2. DOSYALAMA
Bürolarda yapılan faaliyetler sırasında ortaya
çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayıt edilmiş,
banda veya filme alınmış bilgilerin,
Raflarda,
Çekmecelerde,
Ciltlerde,
Kütüphanelerde,
Bilgisayar ortamında
belirli bir amaca hizmet etmesi için sistemli ve
planlı bir şekilde saklanması işlemidir.
3. DOSYALAMA
Dosyalama da temel olarak örgütsel faaliyetlerin
yürütülmesi sırasındaki;
Giden yazıların 2. sureti veya kopyaları,
Gelen yazıların ise asılları bir düzen içinde
saklanır.
4. DOSYALAMANIN AMACI
Amaç; her bilgi-belgenin yapısına uygun yerlerde
bulundurularak saklanmasıdır.
DİKKAT!! Kıymetli evrakların aslı saklanmalı ve
mutlaka zarar görmeleri engellenmelidir.
DİKKAT! Yazışmalarda daima bir kopya
saklanmalıdır.
5. İYİ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN
ÖZELLİKLERİ
İşlerin zamanında ve doğru olarak yapılması,
yönetimin verdiği kararlarda isabetli olması için
iyi bir dosyalama sistemi gereklidir. İyi bir
dosyalama sistemi ise KULLANIŞLI, VERİMLİ
ve AKILCI olur. Diğer özellikler ise:
BASİT
TUTARLI
DİREKT
ESNEK
EKONOMİK
TRANSFER KOLAYLIĞI
6. DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİMİ
Dosyalama;
Bilgilerin oluşturulması,
Yazılması ve
Dosyalanması evrelerinden meydana gelir.
Bürolarda dosyalama sistemini seçimi şu veriler
doğrultusunda yapılmalıdır:
Sistem ihtiyaca uygun olmalıdır.
Dosyalar kolaylıkla tanınabilmelidir.
Evrakın kolay ve süratli dosyalanması ve dosyalarında
kolayca bulunabilmesi gerekir.
Hatalı dosyalama en aza inmelidir.
En basit malzemelerle bile dosyalama sistemi
kullanılabilmelidir.
Dosyalama işini yapan kişinin hafızasına fazla ihtiyaç
duyulmamalıdır.
7. İHTİYACA YÖNELİK EN İYİ SİSTEMİ
GELİŞTİRME
Bir dosyalama sistemi geliştirirken veya gözden
geçirirken, bu sistemle ilgili herkesin
gereksinimleri göz önüne alınmalıdır. Yani,
sadece sistemi kullanacakları değil, bilgiyi
üretecek insanların görüşleri dikkate
alınmalıdır.
TEMİZLİK PLANI
MALZEME ARAŞTIRMASI
SINIFLAMA
8. YÜRÜTÜLEBİLMESİ İÇİN GEREKLİ
KOŞULLAR
İşe yeterli ve deneyimli kişiler bulunarak
başlanmalıdır.
Bu kişiler ilgilendikleri konularda iyi bir eğitim
görmeli, aynı zamanda devamlı olarak ve
yalnızca dosyalama ve evrak işleri ile
görevlendirilmelidirler.
Dosyalama işlerinin başında nitelikli bir yönetici
bulunmalıdır.
Kurallar standart hale getirilmelidir.
İyi bir kontrol sistemi kurulmalı, periyodik
raporların yardımı ile işlerin daha iyi ve verimli
hale getirilmesi temin edilmelidir.
9. DOSYALAMA SÜRECİ
FİHRİST HAZIRLAMA: Özellikle numaraya göre
tasnif sistemi ve karma tasnif sisteminin
kullanılabilmesi için gereklidir. Belgelerin hangi
dosyaya konulacağını gösteren yardımcı bir
araçtır. Fihrist, kitapların içerisindeki bilgilerin
başlıklandırıldığı “İçindekiler” kısmı ile aynı
niteliktedir. Belge ve dosya sayısının fazla
olduğu işletmelerde mutlaka tercih edilmelidir.
10. DOSYALAMA SÜRECİ
DOSYA AÇILMASI: Dosya, mektupların,
raporların ve benzeri yazılı belgelerin konulduğu
kartondan veya plastikten yapılmış bir
dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge
alır. Bir dosya dolmadan yerine yenisi
açılmamalıdır. Bunun amacı dosya sayısını
minimumda tutmak ve aynı nitelikteki belgeleri
bşr arada toplamaya çalışmaktır.
