Arkadiusz Bigos, Oracle

<Insert Picture Here>

Import, export i migracja danych
do systemu Oracle CRM On Demand
Arkadiusz Bigos, Principal Application Engineer
CRM product development

Cel prezentacji

• Zapoznanie potencjalnych użytkowników z procesem
i narzędziami wykorzystywanymi do wprowadzania
i pobierania danych z systemu Oracle CRM On Demand.

Kontekstem będą często spotykane scenariusze biznesowe.

© 2010 Oracle Corporation and its affiliates 2

Po zakończeniu prezentacji

• Chciałbym, abyście Państwo znali nazwy tych narzędzi
i wiedzieli gdzie je znaleźć i jak użyć.

• “Czuli” jakie maja ograniczenia, wady i zalety.

• Orientowali się gdzie znaleźć dodatkowe informacje
i szkolenia, związane z importem i eksportem danych.


Plan prezentacji

• Cześć biznesowa
- scenariusze biznesowe
- narzędzia

• Cześć demonstracyjna (w zależności od czasu)
- import przy pomocy Import Assistant i Data Loader
- export przy pomocy Export Assistant

• Cześć techniczna
- parametry i ograniczenia narzędzi
- sposób działania


Migracja vs Import vs Export
• Migracja to export+import danych na dużą skalę z wieloma
specjalistycznymi krokami przetwarzania, wykonywany
jednokrotnie (w założeniu) przez specjalizowany zespół.
Kontekstem jest tutaj “stary” i “nowy” system informatyczny.

• Import (w kontekście tej prezentacji) to “sporadyczne” lub
cykliczne wprowadzanie malej lub średniej ilości danych,
głownie przez użytkowników końcowych, ale także przez
administratorów.

• Export to pobieranie danych z systemu w celu zrealizowania
celu biznesowego (integracja, raport) lub administracyjnego
(backup, czyszczenie danych).



Narzędzia


Dostępne narzędzia to:
• Oracle CRM On Demand
Import Assistant

• Oracle Data Loader
On Demand

• Web Services


Wybór zależy od:
1. Znajomości technologii wymaganej do użycia narzędzia.
• Jeżeli użytkownik czuje się komfortowo wykorzystując interfejs graficzny ->
wybierz narzędzie Import Assistant;
• Jeżeli użytkownik nie ma trudności z wykorzystywaniem konsoli systemu
operacyjnego i pisaniem skryptów -> wybierz Data Loader;
• Jeżeli są dostępni programiści ze znajomością programowanie XML/SOAP
-> wybierz Web Services.

2. Złożoności i ilości danych, które musza być wprowadzone
• <10.000 rekordów jest uznawana jako mała ilość danych
• >10.000 rekordów jest uznawane jako dużą ilość danych
• Jeżeli wprowadzamy pojedyncze, nie powiązane rekordy jednego typu to
złożoność danych jest mała (np.: kontakty);
• Jeżeli wprowadzamy rekordy powiązane z innymi (hierarchie, kolejność
wprowadzania) to złożoność danych jest duża.


Import Assistant
To aplikacja internetowa, wbudowana w interfejs CRM On Demand.
Składa się z listy kroków, które należy wykonać aby poprawnie
zaimportować dane.

Import Assistant najlepiej sprawdza się:
 W przypadku nowych użytkowników systemu
 Gdy potrzeba aplikacji która krok po kroku prowadzi
użytkownika przez wszystkie etapy importu danych
 Użytkownik nie potrafi korzystać z konsoli systemu
operacyjnego
 Jest wymagane sekwencyjne przetwarzanie rekordów (gdy
mamy do czynienia z hierarchiami obiektów)
 Gdy wybrano sposób powiązania importowanych obiektów przy
pomocy kluczy naturalnych
 Fazie testowania importu/migracji kiedy tworzymy struktury
plików CSV
 Chcemy mieć kontrole nad importem duplikatów.


Data Loader
To aplikacja napisana w Javie która może być używana z linii poleceń
a także jako moduł innego programu (biblioteka programistyczna).
Jest ona zoptymalizowana w celu zapewnienia dużej wydajności dla
dużych i złożonych danych wejściowych.

Data Loader najlepiej sprawdza się:
• W przypadku dużych plików wejściowych i złożonych danych
• Dla użytkowników sprawnie posługujących się linia poleceń systemu
• Gdy potrzebna jest automatyzacja importów
• Gdy potrzebne jest wykonaniu importu w określonym czasie
• Gdy wymagana jest zatrzymanie/wznowienie importu
• Gdy dane są zweryfikowane pod względem poprawności (Data Loader nie
ma zaimplementowanych niektórych funkcji weryfikacji jak np. sprawdzanie
duplikatów)


Web Services
Służą do integracji zewnętrznych aplikacji z CRM On Demand.
Mogą być wykorzystywane do importu dużej i malej ilości danych

Web Services mogą być efektywnie wykorzystane:
• Gdy firma dysponuje doświadczonymi programistami
• Gdy wymagane jest wykonanie rożnych dodatkowych akcji w czasie
importu dla różnych rekordów
• Wymagane jest wykonanie dodatkowych operacji na podrzędnych
rekordach związanych za aktualnie importowanym
• Wymagana jest integracja z zewnętrznym systemem i monitoring
procesu importu (regularny przyrostowy import z zewnętrznego systemu)
• Wymagana jest elastyczność i otwartości rozwiązania (niezależnie od
platformy albo systemu operacyjnego)



Scenariusze biznesowe


Aktorzy :

• Analitycy

• Konsultanci wdrożeniowi

• Administratorzy i programiści

• Użytkownicy końcowi (przedstawiciele handlowi)


Import – reprezentant handlowy
Reprezentant handlowy uzyskał bardzo dużo informacji kontaktowych
a także potencjalnych transakcji (dziesiątki i setki rekordów).
Użytkownik musi wprowadzić dużą ilość informacji w najbardziej efektywny
posób. Dane znajdują się w rożnych źródłach danych.
Mail, SMS, baza danych, portal społecznościowy, strona WWW klienta.

