Chapter 2
- 1. MODUL 2
- 2. SISTEM PENTADBIRAN KLINIK & KELENGKAPAN KLINIK
- 3. PAPAN TANDA (SIGNBOARD) Pastikan papan tanda dalam keadaan baik dan bersih. Lampu hendaklah di nyalakan pada waktu malam.
- 4. WAKTU RAWATAN Pastikan klinik di buka mengikut waktu rawatan yang ditetapkan. Anda di arahkan untuk bersedia ½ jam lebih awal sebelum waktu klinik di buka.
- 5. ALAS KAKI Alas kaki mesti berada di depan pintu masuk klinik. Pastikan alas kaki di bersihkan sebelum dan selepas klinik operasi. Bagi klinik 24 jam kebersihan adalah pada setiap shift.
- 6. PINTU MASUK Sentiasa pastikan pintu di bahagian depan ada ditandakan TOLAK & TARIK bagi kemudahan pesakit.
- 7. KEMUDAHAN RAWATAN (FACILITIES) Pastikan kemudahan rawatan yang disediakan ada tertera di bahagian depan cermin
- 8. PERALATAN KECEMASAN Fire Extinguisher Digantung di bahagian dinding klinik. Wheel Chair Hendaklah di letakkan di bahagian penjuru depan klinik WHEEL CHAIR FIRE EXTINGUISHER
- 9. LAMPU KECEMASAN Pastikan berfungsi. Lampu ini akan terpasang secara automatik apabila elektrik tiada. Semasa elektrik hidup, lampu ini berada dalam status di‘charge’.
- 10. KABINET KAD Mesti senantiasa dalam keadaan baik dan bersih. Pastikan setiap drawer ditanda dengan huruf dan nombor lokasi bagi pesakit panel dan tunai.
- 11. KAD PESAKIT Pastikan selepas kad pesakit di keluarkan, diletakkan semula mengikut lokasi yang di tetapkan.
- 12. JAM DINDING Pastikan jam dinding berada dalam keadaan baik dan mengikut waktu sebenar.
- 13. MEJA PENDAFTARAN Pastikan berada dalam keadaan baik dan kemas sentiasa.
- 14. SOFA Kedudukan sofa hendaklah diselang – selikan dengan warna merah dan biru . Segala kekotoran hendaklah di bersihkan dengan segera.
- 15. PAPAN HIJAU (GREEN BOARD) Pastikan digunakan bertujuan untuk mempromosi dan maklumat terkini.
- 16. DISPENSARI Pastikan ruangan dispensari berada dalam keadaan kemas supaya pelanggan selesa untuk menerima ubat yang diberikan. Setiap pesakit tunai diberikan resit tunai.
- 17. DISPENSARI Pastikan peti ais hanya di gunakan untuk simpanan ubat sahaja. Dilarang sama sekali staf menyimpan barang makanan dalam peti ais.
- 18. DISPENSARI Kemas dan tersusun. Setiap ubat yang telah di bungkus di letakan dalam bakul yang di sediakan dengan tanda nama ubat.
- 19. POSTER RANGKAIAN POLIKLINIK PENAWAR Diletakkan di bahagian cermin depan dispensari. Bagi tujuan maklum pelanggan.
- 20. SOP Pastikan prosidur kerja di tampal berdekatan dengan kerja yang hendak dilakukan. Ia bertujuan sebagai panduan kepada staf semasa bekerja.
- 21. KEMPEN Kempen prihatin pelanggan. ‘HIJAU’ berpuas hati, dan ‘MERAH’ tidak berpuas hati. Talian aduan. Perlantikkan sebagai panel klinik.
- 22. TELEVISION Penggunaan TV adalah untuk pesakit. Staf dilarang menonton TV semasa bertugas.
- 23. TONG SAMPAH Pastikan sampah-sarap tidak dibuang merata tempat dan berada di dalam tong sampah yang disediakan.
