EAS MPPL (D) 2019
- 1. Evaluasi Akhir Semester Manajemen Proyek Perangkat Lunak disusun oleh: Putri Nurul Aprilliandini 05111640000090 Departemen Infomatika Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya 2019
- 2. Studi Kasus Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah atau BPKAD adalah lembaga di tingkat provinsi yang diamanatkan oleh undang-undang untuk mengelola keuangan dan aset daerah. Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para staff pegawai melakukan kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI. Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal PC. Jumlah perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ratusan. Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala mempunyai keterbatasan. Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan kendala. Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan sampai permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan suatu manajemen proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem manajemen layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan dengan baik. Soal 1. Sebutkan proses-proses dalam manajemen proyek untuk mengerjakan proyek di atas! 2. Jelaskan keuntungan penerapan manajemen proyek di dalam pembuatan aplikasi atau sistem informasi. 3. Modul atau fitur apa saja yang harus tersedia di dalam sistem manajemen layanan TI (TI Service Management) sesuai studi kasus? Jelaskan. 4. Siapa saja user yang akan menggunakan sistem? Definisikan atau gambarkan aliran aktivitasnya (flow activity). 5. Jika disediakan dana 500 juta dan waktu pengerjaan 4 bulan, buatlah perencanaan proyeknya.
- 3. Jawaban 1. Sebutkan proses-proses dalam manajemen proyek untuk mengerjakan proyek di atas! 1. Identifikasi Permasalahan Identifikasi permasalahan yang menjadi dasar perlu dibangunnya Aplikasi Perekaman Kendala TI ini adalah perlunya diadakan metode untuk mencatat kendala dan keluhan yang ditangani oleh Biro Teknologi Informasi BPKAD. 2. Penggalian Kebutuhan Pada tahap ini, dilakukan penggalian kebutuhan pengguna sistem informasi melalui riset dan observasi proses penyelesaian permasalahan pada Biro Teknologi Informasi BPKAD. 3. Pengumpulan dan Pengolahan Data Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data serta informasi yang dibutuhkan dalam menyelesaikan permasalahan. Data-data ini dihimpun dari user secara langsung, atau bisa melalui observasi proses seperti yang dilakukan saat penggalian kebutuhan. 4. Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan sistem, dilakukan analisis kebutuhan untuk mendefinisikan rancangan sistem mulai dari alur, arsitektur sistem, tampilan, dan struktur data Aplikasi Perekaman Kendala TI. Pendefinisian rancangan tampilan atau mockup dilakukan untuk menghasilkan desain tampilan fitur yang sesuai dengan kebutuhan pengguna melalui perencanaan konten dan tata letak tampilan, sedangkan rancangan struktur data dilakukan untuk membuat desain database terkait rancangan tabel dan relasi antar tabel untuk memudahkan pengolahan data Aplikasi Perekaman Kendala TI. 5. Prototyping Pada tahap ini, dibuat user interface sistem sesuai dengan hasil rancangan pada tahap perancangan sistem untuk diujikan pada pengguna. Pengujian ini dilakukan secara iteratif sebelum dilakukan pengembangan sistem untuk mengetahui adanya masukan bagi rancangan, sehingga dapat dilakukan perbaikan hingga pengguna melakukan interaksi dengan mudah selama penggunaan Aplikasi Perekaman Kendala TI. 6. Development Setelah prototipe yang dibuat sebelumnya telah difinalisasi, maka tahap selanjutnya yaitu pengembangan Aplikasi Perekaman Kendala TI. Pengembangan sistem dilakukan untuk membangun seluruh kebutuhan fungsional maupun non- fungsional sesuai rancangan sistem yang telah dibuat. 7. Testing dan Maintenance Pada tahap akhir ini, dilakukan pengujian untuk Aplikasi Perekaman Kendala TI yang telah dikembangkan sesuai dengan sejumlah skenario pengujian pada
- 4. beragam perangkat. Hal ini dilakukan untuk memastikan performa sistem berjalan baik dan siap digunakan oleh pengguna. 2. Jelaskan keuntungan penerapan manajemen proyek di dalam pembuatan aplikasi atau sistem informasi. Keuntungan dari penerapan manajemen proyek ini alah untuk memudahkan proses penyelesaian permasalahan teknologi informasi di BPKAD berkat adanya perekaman kendala dan gangguan yang baik. 3. Modul atau fitur apa saja yang harus tersedia di dalam sistem manajemen layanan TI (TI Service Management) sesuai studi kasus? Jelaskan. 1. Sistem mampu menginput data keluhan, kendala, dan gangguan yang ditangani oleh Biro Teknologi Informasi BPKAD. 2. Sistem mampu mengedit data keluhan, kendala, dan gangguan yang ditangani oleh Biro Teknologi Informasi BPKAD. 3. Sistem mampu menghapus data keluhan, kendala, dan gangguan yang ditangani oleh Biro Teknologi Informasi BPKAD. 4. Sistem mampu mempermudah user dalam memproses dan melakukan kegiatan secara transparan, jelas, cepat, tepat, dan akurat. 5. Sistem mampu membuat laporan (general report). 6. Sistem memungkinkan user untuk mengunduh laporan. 4. Siapa saja user yang akan menggunakan sistem? Definisikan atau gambarkan aliran aktivitasnya (flow activity). User yang akan menggunakan sistem ini antara lain: - Staff BPKAD - Personel Biro TI BPKAD Berikut adalah activity diagram dari sistem: - Menambah data keluhan
- 5. - Mencari/menampilkan data keluhan - Mengedit data keluhan
- 6. - Menghapus data keluhan
- 7. 5. Jika disediakan dana 500 juta dan waktu pengerjaan 4 bulan, buatlah perencanaan proyeknya. Jawaban berupa Rencana Pengelolaan Proyek yang berada di halaman selanjutnya.
