Dbchapter3
- 1. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -1- ใบความรูที่ 3 เรื่อง ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access 1. ทําความรูจักกับโปรแกรม Microsoft Access 2007 โปรแกรม Microsoft Access 2007 เปนโปรแกรมหนึ่งที่อยูในชุดโปรแกรม Microsoft Office ที่ทําหนาที่จัดการฐานขอมูลขนาดใหญ ที่เรียกวา DBMS ในวิชาการออกแบบฐานขอมูล และมีการทํางานใน ระดับโปรแกรมฐานขอมูลอื่น ๆ เหมือนอยางเชน Power Builder, ORACLE, SyBase เปนตน บริษัท Microsoft ไดสรางโปรแกรม Microsoft Access มาหลายรุน โดยมีป ค.ศ. เปนเครื่องหมายระบุรุน ถาเรานับเริ่มจาก ระบบปฏิบัติการ Windows 95 เปนตนมา Microsoft Access จะเริ่มจากรุน 95, 97, 2000, 2002, 2003 และรุน สุดทายเปนรุน 2007 ซึ่งถือเปนรุนที่ 12 Access 2007 ทําใหเราสามารถเริ่มใชงานสวนติดตอผูใชโฉมใหม แมแบบใหม และ คุณลักษณะใหมที่ สามารถสรางประสิทธิผลไดอยางรวดเร็ว 2. สวนประกอบของฐานขอมูล Microsoft Access 2007 วัตถุ (Objects) ใชสําหรับ ตาราง (Tables) เก็บขอมูล แบบสอบถาม (Queries) คนหาและแสดงเฉพาะขอมูลที่ตองการ ฟอรม (Forms) ดูขอมูลเพิ่มและปรับปรุงขอมูลในตาราง รายงาน(Reports) วิเคราะหหรือพิมพขอมูลตามแบบที่กําหนด เพจ (Pages) หนาจัดการขอมูล (Data Access Pages) ทาง อินเทอรเน็ต แมโคร (Macros) กําหนดการทํางานแบบอัตโนมัติ โมดูล (Modules) เก็บโปรแกรมคําสั่งภาษา Visual Basic ที่ทํางาน ไดมากกวาแมโคร 3. การใชงานโปรแกรม Microsoft Access 3.1 สวนติดตอผูใชที่ปรับปรุงใหม Access 2007 ใชสวนติดตอผูใชที่ออกแบบใหมหมดเพื่อชวยใหเราสามารถทํางานไดอยางมี ประสิทธิผลมากขึ้น เราสามารถทํางานไดเร็วขึ้น เรียนรูไดเร็วขึ้นและคนหาไดเร็วขึ้น สวนติดตอ
- 2. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -2- Ribbon ทําใหเราสามารถหากลุมของคําสั่งที่เกี่ยวของกันไดเร็วขึ้น ตัวอยางเชน ถาเรา ตองการสราง ฟอรมหรือรายงานใหม เราจะหาคําสั่งไดในแท็บ 'สราง' การออกแบบใหมนี้ทําใหการ คนหาคําสั่งที่เราตองการ งายขึ้น และเราจะพบคุณลักษณะที่เราอาจไมเคยสังเกตเห็นมากอนดวย เนื่องจากแท็บที่ใชใน Access 2007 นั้น จะวางคําสั่งตางๆ ไวในสวนหนาโดยที่ไมไดเรียงซอนลงใน เมนูเหมือนกอน ทําใหเราไมตองเสียเวลาคนหาและ สามารถจดจําตําแหนงคําสั่งไดดีขึ้น นอกจากนี้ เรายังสามารถเริ่มตนใชงานและทํางานไดเร็วขึ้นดวยหนาตางการเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access คุณลักษณะนี้จะใหประสบการณการเขาถึงการเริ่มตนใชงานที่รวดเร็ว รวมถึงการเขาถึงไลบรารี ของแมแบบฐานขอมูลที่ไดรับการออกแบบมาอยางมืออาชีพดวย องคประกอบที่สําคัญของสวนติดตอใหมใน Access 2007 ประกอบดวย 1. หนา เมื่อเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access จะเปนประสบการณการเริ่มตนใชงาน แบบใหมที่ จะแสดงเมื่อเราเริ่ม Access จากเมนู เริ่ม (Start) หรือทางลัดบนเดสกท็อป จะเปด หนาตางการเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access รูปที่ 3-1 การเปดโปรแกรม Access 2007 จากปุมเริ่มและหนาการเริ่มตนโปรแกรม 2. ปุม Office คือ ปุมที่ใชควบคุมคําสั่งหลักเกี่ยวกับการสรางแฟม การเปดแฟม การบันทึก การบันทึก เปน การพิมพ การจัดการ อีเมล ประกาศ ปดฐานขอมูล เอกสารลาสุด และตัวเลือกของ Access
