Costscan Sas

ICT Alignment Scan Guus van der Werf

Management niet op de hoogte van IT-kosten binnen onderneming Amsterdam, 27 mei 2004 - Onderzoek van VERITAS Software wijst uit dat functioneel management binnen ondernemingen niet op de hoogte is van de automatiseringskosten voor hun afdelingen. VERITAS deed zijn onderzoek onder 879 grote ondernemingen in de regio EMEA (Europa, Midden-Oosten, Afrika). In de Benelux gaf maar liefst 92 procent van de ondervraagde algemeen managers aan geen idee te hebben wat hun afdeling kwijt is aan IT-kosten. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat binnen het merendeel (53%) van de ondernemingen een systeem ontbreekt voor doorbelasten van IT-kosten aan de verschillende afdelingen op basis van het daadwerkelijk gebruik. Deze bedrijven hebben geen enkel systeem om door te belasten, of belasten alle afdelingen simpelweg even zwaar voor IT-gebruik. In de Benelux ligt dit percentage op 38%. Tegelijkertijd blijkt dat in de EMEA-regio 70% van de ondervraagde IT- en 55% van de ondervraagde algemeen managers voordelen zien in een systeem waarin doorbelast wordt naar gebruik. In de Benelux echter kan 58% van de ondervraagden niet inschatten hoe accuraat een dergelijk systeem zou kunnen zijn. ### VERITAS Software Corporation VERITAS Software behoort tot de wereldwijde top-10 van softwarebedrijven. Meer dan 99 procent van de Fortune 500-bedrijven gebruikt VERITAS-producten. Meer informatie over VERITAS Software is te vinden op www.veritas.com/nl

Clinger Cohen Act IN DE VERENIGDE STATEN IS DE ZOGENAAMDE Clinger Cohen Act aangenomen, eenwet die het decisionmakers bij de overheid verplicht om bij IT-investeringen een portfoliobenadering te hanteren. Het grote voordeel daarvan is dat het de decisionmakers dwingt om niet alleen een kortetermijnoptiek te volgen, hetgeen verleidelijk en begrijpelijk is, maar ook een overall visie te ontwikkelen. Hier wordt gekeken of de IT-portfolio gebalanceerd is, wat betreft risico, technologie, terugverdienperiode, kapitaalbeslag, distributie, enzovoorts. De verwachting is dat dit zal ‘overwaaien’ naar Europa, maar er zijn nog weinig handvatten - noch in de VS, noch in Europa - om aan deze portfoliobenadering concreet vorm te geven.

Trendnota Arbeidszaken 9 juni 2009 -Smart Application Scan © G. v.d. werf Versie 1.01 2.3 Investeren in meer productiviteit Het Hoofdlijnenakkoord onderstreept het belang dat de publieke sector de arbeidsproductiviteit aanzienlijk moet verhogen . De kosten van publieke diensten nemen sterk toe. De productiviteitsstijging blijft in de dienstensector (en dus ook in de publieke sector) achter bij die in de industriële sectoren. De loonontwikkeling in beide typen sectoren is echter globaal gelijk. De Wet van Baumol, die dit verschijnsel van hogere relatieve kostenstijging in de publieke sector ten opzichte van de marktsector beschrijft, verstevigt het beeld dat innovatie noodzakelijk is om voor een kostenreductie in de publieke sector te zorgen en de relatieve prijsstijging tot een minimum te beperken. Zonder arbeidsproductiviteitsstijging zijn maatregelen zoals verzwaring van de lastendruk, de invoering van een eigen bijdrage of het verkleinen van het dienstenpakket onontkoombaar. Iedereen die werkzaam is in de publieke dienst, zal zijn of haar werk zo kostenefficiënt mogelijk moeten uitvoeren, daarbij tegemoetkomend aan de kwaliteitswensen van de burger . Tegelijkertijd zal de publieke sector onnodige bureaucratie en nutteloze regels moeten afschaffen. Bron: Trendnota Arbeidszaken Overheid 2004

Arbeidsproductiviteit 9 juni 2009 -Smart Application Scan © G. v.d. werf Versie 1.01 De arbeidsproductiviteit is de verhouding van de totale productie en het aantal werknemers om die productie te realiseren. De arbeidsproductiviteit is de verhouding tussen de totale productie en loonkosten van de werknemers om die productie te realiseren.