- 8. RENCANA PENGELOLAAN PROYEK PEMBANGUNAN APLIKASI PEREKAMAN KENDALA TI DI BPKAD 14 Mei 2019 Release 1 Disiapkan oleh: PUTRI NURUL APRILLIANDINI 05111640000090 Abstrak: Dokumentasi ini berisi seluruh rencana pengelolaan proyek pembangunan Aplikasi Perekaman Kendala TI di BPKAD Adapun rencana yang dituliskan meliputi 1). Rencana proses manajerial yang meliputi rencana awal, rencana kerja dan rencana penelusuran proyek, rencana manajemen risiko, dan rencana penyelesaian proyek. 2). Rencana proses teknis, meliputi model proses, infrastruktur, penerimaan produk, serta metode, alat bantu dan teknik yang digunakan. 3). Rencana pendukung, meliputi verifikasi dan validasi, penanganan dokumen, jaminan kualitas dan review.
- 9. 1. Gambaran Umum Proyek Proyek Aplikasi Perekaman Kendala TI di BPKAD ini bermaksud untuk menghasilkan produk berupa aplikasi yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan kendala yang terkait dengan bidang TI di BPKAD. Aplikasi ini memungkinkan peningkatan pelayanan bidang TI di BAPKD karena aplikasi ini berguna untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala. Aplikasi ini menyediakan kemudahan akses terhadap informasi mengenai keluhan dan kendala TI yang sebelumnya pernah terjadi. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis web dan dikembangkan dengan menggunakan kerangka kerja Laravel, teknologi relasional database system MySQL 5, dan bahasa pemrograman PHP. Aplikasi ini memberikan keuntungan dengan mempersingkat proses operasional dan meningkatkan administrasi dan pengendalian. Proses-proses utama dari perekaman keluhan dan kendala yang didukung oleh Aplikasi Perekaman Kendala ini, meliputi: 1. Sistem mampu menginput data keluhan, kendala, dan gangguan yang ditangani oleh BPKAD. 2. Sistem mampu mengedit data keluhan, kendala, dan gangguan yang ditangani oleh BPKAD. 3. Sistem mampu menghapus data keluhan, kendala, dan gangguan yang ditangani oleh BPKAD. 4. Sistem mampu mempermudah user dalam memproses dan melakukan kegiatan secara transparan, jelas, cepat, tepat, dan akurat. 5. Sistem mampu membuat laporan (general report). 6. Sistem memungkinkan user untuk mengunduh laporan. 1.1 Tujuan, Ruang Lingkup dan Sasaran Tujuan : Membuat produk aplikasi yaitu Aplikasi Perekaman Kendala TI. Ruang Lingkup : Produk ini ditujukan untuk diterapkan pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah atau BPKAD. Pengembangan sistem selanjutnya lebih diarahkan pada bagian keuangan. Sasaran : Menghasilkan produk Aplikasi Perekaman Kendala TI yang dapat mendukung proses penyelesaian masalah teknologi informasi yang terjadi pada
- 10. BPKAD. Di bawah ini adalah Project Charter untuk proyek pembangunan Aplikasi Perekaman Kendala TI. Informasi proyek Tanggal Mei ‘19 No. Proyek 05/19/001 Nama Proyek Aplikasi Perekaman Kendala TI Pimpinan proyek Ir. Asep Gunawan Klien Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Tahapan yang diliputi 1. Persiapan survey dan pelaksanaan 2. Analisis Kebutuhan user dan software 3. Detil desain 4. Pengembangan aplikasi 5. Evaluasi dan uji coba a plikasi 6. Penutupan proyek Tanggal mulai 14 Mei 2019 Total kontrak Rp. 500.000.000,- Tanggal selesai 14 September 2019 Estimasi biaya proyek Rp. 438.856.500,- Tujuan Bisnis Membangun aplikasi perekaman kendala TI untuk Biro TI di BPKAD. Deskripsi Produk/ Proyek Aplikasi Perekaman Kendala TI untuk BPKAD, di mana keluhan dan kendala yang terjadi di BAPKD dapat dicatat, diedit, dan dihapus. Sasaran Proyek Sasaran proyek menghasilkan spesifikasi, desain, program aplikasi dan uji coba aplikasi. Critical Success Factors: Aplikasi yang mampu merekam dan memanipulasi data kendala dan keluhan yang terjadi di BPKAD. Batasan: Pelaksanaan survei lapangan sepenuhnya dilakukan pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah. . Asumsi: Aplikasi Perekaman Kendala TI meliputi fungsi: Menginput data keluhan Mengedit data keluhan
- 11. Menghapus data keluhan Membuat laporan (general report) Otoritas Pimpinan Proyek: Mengatur jadwal, anggaran dana, personel yang bertanggung jawab, dan sumber daya lain yang digunakan selama pelaksanaan proyek. Melakukan pengawasan aktivitas pelaksanaan proyek. Tidak mencakup dalam hal perekrutan pekerja proyek karena pekerja proyek telah ditentukan saat proyek dimulai. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek: Membuat rencana proyek dan dokumen pendukung. Membuat laporan kemajuan/kinerja proyek. Mengendalikan seluruh kegiatan hingga selesai. Menjamin proyek berhasil dengan baik dan penyampaian laporan tepat waktu. Pimpinan proyek Ir. Asep Gunawan Kepala Cabang Ir. Suwandi Liem 1.2 Asumsi, Batasan dan Risiko Asumsi 1. Kebutuhan infrastruktur, usaha yang sebenarnya, dan jadwal akan diselesaikan setelah dilakukan identifikasi kebutuhan. 2. Detail dokumen kebutuhan (SKPL) akan disiapkan setelah dilakuka n studi di BPKAD dan akan ditandatangani oleh klien pada periode tertentu. 3. Perubahan pada persetujuan dokumen kebutuhan akan diberlakuka n seperti perubahan permintaan dan modifikasi yang akan dianggap sebagai tambahan tagihan pada klien. 4. Persoalan kinerja ditujukan untuk ketersediaan infrastruktur yang diinginkan oleh klien. 5. Komitmen dari seluruh jajaran managemen dan pekerja proyek. 6. Kegiatan operasional BPKAD dilakukan secara manual (belum ada sistem informasi yang digunakan). 7. Kondisi pengembangan aplikasi aman dan kondusif. Batasan 1. Pelaksanaan identifikasi kebutuhan dilakukan terhadap studi pustaka tentang perancangan Aplikasi Perekaman Kendala TI pada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah.