11. DOSYALAMA SÜRECİ
DOSYANIN KODLANMASI: Kontrolü yapılan
evrakın hangi dosyaya konulacağı belirlenir.
Belirleme sonucunda ortaya çıkan isim veya
numaraya “KOD”, bu işleme de “KODLAMA”
denir. Kod, yazının üzerine karışmasını önlemek
ve dikkat çekmek için yazılır.
12. DOSYALAMA SÜRECİ
DOSYANIN ÖDÜNÇ VERİLMESİ: Belgeler
dosyaya konulduktan sonra, dosyadan bir belge
görmek isteyen bir bölüm veya çalışan için belge
dosyadan çıkarılmaz. Belge dosya ile verilir.
Bunun nedeni belgenin kaybolma ihtimalini
ortadan kaldırmaktır.
13. DOSYALAMA SÜRECİ
DOSYANIN İZLENMESİ: Ödünç verilen
dosyanın takibi, dosyalama görevini yürüten
memurun görevidir. Bunun için dosya takip
çizelgesi hazırlanmalı ve sık sık bu çizelge
kontrol edilmelidir. Ödünç alınan dosyaların geri
getirilmesi veya kaybolması durumunda hangi
dosyanın olmadığı, dolayısıyla hangi belgelerin
iade edilmediği bu şekilde takip edilir.
14. DOSYALAMA SÜRECİ
DOSYANIN KONTROL EDİLMESİ VE
SAKLANMASI: Ödünç alınan dosyalar geri
geldiğinde mutlaka kontrol edilmeli, eksik veya
fazla belge olup olmadığına bakılmalıdır.
Dosyalama işleminin son aşaması ise dosyaların
uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için
ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada, eğer
dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyor ise bu
bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir.
Sağlıklı bir dosyalama için dosyaların dosya
dolaplarında saklanması gerekir.
15. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
Dosyaların tasnif edilmesinde amaç, birbiriyle
ilgili evrak ve belgelerin bir arada bulunmasını,
aranan evrak, belge ve dosyanın en süratli
biçimde bulunup isteyene sunulmasını
sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır. Ayrıca
tasnif sistemi kurarken getirilecek sistemin,
dosyaların arşive transferi içinde esas ve kolaylık
sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması
önemle göz önünde tutulmalıdır.
16. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ:
Bürolardaki dosyaların çoğu “konularına”,
“yerlerine” ve “isimlerine” göre dosyalanır. Bu tip
dosyalamada genellikle klasör dosyaları, harflere
bölünmüş indekslere göre hazırlanır. Klasörler ise
isimlere veya konulara göre sınıflandırılır. Klasör
oluşturmanın nedeni, isimler ve konulara, aynı
harfle başlayan veya aynı bölgeye ait dosyaları bir
arada bulundurarak, istenen dosyaya kolay
ulaşmayı sağlamaktır.
17. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: bu
dosyalamada aynı harfle başlayan isimler veya
konular aynı dosya içinde bulunur.
Alfabetik dosyalama sisteminde şahıs, firma, bilgi
kolu, program, coğrafi bölge ve adresler bu
usulde gösterilebilir. Dosya sayısının 10’dan
fazla olması durumunda;
Aa, Ab, Ac, Ad,……
Gibi alt gruplara ayrılır.
18. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ:
Dosyalama isimlere göre yapılacak ise,
“SOYADI” esas alınarak dosyalama sistemi
yapılabilir.
Genellikle personel özlük dosyaları, öğrenci
dosyaları, hasta dosyaları, müşteri dosyaları u
sistemle takip edilmektedir.
19. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
KRONOLOJİK (TARİHSEL) DOSYA TASNİF
SİSTEMİ: Bu sistemde tarih verisi esas alınır.
Büroların dosyalarının tarihinin ne kadar geriye
gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa
yüzyıllara, yüzyıllar yıllara, yıllar aylara, eğer
gerekli ise aylar günlere ayrılan dolaplara ya da
raflara yerleştirilir.
Bu sistemde güvenilir ve basit bir sistemdir ancak
dosyalamanın tarihle ilgili olması ön koşuldur.
20. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
BÖLGESEL ESASA GÖRE DOSYA TASNİF
SİSTEMİ: Bu sistemde büroların çalışma ve ilgi
alanına giren coğrafik bölgeler ele alınır.
Büronun dosyaları kıtalara, ülkelere, illere,
ilçelere, köylere, mahallelere, apartmanlara,
evlere göre bölünebilir. Eğer, büronun işi küçük
ya da büyük bölgesel birimlere ayrılmayı
gerektirmiyorsa o zaman dosyalama daha dar
kapsamlı tutularak yapılabilir.
21. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
SAYISAL/İŞLEVSEL DOSYALAMA SİSTEMİ:
İki farklı uygulama şekli vardır:
Sıra Numaralı Dosyalama Sistemi: Birden
başlayarak devam eden numaralar kullanılır.
Her yeni dosya için bir numara açılır. Bu
sistemde hangi dosyanın hangi numara olduğunu
tespit etmek içinde bir “FİHRİST” tutulmalıdır.
Hatta fihristlerin alfabetik, bölgesel veya sıraya
göre düzenlenmesi işleri daha da kolaylaştırır.
Kolay ve etkin bir sistemdir. Bu sistemde yapılan
faaliyetlere göre iş indeksleri de kullanılabilir.
Yapılan her iş, bir indeks numarası takip ederek
dosyalama yapılır.
22. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
0 Genel Konular
1 Personel İşleri
2 Plan Proje İşleri
3 İnşaat İşleri
4 Hukuk İşleri
5 Teftiş
6 Sipariş ve Satış İşleri
7 Muhasebe İşleri
8 Reklam ve Halkla İlişkiler
9 Mekanizasyon ve Otomasyon
24. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
16 İZİN İŞLERİ
160 İzin İşleri Hakkında Genel Yazışmalar
161 Yöneticilerin İzin İşleri
162 Mühendislerin İzin İşleri
………………………………………….
162 Mühendislerin İzin İşleri
1620 Genel
1621 Mühendislerin Yıllık İzinleri
1622 Mühendislerin Hastalık İzinleri
25. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
ONDALIK NUMARALI (DESİMAL) SİSTEM:
Onlu gruplar halinde dosyalama işlemi yapılır.
Örneğin ana grup 10’lu birinci alt gruba, 1. alt
grup 10’lu ikinci alt gruba, 2. alt grupta 10’lu
üçüncü alt gruba ayrılabilir.
Yatay genişleme olanağı fazla olan sistem olması
nedeniyle, büyük organizasyonlar için uygun bir
dosyalama sistemidir. Bu sistemde dosyalar,
10’dan fazla olmayan kategorilere ayrılır ve bu
kategorilerden her birine 000 serisinden başlayıp
900 serisinde biten 3 haneli bir sayı verilir. Daha
sonra bu sayılar, 10 sayısıyla başlayacak şekilde
kendi içerisinde iki haneli alt başlıklara ayrılır.
27. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
KONU ESASINA GÖRE DOSYALAMA
SİSTEMİ: Bu sistemde konulara göre ana
gruplar ve alt gruplar oluşturulur. Sistemi
oluşturan ana konular genellikle iki ya da üç
harfle kodlanarak gruplandırılır. AR-GE, PER,
ÜR gibi.
Ana konular grubu ihtiyaca yetecek sayıda
oluşturulur. Ana konular, ondalıklı dosya
sistemindeki gibi 10’lu olarak sınırlaması yoktur
fakat görevleri aynıdır. Dosya planındaki kodlar
çoğunlukla alfabetik olarak dizilir. Ana konular,
gruplarının saptanmasında kuruluş yapısının
gözönünde tutulması, sistemin verimliliğini
arttırır.
28. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
AG Araştırma geliştirme
AT Atamalar ve terfiler
BA Başvurular
BAS Basın ve Halkla İlişkiler
BÜ Büro faaliyetleri
EĞ Eğitim Faaliyetleri
İL İletişim Faaliyetleri
HU Hukuk İşleri
MA Mali İşler
MZ Malzeme ve araç-gereç
PAZ Pazarlama İşleri
PER Personel İşleri
SO Sosyal İlişkiler
TOP Toplantılar
YÖN Yönetim kurulu kararları
29. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
KARMA DOSYALAMA SİSTEMİ: Bazen
kuruluşlar için tek tasnif sistemi yeterli
olmayabilir. Uygulamada kolaylık sağlamak
amacıyla 2 ya da 3 sistemin birlikte kullanımı
yararlı hatta zorunlu olabilir. Örneğin bir büroda
dosya tasnifi için alfabetik tasnif sistemi temel
alınabilir ancak içerisindeki evraklar kronolojik
sıraya dizilerek ve aynı zamanda da konularına
göre ayrılarak dosyalanabilir.
Editor's Notes
#3:Bürolarda her türlü yazılı ya da basılı kayıt ve belgeler, gerek iç ve dış iletişimin, gerekse etkin ve verimli büro yönetiminin en önemli unsurlarıdır. Belge niteliğine haiz olan bu medyalar genellikle daha sonra başvurmak amacıyla dosyalanır. Belgelerin saklanmasındaki temel amaç işletmelerin zaman zaman karar verme sürecinde bu belgelere ihtiyaç duymasıdır. Dosyaların kolay ulaşılabilmesi içinde dosyaların sistemli bir şekilde tutulması, kataloglanması ve indekslerinin çıkartılması gerekir.
#5:Yazışmayla sorumlu olan kişilerin yazının bir nüshasını gerekli dosyada saklaması gerekir. Bu yazıların hangi dosyaya konacağı büroların dosya tasnif sistemine göre (KONUSUNA, NUMARASINA VEYA TARİHİNE göre) belirlenir. Belgeler zaman kaybetmeden ilgili dosyaya kaldırılmalı, böylece kayıplar ya da başka belge ile karışma durumları önlenmelidir.
#7:Her evrak dosyalanmaz. Bunun için evrakların dosyalanmaya değer olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bu kontrole göre dosyalama süreci başlatılmalıdır.
#8:Temizlik planı: hem ticari hem de hukuki açılardan kayıtların ne kadar süre ile tutulmaları gerektiğini araştırın. Bu yolla bir temizlik planı geliştirilebilir ve kullanım süresi geçmiş dosyalar ayıklanabilir. Malzeme araştırması: dosyalar için kullanılan malzemeler hakkında bilgi edinin. Fazla evrak grubu için geniş klasör, diğerleri için ince klasör gerekir. Olabildiğince standart boyutlu kağıt kullanın ki, normal klasörlere sığabilsin. Sınıflama: eğer fazla sayıda dosya kullanıyorsanız çeşitli renklere göre sınıflamalar yapın. Etiketleme ve renkli dosyalama planı dosyalama süresini ve hataları en aza indirir.
#10:Dosyalama SÜReci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesiyle başlayıp, işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki aşamaları içerir.
#15:Dosyalar saklandıkları yerde gerektiği zaman bulunabilmeleri için, belirli bir düzen içinde muhafaza edilmelidir. Böylece karışıklıklar önlenir, aranılan belge kısa sürede bulunur ve ilgililere ulaşır.
#18:Örneğin; Kenan Ev Gereçleri Ltd. Şti., Kenan Boya San., Kenan Tekstil vs ile ilgili dosyalar “K” harfi klasörünün içinde, aynı işletmeye ait birden fazla dosya varsa, bu durumda konulara göre dosyalar oluşturulur ve konulara göre oluşturulan dosyalar yine “K” harfli klasörün içinde muhafaza edilir.
#20:Bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde belli günlerde yoklama, çağrı, sevk yapılma zorunluluğu, polis ve jandarma karakollarında ihzar müzakerelerinin ait olduğu günlerde yerine getirilmesi gereği ile mahkemelerde dava dosyalarının görüleceği günlerin tespiti gibi durumlarda gün esasına göre tasnif gerekir.
#21:Bu tasnif sisteminde de coğrafi bölgeler alfabetik olarak sıralanır. PTT, nüfus müdürlükleri, askerlik şubeleri, belediyeler, tapu sicil müdürlükleri, polis ve jandarma örgütleri, imar müdürlüğü, su, elektrik, doğal gaz büroları, seçim kurulları vb daireler tasnif sistemini mahalle, köy ve evlere kadar indirme gereği duyabilir.