Kosten en Waarden 9 juni 2009 -Smart Application Scan © G. v.d. werf Versie 1.01 Revenue or Public Value Waarde Operational Costs Kosten IT Costs IT Kosten toegevoegde waarde gedeeld door de loonkosten

Smart Application Services ICT Alignment ICT Alignment Scan Organisatie Kosten Waarde SLA CHEETAH MARCH CALCE DAP ASL BiSML Helpdesk ITIL PRINCE2 Tooling Verhoging Waarde Verlaging Organisatie Kosten Verlaging IT-Kosten TCO Costscan IT-Kosten Analyse B&O

Total Cost of Ownership Beheer en Onderhoud IT-Kosten

Checklist Financieel Kostenanalyse Afschrijvingen Projecten Doorbelasting Lease- / Huurverplichtingen Processen ITIL ASL Functioneel Beheer Model Infrastructuur Componenten LAN/WAN Contracten Projecten Software Licenties Maatwerk Ontwikkeling / Projecten Organisatie Organigram Personeel Klanten Overzicht SLA’s Ontwikkelingen Informatievoorziening / Infrastructuur (Financiële) Rapportage Dienstverlening PDC Personeel Urenverantwoording Bezetting Inhuur

Kostendragers Kosten Uitvoering Regeling 1 Kosten Uitvoering Regeling … Kosten Uitvoering Regeling 2 Kosten Uitvoering Regeling 3

IT-Organisatie Front End Back End Centrale Servers Netwerk & Servers KA Mainframe Internet Ondersteuning Bedrijfsprocessen Werplek Auto-matisering

Hoofdkostenplaatsen Desktops Laptops Cad/ CAM Front End Back End Centrale Servers Netwerk & Servers KA Mainframe Internet Applicaties primaire en secundaire processen: Applicatie 1 t/m n

Grootboek Buiten begroting Applicatie beheer Kosten gebruikerszijde Incidenteel Gegevens beheer Binnen begroting Hardware Software Personeel Inhuur

Naar Hoofdkostenplaatsen Buiten begroting Applicatie beheer Kosten gebruikerszijde Incidenteel Gegevens beheer Binnen begroting Hardware Software Personeel Inhuur Desktops Laptops Cad/CAM Front End Back End Centrale Servers Netwerk & Servers KA Mainframe Internet Applicaties primaire en secundaire processen: Applicatie 1 t/m n

Naar Kostendragers Desktops Laptops Cad/CAM Front End Back End Centrale Servers Netwerk & Servers KA Mainframe Internet Applicaties primaire en secundaire processen: Applicatie 1 t/m n Kosten Uitvoering Regeling 1 Kosten Uitvoering Regeling … Kosten Uitvoering Regeling 2 Kosten Uitvoering Regeling 3

B&O Scan Systeembeschrijving Doel Release geschiedenis Afbakening Betrokken personen/partijen Eigenaar Tekenbevoegde Gebruikers Functioneel beheer Helpdesk: 1e lijns 2e lijns 3e lijns Source front-end Ontwikkelomgeving Database Source back-end Middleware OS front-end OS back-end Thirt-party-software Data Access Versiebeheer Office omgeving Documentatie Proces beschrijving Functioneel ontwerp Technisch ontwerp Datamodel Handleiding Installatie handleiding Ontwikkel omgeving Incident registratie Wensenlijst Known-bugs En openstaande incidenten Configuratie Client Database Software Hardware Werkstation Servers

ICT Alignment Scan Organisatiekosten Publieke Waarde

IT-Imperfecties Klantperceptie Vermogensbeslag Informatiebehoefte Veiligheidsniveau Managementfocus Schaalbaarheid Beschikbaarheid Inkoop

(Voorbeeld) Procesindeling Uitkeren Mutaties / Informatie Innen Bezwaar Beroep Informatievoorziening Initiële toekenning Klachten Frontoffice

Gevolgen van “Imperfectie” IT-Imperfecties Processen Beïnvloeden Klantperceptie Vermogensbeslag Informatiebehoefte Veiligheidsniveau Managementfocus Schaalbaarheid Beschikbaarheid Inkoop Uitkeren Mutaties / Informatie Innen Bezwaar Beroep Informatievoorz. Initiële toekenning Klachten Frontoffice

Meten van IT-Imperfecties (1) Schaalbaar heid Beschikbaar heid Welke storingen waren merkbaar voor primaire processen? Aantal, duur, aard en doorlooptijd van storingen. Hoe zijn de storingen door de organisatie opgelost? Welke organisatieaanpassingen zijn beïnvloed? Aantal, duur en aard van de vertragingen. Zijn er tijdelijke maatregelen getroffen? Zijn maatregelen uitgesteld of anders uitgevoerd?