- 12. 2. Waktu pelaksanaan proyek 4 bulan mulai dari tanggal 14 Mei 2019 hingga 14 September 2019. 3. Anggaran dana yang ditetapkan untuk pelaksanaan dan pengelolaa n proyek tidak melebihi total kontrak proyek, yaitu Rp. 500.000.000,- Risiko utama yang mungkin muncul: No. Kategori Risiko Daftar Risiko 1. Teknis - Requirement kurang - Analisis dan desain salah - Teknologi yang digunakan berubah 2. Manajemen Proyek - Estimasi kurang akurat - Perencanaan kurang lengkap - Pengawasan dan komunikasi kurang - Sasaran proyek tidak konsisten 3. Lingkungan - Bencana alam - Kondisi kesehatan pekerja 4. Keorganisasian - Staf dan pekerja kurang berpengalaman - Beban kerja yang terlalu menumpuk 5. Eksternal - Perubahan kondusif keuangan akibat kondisi yang tidak 1.3 Penyerahan Proyek Dokumen dan produk yang diserahkan sebagai hasil dari proyek meliputi dua kategori berikut: 1. Project management-related deliverables: Project plan, project charter, project scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan project. 2. Product-related deliverables: Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL), Deskripsi Detail Desain, dan source code aplikasi. Media yang digunakan untuk penyerahan bervariasi tergantung pernyerahannya. Untuk penyerahan dokumentasi kebutuhan dan desain sistem menggunakan kertas yang berupa dokumen. Sedangkan untuk produk atau aplikasi diserahkan dalam bentuk CD. Dokumen-dokumen tersebut harus terjaga kerahasiaanya. Semua hasil penyerahan telah di back-up oleh pihak pengembang sistem.
- 13. 1.4 Ringkasan Jadwal dan Anggaran Dana Secara umum, jadwal dari proyek terdiri atas beberapa aktivitas utama beserta dengan anggaran dana yang dialokasikan untuk tiap aktivitas. Berikut merupakan ringkasan jadwal beserta anggaran dana untuk proyek pembangunan Aplikasi Perekaman Kendala TI: No. Kegiatan Mei Juni Juli Agustus September I II I II III IV I II III IV I II III IV I II 1. Kontrak 2. Identifikasi Permasalahan 3. Penggalian Kebutuhan 4. Pengumpulan dan Pengolahan Data 5. Perancangan Sistem 6. Prototyping 7. Development 8. Testing dan Maintenance
- 14. 1.5 Definisi dan Akronim WBS Work Breakdown Structure SKPL Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak PERT Program Evaluation and Review Technique VORD Viewpoint Oriented Requirement Definition QA Quality Assurance UML Unified Modelling Language SDLC System Development Life Cycle 2. Organisasi Proyek 2.1 Lingkungan Eksternal Lingkungan eksternal ini membahas tentang bagaimana hubungan antara tim proyek dengan pihak luar. Pihak yang berhubungan dan mendukung proyek adalah sebagai berikut: Organization Name of Liaison/Interface BPKAD (customer) Pihak pemesan aplikasi User (pemakai di lapangan) Pegawai pelaksana/pengguna 2.2 Struktur Internal Struktur organisasi dalam tim proyek ini menggunakan tipe controlled decentralized dimana tim telah menunjuk seorang leader (manajer proyek) sebagai pimpinan proyek. Untuk lebih jelasnya, komunikasi antarkelompok dan individu dilakukan secara horizontal. Komunikasi vertikal dilakuka n sesuai dengan hirarki kendali.