- 3. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -3- รูปที่ 3-2 ปุม Office ที่ใชควบคุมคําสั่งหลัก 3. Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดคําสั่งที่แบงเปนแท็บ ๆ อยูสวนบนของหนาตางรองจาก แถบชื่อ (Title bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเกา รูปที่ 3-3 Ribbon แถบเครื่องมือชุดคําสั่ง 3.1 แท็บคําสั่ง คําสั่งตาง ๆ จะแสดงและรวมอยูดวยกันเพื่อใหสามารถหาคําสั่งที่ ตองการใชไดตาม ตองการ และถาชุดคําสั่งใดมีจุดมุมทางดานลางขวามือ จะเปนที่เปดงานของ ชุดคําสั่งนั้น ๆ
- 4. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -4- รูปที่ 3-4 แท็บชุดคําสั่งคําสั่ง และจุดมุมทางดานลางขวามือที่เปดแผนงาน 3.2 แท็บคําสั่งตามบริบท เปนแท็บคําสั่งที่จะปรากฏตามบริบทของงาน คือวัตถุที่กําลัง ทํางานดวยหรือ งานที่กําลังทําอยู แท็บนี้จะมีสีสันและมีคําสั่งที่เหมาะสําหรับนําไปใชกับสิ่งที่เรา กําลังทํางานอยูมากที่สุด รูปที่ 3-5 แท็บคําสั่งตามบริบท ที่ปรากฏตามบริบทของงาน 3.3 แกลเลอรี เปนตัวควบคุมใหมที่จะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อใหเราสามารถ เห็นผลลัพธที่เรา จะไดรับ แกลเลอรีจะถูกใชทั่วไปในสวนติดตอของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทําใหเราสามารถ เลือกผลลัพธไดโดยไมตองกังวลวาจะตองทําอยางไรถึงจะไดผลลัพธนั้น
- 5. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -5- รูปที่ 3-6 แกลเลอรี ตัวควบคุมใหมที่แสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เมื่อนําเมาสเลื่อนผานไป 3.4 แถบเครื่องมือดวน เปนแถบเครื่องมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏใน Ribbon เพื่อให เขาถึงคําสั่งที่ จําเปนมากที่สุดอยางทันใจในคลิกเดียว เชน บันทึก เลิกทํา ฯลฯ โดยสามารถเพิ่มเติม คําสั่งได จากรายการคําสั่ง เพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาที่ปุมคําสั่งของ Ribbon รูปที่ 3-7 แถบเครื่องมือดวน แถบเครื่องมือมาตรฐานที่ใชไดอยางรวดเร็ว 4. บานหนาตางนําทาง เปนพื้นที่ทางดานซายของหนาตางที่จะแสดงวัตถุฐานขอมูล บาน หนาตางนํา ทางนี้มาแทนหนาตางฐานขอมูลของ Access รุนกอนหนา
- 6. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -6- รูปที่ 3-8 บานหนาตางนําทาง พื้นที่ทางดานซายที่แสดงวัตถุฐานขอมูล 5. เอกสารในแท็บ ตาราง แบบสอบถาม ฟอรม รายงาน และแมโคร ที่แสดงในรูปของ เอกสารในแท็บ รูปที่ 3-9 เอกสารในแท็บของตาราง แบบสอบถาม ฟอรม รายงาน และแมโคร 6. แถบสถานะ คือแถบที่อยูดานลางสุดของหนาตางซึ่งจะแสดงขอมูลสถานะและมีปุมตาง ๆ ของ มุมมองทางดานขวามือที่ใชสลับมุมมองได รูปที่ 3-10 แถบสถานะ และมุมมอง
- 7. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง32241 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -7- 7. แถบเครื่องมือขนาดเล็ก มีองคประกอบคลายกับแถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏเปนแบบ โปรงใส อยูเหนือขอความที่เราเลือก เพื่อใหเราสามารถใชการจัดรูปแบบไดอยางงายดาย เชน ตัวหนาหรือตัวเอียง หรือเปลี่ยนแบบอักษร 3.2 แมแบบชั้นเยี่ยมสําหรับเริ่มตน การใชหนาตาง การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access จะทําใหเราสามารถเริ่มตน สราง ฐานขอมูลของเราไดอยางรวดเร็ว