Meten van IT-Imperfecties (2) Veiligheids niveau Verkeerde informatie op de verkeerde plaats op het verkeerde moment? Aard, duur en frequentie van verspreiding van onjuiste informatie. Welke maatregelen zijn genomen om de gevolgen te corrigeren en de oorzaak weg te nemen? Management focus Hoeveel tijd van management is verspild? Aantal keren, reden en duur van ICT-vraagstukken op de managementagenda. Verkeerde, uitgestelde of niet genomen beslissingen door tijdgebrek?

Meten van IT-Imperfecties (3) Vermogensbeslag Informatie behoefte Is er verkeerd, niet, of te laat ingespeeld op informatiebehoefte. Aantal vragen, aard en duur van de antwoordtijd. Welke beslissingen zouden anders of sneller genomen zijn? Moeilijk beïnvloedbare ICT-gerelateerde kosten. Hoogte van de (Permanente) ICT-kosten. Welke investeringen zijn daardoor niet gedaan of uitgesteld?

Meten van IT-Imperfecties (4) Klant perceptie Inkoop Ingekochte IT-diensten en goederen . Inkoopwaarde ICT-kosten. Welke uitgaven zijn daardoor niet gedaan of uitgesteld? Lagere klantwaardering. Aantal, aard en tijdsbeslag van van klantcontacten t.g.v. te lage waardering. Wat is gedaan om de klantwaardering terug te krijgen?

Toerekenen Organisatiekosten Uitkeren Mutaties / Informatie Innen Bezwaar Beroep Informatievoorziening Initiële toekenning Klachten Frontoffice Klantperceptie Vermogensbeslag Informatiebehoefte Veiligheidsniveau Managementfocus Schaalbaarheid Beschikbaarheid Inkoop ProcesKosten IT-Imperfectie Proces Kosten Organisatie

Toerekenen Opbrengst Gemiddelde Bereikbaarheid Gemiddelde Wachttijd Gemiddelde Doorlooptijd Aantal niet conform beschikking Gemiddeld klachten Gemiddelde Afhandeling buiten termijn Gemiddelde bereik Doelgroep Norm IT-impact Waarde Afwijking

Specifiek Meetbaar Acceptabel Resultaatgericht Tijdgebonden Besparing FTE’s 3% 300.000 3% 2% 7% 4% 5% 1% 4% % 85.000 150.000 150.000 60.000 50.000 65.000 80.000 Opbrengst Betere Gemiddelde Bereikbaarheid Kortere Gemiddelde Wachttijd Kortere Gemiddelde Doorlooptijd Meer conform beschikking Minder Gemiddeld klachten Minder Gem. Afhandeling buiten termijn Beter Gemiddelde bereik Doelgroep Verhoging Publieke Waarde IT-Outsourcing ITIL Inzet Cheetah Tooling 100.000 75.000 50.000 25.000 Kosten Services Verlaging IT-kosten 25% 30.000 % Besparing Verlaging OrganisatieKosten % Besparing Verlaging IT-Kosten

Return On Investment Investering 350.000 Jaarlijkse besparing organisatie Jaarlijkse opbrengst PW 300.000 100.000 Jaarlijkse Besparing IT 25.000 Return On Investment Jaar 1 75.000 Return On Investment Jaar 2 425.000 Return On Investment Jaar 3 425.000