- 15. 2.3 Peran dan Tanggung Jawab Tiap-tiap anggota tim memiliki tugas dan tanggung jawab masing- masing yang harus dijalankan. Tugas dan tanggung jawab tersebut dapat dilihat di tabel berikut: Jabatan Pembagian tugas Manajer Proyek Bertanggung jawab terhadap jalannya proyek. Membuat perencanaan proyek serta pengawasan seluruh aktivita s eksekusi proyek. Membuat/mengumpulkan dokumentasi proyek setelah selesai dilakukannya tahapan tertentu.. Membuat laporan pertanggungjawaban setelah tahap implementasi selesai. Memberikan pengarahan, teguran, dan peringatan kepada anggota tim jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaa n proyek. Analis Melakukan analisis kebutuhan customer hingga menghasilkan spesifikasi fungsional dari sistem informasi. Mendesain database dan UML diagram dari sistem sesuai hasil analisis. Menetapkan kebutuhan dari sistem dan menggambarkan fungsionalitas dari sistem. Membuat dokumentasi untuk aktivitas analisis dan desain yakni berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak dan Deskripsi Detail Desain. Programmer Membuat aplikasi berdasarkan detil desain yang diberikan oleh pihak analis. Membuat dokumentasi aplikasi baik itu database, maupun aplikasi dalam bentuk CD. Membuat dokumentasi bantuan aplikasi berupa panduan instalasi. Turut serta dalam melaukan ujicoba dan review hasil ujicoba aplikasi. Surveyor Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan customer (survei kebutuhan customer). Membuat kesimpulan awal tentang layanan dari sistem berdasar identifikasi kebutuhan yang dilakukan.
- 16. 3. Rencana Proses Managerial 3.1 Rencana Awal 3.1.1 Pengaturan Kepegawaian Staff yang diperlukan pada proyek ini untuk keseluruhan berjumlah 11 orang dengan pembagian sebagai berikut: 3.1.2 Perolehan Sumberdaya Perolehan dan perekrutan sumber daya proyek tidak perlu dilakukan dalam proyek, karena sumber daya proyek telah didapat atau direkrut oleh perusahaan penanggung jawab proyek (dimana proyek berlangsung) sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Oleh karena itu, rencana perolehan sumber daya beserta proses dan penanggung jawabnya tidak akan dijelaskan di sini. 3.2 Rencana Kerja 3.2.1 Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan pembagian sebuah proyek kedalam aktivitas- aktivitas yang lebih kecil. Aktivitas-aktivitas tersebut diberi identitas untuk menentukan hubungan antar aktivitas. WBS berguna untuk perencanaan proyek, terutama mengenai perkiraan waktu pengerjaan dan sumberdaya yang digunakan. WBS pada proyek ini disusun berdasarkan metode pengembangan aplikasi waterfallserta aktivitas pengembangan aplikasi pada umumnya. Deliverable atau produk yang dihasilkan pada tiap aktivitas adalah seperti berikut: No. Aktivitas Produk 1. Identifikasi Kebutuhan Form identifikasi kebutuhan yang telah berisi jawaban. 2. Analisis kebutuhan Dokumen SKPL dan Dokumen Kebutuhan 3. Desain sistem Dokumen Deskripsi Detail sistem 4. Pembuatan Aplikasi Aplikasi SIRST Staff Asal Durasi Kerja Jumlah Manajer Proyek Internal perusahaan Selama proyek berlangsung 1 Orang Surveyor Internal Perusahaan Selama fase identifikasi kebutuhan 3 Orang Analis Internal Perusahaan Selama fase analisis dan desain 2 Orang Programmer Internal Perusahaan Selama fase pembangunan aplikasi dan ujicoba 5 Orang
- 17. 5. Uji Coba Aplikasi Hasil testing dan performance aplikasi. 3.2.2 Alokasi Jadwal Sebelum melakukan alokasi jadwal, terlebih dahulu harus disusun daftar aktivitas yang akan dikerjakan dalam proyek beserta sumber daya proyek yang dibutuhkan. Susunan aktivitas proyek Aplikasi Perekaman Kendala TI yang dibuat berupa WBS.. Tahap pertama dalam melakukan alokasi jadwal yaitu mengatur dependensi (keterkaitan) antar aktivitas yang sudah tersusun. Keterkaitan tiap aktivitas dicatat dalam kolom predecessor (pada gantt chart) dengan menggunakan ID aktivitas dalam WBS. Setelah keterkaitan dibangun baru kemudian menentukan tanggal mulai dan durasi untuk tiap aktivitas. Saat seluruh tanggal dan durasi telah ditentukan untuk tiap aktivitas, jadwal proyek telah selesai dan siap untuk disimpan sebagai baseline proyek. Pada jadwal proyek Aplikasi Perekaman Kendala TI, terdapat lintasan kritis proyek, yaitu tahap analisis kebutuhan dan desain sistem. Batasan waktu dari pelaksanaan proyek menurut projectcharter yaitu tanggal 14 September 2019. 3.2.3 Alokasi Sumberdaya Sumberdaya yang diperlukan dan dialokasikan pada proyek terbagi atas 2 kelompok utama, yaitu: - Work: Tenaga kerja yang terdiri atas pimpinan proyek, surveyor, analis, dan programmer. Pada kategori work terdapat sumber daya komputer karena penggunaan komputer pada pelaksanaan aktivitas dihitung sesuai dengan lama pemakaian komputer oleh tenaga kerja, sehingga dapat meminimalkan biaya sewa komputer. - Material: Barang habis yang terdiri dari barang-barang keperluan kantor (kertas, alat tulis dan CD), biaya utilitas (sewa kantor, listrik dan air) serta biaya akomodasi pelaksanaan rapat atau review hasil aktivitas.