เราสามารถสรางฐานขอมูลของเราเองหรือเริ่มจากแมแบบ ฐานขอมูลที่ ออกแบบไวอยางมืออาชีพแบบใดแบบหนึ่งก็ได รูปที่ 3-11 หนาตางเริ่มตนของโปรแกรม Microsoft Access 2007 แมแบบแตละแบบเปนโปรแกรมประยุกตสําหรับการติดตามที่สมบูรณ มีตาราง ฟอรม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และความสัมพันธที่กําหนดไวลวงหนา แมแบบถูกออกแบบให สามารถใชงานได ทันทีที่เลือก เพื่อใหเราสามารถเริ่มตนและทํางานไดอยางรวดเร็ว ถาการออกแบบ แมแบบนั้นตรงกับความ ตองการของเรา เราก็พรอมลุยงานไดทันที แตถายังไมตรงนัก เราสามารถ ใชแมแบบนั้นเปนตัวตั้งตนเพื่อ สรางฐานขอมูลที่ตรงกับความตองการที่เฉพาะเจาะจงของเราได Access 2007 มีคอลเลกชันของแมแบบฐานขอมูลที่พรอมใหเลือกใช แตเรายังสามารถใช หนาตาง การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access เชื่อมตอกับ Microsoft Office Online และ ดาวนโหลดแมแบบ ใหมลาสุดหรือแมแบบที่ปรับปรุงแกไขแลวมาใชไดอีก แมแบบตาง ๆ ที่เตรียมไวให คือ สินทรัพย ที่ติดตอ ประเด็น เหตุการณ โครงการการตลาด โครงการ ไปปไลนการขาย งาน คณะ และนักเรียน เปนตน
- 8. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง32241 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -8- รูปที่ 3-12 แมแบบฐานขอมูลที่อยูหนาเริ่มตนของโปรแกรม Microsoft Access 2007 4. สวนประกอบหนาตางหลักของโปรแกรม Microsoft Access 2007 รูปที่ 3-13 แสดงสวนประกอบของหนาจอโปรแกรม Microsoft Access 2007 ปุม Office (Office Button) Quick Access Toolbar แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) ริบบอน (Ribbon) บานหนาตางนําทาง (Navigation Pane) Document Window แถบสถานะ (Status Bar)
- 9. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง32241 ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -9- ชื่อสวนประกอบ หนาที่การทํางาน ปุม Office (Office Button) เปนปุมที่รวบรวมชุดคําสั่งในการจัดการฐานขอมูล เชน การสราง การบันทึก การพิมพ การสํารองขอมูล การตั้งคา Access2007 เปนตน Quick Access Toolbar คือแถบเครื่องมือที่ไดรวบรวมปุมเครื่องมือที่ใชงานบอยๆเอาไวเพื่อชวยให การทํางานนั้นสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถเพิ่มหรือลดปุมเครื่องมือ เหลานี้ได โดยคลิกที่ปุม (Customize Quick Access Toolbar) แลวคลิก เลือกปุมเครื่องมือที่ตองการ แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) คือแถบแสดงชื่อเรื่องและเวอรชั่นของโปรแกรม ริบบอน (Ribbon) เปนสวนการทํางานใหมที่เพิ่มเขามาใน Access 2007 ซึ่งมาแทนที่แถบเมนู หรือแถบเครื่องมือแบบเดิม ซึ่งทําใหการทํางานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่ จะมีการแบงกลุมของริบบอนออกเปน 4 กลุมหลักๆ นั้นคือ แท็บ Home,แท็บ Create, แท็บ External Data และแท็บ Database Tools บานหนาตางนําทาง (Navigation Pane) คือแถบในการแสดงออบเจ็กต (Object) ตางๆ ที่ไดมีการสรางขึ้น เชน Tatle, Query, Form, Report เปนตน ซึ่งสามารถซอน/แสดงไดโดยคลิกที่ปุม (Shutter Bar Open/Close Button) Document Window เปนสวนพื้นที่ในการทํางานของออบเจ็กตตางๆ เชน Table, Query, Form, Report เปนตน แถบสถานะ (Status Bar) คือแถบในการบอกสถานะของการทํางานปจจุบัน