- 25. KEBERSIHAN KLINIK Setiap shift mesti melakukan pembersihan. Kotoran ketara mesti di bersihkan serta merta. Pewangi digalakkan. Keperluan pembersihan sentiasa ada. Jika tiada, perlu di beli. Tanggungjawab semua. Lantai – carpet & tiles. Tandas – digalakkan guna pewangi & sabun. Dispensar i – almari pameran & rak bebas dari habuk. Singki – tuala tangan. Bilik rawatan – kemaskini peralatan & susun. Kaki lima – disapu & mop. Bilik doktor – meja & peralatan kemas dan bersih. Siling & dinding – sawang dibersihkan. Perabot & alatan elektrik – sofa, meja, kipas, peti ais dll.
- 26. MAINTENANCE Sebarang kerosakan perlu diberitahu kepada Ketua Cawangan secepat mungkin untuk diambil tindakan samada dilaporkan ke HQ atau masukkan ke ONLINE MAINTENANCE atau tindakan Ketua Cawangan sendiri. Kerosakan yang boleh diselesaikan sendiri, perlu mendapat kelulusan Ketua Cawangan dan beritahu ke HQ.
- 27. SERAH - MENYERAH Perkara – perkara yang MESTI dilakukan pada SETIAP PERTUKARAN SHIFT / HARI Jumlah pesakit Jumlah pesakit tunai / panel Jumlah wang tunai (collection) Jumlah pemotongan & juga pecahan (perbelanjaan) Jumlah yang dimasukkan ke bank (bank in) Pesanan kerja / peribadi (medical check up, sampel makmal) Kad & duit yang belum di billing *Laporan harian hendaklah dihantar ke ibupejabat*
- 28. REKOD – REKOD DI KLINIK Fail Medication Report. Rekod lokasi (cash @ panel) Trust book Buku Locum Buku Makmal Buku FOMEMA Buku Telefon Rekod Imunisasi Rekod Maintenance Buku Serah Menyerah Fail Perbelanjaan (voucher file) Buku Kumpulan A (DDA, OCP, Ubat Mahal) Rekod Kedatangan Doktor – TAS Rekod Kedatangan staff – TAS Rekod Penerimaan cek & bank in Rekod Order Ubat (P/O & D/O) Ringkasan Kutipan – disimpan bersama Daily Report
- 29. LAPORAN - LAPORAN LAPORAN HARIAN (DAILY REPORT) – ONLINE Cara merekod pendapatan dan perbelanjaan harian Locum Makanan Locum Mileage / Tambang doktor Perbelanjaan lain / luar biasa RINGKASAN KUTIPAN (DAILY SUMMARY) LAPORAN KEDATANGAN (HR)
- 30. WANG KUTIPAN Kesemua jumlah kutipan perlu di rekod setiap hari. Jumlah mesti sama dengan Data Komputer / laporan Harian / kiraan manual dan antara shift. Jika masa pertukaran shift terdapat kehilangan / kekurangan wang, sila laporkan dengan segera ke Ibupejabat. Semua staf DIINGATKAN jangan menggantikan sebarang kekurangan dengan wang sendiri. Segala kekurangan atau kehilangan adalah tanggungjawab shift yang menerima. Adalah penting untuk mengira jumlah kutipan sebelum diserahkan kepada shift berikutnya semasa pertukaran shift. Borang serah menyerah perlu ada tandatangan orang yang menyerah dan yang menerima. Sebarang kesilapan, penerima akan bertanggungjawab. Mencuri / pecah amanah adalah satu kesalahan di sisi undang – undang dan tindakan undang – undang akan di ambil kepada staf yang terlibat. Semua jumlah kutipan setiap hari hendaklah di masukkan ke bank pada keesokan harinya, kecuali pada hari Ahad atau Kelepasan Am.
- 31. PENERIMAAN CEK DARI PANEL ATAU BIL Sebarang bil hendaklah direkod dan dihantar ke Ibu Pejabat dengan nota kenyataan yang jelas. Slip bank-in panel mesti di faks dan nyatakan panel mana yang membayarnya. Tuliskan butiran dengan terang dan lengkap. Nyatakan pembayaran dibuat bagi bulan mana. Jika ada lampiran, sertakan dengan cek. Bil utiliti juga perlu di hantar ke HQ & pastikan di tulis dengan lengkap
- 32. PANEL Bahan rujukan panel Panel Guide Pihak CS akan mengeluarkan menghantar email ke cawangan yang mengandungi maklumat panel setiap kali terdapat lantikan panel baru untuk rujukan staf di klinik. Maklumat ini perlu di print out untuk mendapatkan “hardcopy” (cetakan bertulis) dan failkan mengikut sistem filling (panel guide) yang disediakan untuk rujukan jangka panjang. Filling mengikut abjad. Pastikan setiap panel guide baru dipaparkan di papan kenyataan selama seminggu untuk rujukan semua kakitangan klinik. Komputer Semakan panel baru juga boleh dibuat melalui sistem Medinet yang ada.