Rozwiązanie:
• Dane zostają sprowadzone do
"wspólnego mianownika" (ta sama struktura)
i przechowane w pliku tekstowym.
• Może to być plik Microsoft Excel.
• Dane zostają wyeksportowane do formatu CSV.
• Import Assistant wczytuje plik CSV i tworzy rekordy w bazie danych CRM
"za jednym razem“.


Export danych (1) – kopia zapasowa
Polityka bezpieczeństwa danych firmy implementującej Oracle CRM On
Demand wymaga cotygodniowej kopii archiwalnej wszystkich rekordów.

Rozwiązanie:
 Przy pomocy narzędzia Export Assistant tworzymy konfigurację, która
umożliwia cykliczną archiwizację rekordów systemu CRM;
 Każdorazowy export generuje maila z wynikami exportu.


Export danych (2) – integracja
Firmy implementująca Oracle CRM On Demand wykorzystuje dane
związane z obsługą klienta w istniejących zewnętrznych programach.
Każdego dnia wymagany jest przyrostowy export z CRM On Demand
i import to zewnętrznego systemu

Rozwiązanie:
 Przy pomocy narzędzia Export Assistant tworzymy konfigurację, która
umożliwia cykliczną archiwizację rekordów systemu CRM.
 Każdorazowy export generuje maila z wynikami exportu.


Migracja

Firma zdecydowała się zakupić system
CRM On Demand. Jednym z pierwszych kroków
w procesie wdrożenia, jest migracja danych z istniejących systemów
informacyjnych do CRM On Demand

Dane sa rozproszone w różnych systemach informatycznych,
a także dokumentach tekstowych.

Rozwiązanie:

• W zależności od złożoności istniejącej infrastruktury i ilości danych
możliwe jest kilka rozwiązań:


Migracja (1)

Rozwiązanie na “mniejszą skalę” – S

• Stworzenie ”wspólnego mianownika” w formacie CSV dla
wszystkich importowanych obiektów.

• Ręczne i automatyczne stworzenie plików CSV.

• Import plików CSV do CRMOD


Migracja (2)

Rozwiązanie na “średnią skalę" – M

• Stworzenie mini programów, które będą potrafiły dotrzeć do danych
źródłowych, odczytać je i odpowiednio przekazać do zdalnych usług
CRM On Demand (Web Services) w celu załadowania ich do
systemu.

• Może tu zostać wykorzystany dowolny język programowania, który
będzie mógł wykorzystać protokół HTTP i format XML, do
sformatowania i wysłania informacji.

• Poszczególne programy mogą być uruchamiane manualnie lub
sekwencyjnie, ale musi to być dodatkowo oprogramowane.


Migracja (3)

Rozwiązanie na “dużą” skalę - XL

• Wykorzystanie platformy pośredniej która ma gotowe
"połączenia" do istniejących systemów informatycznych i
ustandaryzowany model tworzenia dodatkowych interfejsów- np.
Fusion Middleware 11g.

• Dodatkowo istnieje sposób na łączenie kroków przetwarzania w
dowolne sekwencje, które potrafią zachowywać swój "stan
przetwarzania" niezależnie od czasu (BPEL z Oracle SOA Suite).



Demonstracja



Dane techniczne
i ograniczenia związane
z importem i eksportem


Limity
• Importowane załączniki (w szczególności jeżeli SA to
prezentacje lub pliki graficzne) mogą pochłonąć duże ilości miejsca w krótkim
czasie.
• Załącznik nie może być większy niż 9 MB
• Załączniki nie mogą być plikami wykonalnymi .exe i archiwami .zip

Co się stanie gdy limit miejsca zostanie wyczerpany?

• Wszystkie importy będą zablokowane i zostanie wyświetlona informacja o
bledzie w przypadku próby kontynuacji importu.
• Aby kontynuować import użytkownik musi zwolnic miejsce w bazie danych lub
dokupić przestrzeń dyskowa.
• W przypadku używania Import Assistant liczba rekordów każdego typu jest
odgórnie ograniczona w czasie importu. Plik importu nie może być większy
niż 9MB
• Większe pliki musza zostać podzielone.


Limity danych “per/user” w zależności od typu usługi

• Przykład dla subskrypcji typu multi-tenant:
• 100MB x 10 licencji = 1GB = 150 000 rekordów

Description Multi- Single- Single-
Tenant Tenant Tenant
Standard Enterprise
Edition Edition

Database 15K records 22.5K 70K records
Storage + records + +
100MB/user 150MB/user 200MB/user


Limity dla programu File Assistant

• Rozmiar pliku < 9MB
• Maksymalna ilość „Kontaktów” – 30 000 dla Administratora
i 2 000 dla zwykłego użytkownika.
• Pozostałe limit wg typów rekordów w poniższej tabeli.



Dziękuję za uwagę

Arkadiusz Bigos, Oracle

More Related Content

Similar to Arkadiusz Bigos, Oracle (20)

More from Ewa Stepien (20)

Arkadiusz Bigos, Oracle