Captio accid
0 likes571 views
Aplicació de les TIC a la millora de la productivitat i la gestió a l’empresa. Presentació de l'empresa ONGEST.com sobre CAPTIO.
Captio accid
- 1. Apps corporatives y canvis en els processos de l’empresa El cas dels Expense Reduction Managers “El primer Expense Reduction Manager”
- 2. El món de les persones Benvinguts al món SoMoClo • Taxa de penetració d’smartphones: 63% • El 64% dels internautes utilitza el telèfon mòbil com a via d’accés a Internet • Taxa de penetració de xarxes socials: 50% En els darrers anys s’ha produït una irrupció massiva de noves tecnologies en el món personal que ha canviat la manera com ens relacionem amb i a través d’Internet. Les xarxes socials, la possibilitat de compartir fitxers online, l’accés a Internet des dels terminals mòbils de nova generació, les aplicacions socials, l’ús del GPS per realitzar recomanacions a mida. Estem vivint en un món Social, Mòbil i Cloud. Fonts: Fundetec. Estudi EPyme 2012, eEspaña. Informe Anual 2012
- 3. Aquestes noves tecnologies fan possible un nou escenari, també per a les empreses Sorgeix l’empresa 2.0 SoMoClo fa convergir el digital i la infraestructura física. Es pot entendre com una sola entitat amb tres potes diferents: Cloud com el mode d’entrega, social com a servei compartit i mòbil com accés ubicu. • Reduir costos • Incrementar nivells de servei • Millorar productivitat • Incrementar capacitat de resposta • Millorar l’eficiència • Abast global
- 4. El món ja és social, mòbil i cloud; les empreses no haurien de trigar en ser-ho El món de les empreses Les empreses estan entre 2 i 4 anys endarrerides respecte a la resta del món en quant a adopció. Ens trobem en una fase de transició. Avançar cap a l’Empresa 2.0 Sumar tecnologia i tècniques de gestió per socialitzar els processos de negoci de les empreses. Consumerització
- 5. El món de les empreses Dades actuals: smartphones en l’empresa • El 47,5% de les PIME i grans empreses ofereixen dispositius mòbils amb Internet als seus treballadors. • Internet mitjançant banda ampla mòbil ha augmentat un 29,68% respecte al 2011 en les empreses espanyoles. • BYOD (bring your own device) com a alternativa d’inversió. Fonts: Fundetec. Estudi EPyme 2012
- 6. El món de les empreses Dades actuals: smartphones vs mòbils Fonts: eEspaña. Informe Anual 2012 • Hi ha sectors on ja s’han imposat els smartphones per sobre dels telèfons mòbils tradicionals... • Sembla que hi ha una relació amb la necessitat de mobilitat dels treballadors d’un sector concret amb el número d’smartphones accessibles.
- 7. El món de les empreses Dades actuals: ús de xarxes socials Fonts: Fundetec. Estudi EPyme 2012 • L’ús de les xarxes socials és ja una realitat que afecta a qualsevol sector i tipus d’empresa, en major o menor mesura, incrementant la seva utilització com eina de comunicació i de màrqueting.
- 8. L’empresa 2.0 no és només tecnologia, són també nous processos de gestió Les empreses es troben en una constant cerca de l’eficiència en els seus processos , en aquest entorn, les tecnologies mòbils, socials i cloud tindran un paper determinant. Algunes tendències actuals en l’empresa: • Digitalització i automatització: migrar tots els processos al món digital en busca de la productivitat i de l’eficiència. • Col·laboració: millora de la forma d’interactuar dels propietaris del procés amb entorns 2.0. • Ubiqüitat: accés a la informació des de qualsevol plataforma, en qualsevol lloc a qualsevol hora.
- 9. Digitalització i automatització • Factura digital, digitalització de documents, digitalització de targetes, digitalització de tiquets... • L’smartphone / tablet es converteix en un mitjà portable i personal per digitalitzar qualsevol cosa • Aquesta paperassa sovint té darrera un procés manual digitalitzar-la pot ser el catalitzador per dotar al procés de més automatisme i/o eficiència
- 10. Col·laboració Millora de la forma d’interactuar dels usuaris en entorns 2.0. Xarxes socials corporatives • El paradigma de les xarxes socials portat al món de l’empresa, gestió de projectes, millora de la col·laboració, difusió del coneixement... • Eïnes col·laboratives per a tota mena de tasques: gestió de projectes, compartir arxius, editar imatges, realitzar presentacions...
- 11. Ubiqüitat Mòbil+Cloud: des d’on sigui, en el moment que sigui • Aplicacions empresarials tradicionals passen a oferir versions per smartphone o tablet • CRM, ERP, sistemes de facturació... • Es fa patent aquesta tendència a oferir l’aplicació per qualsevol dispositiu portàtil, a més dels tradicionals, i ajudant-se del cloud. Diferents App del CRM Salesforce.