- 33. Tatacara Panel Semak tarikh berkuatkuasa Tatacara mendapatkan rawatan Medical Chit (Penawar atau syarikat) BPR (Borang Pengesahan Rawatan) Lain-lain - Kad syarikat atau Buku Rawatan Syarikat Jika pesakit tidak membawa sebarang Chit atau tanda pengesahan, sila semak syarat yang diberi oleh syarikat berkenaan melalui sistem atau Panel Guide atau telefon ke Ibu Pejabat. Sekiranya tiada rujukan, terima pesakit seperti biasa dan ambil maklumat syarikat kemudian serahkan kepada ibu pejabat (Corporate Services).
- 34. Caj Panel Caj Malam Sila semak maklumat panel untuk memastikan mana syarikat yang dikenakan caj malam dan mana yang tidak. Pastikan caj malam bagi panel tidak melebihi RM 49.00. Syarat-syarat Syarikat Kebanyakan syarikat hanya membenarkan rawatan biasa Beri perhatian pada syarat maksimum dan ‘flat rate’ sekiranya ada Caj mengikut kadar yang ditetapkan oleh KPP - Itemised Billing
- 35. PROSES PERSEDIAAN BIL UNTUK PANEL Medical Slip Slip perlu dihantar setiap 5 hari ke Ibu Pejabat dan disertakan dengan ringkasan kutipan harian. Slip perlu diisi dengan betul Nama syarikat Tarikh / masa lawatan Nama penanggung/ pekerja Nombor Kad pengenalan, no pekerja, no kakitangan Jabatan / Tempat bertugas Harga (RM) Tandatangan pesakit / pekerja Tandatangan doktor bertugas / nama / cop Cawangan klinik / cop Susunan slip hendaklah mengikut panel & kod dan hendaklah di klip. Penyemakan hendaklah dibuat dan nama penyemak dicatat di belakang slip panel. Segala ruang kosong dalam medical slip perlu di isi dengan lengkap. Tuliskan diagnosis di belakang medical slip bagi kos rawatan yang melebihi RM35.00.
- 36. Pastikan data panel di key in dalam sistem yang telah di sediakan (MediNET) Bil & Invois Semua bil dan invois berkenaan panel adalah dibawah penyelenggaraan. Jabatan Biling Ibu Pejabat ( EFSB ) Oleh itu semua slip panel hendaklah dihantar terus ke Ibu Pejabat (kecuali panel UTM) Perlu diingat bahawa slip panel pada akhir bulan MESTI SAMPAI ke Ibu Pejabat selewat-lewatnya pada 1 hb. Ini kerana kesemua invois panel harus dikeluarkan pada 5 hb setiap bulan.
- 37. MEDICAL CHECK UP Jenis-jenis FOMEMA Syarikat Insuran Lain-lain Prosedur Pastikan pesakit membawa borang dari syarikat. Jika tiada, guna borang Penawar Pastikan jenis ujian yang diperlukan. Semak maklumat melalui surat yang dibawa atau arahan dari Ibu Pejabat (sekiranya pesakit diperolehi dari Ibu Pejabat- CS) Sampel air kencing atau darah dihantar ke lab. Pastikan arahan menyimpanan di patuhi. X-Ray - rujuk ke tempat yang sepatutnya (sekiranya anda di tempatkan di klinik yang tiada kemudahan X-Ray) Rekodkan medical check-up yang dibuat dalam buku yang disediakan, komputer dan buku lab (dimana perlu) Untuk rekod komputer, masukkan didalam ruangan lain-lain jumlah harga medical check-up tersebut. Tidak perlu asingkan konsultansi. Simpan borang Medical check-up sementara menunggu keputusan lab kedalam fail medical check-up (keputusan pemeriksaan mesti siap tidak melebihi seminggu)