- 18. Jumlah pekerja yang dibutuhkan beserta kemampuan yang dimiliki dicantumkan pada tabel berikut : Staff Jumlah Tahapan pekerjaan Kemampuan yang dimiliki Pimpinan proyek 1 Orang Seluruh Tahapan Pada Proyek - Kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik. - Kemampuan manajerial dan manajemen proyek TI. - Kemampuan menyelesaikan masalah. Surveyor 3 Orang Identifikasi Kebutuhan - Mampu bekerja sama dengan user aplikasi. - Mampu berkomunikasi dan negosiasi. - Kritis dan detil dalam bertanya. Analis 2 Orang Analisis Kebutuhan - Mampu mengelompokkan layanan dan fungsi dari sistem berdasarkan hasil identifika si kebutuhan - Memahami metode analisis kebutuhan yang digunakan - Mampu menuliskan dokumentasi kebutuhan . - Mampu membuat dokumen - SKPL yang detil. Desain Sistem - Mengerti cara membua t diagram-diagram UML - Mampu mengoperasikan software untuk desain UML yaitu Power Designer 12. - Mengerti tentang database Programmer 5 Orang Pembuatan Sistem - Menguasai bahasa pemrograman PHP. - Menguasai MySql 5 sebagai DBMS. - Menguasai kerangka kerja Laravel. Uji Coba Sistem - Memahami aplikasi yang dibuat. - Mengerti tentang teknik testing yang digunakan. - Menguasai masalah keamanan software dan database..
- 19. 3.2.4 Alokasi Dana Berikut merupakan tabel pemetaan dana pada setiap aktivitas yang terjadi dan telah diasumsikan total biaya berdasarkan lama pengerjaan proyek dan sumber daya yang telah terhitung didalamnya: Aktivitas Biaya Total Analisis Kebutuhan Rp. 6.000.000,- Penggalian Kebutuhan Rp. 6.000.000 Desain Rp. 94.000.000 Pembuatan Desain Arsitektur Sistem Rp. 34.000.000 Pembuatan Desain Antarmuka Rp. 26.000.000 Pembuatan Desain Database Rp. 34.000.000 Pengembangan dan Implementasi Rp. 320.000.000 Implementasi Kebutuhan Rp. 86.000.000 Implementasi Desain Antarmuka Rp. 62.000.000 Implementasi Database Rp. 86.000.000 Integrasi Rp. 86.000.000 Pengujian Sistem Rp. 20.000.000 Pengujian Sistem Rp. 12.000.000 Dokumentasi Rp. 8.000.000 Launching dan Perawatan Rp. 15.000.000 Pembuatan User Manual Rp. 1.800.000 Pelatihan User Rp. 1.200.000 Maintenance Sistem Rp. 12.000.000 Total Rp. 455.000.000 Estimasi biaya untuk setiap resource yang digunakan pada proyek adalah sebagai berikut: No. Nama Sumberdaya Jenis Sumberdaya Satuan Biaya Per Jam 1. Surveyor Pekerja Per-jam Rp. 200.000,- 2. Sistem Analyst Pekerja Per-jam Rp. 400.000.- 3. Programmer Pekerja Per-jam Rp. 285.000,- 4. Project Manager Pekerja Per-jam Rp. 450.000,- 5. Set Komputer Utilitas Per-jam Rp. 20.000,- 6. Sewa Ruangan Utilitas Per-bulan Rp. 500.000,- 7. Sewa Listrik Utilitas Per-hari Rp. 6.700,- 8. Biaya Air Utilitas Per-bulan Rp. 100.000,- 10. Compact Disc (CD) ATK Biji Rp. 2.000,- 12. Akomodasi Rapat Akomodasi Per-rapat Rp. 200.000,-
- 20. 3.3 Rencana Penelusuran Poyek 3.3.1 Pelaporan Pelaporan adalah proses pengumpulan keseluruhan data baseline dan mendistribusikan informasi tersebut kepada sponsor ataupun anggota tim proyek. Kegunaan dari laporan adalah untuk menjelaskan bagaimana sumber daya digunakan untuk memenuhi sasaran proyek. Pelaporan harus memuat informasi yang berkaitan dengan ruang lingkup, jadwal, biaya, risiko dan kualitas. Yang menjadi masukan dalam proses pelaporan adalah sebagai berikut: 1. Deliverables: segala produk, layanan, atau hasil yang berbeda yang harus dihasilkan untuk menyelesaikan sebuah proses, tahapan dari proyek. Ketika seluruh produk yang dihasilkan telah disetujui, maka tahap pelaksanaan proyek dinyatakan selesai dan penutupan proyek dapat dimulai. 2. Pengukuran pengendalian kualitas: merupakan hasil dari aktivitas membandingkan produk dari proyek dengan standar dan proses kualitas yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan pemeriksaaan yang sebenarnya untuk memastikan kualitas dari produk dan jasa yang dibangun. 3. Pengukuran kinerja: perkiraan tingkat kesulitan dari penundaan yang terjadi dengan mengukur kinerja proyek dibandingkan terhadap rencana proyek. 4. Informasi kinerja aktivitas: sumber data mengenai informasi status dan kualitas dari seluruh aktivitas yang telah selesai dikerjakan. Hal ini digunakan untuk memastikan apakah seluruh aktivitas yang dibutuhkan telah benar-benar selesai dikerjakan dan kontrak proyek telah diakhiri. 5. Permintaan perubahan yang telah disetujui. Beberapa masukan tersebut diolah dengan beberapa alat bantu dan teknik berikut, antara lain: 1. Pertemuan status review: pertemuan yang diadakan secara rutin dengan seluruh anggota tim proyek untuk mendapat perubahan informasi yang terjadi mengenai proyek. 2. Sistem pelaporan waktu: catatan yang mendukung informasi tentang
- 21. waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas pada proyek. 3. Sistem pelaporan biaya: catatan yang mendukung informasi tentang biaya yang dihabiskan untuk setiap aktivitas pada proyek. Proses pelaporan berkaitan dengan dokumentasi performa proyek secara keseluruhan. Beberapa keluaran dari proses pelaporan , yaitu : 1. Laporan kinerja 2. Permintaan perubahan 3. Usulan tindakan perbaikan 3.4 Rencana Manajemen Risiko Proses pengelolaan risiko membantu untuk menentukan risiko yang potensial dari sebuah proyek. Manajemen risiko terdiri atas 3 proses utama, yaitu: 1. Identifikasi risiko: aktivitas yang digunakan untuk melakukan identifikasi risiko potensial yang mungkin terjadi serta menjelaskan hubunganya. Setelah proses identifikasi risiko, terdapat proses analisis risiko secara kualitatif. Output dari proses ini adalah daftar risiko yang mungkin terjadi dan detail semua risiko yang telah terindetifikasi, termasuk kategori risiko, penyebab risiko, kemungkinan terjadi, dampak dari risiko, serta penanggung jawab risiko.