Aanpak meten van ICT-Imperfecties Stap 1: Inventariseren en prioriteren organisatieprocessen Stap 2: Bepalen impact ICT-Imperfecties op de processen Stap 3: Kwantificeren kritieke ICT-imperfecties Bepalen oplossingsrichtingen Leiderschap Management van medewerkers Strategie en beleid Middelen ICT- imperfecties hebben… Medewerkers Maatschappij Klanten en leveranciers Organisatiegebieden Resultaatgebieden Leren en verbeteren Processen impact op de resultaten van uw processen te meten in termen van: Effectiviteit: Klanten Medewerkers Leveranciers Maatschappij Efficiëntie: Financiële oo resultaten Resultaten Ondersteunende processen Post Cursistenadministratie Klachten Bestuursinformatie ICT Financiële administratie P&O Communicatie Inkoop Control Opleiden cursisten Werven cursisten Afsluiten contract Examineren & evalueren Marketing Primaire processen Besturende processen Cursisten en financierders Cursisten en financierders Imperfecties Structureel Incidenteel Gewenste prestatie proces bij optimaal werkend IS Huidige prestatie proces a.g.v. ICT-imperfecties IS Kosten medewerkers Kosten management Effecten voor klant Effecten andere processen GAP (5 dagen) Directe kosten Gevolgkosten Directe kosten Gevolgkosten Kosten medewerkers Kosten management Kosten middelen (‘reparatie’) Gemiste opbrengsten Claims Kosten overig Doorlooptijd = 30 dagen Doorlooptijd = 35 dagen Aantal incidenten en impact op proces IS 5x uit de lucht gedurende 5 uur Kosten middelen Gemiddeld risicogebied Hoog risicogebied Matig risicogebied Gemiddeld risicogebied Mate van imperfectie van het informatiesysteem Relatief belang bedrijfsproces voor organisatie 15 0 1 5 P1 IS1 P1 IS2 P2 IS2 P2 IS3 P3 IS4 Proces Belang Weging 1 3 5 2 4 Score 1 0 1 0 1 Eindscore 1 0 5 0 0 Weging 1 2 4 3 5 Score 1 0 1 0 0 Eindscore 1 0 4 0 0 Weging 1 5 4 3 2 Score 1 1 1 1 0 Eindscore 1 5 4 3 0 Weging 3 1 2 5 4 Score 1 0 1 0 0 Eindscore 3 0 2 0 0 Weging 2 4 5 3 4 Score 1 0 0 0 0 Eindscore 2 0 0 0 0 IS 4 2 Proces 3 1 Totaal Proces 10 IS 2 5 Proces 1 3 I1 I2 I3 I4 I5 Imperfectiegebied Proces 2 5 IS 3 IS 2 IS 1 Informatiesysteem 13 5

IES en INK 9 juni 2009 -Smart Application Scan © G. v.d. werf Versie 1.01 Leiderschap Management van medewerkers Strategie en beleid Middelen ICT- imperfecties hebben… Medewerkers Maatschappij Klanten en leveranciers Organisatiegebieden Resultaatgebieden Leren en verbeteren Processen impact op de resultaten van uw processen te meten in termen van: Effectiviteit: Klanten Medewerkers Leveranciers Maatschappij Efficiëntie: Financiële oo resultaten Resultaten

Doorlooptijd en Kosten 9 juni 2009 -Smart Application Scan © G. v.d. werf Versie 1.01 ICT Efficiency Scan Doorlooptijd scan: ca. 1 maand Tijd medewerkers: 3 workshops van 1 dagdeel Prijs: 6.500 euro Pilot aanbieding: 2.500 euro

Contact Guus van der Werf M 06 5088 8280 E [email_address]

Voorbij de traditionele kostenbenadering Vragen?

IT Spend vs. Benefits (Strassmann) Er is geen relatie tussen aandeelwaarde en ICT-uitgaven per medewerker.

KC: What Value? Ondernemings- waarde 11.0 trillions Aandeelwaarde $12.3 trillions Financiele activa $0.5 trillions Gebouwen bezittingen. $3.1 trillions Kennis (goodwill/ patenten) $7.4 trillions Source: Strassmann Inc database of 5,763 US firms Ongeveer ¾ van de aandeelwaarde is kenniskapitaal De Traditionele boekhouding beschouwt maar ¼ van de onderneming.

Recaptitulatie Geen verband tussen ICT-investeringen en aandeelhouderswaarde Traditionele kostenbenadering ICT kosten verlaging -> TCO Scan Goedkopere ICT Kostenverlaging organisatie -> IES Scan Goedkopere organisatie Opbrengstverhoging organisatie -> IES Scan Meer opbrengsten 75% Van de waarde van de onderneming gaat over kenniskapitaal!! Nu nog een aanpak die een verband legt tussen ICT-investeringen en vergroting van het kenniskapitaal?

Costscan Sas

More Related Content

Similar to Costscan Sas (20)

Costscan Sas

Editor's Notes