC dapat melihat pesawat sedang diterbangkan kemana sehingga dapat momonitor harus dikerjakan dimana bila diperlukan kegiatan perawatan pesawat. Garuda direkomendasikan untuk segera memulai proyek untuk membangun sistem Aircraft maintenance planning, yang sebaiknya juga lengkap dengan fitur hil monitoring , maintenance even builder dan work package creation.
• #12: Usulan untuk membangun sistem aircraft maintenance planning di SAP sudah masuk dalam pembahasan ‘rencana kerja IT 2008’ antara Garuda dan GMF, sebagaimana tergambar pada slide ini. Sebelum memulai proyek ini tentunya stabilisasi SAP untuk modul yang sudah diimplementasikan juga harus diselesaikan terlebih dahulu. Saat ini adalah saat yang tepat untuk memulai project preparation untuk AC maintenance planning. Pak Adi Widhananto yang ditugaskan oleh QX untuk aktivitas ini akan menjelaskan lebih lanjut mengenai status dari proyek aircraft maintenance planning.
• #13: Berikut ini adalah blok sistem yang sudah diterapkan di CityLine. Gambar diambil pada tahun 2003 pada pertemuan SAP aerospace &defence di dusseldorf. Dan pada saat visit di Cityline – Cologne tahun 2008 ini, fitur/blok sistem tsb dapat berjalan dengan sangat baik.
• #14: BOS: Business, Organization dan System. Lihat gambar sebelah kiri; pemetaaan dari proses bisnis ke organisasi yang ada perlu di detilkan kembali terutama dengan adanya perubahan organisasi. Bila sistem sudah diinstall, maka business process dan oraganisasi yang ada juga perlu dipetakan ke sistem IOCS yang baru. Diskusi ini kan di dokumentasikan kedalam Business blue print document. Tim IOCS kan segera menyelengarakan workshop yang harus diikuti oleh user representative, dalam jangka waktu 1 bulan dari pertemuan ini. Dukungan dari steering committee diperlukan untuk menghadirkan dan memastikan workshop dapat berjalan produktif.
• #15: Diskusi dan Tanya Jawab
• #16: Terima kasih kepada seluruh anggota steering committee dan anggoa tim yang telah menyediakan waktu pada pertemuan ini. Kehadiran seluruh anggota steering committee merupakan indikasi dukungan manajemen sehingga pelaksanaan implementasi sistem ini nantinya diharapkan dapat berjalan lancar.