- 22. Tahapan terjadi Risiko Daftar Risiko Asal Risiko Pengaruh risiko Penanggung jawab A. Perencanaan Proyek Estimasi kurang akurat Salah menggunakan teknik estimasi Budget over cost dan Time overrun Pimpinan proyek Perencanaan kurang lengkap Kurang pertimbangan membuat perencanaan Pelaksanaan proyek tidak berjalan lancar. Pimpinan proyek Kurang pengawasan dan komunikasi antar anggota tim proyek Tidak ada pengaturan komunikasi antar anggota tim proyek Hasil kerja tidak sempurna / penyelesaian masalah terlambat. Pimpinan proyek Ruang lingkup, jadwal, biaya, sasaran proyek kurang jelas Tidak detail dalam menentukan sasaran proyek. Pelaksanaan proyek tidak berjalan lancar karena sasaran tidak jelas Pimpinan proyek Perubahan keuangan Perubahan durasi kerja Budget over cost Pimpinan proyek Tidak mempunyai cukup waktu untuk merencanakan Kurang cepat membuat perencanaan Keputusan yang diambil sesaat dan berubah- ubah Pimpinan proyek Beban kerja berlebihan yang tidak diantisipasi Tidak melakukan resource levelling Resource yang digunakan menumpuk dan kerja tidak bisa maksimal Pimpinan proyek B. Identifikasi kebutuhan Perubahan permintaan akibat error Kurang komunikasi dengan pengguna Surveyor Requirement kurang Identifikasi kebutuhan kurang lengkap Sistem yang dihasilkan tidak sesuai requirement Surveyor C. Analisis kebutuhan Pekerja yang kurang berpengalaman Kriteria yang salah pada proses perekrutan Hasil pekerjaan kurang sempurna Kepala Personalia Penggunaan teknik analisis kebutuhan yang kurang tepat Penentuan teknik analisis kurang tepat Hasil Analisis tidak valid Analis Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. karena sakit) Karena lingkungan kerja kotor/kondisi fisik pekerja kurang fit. Aktivitas yang penting dapat terganggu/terlambat Semua anggota tim D. Desain sistem Desain sistem kurang lengkap Hasil analisis kurang lengkap Kesulitan dalam pembuatan aplikasi Analis Pekerja yang kurang berpengalaman Kriteria yang salah pada proses perekrutan Hasil pekerjaan kurang sempurna Kepala Personalia Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. karena sakit) Karena lingkungan kerja kotor/kondisi fisik pekerja kurang fit. Aktivitas yang penting dapat terganggu/terlambat Semua anggota tim E. Pembuatan aplikasi Pekerja yang kurang berpengalaman Kurang teliti pada perekrutan pekerja Hasil pekerjaan kurang sempurna Kepala Personalia
- 23. Tahapan terjadi Risiko Daftar Risiko Asal Risiko Pengaruh risiko Penanggung jawab Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. karena sakit) Karena lingkungan kerja kotor/kondisi fisik pekerja kurang fit. Aktivitas yang penting dapat terganggu/terlambat Semua anggota tim Penggunaan teknologi berubah Penentuan teknologi tidak dipertimbangkan Butuh waktu untuk belajar teknologi baru Programmer Kerusakan & kegagalan dari segi teknis (komputer rusak,listrik padam,dll) Kecerobohan pekerja dalam menggunakan komputer/faktor eksternal (pihak PLN) Aktivitas yang penting dapat terganggu/terlambat Semua anggota tim F. Uji Coba Aplikasi Kehilangan pekerja pada saat –saat yang penting (mis. karena sakit) Karena lingkungan kerja kotor/kondisi fisik pekerja kurang fit. Aktivitas yang penting dapat terganggu/terlambat Semua anggota tim 2. Analisis hasil risiko: membutuhkan hasil dari proses identifikasi risiko sebagai input pada proses ini. Proses ini merubah dari daftar risiko yang ada dengan pemberian prioritas dan penggolongan risiko. Hasil akhirnya untuk meminimalkan dampak dari risiko yang sudah teridentifikasi, kemudian merubah kemungkinan terjadi dari daftar risiko, dan kecenderungan dari hasil identifikasi risiko sebagai output dari proses ini. No. Daftar Risiko Kemungkinan risiko Akibat risiko Tindakan Penjelasan Tindakan A. Estimasi kurang akurat Tinggi Tinggi Dikurangi Penyesuaian jadwal dan sumber daya Perencanaan kurang lengkap Tinggi Tinggi Dikurangi Membuat detail dari perencanaan sebelumnya & terdokumentasi (Project Plan) Kurang pengawasan dan komunikasi antar anggota tim proyek Sedang Tinggi Dihindari Lebih sering melakukan pertemuan dengan anggota tim untuk evaluasi dan review. Ruang