- 12. Comptabilitat Com aprofitem aquest nou paradigma en la part comptable de l’empresa? • Migració de processos basats en el paper a entorns digitals • Deslliurar-se de paperassa per auditories • Reporting automàtic • Entorns centralitzats de budgeting / forecasting • Eines d’anàlisi per la millora del control, reducció del frau • Automatització de tasques • Millor comunicació entre els implicats en els processos comptables
- 13. Comptabilitat Les claus per al èxit: una adequada gestió de les expectatives Fase comercial Implan- tació Posada en marxa • Planificar “en gran” • Començar “en petit” • Equivocar-se ràpid • Escalar apropiadament
- 14. Digitalització i automatització Migrar tots els processos al món digital en busca de la productivitat i de l’eficiència
- 15. Comptabilitat Expense Reduction Managers Un exemple concret de transformació d’un procés tradicional en un compatible amb l’Empresa 2.0 És eficient la gestió de les notes de despeses en la meva empresa?
- 16. Introducción Gestió de despeses d’empresa “un procés antiquat” per a qui reporta les despeses Pel treballador, el report de despeses és una tasca desagradable, que treu temps a altres tasques de major valor He de de generar un informe amb els meus tiquets…. • No tinc temps • No és la meva “vertadera feïna” • És avorrit A més, els tiquets… Es fan malbé S’obliden Es perden
- 17. Introducción Quin caos! • Quants recursos invertits • Hi ha errors i frau • Falta visibilitad • No està integrat amb altres processos Sovint les notes de despeses… Son lentes de revisar Es presenten amb errors Es reben fora de temps ? x ? Els supervisors reben les demandes de remborsament en un procés desorganitzat, amb un fort component de treball manual i basada en el paper Gestió de despeses d’empresa. “un procés antiquat” per a qui supervisa les despeses
- 18. Presentació Alguns dels nostres clients… El primer “Expense Reduction Manager” Converteix els molestos tiquets de despeses en informació que l’empresa pot utilitzar per estalviar • Captio automatitza la gestió de les notes de despeses i converteix una tasca avui basada en el paper en un procés eficient i col·laboratiu • Més de quatre anys dedicats a la Investigació i Desenvolupament de les tencologies més modernes aplicades a la gestió de costos • Pioners a Espanya i amb vocació internacional
- 19. ¿Cómo? Què és Captio?: una solució completa per a la gestió de les notes de despeses • Aplicació mòbil /web per la captura de tiquets • Mail Inbox per a l¡enviament de tiquets per email • Integració amb Google Maps • Lectura automàtica de tiquets • Workflow d’ aprobació / denegació de despeses • Revisió automàtica de notes de despeses segons la política de despeses corporativa • Càrrega automàtica de les notes de despeses a l’ERP segons l’assignació per usuari, centre de costos, etc. • Estadístiques i reports de control y seguiment Generar Supervisar Contabilitzar i analitzar “Mínim temps invertit en generar la nota de despeses; Captio la genera per tu” “Control absolut en la gestió i total cumpliment de la política de l’ empresa” “Eliminació d’aquesta tasca del checklist administratiu”
- 20. Productividad y control El 80% dels treballadors que realitzen la seva nota de despeses destinen al voltant d’una hora mensual a la tasca La majoria de supervisors analitzen únicament una mostra de totes les notes de despeses rebudes Captio és apostar per una major productivitat… Generació automàtica de la nota de despeses a partir d’informació llegida dels tiquets Comprobació exhaustiva automàtica, el supervisor es limita a revisar El procés de gestió de desepeses s’integra “manualment” amb d’altres Integración automàtica amb ERP, CRM, BI, SC…
- 21. El 10% de las notes de despeses aprobades contenen despeses que no compleixen la política de l’empresa Solament el 0,15% del frau és detectat … mantenint un control total sobre el procés. Comprobació tiquet a tiquet del compliment de la política de despeses La comprovació exhaustiva redueix el frau en pràcticament la seva totalitat La información incompleta fa difícil cenyir-se al budget Tota la informació disponible, integrada en un mateix entorn Productividad y control
- 22. Millora de l’eficiència Validador Generadors Marge de millora: parlem de números…. Las cifras • La implantació de Captio va suposar per aquest client un estalvi anual de 25.000€ en un projecte amb una ROI del 94% i un payback de solament 7 mesos • Adicionalment, la partida de despeses en mobilitat es va reduïr en un 30%; el major control va portar associada una major austeritat, al mateix temps que els treballadors rebien el pagament de la seva nota de despeses 5 dies abans 1.500 hores 40.000 €/any 35% jorn. 15.000 €/any 250 gen. 10 dies cash- back 80% 70%
- 23. Pruébelo Com?
- 24. Pruébelo Provi-ho ara! • Faci una fotografia d’algun dels seus tiquets o utilitzin algun dels que té de mostra • Envii la imatge adjunta a reader@captio.com • Rebrà un exemple de nota de despeses… sense cap esforç!
- 25. jsegura@captio.com T. 902 909 915 Nicaragua 46, 5-4 Barcelona