lingkup, jadwal,biaya,sasaran proyek kurang jelas Rendah Tinggi Dikurangi Membuat detail dari sasaran proyek supaya lebih jelas maksudnya. Perubahan keuangan Sedang Sedang Dikurangi Menyesuaikan jadwal dan sumber daya di akhir tiap tahap Tidak mempunyai cukup waktu untuk merencanakan Tinggi Sedang Dikurangi Memaksimalkan waktu yang ada untuk merencanakan. Beban kerja berlebihan yang tidak diantisipasi Rendah Sedang Dihindari Melakukan resource levelling. B. Perubahan permintaan akibat error Rendah Sedang Dikurangi Melakukan komunikasi yang efisien dan rutin Requirement kurang Sedang Tinggi Dicegah Melakukan studi pustaka terlebih dahulu sebelum
- 24. No. Daftar Risiko Kemungkinan risiko Akibat risiko Tindakan Penjelasan Tindakan menyusun pertanyaan identifikasi kebutuhan C. Pekerja yang kurang berpengalaman Tinggi Tinggi Dikurangi Memperpanjang durasi aktivitas / memberikan pelatihan yangrelevan Penggunaan teknik analisis kebutuhan yang kurang tepat Sedang Tinggi Dihindari Sebelumnya sudah mempelajari karakter proyek yang akan dikerjakan dan memilih teknik analisis yang sesuai. Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. Krn sakit) Sedang Tinggi Dikurangi Melakukan tindakan antisipasi saat aktivitas penting (memperpanjang durasi kerja, digantikan dengan pekerja lain) D. Desain sistem kurang lengkap Sedang Tinggi Dikurangi Melakukan review pada dokumentasi akhir tahapan analisis. Pekerja yang kurang berpengalaman Tinggi Tinggi Dikurangi Memperpanjang durasi pengerjaan aktivitas / memberikan pelatihan yang relevan Kehilangan pekerja ahli pada saat penting (mis. Krn sakit) Sedang Tinggi Dikurangi Melakukan tindakan antisipasi saat aktivitas penting (digantikanjdengan pekerja lain) E. Pekerja yang ditunjuk kurang berpengalaman Tinggi Tinggi Dikurangi Memperpanjang durasi pengerjaan aktivitas Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. Krn sakit) Sedang Tinggi Dikurangi Melakukan tindakan antisipasi saat aktivitas penting (memperpanjang durasi kerja & digantikan dengan pekerja lain) Penggunaan teknologi berubah Rendah Rendah Dihindari Mempertimbangkan teknologi yang digunakan dengan sistem yang akan dibangun. Kerusakan & kegagalan dari segi teknis (komputer rusak,listrik padam,dll) Sedang Sedang Dikurangi Melakukan back-up data penting tiap hari. Menyediakan peralatan untuk supply listrik (diesel) F. Kehilangan pekerja pada saat penting (mis. Krn sakit) Rendah Rendah Dikurangi Menggantikan tugas pekerja ahli dengan pekerja lain. 3. Evaluasi Jadwal terhadap risiko: dengan mengidentifikasi dan menganalisis risiko akan terlihat pengaruh risiko tersebut terhadap durasi aktivitas yang sudah direncanakan. Dengan demikian akan dapat dilakukan evaluasi pengaruh risiko tersebut terhadap rencana aktivitas.
- 25. 3.5 Rencana Penyelesaian Proyek Penutupan proyek mengikuti pola yang sama dengan semua proses dalam manajemen proyek lainya, terdiri dari masukan dan keluaran yang berhubunga n dengan penutupan sebuah proyek, begitu juga alat bantu atau teknik yang digunakan untuk membantu proses tersebut. Masukan yang ada digunakan untuk memeriksa penyelesaian dan mengesahkan semua hal penting yang telah diputuskan.. Masukan yang ada antara lain: 1. Rencana manajemen proyek 2. Informasi kinerja pekerjaan 3. Hasil yang dikirimkan Untuk memastikan bahwa semua hal penting telah selesai dilakukan dan proyek telah memenuhi sasaran, pimpinan proyek akan melanjutkan dengan menggunakan alat bantu dan teknik yang sama dengan proses sebelumnya. Ada tiga hal yang menjadi output pada tahap penyelesaian proyek, yaitu: 1. Penerimaan dan pengiriman hasil akhir proyek 2. Laporan akhir penutupan proyek Pada penyelesaian proyek juga harus dipastikan bahwa semua tahapan telah benar-benar selesai dilakukan dan semua produk dan dokumentasi yang dihasilkan telah di serahkan pada klien.
- 26. 4. Rencana Proses Teknis 4.1 Model Proses Gambar berikut menunjukkan keterkaitan antara aktivitas proyek yang utama dengan proses pendukung. Sedangkan gambar berikut menjelaskan tentang alur informasi dan produk yang dihasilkan masing-masing aktivitas antara satu aktivitas dengan yang lain.
- 27. Milestone Proyek No. Tanggal Tahapan Produk yang dihasilkan Hasil yang harus dicapai 1. 16-05-2019 Identifikasi Kebutuhan Pertanyaan identifikasi kebutuhan Pertanyaan identifikasi kebutuhan selesai dibuat 2. 23-05-2019 Identifikasi Kebutuhan Form identifikasi kebutuhan dan pertanyaan identifikasi kebutuhan Persiapan Identifikasi kebutuhan selesai 3. 30-05-2019 Identifikasi Kebutuhan Form identifikasi kebutuhan telah terisi dan dijawab oleh user Pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan selesai 4. 10-06-2019 Analisis Kebutuhan Dokumentasi kebutuhan berdasar viewpoint Dokumentasi viewpoint selesai 5. 30-06-2019 Analisis Kebutuhan SKPL Dokumen SKPL selesai dibentuk 6. 20-07-2019 Desain sistem Dokumen deskripsi detail desain Dokumen Deskripsi Detail desain selesai 7. 30-07-2019 Desain sistem Detail desain yang telah direview Tahap detail desain 8. 10-08-2019 Pembuatan aplikasi Aplikasi rumah sakit Tahap pembuatan aplikasi selesai 9. 12-09-2019 Uji coba aplikasi Aplikasi yang telah diuji coba Tahap uji coba aplikasi selesai. Project Deliverables Dokumen dan produk yang diserahkan sebagai hasil dari proyek meliputi dua kategori berikut: Project management-related deliverables: projectplan,projectcharter, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan project. Product-related deliverables: Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL), Deskripsi detil desain, source code aplikasi. 4.2 Metode, Alat Bantu, dan Teknik Metode Metode pengembangan aplikasi pada proyek ini menggunakan Waterfall SDLC. Pendekatan pengembangan aplikasi dimulai pada level sistem dan prosesnya melalui gambar berikut:
- 28. Metode ini digunakan karena tergolong mudah jika diterapkan pada proyek dengan kebutuhan user yang stabil (tidak berubah-ubah). Pada akhir setiap tahapan dalam metode ini selalu dihasilkan sebuah dokumen yang akan digunakan sebagai pedoman bagi tahapan selanjutnya. Metode lain yang juga dgunakan pada proyek adalah UML. UML merupakan proses rekayasa perangkat lunak. UML menyediakan pendekatan perancangan perangkat lunak yang berorientasi objek melalui gambaran berbagai diagram rancangan perangkat lunak. Secara umum hasil dari seluruh tahapan terdiri dari 3 hal, yaitu: 1. Dokumen Spesifikasi kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) 2. Dokumen Deskripsi Detail Desain 3. Aplikasi Perekaman Keluhan TI 4.3 Infrastruktur Bagian ini akan menjelaskan tentang rencana untuk membangun dan memelihara lingkungan pembangunan sistem yang diperlukan utnuk melaksanakan proyek Aplikasi Perekaman Keluhan TI. Sumber daya yang terlibat meliputi komputer yang digunakan, aplikasi yang membantu dalam melakukan analisis dan pembuatan desain, aplikasi untuk melakukan implementasi desain (bahasa pemograman), aplikasi untuk membantu aktivitas manajemen proyek, dan segala sumber daya lain yang terlibat pada pengembangan proyek ini.
- 29. ` ` ` ` ` ` Perangkat keras: Dibutuhkan 5 buah personal computer dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Hard disk drive minimal 20 GB 2. Memori minimal 4 GB RAM 3. Processor Intel Core i5 2GHz atau yang setara. 4. Monitor min. 15”, LAN Card, VGA Card minimal 4 GB 5. CD- ROM/RW Perangkat lunak yang diperlukan untuk pembangunan Aplikasi Perekaman Keluhan IT: 1. Sistem operasi : Windows 10 2. Desain : Power Designer 12 3. Database : DBMS MySQL server 5.0.2, MySQL Front, SQL Yog 4. Pemograman : PHP 5. Pendukung : Microsoft office 2016 (Word, Excel), Adobe Acrobat Reader, Web Browser 4.4 Penerimaan Produk Rencana penerimaan produk Aplikasi Perekaman Keluhan TI ini menjelaskan secara singkat mengenai tanggung jawab dari sumber daya yang terlibat dan menggambarkan kriteria dari penerimaan masing-masing produk yang harus diselesaikan selama proyek berlangsung. Aktivitas penerimaan produk disebarkan pada sepanjang siklus hidup proyek untuk menandai adanya kemajuan terhadap tujuan hasil akhir produk. Oleh karena itu, rencana ini tidak hanya ditujukan pada penerimaan akhir produk saja, tetapi juga peneriman dari seluruh aktivitas yang kritis sebagai bagian dari proses pembangunan produk. Peran dan Tanggung Jawab Staff Staff Tanggung Jawab Pimpinan proyek Membuat dan memelihara pengendalian versi dari rencana penerimaan produk dan memastikan bahwa rencana penerimaan produk telah dijalankan. Berpartisipasi dan memimpin review pada akhir tiap tahapan. Perwakilan kustomer Bekerja sama dengan analis dan programmer untuk untuk membuat, memelihara, dan menjalankan rencana penerimaan produk proyek Aplikasi Perekaman Keluhan TI Analis dan Programmer Bekerja sama dengan perwakilan kustomer untuk membua t, memelihara, dan menjalankan rencana penerimaan produk proyek Aplikasi Perekaman Keluhan TI Menetapkan produk yang dihasilkan pada tiap tahapan serta membuat kriteria dan metode penerimaan hasil akhir produk pada tiap tahapan.